Spotkania firmowe - totalna strata czasu? Marcin Grzelak radzi

Prawie 90% procent uczestników spotkań firmowych śni na jawie, a prawie ¾ pracuje – ale nad zupełnie czymś innym, jedynie udając, że uczestniczy w dyskusji. Czy spotkania firmowe marnują więcej czasu pracowników niż wszystkie inne biurowe „rozpraszacze”?

Badanie poświęcone pracy w grupach przeprowadzone przez University of Arizona przynosi niezbyt optymistyczne wnioski odnośnie spotkań firmowych. W samych Stanach Zjednoczonych codziennie odbywa się ich ponad 11 milionów. Większość z nich to … strata czasu. 9 z 10 godzin tygodniowo, które na spotkaniach spędzają na przykład menedżerowie, jest zupełnie bezproduktywnych.

U nas bywa podobnie. Andrzej, pracownik działu IT w jednej z warszawskich firm narzeka, że podczas każdego ze spotkań dotyczących wdrożenia nowego projektu nudzi się jak mops: – Zerkam na zegarek i czekam aż szef skończy swoje przemówienie. Potem muszę zostawać w pracy po godzinach, aby wyrobić się z bieżącą pracą. Badania pokazują także, że im młodsze pokolenie pracowników, tym gorsze ma zdanie o spotkaniach w pracy.

Czy aby pracować efektywnie powinniśmy odwołać wszystkie nasze spotkania firmowe? A może są sposoby, aby znienawidzone przez wielu długie dyskusje prowadzące donikąd przynosiły zamierzony efekt?

Marcin Grzelak, coach i właściciel firmy Warto Szkolić przekonuje, że da się zorganizować spotkanie grupowe tak, by było efektywne.

W pierwszej kolejności należy zastanowić się czy spotkanie w większej grupie jest konieczne.  Czasami lepiej spotkać się tylko z poszczególnymi członkami działu, a o wynikach pracy poinformować pozostałą część zespołu notatką ze spotkania – twierdzi coach.

Przed każdym spotkaniem koordynator zespołu powinien przygotować i rozesłać uczestnikom agendę, czyli plan określające cel, miejsce, termin narady, zarys projektu, proponowane tematy do dyskusji. – Ważne, by w agendzie znalazła się też sugestia, by uczestnicy przesłali jeszcze przed spotkaniem swoje uwagi. Dzięki temu będą mieli poczucie, że ich wnioski są równie ważne co postulaty koordynatora i chętniej będą zabierać głos podczas spotkania, a także angażować się w proces – mówi Marcin Grzelak.

By spotkanie było atrakcyjne i motywujące uczestników do współpracy, można sięgnąć po różne formy pracy, np. burzę mózgów, prace w podgrupach, prezentacje.

A jakich błędów należy unikać? Oto kilka rad Marcina Grzelaka:

Nie zapraszaj na spotkanie zbyt wielu osób, jeśli nie jest to absolutnie konieczne. Spotkanie w wąskim gronie przynosi zdecydowanie lepsze rezultaty.
Nie przeciągaj spotkania w nieskończoność. Zaczynaj i kończ zebrania punktualnie. Pilnuj też czasu poświęconego na poszczególne wątki, bo możesz nie zdążyć z omówieniem wszystkich istotnych punktów
Jeśli spotkanie ma trwać dłużej (np. 4-5 godzin), nie prowadź go bez przerwy. W przeciwnym razie znudzeni prelekcją uczestnicy zaczną wychodzić ze spotkania lub – w najlepszym razie – nie zapamiętają nawet połowy przedstawionych kwestii.
Spotkanie musi zakończyć się jakąś konkluzją. Bez konstruktywnych wniosków, większość zaproszonych gości uzna, że twój wywód był jałowy.