Kilka słów o skuteczności menadżerskiej w firmach z sektora MSP w kontekście projektu Akademia Menadżera

Zapraszamy do lektury wyjątkowego artykułu. W poniższym tekście nie znajdziecie ani słowa o przepisach czy też o podatkach 🙂 Za to opowiemy Wam, jak szkolenia mogą Wam pomóc „ulepszyć” waszą codzienność, i to nie tylko w pracy zawodowej. Zajmiemy się:

• możliwościami rozwiązywania konfliktów oraz opowiemy dlaczego konsekwencje konfliktów nie muszą być wyłącznie negatywne;
• przybliżymy szczegóły procesów decyzyjnych i podpowiemy jak można je usprawnić, aby podjęte decyzje były trafne;
• powiemy dlaczego powinniście być nastawieni na cel, i co zyskacie zwiększając motywację swoją oraz swoich pracowników;
• opowiemy Wam o stresie i wykażemy jak destruktywne może się stać niewykształcenie technik radzenia sobie z nim. Do czego może prowadzić brak odporności na stres?;
• dowiecie się o różnicach pomiędzy konfliktami i problemami oraz powiemy Wam na czym dokładnie polega umiejętność rozwiązywania problemów i jakie korzyści może Wam przynieść doskonalenie tej konkretnej umiejętności;
• na sam koniec wspomnimy jak może „zwrócić” się inwestycja w szkolenie obejmujące doskonalenie tej właśnie grupy kompetencyjnej w Akademii Menadżera.

Firmy z sektora MSP zazwyczaj cechuje mniejsza struktura stanowiskowa, co oznacza, że funkcje menadżera pełni nierzadko sam właściciel, albo dedykowana osoba, na barkach której spoczywa odpowiedzialność za zarządzanie większością procesów w danym przedsiębiorstwie. Temat obowiązków menadżera poruszaliśmy także w poprzednich artykułach, traktujących o grupach kompetencyjnych, które są „ulepszane” w ramach projektu Akademia Menadżera.  Zachęcamy do lektury o orientacji strategicznej tutaj oraz o zarządzaniu przedsiębiorstwem pod kątem odpowiedzialności menadżerskiej tu. Dzisiaj jednak chcielibyśmy rozwinąć inny temat, mianowicie wyjaśnić pojęcie skuteczności menadżerskiej i szerzej opisać kompetencje, które wchodzą w skład tej grupy.

Skuteczność – kluczem do sukcesu

Wiadomo, że każdy menadżer, poza wiedzą oraz odpowiednimi umiejętnościami powinien być skuteczny. To właśnie skuteczność jest kluczem, który prowadzi do osiągnięcia najlepszych efektów. Wpływa ona na stopień realizacji wyznaczonych celów, odpowiednią kategoryzację priorytetów oraz na efektywność niemalże wszystkich pracowników firmy, z naciskiem na tych, którzy bezpośrednio podlegają menadżerowi. To właśnie on jest postrzegany jako katalizator zmian, które pozwalają firmie się rozwijać oraz osiągać coraz większe zyski. Wiadomo także, iż konsekwencje pracy menadżera są długofalowe. Tym bardziej każdy powinien przykładać jak najwyższy wysiłek do tego, aby były one pozytywne i przynosiły firmie korzyści.

Dlatego właśnie w Akademii Menadżera, szczególny nacisk jest kładziony na rozwijanie grupy kompetencyjnej, nazwanej skutecznością menadżerską. W jej skład wchodzą: rozwiązywanie konfliktów, podejmowanie decyzji, nastawienie na cel, radzenie sobie ze stresem oraz rozwiązywanie problemów. Mimo, że wiele czynników wpływających na skutki pracy menadżera są od niego niezależne (mamy tu na myśli między innymi sytuację rynkową czy koniunkturę gospodarczą), to jednak wymienione powyżej umiejętności gwarantują wytrwałość menadżera w dążeniu do celu, nawet pomimo nierzadko niesprzyjających okoliczności. A jak wiadomo, nie ma przeszkód nie do pokonania – wie to każdy, kto posiada rozwijającą się firmę.

