-
Ujednolicenie procedur i eliminacja chaosu informacyjnego: Wszyscy pracownicy stosują te same zasady i schematy działania w obiegu dokumentów. Dzięki temu zmniejsza się liczba błędów, nieporozumień i konieczności poprawek. Organizacja zyskuje spójność, a pracownik ma jasność co do swoich obowiązków.
-
Skrócenie czasu realizacji spraw: Pracownicy sprawniej przekazują dokumenty, szybciej je rejestrują i uzyskują decyzje. Przekłada się to na szybszą obsługę interesantów i terminowe wykonanie zadań. Cały proces administracyjny nabiera płynności i przejrzystości.
-
Poprawa komunikacji wewnętrznej: Jasne zasady obiegu dokumentów i przypisanie odpowiedzialności za konkretne etapy usprawniają współpracę. Pracownicy wiedzą, kto, kiedy i w jakim zakresie odpowiada za dany dokument. Minimalizuje to ryzyko niedomówień i opóźnień.
-
Lepsze przygotowanie do kontroli i audytów: Elektroniczny system pozwala szybko wygenerować potrzebne zestawienia, raporty i dane archiwalne. Pracownicy wiedzą, gdzie szukać dokumentów i jak udokumentować podjęte działania. Organizacja łatwiej spełnia wymagania instytucji kontrolujących.
-
Większa odporność organizacji na sytuacje kryzysowe: Zarówno pracownicy, jak i struktura organizacyjna są lepiej przygotowani do pracy w sytuacjach awaryjnych, np. pandemii czy awarii systemów. Cyfryzacja dokumentów pozwala utrzymać ciągłość działania. Praca może być kontynuowana bez fizycznego dostępu do biura.
Program szkolenia
-
Podstawy e-dokumentów
-
Czym są dokumenty elektroniczne
-
Różnice między dokumentem papierowym a cyfrowym
-
Wymogi formalne dotyczące e-dokumentów
-
-
Podstawy prawne i normy
-
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
-
Rozporządzenia w sprawie EZD i JEDZ
-
Zasady przetwarzania danych osobowych (RODO)
-
-
Rola pracownika administracyjnego w systemie EZD
-
Zakres odpowiedzialności
-
Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi
-
Znaczenie rzetelnego obiegu dokumentów
-
-
Tworzenie dokumentów elektronicznych
-
Formatowanie i struktura e-dokumentu
-
Wykorzystywanie szablonów
-
Dodawanie podpisów elektronicznych
-
-
Rejestracja dokumentów w systemie
-
Zakładanie sprawy
-
Dodawanie dokumentów do systemu
-
Nadawanie sygnatur i metadanych
-
-
Kategoryzacja i klasyfikacja dokumentów
-
Klasyfikacja rzeczowa
-
Przypisywanie dokumentów do spraw
-
Wykorzystywanie jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA)
-
-
Zarządzanie obiegiem dokumentów
-
Modele obiegu (workflow)
-
Przekazywanie dokumentów do dekretacji
-
Kontrola terminów i statusów
-
-
Praca na aktach sprawy
-
Edycja i uzupełnianie danych
-
Komentarze i adnotacje
-
Współpraca wielu użytkowników
-
-
Dekretacja i akceptacja dokumentów
-
Typy dekretacji
-
Ścieżki akceptacji
-
Ewidencja decyzji i podpisów
-
-
Zasady archiwizacji w systemie EZD
-
Wymagania prawne
-
Terminy przechowywania dokumentów
-
Oznaczanie dokumentów do archiwizacji
-
-
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
-
Przygotowanie teczek spraw
-
Zamykanie spraw
-
Tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych
-
-
Postępowanie z dokumentacją niearchiwalną
-
Selekcja dokumentów
-
Kwalifikowanie do brakowania
-
Procedura brakowania
-
-
Systemy EZD – przegląd
-
Popularne systemy w administracji
-
Integracja z innymi narzędziami (np. ePUAP, Poczta Polska)
-
Różnice funkcjonalne i możliwości
-
-
Praca z systemem EZD krok po kroku
-
Logowanie i interfejs użytkownika
-
Praca z repozytorium dokumentów
-
Obsługa spraw i rejestrów
-
-
Zarządzanie dostępami i bezpieczeństwo
-
Uprawnienia użytkowników
-
Kontrola dostępu do spraw
-
Ochrona danych i audyt działań
-
-
Standaryzacja pracy administracyjnej
-
Tworzenie i stosowanie procedur
-
Dokumentacja pomocnicza i instrukcje
-
Unikanie błędów w rejestracji
-
-
Organizacja pracy zdalnej w administracji
-
Praca z dokumentami poza biurem
-
Wymagania techniczne i bezpieczeństwo
-
Komunikacja i przekazywanie dokumentów online
-
Grupa docelowa i idea szkolenia: E-dokumenty i obieg spraw dla pracowników administracyjnych
Grupa docelowa szkolenia “E-dokumenty i obieg spraw dla pracowników administracyjnych” to pracownicy administracyjni instytucji publicznych i prywatnych, którzy w codziennej pracy mają do czynienia z dokumentacją elektroniczną oraz uczestniczą w obiegu spraw i informacji. Szkolenie skierowane jest zarówno do osób początkujących, które dopiero wdrażają się w systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), jak i do tych, którzy chcą uporządkować i ugruntować swoją wiedzę, dostosowując ją do aktualnych przepisów i standardów.
