Zarządzanie priorytetami czyli nieznana twarz Dwighta Eisenhowera
Dwight D. Eisenhower, urodzony w 1890 roku w Denison amerykański dowódca wojskowy zasłynął na całym świecie jako trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych. Znany był z wspierania militaryzacji i… doskonałego zarządzania własnym czasem.
To właśnie on jest twórcą klasycznej koncepcja planowania zadań, nazywanej macierzą Eisenhowera lub matrycą priorytetów. Stanowi ona jedno z najprostszych i najbardziej przyjaznych rozwiązań w zarządzaniu czasem.
Wyglądem macierz Eisenhowera przypomina klasyczny układ współrzędnych, w których osie opatrzone są nazwami: ‘ważność’ i ‘pilność’. Może także przybrać wygląd czteropolowej tabeli. Jednak nie wygląd macierzy jest najważniejszy, lecz założenia i zastosowanie.
Koncepcja matrycy priorytetów zakłada podział zadań na ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne oraz nieważnie i niepilne. Zajmują one miejsce w odpowiednich ćwiartkach w układzie współrzędnych lub tabeli. Należy zdecydować, które z zadań do wykonania są ważna lub pilne, a które niekoniecznie. Należy pamiętać, że kategoryzacja nie jest ostateczna – zadanie, które wcześniej nie zostało przez nas uznane za pilne może takie się stać jeśli np. zmienią się ustalenia z klientem.
Zadania ważne i pilne to takie, które wymagają wykonania w jak najszybszym czasie. Ich niewykonanie, czy też odroczenie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami. Przykładem takiego zadania jest np. rozwiązanie sytuacji kryzysowej.
Zadania ważne, ale niepilne to wszystkie czynności, których wykonanie ma duże znaczenie dla funkcjonowania pracy lub życia osobistego. Można jednak odroczyć lub rozłożyć w czasie ich wykonanie bez narażania się na dodatkowe negatywne konsekwencje. Są to takie zadania, jak np. podjęcie przygotowań do realizacji projektu, który jest odległy w czasie lub nauka języka.
Zadania nieważne, ale pilne wykonywać będziemy zaraz po zadaniach ważnych i pilnych. Czynności te nie są istotne z punktu widzenia priorytetów, ale posiadają bardzo bliski termin wykonania. Do takich zadań zaliczamy np. konieczność opłacenia rachunków.
Zadania nieważne i niepilne jednocześnie to zadania, które w istocie tak naprawdę kradną tylko nasz czas. Ich wykonanie w żaden sposób nie zbliża nas do naszych priorytetów, ani też nie posiada terminu wymagalności. Dlatego tą grupę zadań najlepiej zdiagnozować, spisać i… zignorować.
Jeśli w grupie zadań ważnych i pilnych mamy dużo więcej zadań niż w innych, może warto zastanowić się, czy dokonaliśmy właściwej klasyfikacji. Być może część z tych zadań nie jest aż taka istotna lub można rozłożyć ich wykonanie w czasie?
Podobnie, jeśli mamy bardzo wąską grupę spraw nieważnych i niepilnych, prawdopodobnie część zadań z innych grup powinna do niej należeć. Jedyna problemy związane z stosowaniem macierzy Eisenhowera wynikają właśnie z błędnej klasyfikacji.
Matryca priorytetów jest narzędziem zarządzania czasem powszechnie stosowanym w biznesie i nie tylko. Pozwala ona racjonalnie planować swoje zadania wg indywidualnie i samodzielnie wybranych priorytetów.
Przeczytaj również:
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Gastronomiczne szkolenie dla sieci fast foodów – relacja ze szkolenia
Znaczenie profesjonalnych szkoleń gastronomicznych w sektorze fast food Dynamiczny rozwój rynku gastronomicznego sprawia, że standaryzacja procesów, jakość obsługi i bezpieczeństwo żywności stają się kluczowymi elementami budowania przewagi konkurencyjnej. W tak wymagającym środowisku odpowiednio zaplanowane szkolenie dla sieci fast foodów odgrywa niezwykle ważną rolę, ponieważ pozwala pracownikom zdobyć umiejętności niezbędne do pracy w warunkach dużej rotacji zamówień, ścisłej kontroli jakości…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Skuteczne negocjacje w firmie deweloperskiej - relacja ze szkolenia
Jak negocjować w firmie deweloperskiej? – praktyczne szkolenia dla profesjonalistów branży W dynamicznie rozwijającej się branży nieruchomości umiejętność prowadzenia rozmów, łączenia interesów stron oraz tworzenia trwałych porozumień staje się jednym z najważniejszych wyzwań współczesnych zespołów sprzedażowych, zakupowych i wykonawczych. W tym środowisku negocjacje odgrywają rolę strategicznego narzędzia, które pomaga utrzymać przewagę rynkową, minimalizować ryzyka oraz wzmacniać wartość inwestycji. Umiejętne…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Rozwiązywanie problemów w zakładzie produkcyjnym – relacja ze szkolenia
Rola analizy i doskonalenia procesów W dynamicznym środowisku przemysłowym kluczowe staje się stałe doskonalenie procesów, eliminowanie nieefektywności oraz budowanie kultury opartej na faktach i danych. Jednym z fundamentów takich działań jest rozwiązywanie problemów w zakładzie produkcyjnym, które pozwala firmom nie tylko reagować na niezgodności, lecz także skutecznie im zapobiegać. To podejście łączy analizę techniczną, wiedzę operacyjną oraz umiejętność pracy zespołowej, tworząc…