Rozwiązywanie konfliktów w zespole

Konflikty są stałą częścią pracy zespołowej. Występują w każdej firmie, bez względu na branżę, specjalizację czy też ilość pracowników. Konflikt to rzecz stała w każdej relacji, także w biznesowej. Jednakże w przypadku zarządzania przedsiębiorstwem, konflikty mają szczególne znaczenie, bowiem wpływają one na efektywność pracy, a co za tym idzie na jej skuteczność i mogą obniżyć zyski firmy w długofalowej perspektywie. Idealną sytuacją są konflikty występujące bardzo rzadko i natychmiast rozwiązywane. Jednak jak wiadomo, gdy mamy do czynienia z czynnikiem ludzkim, osiągnięcie takiej sytuacji graniczy niemalże z cudem. Chyba, że zrobimy wszystko, aby na pokładzie naszego przedsiębiorstwa była osoba, która posiada wysoko rozwiniętą umiejętność zarządzania oraz rozwiązywania konfliktów. Jak zapewne się domyślacie, chodzi o rolę menadżera, który dzięki szkoleniom w projekcie Akademii Menadżera jest w stanie wynieść tę kompetencję na najwyższy możliwy poziom.

Rozwiązywanie konfliktów to jedna z kompetencji o charakterze interpersonalnym, co oznacza, że menadżer zazwyczaj posiada naturalne predyspozycje, które wymagają rozwinięcia i odpowiedniego ukierunkowania. Warto również zauważyć, że konflikty nie zawsze maja negatywny wydźwięk – mogą one być także motorem napędzającym tworzenie unikatowych rozwiązań, dzięki stymulowaniu innowacyjnego myślenia (poprzez np. tak zwane „burze mózgów”). Tym bardziej zachowanie, postawa oraz umiejętności interpersonalne menadżera mają szczególne znaczenie. Powinien on umieć rozwiązać konflikt, stymulować jego przebieg oraz traktować zaistniałą, sporną sytuację obiektywnie. Nawet jeżeli to właśnie menadżer jest jedną ze stron konfliktu. Właśnie o tym będziemy chcieli rozmawiać na szkoleniach Akademii Menadżera, aby jeszcze lepiej pomóc menadżerom w sytuacjach konfliktowych.

Idealny menadżer w sytuacji konfliktowej, potrafi podjąć działania mające na celu uniknięcie destruktywnego działania konfliktów, uwzględniając koszty i korzyści każdej strony sporu oraz całej organizacji. Jednym słowem, musi on umieć spojrzeć bardzo szeroko na zaistniałą sytuację, i dokładnie przeanalizować wszystkie czynniki. W Akademii Menadżera nauczymy Was rozróżniać konflikty konstruktywne od destrukcyjnych. Opowiemy z jakimi reakcjami na sytuacje może się spotkać osoba zarządzająca oraz pomożemy zdobyć wiedzę o roli jaką pełnią emocje w tego typu sytuacjach.

Jak radzić sobie z konfliktem?

Pierwszym krokiem jest poprawne zdefiniowanie przyczyny konfliktu oraz określenie przewidywanych skutków sporu, przy uwzględnieniu różnych scenariuszy. Wskazanie krótko i długofalowych konsekwencji jest kluczowe, przy wyborze odpowiedniej strategii rozwiązania konfliktu. Co więcej, analizowanie różnych alternatyw rozwiązania sporu wymaga wielokryterialnej oceny tychże propozycji rozwiązania, w celu wybrania tej, która będzie najlepsza pod kątem celów firmy. Jest to zadanie dość trudne, wymagające nie tylko zdolności analitycznych i obiektywizmu, ale również pewnego poziomu inteligencji emocjonalnej oraz empatii. Aby trafnie przewidzieć możliwe reakcje każdej ze stron. Kolejnym krokiem jest prowadzenie otwartej komunikacji z każdą ze stron konfliktu, aby osiągnąć zamierzony cel. Tu menadżer niejako zaczyna pełnić funkcje mediatora, którego celem jest nakierowanie obu stron na najlepszą ścieżkę komunikacyjną, służącą pozytywnemu rozwiązaniu sytuacji.

Kolejnym ważnym czynnikiem jest postawa menadżera w takich sytuacjach. Powinien on umieć spojrzeć z dystansu na dany spór i umieć dostrzec jego pozytywne strony (jak np. poznanie motywacji każdej ze stron czy możliwości wyeliminowania przyczyn i zapobiegnięcie kolejnym sporom na podobnym tle). Idealny menadżer umie też oddzielić własne emocje od obiektywnej oceny sytuacji i jest otwarty na każde nowe propozycje rozwiązań. Co bardzo ważne, musi umieć słuchać, ale słuchać aktywnie, przyjmując wszystkie argumenty stron, aby lepiej zrozumieć istotę sytuacji. Zdajemy sobie sprawę, że nie jest to wcale łatwe zadanie, dlatego też powstała Akademia Menadżera.