Idea szkolenia “E-dokumenty i obieg spraw dla pracowników administracyjnych” opiera się na praktycznym podejściu do pracy z e-dokumentami i sprawnym zarządzaniu obiegiem dokumentów w instytucji. Celem jest zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa pracy administracyjnej poprzez wdrożenie sprawdzonych procedur, wykorzystanie dostępnych narzędzi cyfrowych oraz zrozumienie kontekstu prawnego. Szkolenie pozwala uczestnikom nabyć konkretne kompetencje, które ułatwiają codzienną organizację pracy, przyspieszają realizację zadań i zapewniają zgodność z obowiązującymi regulacjami.
E-dokumenty i obieg spraw dla pracowników administracyjnych – korzyści ze szkolenia
Korzyści dla organizacji
-
Zwiększenie efektywności operacyjnej: Przejście na systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją przyspiesza procesy administracyjne. Redukowane są przestoje wynikające z ręcznego obiegu dokumentów. Organizacja zyskuje możliwość sprawniejszego zarządzania czasem pracy zespołów.
-
Lepsze zarządzanie informacją i dokumentacją: Dokumenty są uporządkowane, łatwe do odnalezienia i śledzenia na każdym etapie sprawy. Zmniejsza się ryzyko ich zagubienia lub nieautoryzowanego dostępu. System elektroniczny wspiera przejrzystość procesów i zapewnia zgodność z przepisami prawa.
-
Obniżenie kosztów administracyjnych: Digitalizacja dokumentów eliminuje wiele kosztów związanych z drukiem, przechowywaniem papieru i wysyłką. Również czas pracy pracowników wykorzystywany jest efektywniej. Długofalowo przekłada się to na zauważalne oszczędności dla organizacji.
-
Zwiększenie bezpieczeństwa danych: E-dokumenty mogą być zabezpieczone hasłami, podpisami elektronicznymi i ograniczeniami dostępu. System umożliwia śledzenie zmian i wglądu w dokumenty, co zmniejsza ryzyko nadużyć. Dane są lepiej chronione przed fizycznym zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem.
-
Zgodność z aktualnymi przepisami prawa: Organizacja ma pewność, że dokumentacja jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Szkolenie ułatwia wdrażanie rozwiązań zgodnych z ustawami o archiwizacji, RODO czy EZD. Minimalizuje to ryzyko kontroli i kar za błędne procedury.
Korzyści dla pracowników
-
Pewność w codziennej pracy z dokumentami elektronicznymi: Pracownik wie, jak poprawnie tworzyć, rejestrować i obsługiwać dokumentację cyfrową. Dzięki temu unika błędów, które mogłyby opóźnić obieg spraw lub skutkować ich zwrotem. Wzrasta poczucie kontroli nad zadaniami.
-
Znajomość narzędzi i systemów EZD: Uczestnik szkolenia poznaje krok po kroku obsługę systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Może sprawnie korzystać z funkcji takich jak dekretacja, wyszukiwanie spraw, czy tworzenie metadanych. Pozwala mu to lepiej organizować własną pracę.
-
Sprawniejsza organizacja własnych zadań: Dzięki szkoleniu pracownik uczy się, jak planować i prowadzić sprawy w sposób uporządkowany. Zyskuje narzędzia do zarządzania czasem i priorytetami. Praca staje się mniej stresująca i bardziej przejrzysta.
-
Większa samodzielność i odpowiedzialność: Osoba przeszkolona nie musi każdorazowo prosić o pomoc przy obsłudze dokumentacji. Zna obowiązujące procedury i potrafi je stosować w praktyce. To pozwala jej szybciej i pewniej podejmować decyzje administracyjne.
-
Zwiększenie komfortu pracy zdalnej i hybrydowej: Znajomość cyfrowych procesów i zasad obiegu dokumentów ułatwia wykonywanie obowiązków poza biurem. Pracownik potrafi korzystać z narzędzi umożliwiających przekazywanie i dekretowanie dokumentów online. Eliminuje to wiele barier związanych z miejscem pracy.
Metody wykorzystywane podczas szkolenia
Prezentacja merytoryczna z omówieniem przykładów
Uczestnicy otrzymują usystematyzowaną wiedzę teoretyczną dotyczącą e-dokumentów, przepisów prawa, systemów i procedur. Prowadzący ilustruje zagadnienia praktycznymi przykładami z codziennej pracy administracyjnej. Umożliwia to lepsze zrozumienie zasad i ich zastosowanie w realnych sytuacjach.
Warsztaty praktyczne z obsługi systemu
Szkolenie obejmuje pracę na przykładowym systemie do elektronicznego zarządzania dokumentacją lub jego symulacji. Uczestnicy uczą się wykonywać konkretne zadania, takie jak rejestracja dokumentu, dekretacja, zamykanie sprawy czy przygotowanie do archiwizacji. Ćwiczenia pomagają przełożyć teorię na praktyczne umiejętności.
Analiza przypadków
Uczestnicy pracują nad opisanymi sytuacjami z życia zawodowego, które zawierają problemy lub nieprawidłowości w obiegu dokumentów. Zadaniem grupy jest zidentyfikowanie błędów, wskazanie rozwiązań i przedstawienie poprawnego przebiegu procesu. Metoda ta rozwija umiejętność analitycznego myślenia i podejmowania decyzji zgodnych z procedurami.
Testy i zadania sprawdzające wiedzę
W trakcie lub na zakończenie szkolenia uczestnicy wykonują krótkie testy lub zadania praktyczne. Pozwalają one sprawdzić poziom przyswojenia materiału i utrwalić kluczowe zagadnienia. Dodatkowo dają prowadzącemu informację, które obszary wymagają powtórzenia lub doprecyzowania.
Opinie
Profesjonalnie zorganizowane szkolenie
Interesujące i bardzo profesjonale szkolenie
Współpraca