Feedback, czyli o tym, jak rozmawiać z pracownikami

Rozmowa z przełożonym to hasło, wokół którego narosło wiele mitów. Pracownicy uważają ją za stresujące doświadczenie i okazję do tego, aby usłyszeć od szefa o popełnianych przez siebie błędach. Z kolei dla managerów jest to często przykry obowiązek. Nic dziwnego, że obie strony starają się unikać takich konfrontacji. Trudno jednak mówić o efektywnej współpracy bez dobrej komunikacji. Feedback, czyli informacja zwrotna, powinna być konstruktywną wymianą informacji. Dowiedz się, jak rozmawiać z pracownikami nawet o bardzo trudnych tematach, tak, aby takie spotkanie było satysfakcjonujące i pozwalało na poprawę współpracy.

Feedback jako podstawa zarządzania zespołem

Mimo tego, że rynek pracy mocno się zmienia, to jednak w wielu kwestiach nadal przedsiębiorcy polegają na sprawdzonych rozwiązaniach. Start-upy lub niewielkie biznesy mogą sobie pozwolić na wdrażanie takich nowości jak turkusowe zarządzanie. Jednak w dużych organizacjach wprowadzenie innowacyjnych modeli jest dużo trudniejsze i wymaga więcej czasu. 

Klasyczne zarządzanie zespołem pracowników opiera się na ściśle określonej hierarchii. Dlatego naturalną rolą przełożonych jest wspieranie zespołu i nadawanie kierunku podejmowanym działaniom. Feedback jest zatem jednym z elementów komunikacji. Ma on znaczenie zarówno z punktu widzenia utrzymania wysokiej motywacji, jak i minimalizowania potencjalnych błędów. Pracownik upewnia się, że dobrze wykonuje obowiązki, a z kolei firma zyskuje lepszą kontrolę nad funkcjonowaniem poszczególnych procesów. Korzyści są zatem obopólne.

Z tego powodu warto pracować nad komunikacją w organizacji. Ten obszar jest równie ważnym punktem w rozwoju biznesu, jak inwestycja w nowe technologie czy wdrażanie zaawansowanego oprogramowania.

Rozmowa czy pisemna notatka? Jak przekazywać informacje?

Część managerów zakłada, że feedback dla pracownika powinien wiązać się z dłuższą rozmową. Rzeczywiście tzw. rozmowy ewaluacyjne, czyli podsumowanie jakiegoś okresu to spotkania, na które warto poświęcić więcej czasu. Można wtedy dokładniej przyjrzeć się wszystkim wykonywanym przez pracownika zadaniom, a także wskazać kierunki rozwoju. To doskonała okazja do tego, aby stworzyć matrycę kompetencji, która wskaże mocne strony oraz obszary, nad którymi warto popracować.

Poza takimi podsumowującymi spotkaniami warto też wprowadzić codzienne, krótkie rozmowy. Mogą one dotyczyć poprzedniego dnia lub wyznaczać zadania na najbliższe godziny. To doskonała okazja do tego, aby omówić bieżące sprawy. Często ok. 15 minut wystarczy, żeby porozumieć się w najważniejszych kwestiach. Firmy, które stosują to rozwiązanie, doceniają fakt, że każdy z pracowników na bieżąco otrzymuje wsparcie i zdecydowanie lepiej wykonuje swoją pracę.

Czy warto stosować pisemne formy informacji zwrotnej? Są one dużo bardziej angażujące niż bieżące spotkania, można więc wykorzystać je w przypadku większych projektów czy też tzw. podsumowań rocznych. Tak samo, jak w przypadku rozmów, także tego typu notatki powinny zawierać zarówno informację o tym, co warto kontynuować, jak i tym, co wymaga poprawy.

Pamiętaj, że pisemna informacja zwrotna nie jest równoznaczna z upomnieniem. Ma zupełnie inny cel, dlatego tak ważne jest, aby miała charakter motywacyjny.

O czym powinien pamiętać manager, przekazując feedback?

Jako kierownik lub lider zespołu pamiętaj o tym, że przekazywana przez Ciebie informacja zwrotna powinna opierać się na konkretnych danych. Pracownicy często negują przekazywane im wiadomości, jeśli nie idą za nimi fakty. Dlatego, jeśli planujesz rozmawiać o takich kwestiach jak wydajność czy osiągane wyniki, powołaj się na zebrane informacje. 

Kolejna zasada udzielania konstruktywnego feedbacku to dbałość o to, aby takie spotkanie nie miało wydźwięku personalnej oceny. Dlatego warto rozmawiać o konkretach i odwołać się do przykładowych sytuacji. Pracownik powinien czuć, że jako przełożony chcesz udzielić mu wsparcia. Jeśli jest taka potrzeba, przygotuj różne propozycje rozwojowe takie jak doszkolenie czy okresowa praca pod okiem kogoś bardziej doświadczonego. 

Oczywiście zawsze należy poruszyć pozytywne strony. Takie podejście pokazuje, że firma docenia każde zaangażowanie i przejawy inicjatywy. Pochwały mają często równie motywujący charakter, jak nagrody i premie. Dla wielu pracowników to wyraźny sygnał, że warto się starać.

Naturalnym elementem zarządzania zespołem pracowników jest też rozmowa o trudnych kwestiach. Mogą one dotyczyć zarówno indywidualnych sytuacji związanych z wykonywaniem obowiązków, jak i różnego typu zmian, czekających całą organizację. Podobnie jak w przypadku każdego feedbacku warto, żebyś przygotował sobie listę argumentów odwołujących się do faktów i danych. Pomyśl też z wyprzedzeniem o tym, z jakimi obiekcjami możesz się spotkać. Taka analiza pomoże Ci w przeprowadzeniu trudnej rozmowy bez zbędnych emocji i z konstruktywnym jej zakończeniem.

Pozytywne strony informacji zwrotnej

Czy feedback może być spotkaniem, z którego czerpią korzyści obie strony? Tak! Informacja zwrotna jest jednym z filarów skutecznej komunikacji. To dzięki niej możesz na bieżąco pokonywać pojawiające się trudności czy modyfikować cele. Tym samym zyskujesz pewność, że firma rozwija się we właściwym kierunku. 

Z kolei pracownik dzięki takiej rozmowie ma poczucie, że przyczyna się do sukcesu całej organizacji. Widzi, że przełożony docenia jego wkład i inicjatywę. Na bieżąco może też korygować to, w jaki sposób działa. Feedback pozwala uniknąć wielu błędów, bo dzięki niemu nie odkłada się rozwiązywania trudnych sytuacji na przyszłość.

Chcesz nauczyć się przeprowadzania konstruktywnych rozmów z pracownikami, nawet jeśli dotyczą one trudnych kwestii? Wybierz jedno z naszych szkoleń realizowanych w ramach Akademii Menadżera. To najlepszy sposób, aby rozwijać swoje kompetencje i lepiej realizować codzienne zadania, jakie stoją przed liderem zespołu.