Profesjonalna obsługa klienta – wskazówki
Każdy, kto pracował w branży wymagającej częstych kontaktów z klientami, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że jest to zadanie niełatwe. Nawet jeśli uwielbiasz pomagać ludziom, niektórzy klienci bywają trudniejsi. Dlatego na rynku dostępne są liczne szkolenia, które uwzględniają tajniki obsługi klienta – nawet tych trudnych. Warto się na nie wybrać, chociażby dla samej możliwości wymiany doświadczeń i wątpliwości. Istnieje jednak parę aspektów obsługi klienta, na które warto zwrócić uwagę już teraz.
Profesjonalizm w rozwiązywaniu problemów
Niezależnie od tego, z jakim problemem przyjdzie dany klient, trzeba się nim zająć profesjonalnie. Najważniejsze jest zatem, aby nie tracić głowy i zachować zimną krew. Należy operować konkretami, zwłaszcza gdy klient jest zdenerwowany – jeśli szefa tego dnia nie ma w pracy lub istnieje inna przeszkoda dla rozpatrzenia reklamacji, należy o tym konkretnie poinformować i podać możliwe ścieżki postępowania. Rozwlekłe wyjaśnienia mogą być w takiej sytuacji tylko irytujące. Upewnij się, że opcja, którą oferujesz, jest aktualna, gdyż czasami konsultanci proponują klientom rozwiązania, które – jak się później okazuje – już nie są dostępne.
Jasny podział zadań
Jednym z problemów podczas obsługi klienta zwykle jest niejasny podział zadań wśród pracowników. Której osobie z BOK-u nie zdarzyło się dzwonić po wszystkich koleżankach oraz kolegach z pytaniem, kto właściwie jest odpowiedzialny za daną sprawę? Klarowne rozdzielenie zadań, jasny przebieg procedur i upublicznienie podziału obowiązków przyczyni się do sprawniejszego rozwiązywania problemów klienta. A przy tym pozwoli uniknąć niekonsekwencji w obsłudze, np. sytuacji, w których dwie osoby mają ten sam problem i BOK zastosował wobec nich dwa różne rozwiązania. Oczywiście, wszystko zależy od osoby składającej skargę czy reklamację i natury kłopotu, który ją trapi. Ale jeśli jedna ze spraw została rozpatrzona na korzyść klienta, a druga, niemalże identyczna, już nie, wówczas sklep traci na reputacji.
Nagrywanie rozmów
Warto przemyśleć kwestię wprowadzenia nagrywania rozmów między klientami a pracownikami. Może to budzić opór – nikt nie lubi być nagrywany, ale często zdarzają się sytuacje, w których słowo konsultanta jest przeciwko słowu petenta. W takim przypadku nagranie często pozwala ustalić, co tak naprawdę zaszło i po której stronie leży wina za kłopot. W ten sposób można uniknąć wielu nieporozumień oraz negatywnych uczuć. Ponadto, klienci, którzy są informowani o nagrywanej rozmowie, czasami opanowują emocje, co pozwala na sprawniejsze rozwiązanie problemu. Co więcej, konwersacje, które zostały w ten sposób zapisane, mogą być użyte do późniejszej ewaluacji pracownika i wskazania jego mocnych oraz słabych stron.
Oczywiście, w profesjonalnej obsłudze klienta nie tylko powyższe aspekty są ważne. Dlatego warto na bieżąco poszerzać swoją wiedzę, np. za pośrednictwem szkoleń, aby móc profesjonalnie oraz satysfakcjonująco obsłużyć klienta.
Przeczytaj również:
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Jak przyciągać i zatrzymywać klientów w e-sklepie – relacja ze szkolenia
Wyzwania współczesnego rynku a rola eksperckiej wiedzy Dynamiczny rozwój technologii oraz zmieniające się nawyki konsumentów sprawiają, że prowadzenie dochodowego biznesu w sieci staje się coraz większym wyzwaniem. Obecnie sama obecność w internecie nie gwarantuje sukcesu, a sprzedaż e-commerce wymaga zaawansowanego podejścia, łączącego psychologię, marketing oraz analitykę. Przedsiębiorcy, którzy chcą utrzymać się na powierzchni, muszą zrozumieć, że walka o uwagę klienta toczy się na wielu płaszczyznach jednocześnie…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Identyfikowanie greenwashingu w agencji SEO – relacja ze szkolenia
Identyfikowanie greenwashingu jako kluczowy element nowoczesnego marketingu internetowego Współczesny marketing internetowy przechodzi głęboką transformację, w której rosnąca świadomość ekologiczna konsumentów wymusza na firmach zmianę dotychczasowych strategii komunikacyjnych. Klienci coraz częściej szukają produktów i usług, które są przyjazne dla środowiska, co niestety stwarza pole do nadużyć zwanych ekościemą. W dobie algorytmów Google promujących treści wysokiej jakości (E-E-A-T), agencje marketingowe…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Zarządzanie dużymi projektami w stowarzyszeniu – relacja ze szkolenia
Profesjonalizacja zarządzania projektami w organizacjach pozarządowych Organizacje pozarządowe robią coraz większe i trudniejsze rzeczy. To już nie tylko prosta działalność społeczna, ale skomplikowane zadania, w których obracamy sporymi pieniędzmi z grantów. Aby to wszystko spiąć i nie popełnić błędów, potrzebna jest konkretna wiedza, a nie tylko dobre chęci. Właśnie dlatego jedno z aktywnych stowarzyszeń zgłosiło się do naszej firmy z prośbą o przeszkolenie ich kadry. Zależało im na uporządkowaniu wiedzy…