Jak rozpoznać potrzeby szkoleniowe swoich pracowników?

Masz znaleźć szkolenie dla zespołu, ale otrzymujesz jedynie informację: „potrzebujemy czegoś z komunikacji”, „pracownicy powinni być bardziej samodzielni” albo „wyniki sprzedaży są za niskie”?

To częsta sytuacja w pracy działów HR. Zgłoszony temat nie zawsze jest jednak rzeczywistą potrzebą szkoleniową. Problemy, które na pierwszy rzut oka uzasadniają organizację szkolenia z komunikacji, mogą w rzeczywistości wynikać z niejasnego podziału odpowiedzialności. Brak samodzielności może natomiast mieć związek z tym, że każda decyzja wymaga zgody przełożonego.

Zanim zaczniesz przeglądać programy i zbierać oferty, warto ustalić, co dokładnie powinno zmienić się w pracy uczestników i co obecnie utrudnia im osiągnięcie oczekiwanego rezultatu.

Czym są potrzeby szkoleniowe pracowników?

Potrzeba szkoleniowa pojawia się wtedy, gdy pracownikowi brakuje wiedzy, umiejętności lub określonego sposobu działania potrzebnego do prawidłowego wykonywania zadań.

Może dotyczyć na przykład:

• zarządzania zespołem;
• prowadzenia rozmów z klientami;
• sprzedaży i negocjacji;
• udzielania informacji zwrotnej;
• obsługi programu lub narzędzia;
• organizacji pracy i ustalania priorytetów.

Jeżeli potrzeby dotyczą rekrutacji, wdrażania pracowników, rozwoju kompetencji lub innych procesów personalnych, warto również zapoznać się z ofertą szkoleń HR dla firm.

Samo stwierdzenie, że zespół powinien „lepiej się komunikować” lub „efektywniej pracować”, nie wystarczy do przygotowania dobrego programu. Takie cele są zbyt szerokie i każda osoba może rozumieć je inaczej.

Najważniejsze pytanie brzmi: co uczestnik powinien robić inaczej po zakończeniu szkolenia?

Zamiast celu „poprawa komunikacji” można wskazać, że menedżer ma samodzielnie prowadzić rozmowę korygującą według ustalonego schematu.

Zamiast „lepszego zarządzania czasem” – że pracownik ma prawidłowo ustalać priorytety i odpowiednio wcześnie zgłaszać ryzyko opóźnienia.

Takie podejście jest zgodne z dobrymi praktykami opisanymi przez CIPD w materiale dotyczącym analizy potrzeb rozwojowych. Punktem wyjścia powinno być ustalenie różnicy pomiędzy obecnym sposobem pracy a wynikiem lub zachowaniem, którego potrzebuje organizacja.

Czy to na pewno problem, który rozwiąże szkolenie?

Nie każdy problem z wynikami lub zachowaniem pracowników wynika z braku kompetencji. Czasami jego przyczyną są niejasne zasady, niewłaściwie zaprojektowany proces, brak odpowiednich narzędzi albo sposób zarządzania.

Poniższa tabela pomaga wstępnie ocenić, czy szkolenie będzie właściwym rozwiązaniem.

Jak rozpoznać potrzeby szkoleniowe w 5 krokach?

1. Określ problem i cel firmy

Zacznij od ustalenia, dlaczego organizacja rozważa szkolenie właśnie teraz. Powodem może być zmiana procesu, wdrożenie narzędzia, spadek wyników albo przygotowanie pracowników do nowych ról.

Zamiast ogólnego celu „poprawa współpracy” określ konkretną zmianę, na przykład:

• skrócenie czasu przekazywania spraw pomiędzy działami;
• ograniczenie liczby błędów;
• zwiększenie samodzielności menedżerów;
• zmniejszenie liczby spraw wymagających interwencji przełożonego.

Dobry cel opisuje zmianę ważną dla organizacji, a nie tylko temat spotkania.

2. Opisz oczekiwane zachowanie

Określ, co uczestnik powinien potrafić zrobić po szkoleniu. Zachowanie powinno być możliwe do zaobserwowania w codziennej pracy.

Przykładowo uczestnik:

• samodzielnie prowadzi rozmowę z trudnym klientem, wykorzystując rozwiązania rozwijane podczas szkolenia z obsługi trudnego klienta;
• udziela informacji zwrotnej według ustalonego schematu;
• rozpoznaje potrzeby klienta przed przedstawieniem oferty;
• deleguje zadanie wraz z terminem i kryteriami wykonania.

Takie informacje są znacznie bardziej przydatne niż ogólna prośba o szkolenie z komunikacji, sprzedaży lub zarządzania.

3. Zbierz informacje z kilku źródeł

Sama perspektywa osoby zamawiającej szkolenie może nie dawać pełnego obrazu sytuacji. Warto porównać informacje otrzymane od działu HR, bezpośrednich przełożonych oraz przyszłych uczestników.

Możesz wykorzystać:

• krótkie rozmowy z menedżerami i pracownikami;
• ankietę potrzeb szkoleniowych;
• analizę reklamacji, błędów lub wyników;
• ocenę okresową;
• przykłady rzeczywistych sytuacji z pracy;
• krótkie zadanie praktyczne.

Przy mniejszym projekcie nie trzeba prowadzić rozbudowanego badania. Często wystarczy dobrze przeprowadzona rozmowa, kilka konkretnych przykładów i jasne określenie oczekiwań.

4. Oddziel objaw od rzeczywistej przyczyny

Jeżeli pracownicy nie wykonują zadania zgodnie z oczekiwaniami, sprawdź, czy faktycznie nie wiedzą, jak należy je wykonać.

