Jakie są korzyści z rozwoju cyfryzacji w firmie?
Niezwykle ważnym elementem działalności przedsiębiorstw jest obieg dokumentów pomiędzy wewnętrznymi strukturami, ich archiwizacja, a także kontakt z klientem oraz pomiędzy współpracownikami. W ten sposób firmy budują swoją pozycję na rynku. Aby podnieść jakość swoich usług, coraz więcej z nich decyduje się na rozwój cyfryzacji w swoich strukturach.
Na czym polega rozwój cyfryzacji w firmie?
Pojęcie cyfryzacji jest niezwykle szerokie i obejmuje wiele aspektów funkcjonowania nie tylko przedsiębiorstw, ale również osób prywatnych. Polega na przeniesieniu na cyfrowe nośniki oraz do przestrzeni internetowej aspektów związanych z dokumentacją, zarządzaniem, a nawet kontaktem międzyludzkim.
Przedsiębiorstwo, rozwijając cyfryzację, zmienia sposób obsługi klienta oraz obiegu dokumentacji w firmie. Umowy, kontrakty oraz faktury mogą być wystawiane i podpisywane za pomocą elektronicznego podpisu, bez konieczności drukowania każdego dokumentu oraz jego archiwizacji.
Rozwój cyfryzacji a kontakt pomiędzy pracownikami
Korzyści cyfryzacji jest naprawdę dużo, a wynikają one z ułatwienia codziennej pracy oraz przepływu informacji. Pracownicy przedsiębiorstwa bez problemu mogą komunikować się ze sobą za pomocą specjalnych programów. Pracodawca może zdecydować się na klasyczne rozwiązania lub wykupić oprogramowanie przeznaczone dla rozwoju firm. W każdym z tych przypadków zyskujemy ten sam efekt.
Dzięki lepszej komunikacji za pomocą środków przekazu można usprawnić obieg informacji. Jest to również oszczędność czasu, ponieważ pracownik nie musi już wykonywać telefonów lub przemieszczać się pomiędzy działami. Wystarczy wysłać krótką wiadomość, która zajmie znacznie mniej czasu. Potrzebne dane również dostanie w ten sposób, bez konieczności szukania ich fizycznie w innych pomieszczeniach i działach. Informacja jest również zapisana na serwerze, dlatego znika problem ewentualnych lub informacyjnych, wynikających
z niedopatrzenia lub pominięcia komunikatów podczas rozmowy.
Korzyści rozwoju cyfryzacji w kontaktach z klientem
Osoby pracujące z klientami, zarówno prywatnymi, jak i biznesowymi, często zwracają uwagę na problem komunikacyjny. Klient oczekuje sprawnego pozyskiwania informacji oraz obsługi na najwyższym poziomie. Firma, w której została wprowadzona cyfryzacja może w intuicyjny sposób zająć się naglącymi problemami swoich klientów w dowolny sposób.
Obecnie klienci są przyzwyczajeni do korzystania z Internetu w celu załatwiania różnorodnych spraw, w tym urzędowych, a nawet w bankach. Wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom, przedsiębiorstwa powinny przenosić jak najwięcej swoich usług do przestrzeni wirtualnej. Znacznie ułatwia to klientowi dotarcie do najważniejszych informacji o firmie oraz pozyskanie odpowiedzi na pytania, jakie chce zadać. Cyfryzacja w firmie usługowej usprawni obsługę klienta, ponieważ nie będzie musiał stawiać się w siedzibie przy okazji wielu spraw. Wystarczy, że skontaktuje się z przedstawicielem za pomocą telefonu lub wiadomości. Zadowolenie klienta znacznie wpłynie na jego opinie na temat firmy. To z kolei ma odzwierciedlenie w rosnącej liczbie odbiorców.
Sprawny przepływ dokumentacji
Korzyści z cyfryzacji, jakie najbardziej odczują zarówno pracodawcy, jak i pracownicy dotyczą samego obiegu dokumentów, ich archiwizacji oraz możliwości dotarcia do nich. Jeżeli przedsiębiorstwo decyduje się na papierowe wersje wszystkich dokumentów, może pojawić się wiele przeszkód w próbach dotarcia do niezbędnych danych. Może okazać się, że papierowa kopia zostanie przypadkowo zniszczona, zgubiona lub ulegnie zniszczeniu na skutek pożaru
w siedzibie.
Cyfryzacja w obrębie dokumentów ma za zadanie zapobiegać takim sytuacjom. Dokumenty w wersji cyfrowej, przechowywane w chmurze, do której mają dostęp tylko uprawnione osoby, są znacznie bezpieczniejsze niż te w formie papierowej. Dodatkowo każdy, kto potrzebuje uzyskać konkretne dane, może to zrobić w prosty sposób. Wystarczy, że znajdzie odpowiadający im folder w chmurze. Dzięki temu praca jest sprawniejsza oraz bardziej efektywna. Można wykonać więcej powierzonych obowiązków w tym samym czasie, nie martwiąc się, gdzie można znaleźć dokumenty.
Cyfryzacja a spotkania biznesowe
W firmie odbywają się liczne spotkania, mające na celu usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz delegowanie zadań. W formie stacjonarnej może to być w niektórych wypadkach utrudnione. Ogranicza to również możliwości współpracy ze specjalistami do okolic miasta, w którym znajduje się firma. Jedną z korzyści cyfryzacji w firmie jest możliwość odbywania spotkań zdalnych. Dzięki odpowiednio do tego dopasowanym komunikatorom oraz aplikacjom można bez trudu zorganizować spotkanie nawet dużej ilości osób. W ten sposób można współpracować z wieloma specjalistami w rozmaitych dziedzinach. Wpływa to również znacznie na rozwój przedsiębiorstwa. Pracownicy, jeżeli zajdzie taka potrzeba, mogą pracować zdalnie, z własnych domów, nie omijając żadnych kluczowych dla ich informacji.
Istnieje wiele korzyści cyfryzacji firmy. Znacznie poprawia ona nie tylko jakość oferowanych klientom usług, ale również podnosi jakość i wygodę pracy współpracowników. Dzięki odpowiedniemu przepływowi informacji oraz dokumentów istnieje możliwość pracy z dowolnego miejsca, z dostępem do wszystkich potrzebnych danych. Rozwój cyfryzacji jest wręcz konieczny do prawidłowego rozwoju przedsiębiorstwa, w tym do powiększania grupy klientów.
Aby rozwinąć cyfryzację w swojej firmie warto skorzystać z programu dofinansowań – Akademii Managera Cyfryzacji.
