Grupa docelowa i idea szkolenia: Tworzenie i wdrażanie procedur w firmie
Grupa docelowa szkolenia “Tworzenie i wdrażanie procedur w firmie” to przede wszystkim menedżerowie i liderzy zespołów odpowiedzialni za opracowywanie i implementację procedur operacyjnych w organizacji. Obejmuje to również osoby na stanowiskach kierowniczych, które chcą usprawnić procesy zarządzania i zwiększyć efektywność operacyjną swoich działów. Szkolenie może być także przydatne dla specjalistów ds. jakości, którzy zajmują się monitorowaniem i ciągłym doskonaleniem procedur, oraz dla każdego, kto jest zaangażowany w tworzenie lepszych praktyk pracy w swojej organizacji.
Idea szkolenia “Tworzenie i wdrażanie procedur w firmie” opiera się na przekonaniu, że skutecznie zaprojektowane i wdrożone procedury operacyjne są kluczowe dla zapewnienia wydajności, jakości i spójności działań w organizacji. Szkolenie ma na celu wyposażenie uczestników w wiedzę i narzędzia niezbędne do tworzenia, wdrażania oraz monitorowania procedur, które będą wspierać realizację celów biznesowych. Poprzez połączenie teorii z praktycznymi ćwiczeniami, uczestnicy nauczą się, jak opracowywać procedury dostosowane do specyfiki ich firmy, promować kulturę ciągłego doskonalenia i angażować pracowników w procesy zmian, co w efekcie przyczyni się do budowania silniejszej i bardziej elastycznej organizacji.
Tworzenie i wdrażanie procedur w firmie – korzyści ze szkolenia
- Budowanie zaufania: Jakość i przejrzystość procedur przyczyniają się do wzrostu zaufania między pracownikami a zarządem, gdyż każda strona rozumie swoje obowiązki i oczekiwania.
- Łatwiejsze wdrożenie nowych pracowników: Dobre procedury ułatwiają proces orientacji i adaptacji nowych pracowników, co sprzyja szybszemu osiągnięciu pełnej produktywności i integracji z zespołem.
- Zwiększenie elastyczności organizacji: Udział w szkoleniu pozwala na rozwój umiejętności szybkiego dostosowywania procedur do zmieniających się okoliczności, co jest kluczowe dla utrzymania konkurencyjności i efektywności.
- Poprawa zarządzania wiedzą: Systematyczne tworzenie i aktualizowanie procedur pomaga w zarządzaniu wiedzą w organizacji, zapewniając, że cenna wiedza nie jest tracona, ale jest dokumentowana i przekazywana.
Korzyści dla organizacji
- Zwiększenie efektywności operacyjnej: Szkolenie uczy, jak tworzyć procedury, które usprawniają procesy pracy, minimalizując czas i zasoby potrzebne do wykonania danych zadań. Dzięki temu organizacja może osiągać lepsze wyniki przy niższych kosztach.
- Poprawa jakości i spójności: Wdrożenie skutecznych procedur zapewnia, że wszystkie działania są realizowane w jednolity i przewidywalny sposób, co przyczynia się do utrzymania wysokiego poziomu jakości usług lub produktów oferowanych przez firmę.
- Wzmocnienie zgodności i bezpieczeństwa: Szkolenie pomaga w opracowywaniu procedur, które zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi, normami branżowymi oraz zasadami bezpieczeństwa, co jest kluczowe dla uniknięcia kar i zabezpieczenia przed ryzykiem.
- Zwiększenie satysfakcji pracowników: Przejrzyste i dobrze skomunikowane procedury ułatwiają pracownikom zrozumienie oczekiwań i sposobu wykonania pracy, co może przyczynić się do wzrostu ich satysfakcji oraz zaangażowania.
- Ułatwienie zarządzania zmianą: Szkolenie nauczy, jak tworzyć elastyczne procedury, które można łatwo dostosować do zmieniających się warunków zewnętrznych i wewnętrznych, co ułatwia zarządzanie zmianą i adaptację do nowych sytuacji.
Korzyści dla pracowników
- Zwiększenie kompetencji zawodowych: Uczestnictwo w szkoleniu pozwala na zdobycie nowych umiejętności i wiedzy z zakresu tworzenia oraz wdrażania procedur, co jest cenne zarówno w obecnej roli zawodowej, jak i w dalszej karierze.