Podejmowanie decyzji

Decyzje podejmuje każdy pracownik – mniejsze bądź większe, jednak są one codziennością niemal każdego. Natomiast w przypadku menadżera, który jest najczęściej rozliczany za efekty swojej pracy, nie ma miejsca na decyzje błędne. Menadżerzy podejmują decyzje pod presją czasu i są aż za bardzo świadomi ewentualnych negatywnych konsekwencji, co wywołuje u nich stres. Dlatego też, w ramach szkoleń prowadzonych w projekcie pod nazwą „Akademia Menadżera” pomagamy usprawnić proces decyzyjny. Tak aby jego efekty były w pełni przewidywalne. Kluczem do tego jest sprawienie, aby każda decyzja była w pełni świadoma oraz odpowiednio umotywowana. Gdyż jak wiadomo, wpływają one na całościową kondycję przedsiębiorstwa. W sektorze MSP jest to najbardziej zauważalne, gdyż jak pisaliśmy, często funkcję menadżera pełni sam właściciel, przez co jego decyzje są ostateczne i nieodwoływane. Z oczywistych względów właściciel nie podlega żadnej superwizji.

Większość właścicieli firm, zwłaszcza tych z dłuższym stażem, jest świadomych, iż nierzadko decyzje charakteryzują się dużym ryzykiem oraz niepewnością. Bardzo często kluczowe decyzje dotyczą wysoce złożonych problemów, co niestety sprzyja ograniczeniu alternatywnych rozwiązań. Krótko mówiąc osoby na najwyższych stanowiskach często bywają postawione pod ścianą. W tego typu sytuacjach bezcenna okazuje się właśnie wiedza oraz doświadczenie, a także znajomość technik wspomagających procesy decyzyjne. Jak już decyzja zostanie podjęta, należy też umieć wdrożyć ją w praktyce, gdyż to jest warunkiem skuteczności działania w kierowaniu zarówno pracownikami jak i całym przedsiębiorstwem.

W Akademii Menadżera, aby maksymalnie wyćwiczyć tę kompetencję staramy się przybliżyć problem kryteriów decyzji. Uczymy także jak wspomóc proces decyzyjny poprzez wykorzystanie odpowiednich narzędzi informatycznych. Idealny menadżer umie tez spośród wszystkich dostępnych wariantów danej decyzji, wybrać te które są nie tylko wykonalne. Ale także wystarczające do rozwiązania danego problemu oraz nie kreujące żadnych zagrożeń czy też niemożliwych do zaakceptowania następstw. Jednym słowem, odpowiedni program szkoleniowy pomoże Wam wznieść procesy decyzyjne na wyższy poziom.

Nastawianie na cel/rezultat

O tym, że każdy menadżer powinien być zorientowany na cel oraz umieć odpowiednio wytyczać, priorytetyzować oraz egzekwować wykonanie danych celów pisaliśmy tu. Dziś jednak, chcemy Wam przybliżyć pojęcie ukierunkowania na cel pod kątem grupy kompetencyjnej, nazwanej skutecznością menadżerską. W tym kontekście, nastawienie na cel oznacza między innymi pro aktywną postawę oraz dobranie odpowiednich, najbardziej ekonomicznych działań. Aby realizacja danego celu przyniosła najlepszy z możliwych efektów. Co bardzo ważne, idealny menadżer jest w pełni świadom, że nie tylko samo osiągnięcie celu ale także cała droga do tego prowadząca, ma rzeczywisty wpływ na procesy zachodzące w firmie, co również odzwierciedla się w kierunku  rozwoju przedsiębiorstwa.

W Akademii Menadżera, wiemy, że to właśnie zdolność oraz chęć ponoszenia odpowiedzialności za swoje działania oraz posiadanie pełnej kontroli nad osiąganymi celami jest kluczowe w pracy menadżerskiej. Idąc więc dalej, wszystkie szkolenia odbywające się w ramach tego projektu uwzględniają możliwość nabycia kompetencji takich jak:

• umiejętność minimalizowania ryzyka poprzez podjęcie odpowiednich decyzji wyprzedzających
• umiejętność prawidłowej oceny stopnia realizacji założonych celów przez podległych pracowników

Dążymy także do tego, aby menadżer potrafił odpowiednio ukierunkować zespół. Aby jego działania w kontekście osiągania założonych i odpowiednio wytyczonych celów były jak najbardziej efektywne i przynosiły korzyść całemu przedsiębiorstwu.