Pomocne będą pytania:

• Czy pracownicy znają obowiązujący standard?
• Czy mają odpowiednie narzędzia i dostęp do informacji?
• Czy zakres ich odpowiedzialności jest jasny?
• Czy przełożeni przekazują spójne oczekiwania?
• Czy mogą stosować nowe umiejętności w praktyce?

Może się okazać, że szkolenie jest potrzebne, ale powinno zostać połączone ze zmianą procedury, doprecyzowaniem zasad albo wsparciem ze strony menedżerów.

5. Przygotuj krótki brief szkoleniowy

Dobry brief nie musi być długim dokumentem. Powinien jednak zawierać najważniejsze informacje o grupie i oczekiwanej zmianie.

Warto uwzględnić:

• liczbę uczestników i zajmowane stanowiska;
• poziom doświadczenia grupy;
• najczęstsze trudności występujące w pracy;
• oczekiwane efekty szkolenia;
• rzeczywiste sytuacje, które warto przećwiczyć;
• preferowaną formę i termin realizacji.

Nie musisz przygotowywać gotowego programu przed wysłaniem zapytania o szkolenie.

W Warto Szkolić podczas przygotowywania propozycji pytamy o cele organizacji, uczestników, ich dotychczasowe doświadczenia oraz sytuacje, z którymi spotykają się w codziennej pracy. Na tej podstawie dopasowujemy zakres, poziom zaawansowania i metody pracy do konkretnej grupy.

Jeżeli za rozpoznawanie potrzeb odpowiada kilka osób w dziale HR, warto ujednolicić sposób prowadzenia rozmów, analizowania informacji i określania celów rozwojowych. W tym zadaniu szczególnie przydają się komunikacja, sumienność, myślenie analityczne oraz znajomość realiów organizacji. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Top 7: najważniejsze kompetencje pracownika HR.

Umiejętności związane bezpośrednio z prowadzeniem diagnozy można natomiast rozwinąć podczas szkolenia z badania potrzeb szkoleniowych w organizacji.

Jakie pytania zadać pracownikom?

Pytanie „Z jakiego szkolenia chcesz skorzystać?” często prowadzi do wskazania popularnego tematu, ale nie zawsze pozwala rozpoznać rzeczywistą trudność.

Warto zapytać:

• Które zadania sprawiają Ci obecnie największą trudność?
• W jakich sytuacjach najczęściej potrzebujesz pomocy?
• Przy jakich zadaniach pojawiają się błędy?
• Co ostatnio zmieniło się w Twojej pracy?
• Co utrudnia Ci stosowanie wiedzy, którą już posiadasz?
• Po czym poznasz, że szkolenie było przydatne?

Jakie pytania zadać menedżerom?

Perspektywa przełożonego pomaga powiązać potrzeby uczestników z oczekiwaniami organizacji.

Warto zapytać:

• Jakie zachowanie pracowników powinno się zmienić?
• W jakich sytuacjach problem występuje najczęściej?
• Czy trudność dotyczy całego zespołu?
• Jakie działania były już podejmowane?
• Po czym poznasz, że szkolenie przyniosło efekt?
• Jakie rzeczywiste przypadki warto wykorzystać podczas szkolenia?

Najczęstsze błędy podczas wybierania szkolenia

Wybór tematu wyłącznie na podstawie ankiety

Ankieta pozwala szybko zebrać odpowiedzi od większej grupy, ale pracownicy nie zawsze potrafią samodzielnie wskazać źródło problemu. Wyniki warto zestawić z informacjami od menedżerów i przykładami z codziennej pracy.

Łączenie osób o zupełnie różnych potrzebach

Osoby pracujące na podobnych stanowiskach mogą mieć różne doświadczenie i poziom zaawansowania. Zbyt zróżnicowana grupa utrudnia dopasowanie ćwiczeń i tempa szkolenia.

Umieszczanie zbyt wielu tematów w jednym programie

Rozbudowany program może wyglądać atrakcyjnie, ale często pozostawia zbyt mało czasu na ćwiczenia. Lepiej skoncentrować się na kilku najważniejszych umiejętnościach.

Brak planu wykorzystania nowych umiejętności

Uczestnicy powinni wiedzieć, gdzie i kiedy zastosują wiedzę zdobytą podczas szkolenia. Pomocne mogą być zadania wdrożeniowe, spotkanie z przełożonym, materiały przypominające lub sesja follow-up.

Ocena efektów wyłącznie na podstawie zadowolenia uczestników

Pozytywna ankieta jest cenną informacją, ale nie pokazuje jeszcze, czy pracownicy wykorzystują nowe umiejętności. Warto wcześniej ustalić zachowanie lub wskaźnik, który będzie można sprawdzić po szkoleniu.

Przeczytaj również: Jeżeli odpowiadasz za planowanie rozwoju zespołu HR, sprawdź, jakie szkolenia dla działu HR wspierają rozwój pracowników i organizacji.

Najczęściej zadawane pytania

Podsumowanie

Trafnie dobrane szkolenie zaczyna się od określenia zmiany, której potrzebuje zespół, a nie od wyboru tematu z katalogu. Warto ustalić, co pracownicy powinni robić inaczej, poznać perspektywę uczestników i menedżerów oraz sprawdzić, czy przyczyną problemu rzeczywiście jest brak kompetencji.

Nie musisz samodzielnie przygotowywać szczegółowej diagnozy ani gotowego programu. W ramach przygotowania propozycji pytamy o cele organizacji, uczestników i sytuacje występujące w ich codziennej pracy. Na tej podstawie dopasowujemy zakres szkolenia dla firmy do konkretnego zespołu.

Planujesz szkolenie dla swojego zespołu?

Opisz krótko uczestników, wyzwanie oraz zmianę, którą chcesz osiągnąć. Pomożemy dobrać odpowiedni zakres i formę szkolenia.

Opowiedz nam o potrzebach zespołu →