Spotkania firmowe - totalna strata czasu? Marcin Grzelak radzi

Prawie 90% procent uczestników spotkań firmowych śni na jawie, a prawie ¾ pracuje – ale nad zupełnie czymś innym, jedynie udając, że uczestniczy w dyskusji. Czy spotkania firmowe marnują więcej czasu pracowników niż wszystkie inne biurowe „rozpraszacze”?

Badanie poświęcone pracy w grupach przeprowadzone przez University of Arizona przynosi niezbyt optymistyczne wnioski odnośnie spotkań firmowych. W samych Stanach Zjednoczonych codziennie odbywa się ich ponad 11 milionów. Większość z nich to … strata czasu. 9 z 10 godzin tygodniowo, które na spotkaniach spędzają na przykład menedżerowie, jest zupełnie bezproduktywnych.

U nas bywa podobnie. Andrzej, pracownik działu IT w jednej z warszawskich firm narzeka, że podczas każdego ze spotkań dotyczących wdrożenia nowego projektu nudzi się jak mops: – Zerkam na zegarek i czekam aż szef skończy swoje przemówienie. Potem muszę zostawać w pracy po godzinach, aby wyrobić się z bieżącą pracą. Badania pokazują także, że im młodsze pokolenie pracowników, tym gorsze ma zdanie o spotkaniach w pracy.

Czy aby pracować efektywnie powinniśmy odwołać wszystkie nasze spotkania firmowe? A może są sposoby, aby znienawidzone przez wielu długie dyskusje prowadzące donikąd przynosiły zamierzony efekt?

Marcin Grzelak, coach i właściciel firmy Warto Szkolić przekonuje, że da się zorganizować spotkanie grupowe tak, by było efektywne.

W pierwszej kolejności należy zastanowić się czy spotkanie w większej grupie jest konieczne.  Czasami lepiej spotkać się tylko z poszczególnymi członkami działu, a o wynikach pracy poinformować pozostałą część zespołu notatką ze spotkania – twierdzi coach.

Przed każdym spotkaniem koordynator zespołu powinien przygotować i rozesłać uczestnikom agendę, czyli plan określające cel, miejsce, termin narady, zarys projektu, proponowane tematy do dyskusji. – Ważne, by w agendzie znalazła się też sugestia, by uczestnicy przesłali jeszcze przed spotkaniem swoje uwagi. Dzięki temu będą mieli poczucie, że ich wnioski są równie ważne co postulaty koordynatora i chętniej będą zabierać głos podczas spotkania, a także angażować się w proces – mówi Marcin Grzelak.

By spotkanie było atrakcyjne i motywujące uczestników do współpracy, można sięgnąć po różne formy pracy, np. burzę mózgów, prace w podgrupach, prezentacje.

A jakich błędów należy unikać? Oto kilka rad Marcina Grzelaka:

Nie zapraszaj na spotkanie zbyt wielu osób, jeśli nie jest to absolutnie konieczne. Spotkanie w wąskim gronie przynosi zdecydowanie lepsze rezultaty.
Nie przeciągaj spotkania w nieskończoność. Zaczynaj i kończ zebrania punktualnie. Pilnuj też czasu poświęconego na poszczególne wątki, bo możesz nie zdążyć z omówieniem wszystkich istotnych punktów
Jeśli spotkanie ma trwać dłużej (np. 4-5 godzin), nie prowadź go bez przerwy. W przeciwnym razie znudzeni prelekcją uczestnicy zaczną wychodzić ze spotkania lub – w najlepszym razie – nie zapamiętają nawet połowy przedstawionych kwestii.
Spotkanie musi zakończyć się jakąś konkluzją. Bez konstruktywnych wniosków, większość zaproszonych gości uzna, że twój wywód był jałowy.

Przeczytaj również:

Szkolenia, Wiedza i rozwój

Onboarding na produkcji – jak wdrożyć do pracy nowe osoby?

Onboarding na produkcji – jak wdrożyć do pracy nowe osoby? Pracownicy fizyczni, wykonujący swoje obowiązki w różnego typu zakładach przemysłowych czy magazynach, powinni zostać odpowiednio przeszkoleni do wykonywania przydzielonych im zadań. Mimo że wdrożenie ma tutaj nieco inny charakter niż w przypadku osób pracujących w biurach, to nadal należy zapewnić załodze odpowiednie wsparcie. Jest ono szczególnie ważne w pierwszych miesiącach zatrudnienia. Dobre…
dowiedz się więcej
Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jak rozpoznać potrzeby szkoleniowe swoich pracowników?

Jak rozpoznać potrzeby szkoleniowe swoich pracowników? Niezależnie od branży, w jakiej działa firma, ważne jest, aby osoby w niej zatrudnione były na bieżąco przygotowywane do pełnienia swoich obowiązków. To już standard, że poświęca się sporo czasu na szkolenia wdrożeniowe. Jednak równie ważną kwestią jest późniejszy rozwój kompetencji. Sprawia on, że można łatwiej delegować zadania poszczególnym osobom, a także usprawnia przeprowadzanie rekrutacji wewnętrznych.…
dowiedz się więcej
Szkolenia, Wiedza i rozwój

Szkolenia dla pracowników restauracji – jakie wybrać?

Szkolenia dla pracowników restauracji – jakie wybrać? Szkolenia dla pracowników restauracji, stanowią klucz do jej sukcesu, dlaczego? Restauracja to miejsce, z którego codziennie korzysta bardzo duża liczba osób. To tutaj ludzie jedzą posiłki, organizują spotkania, imprezy rodzinne, a także relaksują się. Restauracja daje ludziom poczucie pewnego rodzaju luksusu. Dzieje się tak, ponieważ nie trzeba gotować, by zjeść smaczny posiłek. Co więcej,…
dowiedz się więcej