To, co jest najważniejsze w kontekście celów i ich realizacji, to odpowiednia motywacja. Zwłaszcza pracowników na wyższym szczeblu kierowniczym. Warto zwrócić na to uwagę, zwłaszcza jeżeli stanowisko menadżerskie zajmuje nie właściciel firmy, a wybrana przez niego osoba. Aby posiadać menadżera, który w swojej pracy daje z siebie sto, albo nawet sto dwadzieścia procent, warto go odpowiednio umotywować. I nie, nie mówimy tu wyłącznie o kwestiach finansowych. Zauważmy, że osoby piastujące stanowiska menadżerskie to zazwyczaj ludzie bardzo ambitni. Należy więc im umożliwić realizowanie tychże ambicji, poprzez między innymi pokazanie rzeczywistego wpływu, jaki ich praca ma na całokształt firmy, jej rozwój oraz procesy w niej zachodzące. Chyba nie musimy Wam tłumaczyć, że zmotywowani i kompetentni pracownicy to największa wartość jaką dysponuje wasze przedsiębiorstwo?

Radzenie sobie ze stresem

W dzisiejszych czasach, stres to niemalże codzienność każdego pracownika. Żyjąc w czasach, w których nieustannie się śpieszymy, przeskakując kolejne poprzeczki oraz dążąc do własnych celów, takich ja wyższa pozycja zawodowa, lepsza sytuacja finansowa, etc. ciężko nie odczuwać stresu. Stąd także rosnąca popularność różnych technik odstresowujących. Słyszymy w mediach jak ważny jest relaks, czy też stan spokoju ducha. A od niezliczonych trenerów osobistych, możemy usłyszeć o rzekomo „cudownych” sposobach radzenia sobie z presją, takich jak joga, medytacja czy też inne aktywności. W takim natłoku informacji, ciężko jest zdecydować się na konkretną opcję, czy też dopasować ją do codziennego rytmu życia.

Jednak, warto przeanalizować stres jako czynnik nieustannie obecny w pracy. Jeżeli nawet na niższych stanowiskach jest on zauważalny to wyobraźcie sobie, co dzieje się gdy spoczywa na nas, jak w przypadku menadżerów, ogromna odpowiedzialność? Warto sobie uświadomić, jak bardzo wzrasta poziom stresu, wraz ze świadomością, że jedna negatywna decyzja może skutkować spadkiem zysków całej firmy.  Dlatego umiejętność radzenia sobie ze stresem jest tak ważna w przypadku stanowisk kierowniczych. Wagę tę, potwierdza obecność tej umiejętności w grupie kompetencyjnej skuteczności menadżerskiej. Dzięki udziale w projekcie Akademii Menadżera pomożemy Wam i waszym pracownikom podnieść tę kompetencję. Tak aby umożliwić sprawne funkcjonowanie pracownika i zachowanie tak zwanego „jasnego umysłu” nawet w najbardziej stresogennych sytuacjach.

Wypalenie zawodowe

Rozwijanie tej umiejętności jest ważne nie tylko w kontekście działania firmy. Długotrwały stres ma silny wpływ na działanie organizmu. Może on powodować degradację (oczywiście czasową) pewnych procesów poznawczych, powodując wypalenie zawodowe. Stres może być także (a nawet jest) jednym z powodów powstawania depresji. Aby się od tego uchronić, niezbędna jest znajomość metod, które umożliwiają zmniejszenie negatywnych konsekwencji odczuwanego napięcia. A także umiejętność radzenia sobie w przypadku porażki i otwartość na pomoc ze strony otoczenia. Tu także kluczową rolę odgrywa motywacja, o której pisaliśmy w tym oraz w innych artykułach.

Dlatego też, po raz kolejny zachęcamy Was do uczestnictwa w projekcie Akademii Menadżera. Pomożemy Wam wyćwiczyć techniki wpływające na redukcję napięcia psychicznego oraz fizycznego. Nauczymy Was także odpowiedniej oceny ewentualnych zagrożeń czy obiektywnej oceny przebiegu własnej reakcji na dany czynnik stresogenny. Podpowiemy także jak najlepiej wykorzystać techniki relaksacyjne, aby zredukować nadmierne napięcie. Wszak, każdy menadżer, aby móc możliwie najlepiej wykonywać swoje obowiązki powinien być świadomy swoich potrzeb i zdawać sobie sprawę, kiedy obniżony nastrój oraz napięcie mają negatywny wpływ na podejmowane decyzje bądź działania.

