Zarządzanie priorytetami czyli nieznana twarz Dwighta Eisenhowera
Dwight D. Eisenhower, urodzony w 1890 roku w Denison amerykański dowódca wojskowy zasłynął na całym świecie jako trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych. Znany był z wspierania militaryzacji i… doskonałego zarządzania własnym czasem.
To właśnie on jest twórcą klasycznej koncepcja planowania zadań, nazywanej macierzą Eisenhowera lub matrycą priorytetów. Stanowi ona jedno z najprostszych i najbardziej przyjaznych rozwiązań w zarządzaniu czasem.
Wyglądem macierz Eisenhowera przypomina klasyczny układ współrzędnych, w których osie opatrzone są nazwami: ‘ważność’ i ‘pilność’. Może także przybrać wygląd czteropolowej tabeli. Jednak nie wygląd macierzy jest najważniejszy, lecz założenia i zastosowanie.
Koncepcja matrycy priorytetów zakłada podział zadań na ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne oraz nieważnie i niepilne. Zajmują one miejsce w odpowiednich ćwiartkach w układzie współrzędnych lub tabeli. Należy zdecydować, które z zadań do wykonania są ważna lub pilne, a które niekoniecznie. Należy pamiętać, że kategoryzacja nie jest ostateczna – zadanie, które wcześniej nie zostało przez nas uznane za pilne może takie się stać jeśli np. zmienią się ustalenia z klientem.
Zadania ważne i pilne to takie, które wymagają wykonania w jak najszybszym czasie. Ich niewykonanie, czy też odroczenie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami. Przykładem takiego zadania jest np. rozwiązanie sytuacji kryzysowej.
Zadania ważne, ale niepilne to wszystkie czynności, których wykonanie ma duże znaczenie dla funkcjonowania pracy lub życia osobistego. Można jednak odroczyć lub rozłożyć w czasie ich wykonanie bez narażania się na dodatkowe negatywne konsekwencje. Są to takie zadania, jak np. podjęcie przygotowań do realizacji projektu, który jest odległy w czasie lub nauka języka.
Zadania nieważne, ale pilne wykonywać będziemy zaraz po zadaniach ważnych i pilnych. Czynności te nie są istotne z punktu widzenia priorytetów, ale posiadają bardzo bliski termin wykonania. Do takich zadań zaliczamy np. konieczność opłacenia rachunków.
Zadania nieważne i niepilne jednocześnie to zadania, które w istocie tak naprawdę kradną tylko nasz czas. Ich wykonanie w żaden sposób nie zbliża nas do naszych priorytetów, ani też nie posiada terminu wymagalności. Dlatego tą grupę zadań najlepiej zdiagnozować, spisać i… zignorować.
Jeśli w grupie zadań ważnych i pilnych mamy dużo więcej zadań niż w innych, może warto zastanowić się, czy dokonaliśmy właściwej klasyfikacji. Być może część z tych zadań nie jest aż taka istotna lub można rozłożyć ich wykonanie w czasie?
Podobnie, jeśli mamy bardzo wąską grupę spraw nieważnych i niepilnych, prawdopodobnie część zadań z innych grup powinna do niej należeć. Jedyna problemy związane z stosowaniem macierzy Eisenhowera wynikają właśnie z błędnej klasyfikacji.
Matryca priorytetów jest narzędziem zarządzania czasem powszechnie stosowanym w biznesie i nie tylko. Pozwala ona racjonalnie planować swoje zadania wg indywidualnie i samodzielnie wybranych priorytetów.
Przeczytaj również:
Szkolenia, Wiedza i rozwój
Jakie są najlepsze szkolenia dla bibliotekarzy? – ranking
W dynamicznie zmieniającym się świecie instytucji kultury i dostępu do informacji, biblioteka przestała być jedynie miejscem wypożyczania książek. To coraz częściej centrum społeczności lokalnej, hub edukacyjny i przestrzeń wspierająca zarówno czytelników, jak i pracowników w obliczu nowych wyzwań – cyfryzacji, sztucznej inteligencji czy rosnących oczekiwań użytkowników. W tym kontekście pytanie o to, jakie są najlepsze szkolenia dla bibliotekarzy, staje się pytaniem strategicznym dla każdej placówki, która…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Asertywność i radzenie sobie z krytyką w agencji marketingowej - relacja ze szkolenia
Asertywność i feedback w branży marketingowej — fundament skutecznej współpracy Branża marketingowa to środowisko dynamiczne, pełne napięć wynikających z wysokich oczekiwań klientów, skomplikowanych relacji wewnątrzteamowych i ciągłej presji na wyniki. W takim kontekście asertywność i radzenie sobie z krytyką przestają być tylko miękkimi kompetencjami — stają się fundamentem zdrowej kultury pracy. Umiejętność wyznaczania granic bez niszczenia relacji, reagowania na uwagi bez defensywności oraz komunikowania własnych…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Zastosowanie modeli językowych LLM w pracy wyjściowej i inżynierskiej – relacja ze szkolenia
LLM w przemyśle — praktyczne wykorzystanie sztucznej inteligencji w środowisku produkcyjnym Zastosowanie modeli językowych LLM w środowisku zawodowym staje się jednym z najważniejszych tematów transformacji cyfrowej w przemyśle. Technologie oparte na dużych modelach językowych przestają być domeną wyłącznie badaczy i programistów – wkraczają do działów operacyjnych, inżynierskich i utrzymaniowych, gdzie mogą realnie skrócić czas reakcji na incydenty, przyspieszyć tworzenie dokumentacji i wspierać podejmowanie…