W trakcie załatwiania spraw firmowych lub prywatnych, wiążących się z wizytą w dowolnym urzędzie, szybko można odnieść wrażenie, że każda komórka funkcjonuje w zupełnej izolacji od pozostałych. Rozwiązanie jednej, pozornie błahej kwestii, wiąże się z daremnymi próbami uzyskania informacji, pomocy, czy też wszelakiego typu zaświadczeń i decyzji od innych jednostek. Brak współpracy poszczególnych działów, oddzielonych czasem tylko ścianą, skutecznie utrudnia obsługę petenta i wydłuża czas jego pobytu w urzędzie. W efekcie mozolna, kilkugodzinna wędrówka po urzędzie męczy, denerwuje i skutecznie zniechęca do powrotu. Niestety, problem ten dotyczy nie tylko oderwanych od rzeczywistości urzędów, ale też wielu firm z sektora prywatnego, a jego skutkiem, podobnie jak w przypadku urzędów, jest skuteczne zniechęcenie klienta bądź partnera biznesowego do dalszych kontaktów.
Bagatelizowany problem
Problem sprawnej i efektywnej współpracy międzywydziałowej w firmach zwykle jest pomijany lub stawiany na ostatnim miejscu w hierarchii priorytetowych kwestii do rozwiązania. Coraz częściej jednak okazuje się, że to właśnie współdziałanie poszczególnych komórek stanowi o sukcesie firmy, a prawidłowa wymiana informacji decyduje o pozytywnym wizerunku firmy na rynku. Słaba komunikacja pomiędzy poszczególnymi wydziałami lub jej zupełny brak, będą zniechęcać pracowników i spowodują bierność ich działania. Wspólny cel dla zespołów i dookreślenie konsekwencji podejmowanych działań dadzą jasny i klarowny obraz kierunku, w jakim powinni zdążać pracownicy. Sytuacja, gdy działy mają rozbieżne lub zupełnie sprzeczne cele, powoduje niezdrową wewnętrzną rywalizację, a także jest zarzewiem dla wszelkich konfliktów.
Przyczyny braku efektywnej współpracy
Zdarzają się firmy, w których współpraca funkcjonuje wyłącznie teoretycznie. Warto się zastanowić nad przyczyną takiego stanu rzeczy. Z reguły zdarza się to wówczas, gdy przedsiębiorstwo jest w fazie szybkiego rozwoju. Brakuje wówczas jasno określonych procedur i wyznaczenia celów – zarówno tych ogólnych, jak i szczegółowych. W konsekwencji poszczególne działy rozpoczynają konkurować i walczyć o uzyskanie możliwie wysokich wyników indywidualnych, przy równoczesnej nieświadomości wzajemnych powiązań i problemów. Problem ten dotyczy również firm, gdzie funkcjonuje kilka działów o podobnym zakresie obowiązków, a przecież sprawna praca przedsiębiorstwa i spójność jego działów to czynniki, pozwalające na urzeczywistnienie strategii firmy oraz wypracowanie ustalonych celów. Powodem może być również brak wyznaczonych zasad komunikacji wewnątrz firmy oraz niedoprecyzowanej stopnia decyzyjności na poszczególnych stanowiskach.
Jak temu zaradzić?
W celu podjęcia działań naprawczych lub doskonalących dotychczasową współpracę międzywydziałową, można skorzystać z zewnętrznych firm specjalizujących się w szkoleniach i warsztatach, a także dodatkowo wprowadzić narzędzia usprawniające komunikację we wszystkich działach przedsiębiorstwa. Dzięki poprawnej współpracy każdego zespołu, przedsiębiorstwo ma możliwość intensywniej się rozwijać, wprowadzać innowacyjne rozwiązania i wyprzedzić konkurencję rynkową. Świadomość potrzeby wykształcenia u pracowników umiejętności współdziałania będzie gwarantem zbudowania mocnej pozycji na rynku. Należy też pamiętać, że dbałość o właściwą współpracę wewnętrzną wpłynie na wizerunek firmy, ponieważ ambasadorami firmy będą jej pracownicy, u których poczucie odpowiedzialności i związanie emocjonalne z zakładem pracy posłuży wykształceniu lojalności wobec pracodawcy.
