Przeprowadzenie negocjacji zakończonych sukcesem wiąże się z poznaniem struktury całego procesu. W każdej negocjacji można wyróżnić cztery zasadnicze etapy: przygotowanie, dyskusję, propozycję i transakcję. Każdy z nich posiada określone znaczenie i jest równie ważny. Poznanie i zrozumienie wszystkich wymienionych etapów zagwarantuje dobre podstawy do prowadzenia negocjacji i pozwoli nimi odpowiednio pokierować.
Po co w ogóle się przygotowywać?
Pierwszy etap negocjacji stanowią przygotowania. Osoba prowadząca negocjacje, podchodząca do rozmów bez stosownego przygotowania, przyjmie najpewniej postawę defensywną. Zamiast kierować negocjacjami, będzie jedynie odpierać ataki strony przeciwnej. Dodatkowo, strona, która dostrzeże brak przygotowania przeciwnika, automatycznie poczuje się silniejsza, pewniejsza, co wzmocni przeświadczenie o zasadności własnych żądań. Z tego względu, w okresie przygotowania do negocjacji, osoba odpowiadająca ich prowadzenie, nie powinna upierać się przy obronie swojej pozycji, ani też przybierać agresywnej postawy wobec adwersarza. Kluczowe jest solidne przeanalizowanie własnych słabych i mocnych stron oraz argumentów przeciwnika – tylko wtedy możemy je skutecznie odeprzeć.
Zdefiniuj własne oczekiwania
Negocjacje prowadzi się z założonym odgórnie celami i określonymi rezultatami. Etap przygotowania to czas, gdy należy zdecydować lub ponownie określić jaki wynik mają mieć prowadzone negocjacje. Jednak warto pamiętać, że zaplanowane rezultaty mogą, w trakcie rozmów, ulec zmianie. Druga strona będzie starała się wpłynąć w mniejszym lub większym stopniu na ostateczny wynik. Oznacza to pewną modyfikację początkowo założonych rezultatów. Dodatkowo w przypadku rozpoczęcia negocjacji, gdzie wcześniej osiągnięto pewien poziom porozumienia ze stroną, przyjęte dotąd ustalenia mogą zostać pominięte lub ulec zmianie. Dlatego tak konieczne jest stałe rewidowanie własnego stanowiska.
Uwzględnij wzajemne cele
Prowadząc negocjacje należy mieć na względzie nie tylko własne zamierzenia. Ważne są również oczekiwania przeciwników. Niestety, dostrzeżenie priorytetów wśród założeń drugiej strony może być dosyć trudne – nie zawsze jesteśmy w stanie skutecznie odczytać motywacje adwersarza. W interesie przeciwnika leży ukrycie własnych założeń oraz przekonanie o zasadności własnych celów. Należy pamiętać, że oczekiwanie drugiej strony są na tyle ważne, na ile mogą wpłynąć na realizację naszych własnych założeń. Negocjacje umożliwiają uzyskanie założonych rezultatów na warunkach drugiej strony lub ustalenie wspólnych warunków, dzięki którym każda ze stron osiągnie część założonych rezultatów (kompromis).
Dzięki stosownemu przygotowaniu do prowadzenia negocjacji możliwe jest wykreowanie całego procesu z sukcesem. Odpowiednio wyedukowany negocjator prawidłowo zdefiniuje własne oczekiwania oraz uwzględni wzajemne cele, co jest kluczowe w początkowym etapie negocjacji. Dobre przygotowanie merytoryczne zapewni mocne podstawy do zaplanowania i odbycia kolejnych etapów negocjacji.