Staramy się także uświadomić Was jak ważny jest zdrowy tryb życia. Między innymi odpowiednia ilość snu, zdrowe odżywianie oraz zachowanie „work – life balance”. Stres jest bardzo dużym problemem w dzisiejszych czasach. Należy więc odpowiednio minimalizować jego wpływ na naszą pracę oraz życie, aby móc dobrze funkcjonować. Nie należy tego lekceważyć, gdyż, niestety, bagatelizowanie stresu oraz jego wpływu na codzienność waszą oraz waszych pracowników jest prostą drogą do obniżenia jakości pracy oraz także zysków czy rozwoju firmy. Niejednokrotnie już podkreślaliśmy, odpowiednia motywacja, oraz sytuacja pracownika to klucz do waszego sukcesu. Dlatego dbajcie również o zdrowie, nie tylko o finanse. Nie będziemy jednak Was moralizować – wszak, skoro radzenie sobie ze stresem jest wyszczególnione w podstawowych umiejętnościach menadżerskich w projekcie Akademii Menadżera, to niepodważalny dowód na konieczność dbania o zmniejszenie poziomu odczuwalnego stresu.

Rozwiązywanie problemów

Wiele z Was, osób to czytających, zapewne zastanawia się w tym momencie nad różnicą między rozwiązywaniem problemów a konfliktów. Wszak każdy konflikt jest swoistym problemem, a każdy problem może teoretycznie spowodować konflikt. Jednak, w kontekście kompetencyjnym, rozwiązywanie problemów zaczyna się już w momencie przewidywania wystąpienia danego problemu. Umiejętność ta pomaga również zapobiegać powstawaniu problemów, co w przypadku konfliktów jest często niemożliwe. Menadżer idealny, to osoba, która już na etapie planowania działań jest w stanie zidentyfikować dane utrudnienie bądź możliwość jego wystąpienia i zawczasu podjąć odpowiednie środki aby zminimalizować ewentualne negatywne konsekwencje.

W Akademii Menadżera, programy szkoleniowe obejmują wypracowanie skutecznych rozwiązań pozwalających na eliminację problemów. Wzmacniają także zdolność analizy sytuacji problemowej, co pomaga dobrać odpowiednią technikę, dzięki której wygenerowanie odpowiedniego rozwiązania jest stosunkowo proste i trafne. Menadżer powinien umieć przeprowadzić pogłębioną analizę problemu z uwzględnieniem jego przyczyn oraz skutków i relacji występujących między nimi. Umie on także zaplanować i przeprowadzić proces zarządzania zmianą prowadzącą do zniwelowania problemu. O zarządzaniu zmianami pisaliśmy także tutaj.

Umiejętne rozwiązywanie konfliktów

To, o czym warto wspomnieć w kontekście rozwiązywaniu zarówno problemów jak i konfliktów to fakt, że umiejętne ich rozwiązywanie pomaga także obniżyć poziom stresu generowanego przez problematyczne sytuacje. Jak sami możecie zauważyć, w grupie kompetencyjnej skuteczności menadżerskiej wszystkie kompetencje niejako zazębiają się ze sobą. Patrząc przez pryzmat rozwoju danego przedsiębiorstwa, możemy z całą pewnością stwierdzić, że inwestując w rozwój tej grupy kompetencyjnej, znacznie usprawnicie całościowe działanie firmy. Oraz, oczywiście, zyskacie o wiele bardziej efektywnych pracowników.

Jak zapewne zauważyliście, w przeciwieństwie do dwóch poprzednio opisywanych grup kompetencyjnych, które opierały się głównie na pozyskaniu odpowiedniej wiedzy. Ta grupa skupia się na rozwijaniu umiejętności interpersonalnych. A także wspiera wykształcenie odpowiednich procesów, pomagających poprawić nie tylko jakość pracy ale również i życia. Pod tym względem, jest to bardzo niezwykła grupa, której „wzmocnienie” pomoże Wam nie tylko w pracy ale również i w życiu codziennym. Gdyż każdy spotyka się z konfliktami, problemami czy też stresem nie tylko w życiu zawodowym. Podejmowanie decyzji również jest stałym elementem codzienności. Wszystkie opisane kompetencje, a mówiąc szerzej podniesienie ich poziomu, sprawi, że zaczniecie lepiej funkcjonować także w życiu prywatnym. Wasze decyzje będą trafniejsze, staniecie się bardziej świadomi własnych potrzeb, umiejąc odpowiednio je zaspokajać i obniżyć poziom stresu. Każdy konflikt i problem, dzięki otwartej komunikacji, rozwiążecie z możliwie najlepszym efektem, co znacznie wpłynie na poprawę jakości waszego życia. I zawodowego i prywatnego.

Chyba nie musimy Was dłużej przekonywać, jak wiele możecie zyskać biorąc czynny udział w szkoleniach wpisanych projekt „Akademia Menadżera”? Jeżeli jednak musimy, to zachęcamy, abyście wyobrazili sobie, jak funkcjonowałaby Wasza firma przy maksymalnie rozwiniętych wszystkich sześciu grupach kompetencyjnych. Z tą wizją Was zostawimy – więcej artykułów już wkrótce!