Jak przygotować dobre prezentacje biznesowe? 6 kluczowych elementów.
Prezentacje biznesowe stanowią nieodłączny element pracy z zespołem w ramach organizacji, prowadzenia negocjacji i rozmów z potencjalnymi lub obecnymi klientami, jak również branżowych szkoleń, seminariów i konferencji. Jeśli zależy Ci na tym, by Twoja prezentacja wyróżniała się na tle przedmówców lub po prostu została uznana za profesjonalną i ciekawą, mamy dla Ciebie kilka zasad. Dzięki ich wdrożeniu, Twoje prezentacje biznesowe z pewnością zapadną w pamięć i osiągną zamierzony efekt!
Przygotowanie dobrej prezentacji z całą pewnością wymaga pewnych nakładów pracy. Przed każdym wystąpieniem publicznym warto przygotować sobie „ściągę” w postaci najważniejszych wątków i zagadnień. Nawet jeśli zaskoczy Cię trema, będzie Ci łatwiej kontynuować, przechodząc od punktu do punktu, zgodnie z wyznaczonym planem. Oto 6 kluczowych zagadnień, które pomogą Ci stworzyć świetną prezentację.
-
Pokaż swój profesjonalizm!
Kiedy wchodzisz na salę konferencyjną, wzrok wszystkich zgromadzonych skupiony jest właśnie na Tobie. Ważne jest to, jakie będzie pierwsze wrażenie. Na ogół, Twój ubiór powinien być minimalistyczny i formalny. Zarówno w przypadku mężczyzn, jak i kobiet najlepszym rozwiązaniem jest garnitur. Oczywiście, jeśli sytuacja tego nie wymaga, możesz wybrać mniej formalny ubiór w stylu smart-casual. Co ważne – to nie tylko kwestia odbioru przez publiczność, ale przede wszystkim – Twojej pewności siebie. Ma to kluczowe znaczenie dla osób, które odczuwają lekką tremę przed wystąpieniami publicznymi.
-
Zadbaj o merytorykę, a jednocześnie – dynamikę wypowiedzi
Kolejną ważną kwestią jest przygotowanie merytoryczne. W czasie prezentacji biznesowych nie ma miejsca na przysłowiowe „lanie wody”. Bez względu na tematykę, przekazuj swoim słuchaczom skondensowaną wiedzę, która zawsze jest poparta faktami. Każde zdanie w Twojej przemowie powinno być dobrze przemyślane, a jeśli to możliwe — chwytliwe i krótkie. W ten sposób prezentacja stanie się dynamiczna i „żywa”, a Twoi odbiorcy nie będą mieli czasu na nudę. Nie zawsze merytoryczna prezentacja jest ciekawa i nie zawsze ciekawa prezentacja jest merytoryczna. Pamiętaj o tym!
-
Dobierz odpowiedni ton głosu i szybkość mówienia
Aby prezentacja zainteresowała publiczność, nawet jeśli jej tematyka nie należy do łatwych, postaraj się dobrać odpowiednią tonację głosu. Najważniejsze fragmenty mów nieco innym tonem, by dodatkowo podkreślić ich istotę i lekko „pobudzić” słuchaczy. Kolejną ważną kwestią jest szybkość mówienia. Słowa powinny być wypowiadane głośno i wyraźne, a jednocześnie w odpowiednim tempie. Zbyt wolne mówienie może sprawić, że słuchacze zaczną „przysypiać”, natomiast „strzelanie zdaniami jak z karabinu” sprawi, że niewiele będzie można z takiego wykładu zapamiętać.
-
Prowadź dialog z publicznością – aktywne prezentacje biznesowe
Skutecznym sposobem na zaangażowanie odbiorców tematyką prezentacji jest zadawanie pytań. Nie zawsze muszą to być pytania retoryczne. Czasami warto pozwolić swoim słuchaczom na swobodną wypowiedź. Po usłyszeniu kilku odpowiedzi od publiczności możesz wygłosić własną teorię na dany temat. Dzięki zastosowaniu tej techniki lepiej dotrzesz do świadomości odbiorców, a przy okazji – prezentacja będzie odebrana jako żywsza i bardziej ciekawa.
-
Zaprzyjaźnij się z multimediami
Projektor oraz najlepsza prezentacja w Power Poincie nigdy nie będą w stanie zastąpić Twojego zaangażowania w czasie wystąpienia. Prezentacje multimedialne mają jednak tą zaletę, że angażują dodatkowe zmysły odbiorców, co działa na Twoją korzyść. Prezentacja biznesowa w nieco bardziej złożonej formie jest po prostu ciekawsza. Warto zatem zwrócić uwagę na poniższe punkty:
- ilość tekstu — na kolejnych slajdach umieszcza się głównie sentencje słów mówionych. To bardzo ważne, by słuchacze mogli zobaczyć, a nie tylko usłyszeć to, co najważniejsze. Zamiast ściany tekstu postaw na duży druk i chwytliwe hasła,
- grafika — pod postacią grafiki przekaż esencję przemówienia. Wybierz proste diagramy z drukiem o odpowiedniej wielkości. Bez obaw możesz wykorzystywać wykresy, zdjęcia, a nawet krótkie filmiki. Wszystko, co angażuje uwagę odbiorców działa dla Ciebie „na plus”.
-
Zoptymalizuj czas trwania prezentacji
Wprawdzie nie ma żadnych wytycznych i badań, które jednoznacznie stwierdzają, jak długa powinna być prezentacja biznesowa. Aby spróbować to ocenić, przetestuj przygotowaną mowę na bliskich osobach i poproś o obiektywną opinię. Pamiętaj, że zbyt długi czas prezentacji nie jest Twoim sprzymierzeńcem. Z drugiej strony, jeśli jest to ściśle merytoryczny wykład, żądni wiedzy słuchacze będą oczekiwać konkretnych informacji, danych i porad. Jeszcze inną kwestią jest typ prezentacji. W przypadku zewnętrznej konferencji, jej organizator może narzucić czas prezentacji. Jeśli jest to szkolenie wewnętrzne – zdaj się na swoją intuicję i znajomość oczekiwań słuchaczy.
Wspomniane wyżej elementy prezentacji to jedynie zalążek całego zagadnienia, a każdy ze wspomnianych punktów można rozłożyć na czynniki pierwsze. Warto jednak przemyśleć zaproponowane usprawnienia i w miarę możliwości – wdrażać je w życie. Ostatecznie, zawsze dobrym rozwiązaniem będzie trzymanie się znanej od lat zasady Keep It Simple Stupid (KISS), czyli „Nie komplikuj, głuptasie”. Merytoryczne przygotowanie oraz prostota i jasność przekazu, zawsze lepiej trafią do odbiorców niż efektownie brzmiące hasełka czy niewiele znaczące „ozdobniki”.