- Poprawa bezpieczeństwa pracy: Nauka projektowania procedur zgodnych z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy przyczynia się do minimalizowania ryzyka wypadków i innych niepożądanych zdarzeń w miejscu pracy.
- Wzrost pewności siebie i autonomii: Znajomość procedur i udział w ich tworzeniu daje pracownikom większą pewność siebie w wykonywaniu zadań, a także może prowadzić do zwiększenia ich autonomii i odpowiedzialności.
- Lepsza komunikacja wewnętrzna: Szkolenie uczy, jak efektywnie komunikować procedury w zespole, co przyczynia się do lepszego zrozumienia oczekiwań i wytycznych, a także do wzrostu efektywności współpracy.
- Zwiększenie satysfakcji z pracy: Przejrzyste i sprawiedliwe procedury pracy mogą znacząco przyczynić się do zwiększenia zadowolenia z pracy, ponieważ pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje i jakie są kryteria oceny ich pracy.
Program szkolenia
- Rola procedur w zapewnianiu skuteczności działania firmy
- Korzyści wynikające z wprowadzenia efektywnych procedur
- Analiza SWOT działu i firmy
- Metodologie wykorzystywane do tworzenia optymalnych procedur
- Metodyka 6W2H i Agile
- Analiza potrzeb i identyfikacja obszarów wymagających procedur
- Zbieranie informacji od zainteresowanych stron
- Określenie celów i zakresu procedury
- Tworzenie czytelnych i zrozumiałych instrukcji
- Definiowanie mierzalnych wskaźników skuteczności procedur
- Projektowanie struktury i zawartości procedury
- Konsultacje i zbieranie opinii
- Ogólna mapa firmy (pokazanie działań całej firmy na jednej stronie kartki!)
- Schemat organizacyjny działów (przepływ informacji i obieg dokumentów)
- Utworzenie schematu przepływu informacji i dokumentów w dziale
- Określenie celów i zakresu procedur (organizacja pracy działu, procedury naprawcze itp.)
- Zdefiniowanie punktów zapalnych
- Zastosowanie metodologii Agile w praktyce
- Procedury – szczegółowe instrukcje pokazujące kolejne kroki do wykonania pracy
- Listy kontrolne – zapewniają, że nic nie zostanie pominięte
- Karty stanowiskowe – pracownicy doskonale wiedzą co należy do ich obowiązków
- Feedback innych pracowników zaangażowanych w działania działu
- Weryfikacja feedbacku ze strony pracowników z innych działów
- Wnioski
- Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za regularne przeglądy i oceny procedur
- Plan wdrożenia
Metody wykorzystywane podczas szkolenia
Wykład
Metoda ta polega na przekazywaniu wiedzy przez trenera lub eksperta w formie prezentacji. Wykład jest skuteczny w przekazywaniu informacji teoretycznych.
Studium przypadku
Metoda ta polega na omawianiu konkretnych przypadków zmiany w organizacji i analizie sposobu ich przeprowadzenia. Ta metoda jest szczególnie przydatna dla menedżerów, którzy mogą uczyć się na błędach i sukcesach innych organizacji.
Warsztaty
Metoda ta polega na łączeniu wykładów, dyskusji i ćwiczeń praktycznych. Warsztaty pozwalają na rozwijanie umiejętności praktycznych i interakcję między uczestnikami.
Symulacje
Metoda ta polega na symulowaniu konkretnych sytuacji, w których uczestnicy muszą podejmować decyzje i działać. Symulacje są szczególnie przydatne w rozwijaniu umiejętności podejmowania decyzji w sytuacjach stresowych.
Trenerzy
Angelika Kuczyńska
Ponad 15 lat doświadczenia w sprzedaży, zarządzaniu oraz budowaniu programów rozwojowych. Praktyk biznesu, trener, coach z szerokim doświadczeniem od dużej międzynarodowej korporacji FMCG, administracji publicznej po prowadzenie własnych działalności gospodarczych. Jako praktyk i przedsiębiorca skupia się na wdrażaniu skutecznych narzędzi dających wymierne efekty. Wspiera treningowo i konsultacyjnie firmy od obszarów związanych z kompetencjami menadżerskimi, sprzedażowymi po rozwój kompetencji miękkich. Wspiera przyszłych przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą poprzez praktyczne warsztaty obejmujące kwestie podatkowe, organizacyjne oraz zobowiązań wobec aparatów administracji publicznej.