Jak wprowadzić zmiany w procesach?

Procesy należy doskonalić przez cały czas. Można to potraktować jako proces doskonalenia procesów. Jednak jak wszystkie działania usprawniające wykonuje się zazwyczaj na ścieżce projektowej. Najlepiej jest łączyć ze sobą obie te metody. To znaczy zarządzanie wprowadzaniem zmian jako projekt, ale traktowany równocześnie jako proces. Projekt zazwyczaj kojarzy się z działaniami szczególnymi, wyodrębnionymi, ograniczonymi czasowo z przydzielonym zespołem. W modyfikacji procesów mamy do czynienia z sytuacją, w której ludzie muszą pracować w trybie ciągłym nad na co dzień zleconymi zadaniami. Przy okazji modyfikować działania i doskonalić proces.

Problemy ze zmianami w procesach

Tutaj pojawia się pewien konflikt. Zazwyczaj osoby zaangażowane bezpośrednio w procesy, a nawet menedżerowie uważają, że jest to coś dodatkowego. Zapominają o tym dodatku, który jest związany ze słowem ,,doskonalenie”. To znaczy ,,ciągłe, nieustanne doskonalenie”. Nigdy nie przestajemy się zmieniać, ulepszać. Nie jest tak, że coś robimy tylko przez czas szkolenia, a później o tym zapominamy. Najważniejsze jest to, żeby przyzwyczaić się do wprowadzenia ciągłej zmiany. Żeby ten proces był uporządkowany, to konieczne jest znalezienie odpowiednich metod. Klasyczne sposoby zmiany w procesach wymagają:

• Określenia budżetu;
• Przydzielenia zespołu;
• Wyznaczenia zakresu.
• Skonkretyzowanie celu.

Pozostałe metody

Mamy też inne metody, które są mniej sformalizowane i szybsze. Tutaj też musi być zachowany pewien porządek i hierarchia. Najważniejsze jest określenie celu, zakresu projektu, wyznaczenie budżetu oraz zespołu.

Te metody odnoszą się do osób pracujących na produkcji, w usługach, podejmujących działania administracyjne.

Jak pogodzić te sposoby?

Możemy to zrobić na ścieżce projektowej, która jest zbliżona do procesu. To znaczy, że ma charakter ciągły, nie przeszkadza ludziom w pracy. Daje wartość dodaną w postaci zmian, które te działania powinny usprawniać. Oczywiście każda zmiana od czegoś się zaczyna. Ten początek jest trudny. Wymaga pewnego dodatkowego wysiłku, ale przy tym podejściu, jest on niewielki. Zmiany wprowadzamy małymi krokami w cyklu Deminga. ZAPLANUJ, WYKONAJ, ZBADAJ, ZASTOSUJ.

Ten proces można wdrażać w cyklu tygodniowym lub dwutygodniowym. Mamy pewne zadania do wykonania w ograniczonym zakresie i czasie. Następnie je sprawdzamy. Decydujemy, czy wymagają korekty. Jeżeli nie, to je standaryzujemy. Tak mniej więcej wygląda praca w krótkich cyklach, niezakłócająca bieżącej pracy.

Jak zaplanować zmiany w procesach?

Zmiana dotyczy tych czynności lub operacji, które pracownicy wykonują na co dzień. To nie jest dodatkowa czynność, czy praca, tylko to samo, ale wykonane w bardziej uporządkowany sposób. Ułatwia to pracownikom działanie. Musimy jeszcze wspomnieć o kolejnym elemencie tej metodyki – zwanym mini eksperyment. To jest pewna modyfikacja. Pozwala ona na posiadanie pełnej kontroli nad wprowadzanymi zmianami. Planujemy sobie jakąś zmianę, określamy jej cel i zakres. Wykonujemy te działania na przykład w okresie jednego cyklu, czyli tygodnia lub dwóch. Na podstawie wcześniej określonych kryteriów sprawdzamy, czy zmiana przyniosła spodziewany rezultat, czy nie. Jeżeli nie, to szukamy przyczyny i zmieniamy podejście. Jeżeli tak, to wprowadzamy ją na stałe. Tak małymi krokami nie zakłócając pracy bieżącej, możemy wdrażać zmiany, które usprawnią pracę.

Jak rozplanować czas?

Wszystkie działania, które pracownicy wykonują w firmie i naprawdę dodają wartości, to jest od 5 do 15 procent. To oznacza, że mamy ponad 80 procent czasu na podniesienie efektywności. Często jesteśmy zapracowani, ponieważ wykonujemy nieodpowiednie czynności albo w niewłaściwym czasie. Bywają też pewne zakłócenia, które uniemożliwiają efektywną pracę.

Warto tu również wspomnieć o zasadzie Pareta. Polega ona na tym, że 80 procent wartościowych rzeczy, można wykonać w 20 procentach dostępnego czasu. Innym elementem, który też można brać pod uwagę, jest teoria Chandlera. Teoria Chandlera mówi o tym, że gdy system jest wypełniony w 70 procentach, to każde zakłócenie spowoduje jego zatrzymanie. Usprawnienie systemu polega na wyeliminowaniu działań, które są niepotrzebne. Dzięki temu zyskujemy więcej czasu na zadania dodające wartości.

Planuj 60 procent czasu

Wdrażając metody efektywnego wprowadzania zmian, warto znać zasadę opracowaną przez brytyjskiego managera projektów Demarco. Uważa on, że należy planować tylko 60 procent dostępnego czasu. To poprawia efektywność pracy całego zespołu. Możemy wydajnie pracować w całym wymiarze swojego czasu. Wtedy możemy zaplanować rzeczy dodatkowe, które nam przeszkadza w wykonywaniu obowiązków zawodowych.

System działa prawidłowo. Nie wypełniamy 70 procent systemu. Wtedy przepływ wartości jest płynny. Gdy zapełnimy harmonogram w 100 procentach, to każde zakłócenie zablokuje działalność. Jeżeli zrobimy sobie przestrzeń wolną od zaplanowanych działań, to dajemy sobie luz. Inaczej nieplanowany czas pracy. Wtedy jesteśmy w stanie wziąć na siebie, te wszystkie zadania, które są nieoszacowane czasowo.

Zalety pracy w cyklach

Działanie w cyklach uczy dotrzymywania terminów. Zadania są tak wyznaczone, aby dało się je wykonać w tydzień lub dwa tygodnie. To wszystko, co musi być zrobione. Na początku to bywa trudne, ale po kilku miesiącach, staje się czymś naturalnym. Zespół robi więcej niż wcześniej. Zmiany należy wprowadzać konsekwentnie i stopniowo.