Spotkania firmowe - totalna strata czasu? Marcin Grzelak radzi

Prawie 90% procent uczestników spotkań firmowych śni na jawie, a prawie ¾ pracuje – ale nad zupełnie czymś innym, jedynie udając, że uczestniczy w dyskusji. Czy spotkania firmowe marnują więcej czasu pracowników niż wszystkie inne biurowe „rozpraszacze”?

Badanie poświęcone pracy w grupach przeprowadzone przez University of Arizona przynosi niezbyt optymistyczne wnioski odnośnie spotkań firmowych. W samych Stanach Zjednoczonych codziennie odbywa się ich ponad 11 milionów. Większość z nich to … strata czasu. 9 z 10 godzin tygodniowo, które na spotkaniach spędzają na przykład menedżerowie, jest zupełnie bezproduktywnych.

U nas bywa podobnie. Andrzej, pracownik działu IT w jednej z warszawskich firm narzeka, że podczas każdego ze spotkań dotyczących wdrożenia nowego projektu nudzi się jak mops: – Zerkam na zegarek i czekam aż szef skończy swoje przemówienie. Potem muszę zostawać w pracy po godzinach, aby wyrobić się z bieżącą pracą. Badania pokazują także, że im młodsze pokolenie pracowników, tym gorsze ma zdanie o spotkaniach w pracy.

Czy aby pracować efektywnie powinniśmy odwołać wszystkie nasze spotkania firmowe? A może są sposoby, aby znienawidzone przez wielu długie dyskusje prowadzące donikąd przynosiły zamierzony efekt?

Marcin Grzelak, coach i właściciel firmy Warto Szkolić przekonuje, że da się zorganizować spotkanie grupowe tak, by było efektywne.

W pierwszej kolejności należy zastanowić się czy spotkanie w większej grupie jest konieczne.  Czasami lepiej spotkać się tylko z poszczególnymi członkami działu, a o wynikach pracy poinformować pozostałą część zespołu notatką ze spotkania – twierdzi coach.

Przed każdym spotkaniem koordynator zespołu powinien przygotować i rozesłać uczestnikom agendę, czyli plan określające cel, miejsce, termin narady, zarys projektu, proponowane tematy do dyskusji. – Ważne, by w agendzie znalazła się też sugestia, by uczestnicy przesłali jeszcze przed spotkaniem swoje uwagi. Dzięki temu będą mieli poczucie, że ich wnioski są równie ważne co postulaty koordynatora i chętniej będą zabierać głos podczas spotkania, a także angażować się w proces – mówi Marcin Grzelak.

By spotkanie było atrakcyjne i motywujące uczestników do współpracy, można sięgnąć po różne formy pracy, np. burzę mózgów, prace w podgrupach, prezentacje.

A jakich błędów należy unikać? Oto kilka rad Marcina Grzelaka:

Nie zapraszaj na spotkanie zbyt wielu osób, jeśli nie jest to absolutnie konieczne. Spotkanie w wąskim gronie przynosi zdecydowanie lepsze rezultaty.
Nie przeciągaj spotkania w nieskończoność. Zaczynaj i kończ zebrania punktualnie. Pilnuj też czasu poświęconego na poszczególne wątki, bo możesz nie zdążyć z omówieniem wszystkich istotnych punktów
Jeśli spotkanie ma trwać dłużej (np. 4-5 godzin), nie prowadź go bez przerwy. W przeciwnym razie znudzeni prelekcją uczestnicy zaczną wychodzić ze spotkania lub – w najlepszym razie – nie zapamiętają nawet połowy przedstawionych kwestii.
Spotkanie musi zakończyć się jakąś konkluzją. Bez konstruktywnych wniosków, większość zaproszonych gości uzna, że twój wywód był jałowy.

Przeczytaj również:

Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jakie szkolenia pomagają w zarządzaniu stresem i wypaleniem zawodowym wśród liderów?

Zarządzanie stresem i wypaleniem wśród liderów – jakie szkolenia realnie wspierają kadrę zarządzającą? Stres to dziś stały element pracy liderów – i to nie tylko tych na najwyższych szczeblach. Zmieniające się warunki rynkowe, presja wyników, odpowiedzialność za ludzi i ciągłe podejmowanie decyzji powodują, że wielu menedżerów funkcjonuje na granicy przeciążenia. W takich warunkach nietrudno o spadek efektywności, napięcia w zespole czy całkowite wypalenie. Zjawisko zarządzania…
dowiedz się więcej
Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jakie szkolenia pomagają budować kulturę feedbacku w organizacji?

Dlaczego kultura feedbacku decyduje o sukcesie organizacji? – przegląd szkoleń Coraz więcej firm dostrzega, że skuteczna komunikacja wewnętrzna nie polega jedynie na przekazywaniu informacji – kluczowym elementem staje się regularny, świadomy i konstruktywny feedback. To właśnie dzięki niemu zespoły potrafią szybciej się rozwijać, unikać błędów i budować zdrowe relacje. Kultura feedbacku nie powstaje jednak sama z siebie. To efekt przemyślanych działań, konkretnych…
dowiedz się więcej
Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jakie szkolenia dla współpracy między działami sprzedaży i produkcji?

Dlaczego warto inwestować w szkolenia dla współpracy między działami? W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym coraz większą rolę odgrywa efektywna współpraca międzydziałowa. Dotyczy to szczególnie firm produkcyjnych, w których dział sprzedaży i dział produkcji funkcjonują na przecięciu różnych celów operacyjnych. Gdy sprzedaż nie wie, co realnie może zostać wyprodukowane, a produkcja nie zna priorytetów handlowych – firma traci. Pojawiają się opóźnienia, niezrealizowane…
dowiedz się więcej

Cenimy prywatność użytkowników

Używamy plików cookie, aby poprawić jakość przeglądania, wyświetlać reklamy lub treści dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz analizować ruch na stronie. Kliknięcie przycisku „Akceptuj wszystkie” oznacza zgodę na wykorzystywanie przez nas plików cookie.