Jak realizować duże zadania? Technika Pomodo.

Praca nad dużym i skomplikowanym zadaniem już na samym początku stawia wysoko poprzeczkę. Bardzo często zdarza się tak, że wielkość danego zadania nas po prostu przytłacza. Wówczas łatwo jest wpaść w kółko odkładania zadania na później (prokrastynacji), co kończy się zazwyczaj po prostu fatalnie. Na szczęście istnieje kilka sprawdzonych metod na to, aby pracować efektywnie i skutecznie. Nawet nad tymi dużymi zadaniami, które na samym początku wydają się po prostu nie do udźwignięcia. W niniejszym tekście przedstawimy kilka sposobów na to, aby podołać nawet największym zadaniom. Będzie to np. skuteczna i popularna technika Pomodoro. Zapraszamy do przeczytania.

Prokrastynacja — skąd to się bierze?

Odkładanie zadań na później, czyli prokrastynacja jest powszechnie znaną przypadłością, która dopada ludzi na praktycznie wszystkich stanowiskach. Przyczyn takiego stanu rzeczy można szukać w wielu różnych źródłach. Jednakże z socjologicznego i ewolucyjnego punktu widzenia, jest to po prostu zjawisko naturalne. Ludzki mózg funkcjonuje w taki sposób, aby oszczędzać energię wtedy, kiedy tylko jest to możliwe. Duże zadania często zabijają naszą motywację, z powodu tego, że są… po prostu duże. Nasz mózg wówczas podpowiada nam, że skoro to zadanie jest tak duże, to lepiej będzie zacząć wysiłek trochę później, bo i tak nie uda się tego skończyć za jednym podejściem.

Prokrastynacja jest w stanie skutecznie paraliżować wykonywanie zadań, dlatego tak istotne jest, aby przeciwstawiać się naszej naturze odkładania zadań na później. Katastroficzne efekty prokrastynacji widoczne są najczęściej w przypadku dużych zadań, ze sztywnym deadlinem. Warto podkreślić, że ostatnie dwa lata pracy zdalnej, uświadomiły wielu pracownikom, jak istotne jest odpowiednie zarządzanie własnym czasem.

Pomodoro, czyli technika, która ułatwi Ci realizowanie każdego zadania

Nazwa tej skutecznej techniki została wymyślona przez Włocha Francesco Cirillo w latach 80. XX wieku i pochodzi od minutnika w kształcie pomidora. Głównym zamysłem tej techniki jest podzielenie czasu pracy na 25-minutowe interwały (nazywane Pomodori), które odmierzane są za pomocą jakiegoś urządzenia. Może być to tradycyjny kuchenny minutnik (taki, jakiego używał sam Francesco), albo cokolwiek innego, co pozwoli nam na dokładne odmierzenie 25 minut — zegarek, smartfon, tablet, budzik.

Po jednym bloku interwałowym następuje 5 minut przerwy. Ważne jest, aby czas ten spędzić aktywnie i faktycznie oderwać się od wykonywania zadania. Może być to kilka ćwiczeń fizycznych, napicie się wody, spojrzenie za okno (aby odpoczęły oczy), czy posłuchanie ulubionej piosenki. Istotne jest także, aby w czasie tej 5 minutowej przerwy nie przeglądać social mediów i nie surfować po sieci. Dzięki temu poziom naszego skupienia i uwagi nadal pozostanie na wysokim poziomie.

Ile interwałów czasowych należy wykonywać podczas jednego podejściach?

W trakcie jednego cyklu wykonujemy 4 interwały czasowe po 25 minut, z 5-minutowymi przerwami na odpoczynek. Po jednym zakończonym cyklu następuje 15-30 minutowa przerwa, podczas której możemy dowolnie odpocząć i np. zjeść posiłek. Kiedy duża przerwa dobiega końca, znów wracamy do cyklu 4 interwałów pomodori.

Warto podkreślić, że takie narzucenie sobie tempa pracy, bardzo skutecznie przeciwdziała prokrastynacji, ponieważ pracę odmierza nam czas. Oczywiście skuteczność techniki pomodoro w zdecydowanej mierze zależy od samozaparcia i samodyscypliny. Nikt bowiem nie może nas zmusić do skupienia i metodycznego odhaczania wyznaczonych zadań.

Jak przygotować się do techniki pomodoro?

Bardzo istotnym elementem całego systemu pomodoro jest wcześniejsze przygotowanie się do wykonywania zadania. Wypisanie sobie konkretnych celów na konkretne cykle pozwoli pracować efektywnie i praktycznie całkowicie zniwelować tak zwane przepalanie czasu, które ze względu na dzisiejszy natłok informacji i bodźców, jest bardzo powszechne.

Przystąpienie do wykonywania zadania zgodnie z techniką pomodoro pozwala na skuteczne realizowanie nawet dużych i skomplikowanych zadań. W tym miejscu warto wspomnieć o metodzie „małych kroków”, która rozkłada nawet bardzo złożone zadanie na czynniki pierwsze. Każda, nawet najdłuższa podróż rozpoczyna się od pojedynczego kroku, dlatego dokładnie tak samo jest z realizacją dużych zadań i projektów. Rozłożenie zadania na czynniki pierwsze pozwala na zmniejszenie jego monumentalności, przez co znacznie łatwiej jest się zabrać za pracę. Metoda małych kroków w połączeniu z techniką pomodoro jest więc najlepszym sposobem na to, aby wyeliminować ze swoich codziennych nawyków prokrastynację.

Dlaczego warto używać techniki pomodoro?

Technika pomodoro, jak i pozostałe techniki organizacji czasu mają jedno, podstawowe i najważniejsze zadanie. Tym zadaniem jest zmniejszenie ilości marnowanych minut i sprawienie, aby praca była bardziej efektywna i skuteczna. Warto podkreślić, że efekty techniki pomodoro widoczne są dosłownie po zaledwie kilku cyklach. Wyraźnie wyznaczenie sobie czasu pracy i sumienne tego przestrzeganie pozwala na lepszą organizację pracy i ułatwia wykonywanie nawet dużych i złożonych zadań. Ludzki mózg lubi złożone, schematyczne, logiczne i jednostajne działanie, dlatego wszelkie rutyny tak bardzo dobrze wpływają na nasze samopoczucie. Metoda pomodoro jest niczym innym, jak właśnie rutyną pracy, którą narzucamy tak naprawdę sami sobie.

Podsumowanie

Umiejętna organizacja czasu jest fundamentem efektywnej i owocnej pracy. Dlatego też tak ważne jest, aby czas pracy był podzielony na konkretne segmenty lub interwały, które przewidują czas maksymalnej koncentracji, ale także i odpoczynek. Prostota techniki pomodoro sprawia, że każdy z nas jest w stanie wprowadzić jej zasady w życie bardzo szybko. Zadaniowe podejście jest więc kluczem do sprawnego wykonywania nawet dużych i skomplikowanych zadań.

Warto zapamiętać, że ogrom pracy zawsze przeraża nas tylko wtedy, kiedy cały czas odkładamy ją na później. Dlatego też metoda małych kroków i technika pomodoro są jednymi z najbardziej skutecznych sposobów na prokrastynację, która w mniejszym lub większym stopniu dotyczy przecież każdego z nas.