Spotkania firmowe - totalna strata czasu? Marcin Grzelak radzi
Prawie 90% procent uczestników spotkań firmowych śni na jawie, a prawie ¾ pracuje – ale nad zupełnie czymś innym, jedynie udając, że uczestniczy w dyskusji. Czy spotkania firmowe marnują więcej czasu pracowników niż wszystkie inne biurowe „rozpraszacze”?
Badanie poświęcone pracy w grupach przeprowadzone przez University of Arizona przynosi niezbyt optymistyczne wnioski odnośnie spotkań firmowych. W samych Stanach Zjednoczonych codziennie odbywa się ich ponad 11 milionów. Większość z nich to … strata czasu. 9 z 10 godzin tygodniowo, które na spotkaniach spędzają na przykład menedżerowie, jest zupełnie bezproduktywnych.
U nas bywa podobnie. Andrzej, pracownik działu IT w jednej z warszawskich firm narzeka, że podczas każdego ze spotkań dotyczących wdrożenia nowego projektu nudzi się jak mops: – Zerkam na zegarek i czekam aż szef skończy swoje przemówienie. Potem muszę zostawać w pracy po godzinach, aby wyrobić się z bieżącą pracą. Badania pokazują także, że im młodsze pokolenie pracowników, tym gorsze ma zdanie o spotkaniach w pracy.
Czy aby pracować efektywnie powinniśmy odwołać wszystkie nasze spotkania firmowe? A może są sposoby, aby znienawidzone przez wielu długie dyskusje prowadzące donikąd przynosiły zamierzony efekt?
Marcin Grzelak, coach i właściciel firmy Warto Szkolić przekonuje, że da się zorganizować spotkanie grupowe tak, by było efektywne.
W pierwszej kolejności należy zastanowić się czy spotkanie w większej grupie jest konieczne. Czasami lepiej spotkać się tylko z poszczególnymi członkami działu, a o wynikach pracy poinformować pozostałą część zespołu notatką ze spotkania – twierdzi coach.
Przed każdym spotkaniem koordynator zespołu powinien przygotować i rozesłać uczestnikom agendę, czyli plan określające cel, miejsce, termin narady, zarys projektu, proponowane tematy do dyskusji. – Ważne, by w agendzie znalazła się też sugestia, by uczestnicy przesłali jeszcze przed spotkaniem swoje uwagi. Dzięki temu będą mieli poczucie, że ich wnioski są równie ważne co postulaty koordynatora i chętniej będą zabierać głos podczas spotkania, a także angażować się w proces – mówi Marcin Grzelak.
By spotkanie było atrakcyjne i motywujące uczestników do współpracy, można sięgnąć po różne formy pracy, np. burzę mózgów, prace w podgrupach, prezentacje.
A jakich błędów należy unikać? Oto kilka rad Marcina Grzelaka:
Nie zapraszaj na spotkanie zbyt wielu osób, jeśli nie jest to absolutnie konieczne. Spotkanie w wąskim gronie przynosi zdecydowanie lepsze rezultaty.
Nie przeciągaj spotkania w nieskończoność. Zaczynaj i kończ zebrania punktualnie. Pilnuj też czasu poświęconego na poszczególne wątki, bo możesz nie zdążyć z omówieniem wszystkich istotnych punktów
Jeśli spotkanie ma trwać dłużej (np. 4-5 godzin), nie prowadź go bez przerwy. W przeciwnym razie znudzeni prelekcją uczestnicy zaczną wychodzić ze spotkania lub – w najlepszym razie – nie zapamiętają nawet połowy przedstawionych kwestii.
Spotkanie musi zakończyć się jakąś konkluzją. Bez konstruktywnych wniosków, większość zaproszonych gości uzna, że twój wywód był jałowy.
Przeczytaj również:
Szkolenia, Wiedza i rozwój
Jakie są najlepsze szkolenia dla pracowników klubów sportowych?
Sukces organizacji sportowej nie zależy wyłącznie od wyników na boisku, ale przede wszystkim od kompetencji ludzi, którzy budują markę klubu za kulisami. W dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się świecie sportu, rozwój kadr stał się koniecznością, a nie wyborem. Zarządzający coraz częściej dostrzegają, że inwestycja w rozwój zespołu to najprostsza droga do zwiększenia przychodów, poprawy wizerunku i budowania trwałych relacji z kibicami. Właśnie dlatego wybierając najlepsze szkolenia dla klubów sportowych,…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Wdrożenie AI w logistyce – relacja ze szkolenia
Jak AI usprawnia łańcuch dostaw i planowanie operacyjne Nowoczesny sektor logistyczny przechodzi intensywną transformację, w której kluczową rolę odgrywa wdrożenie AI, umożliwiające firmom lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw, szybsze reagowanie na zmiany rynkowe i bardziej precyzyjne planowanie operacyjne. Organizacje coraz częściej dostrzegają, że technologie oparte na sztucznej inteligencji mogą stać się fundamentem nowoczesnych modeli biznesowych, zapewniając przewagi konkurencyjne…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Sztuczna inteligencja w przemyśle lotniczym – relacja ze szkolenia
Nowe możliwości dla lotnictwa – jak sztuczna inteligencja zmienia podejście do bezpieczeństwa i diagnostyki Dynamiczny rozwój technologii cyfrowych sprawia, że AI w przemyśle lotniczym staje się jednym z najważniejszych obszarów modernizacji współczesnych organizacji lotniczych. Rosnące znaczenie analizy danych, automatyzacji oraz systemów predykcyjnych powoduje, że firmy zaczynają traktować te rozwiązania jako klucz do zwiększenia bezpieczeństwa, optymalizacji kosztów i podniesienia jakości procesów operacyjnych. Zaawansowane narzędzia…