Telefoniczna obsługa klienta – na co warto zwrócić uwagę?
O telemarketingu, odbieraniu połączeń oraz obsłudze klienta przez telefon, napisano dziesiątki poradników. Zasady są klarowne i zwykle dobrze znane – mimo tego odsetek klientów niezadowolonych z obsługi przez telefon utrzymuje się na wysokim poziomie. Tymczasem do podniesienia standardu komunikacji niebezpośredniej wystarczy dbałość o kilka podstawowych zasad.
Odbieranie wszystkich telefonów
Wydaje się to względnie oczywiste, jednak każdemu chyba zdarzało się „wisieć” na infolinii lub wielokrotnie dzwonić pod ten sam numer, choć teoretycznie powinien odpowiadać natychmiast. Jeżeli osoba odpowiadająca za dzwoniący telefon nie może go odebrać, powinien to zrobić ktoś ze współpracowników siedzących najbliżej. Jeśli telefon odbierze osoba nie posiadająca kompetencji do rozwiązania problemu klienta, warto poprosić go o dane kontaktowe i zaznaczyć kiedy oddzwoni właściwy pracownik. Klient nie frustruje się, nie traci czasu i czuje, że traktowany jest poważnie. Brak odpowiedzi na telefon klienta jest niedopuszczalny. Złotą zasadą savoir vivre w kontakcie telefonicznym jest podniesienie słuchawki do trzeciego sygnału.
Przedstawianie się
Jest to fundamentalna zasada pracy z telefonem. Po odebraniu klient powinien usłyszeć imię i nazwisko respondenta, a także nazwę firmy. Uprzejme: „W czym mogę pomóc” jest zawsze mile widziane i wzbudzi w kliencie poczucie zaufania.
Ton głosu
Preferowany jest ton spokojny, mowa wyraźna, tempo umiarkowane. Ważne, by mówić z uśmiechem na ustach. Klient nie widzi, ale słyszy pogodny ton, co daje nadzieję na pomyślne rozwiązanie sprawy. Z takich technik korzystają zresztą nie tylko telemarketerzy, ale również prezenterzy radiowi.
Rozwiązywanie problemów
Kontakt telefoniczny zastępuje rozmowę bezpośrednią i buduje relację z klientem. Słuchanie i zrozumienie klienta jest kluczem do profesjonalnej obsługi. Należy zawsze wysłuchać problemu i udzielać odpowiedzi wyczerpujących merytorycznie. W przypadku gdy nie mamy wystarczającej wiedzy w przedmiocie rozmowy, sugerujemy konieczność zgłębienia tematu i wyznaczamy termin kolejnej rozmowy. Pozostawienie klienta z niedostatkiem jest nie do zaakceptowania. Podczas rozmowy nie tylko udzielamy informacji, ale również wychodzimy z inicjatywą, składamy propozycje, sugerujemy możliwości i oferujemy pomoc.
Pytanie o czas
Nawet najlepiej poprowadzona rozmowa telefoniczna w złym momencie nie spełni swojej funkcji. Budowanie relacji z klientem w biegu lub podczas wykonywania innych czynności po każdej ze stron, nie przyniesie oczekiwanych efektów. Umawianie się na rozmowy jest profesjonalne i dobrze odbierane.
O tym czego należy unikać podczas rozmowy telefonicznej a o czym pamiętać pisaliśmy także tutaj.
Strategia budowania długotrwałych relacji biznesowych przez telefon wymaga przede wszystkim poświęcenia czasu, zaangażowania i realnej chęci kooperacji. Wdrożenie tych kilku prostych zasad pozwoli zwiększyć satysfakcję klientów i poprawić jakość obsługi. Nie jest to jednak łatwą sztuką, stąd liczne szkolenia z tego obszaru, jakie możemy znaleźć na rynku. Warto się na nie zdecydować jeśli zależy nam na kompleksowej obsłudze klienta.
Przeczytaj również:
Szkolenia, Wiedza i rozwój, Wywiad
Jak efektywna komunikacja z zespołem wpływa na dobrostan psychiczny całej załogi? – wywiad z Pawłem Głowackim
Komunikacja, która buduje bezpieczeństwo – fundament zdrowego zespołu Współczesne zespoły funkcjonują w dynamicznym i często wymagającym środowisku, gdzie nieustanna zmiana, presja wyników i napięcia interpersonalne stają się codziennością. W takich warunkach jakość komunikacji nie jest już tylko kwestią sprawnej wymiany informacji – staje się kluczowym czynnikiem wpływającym na psychologiczne bezpieczeństwo, zaangażowanie i dobrostan pracowników. Umiejętność prowadzenia rozmów, zadawania pytań, słuchania…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Zarządzanie relacjami z klientem z wykorzystaniem systemu CRM w sieci handlowej – relacja ze szkolenia
Rola CRM w sieci handlowej w budowaniu przewagi rynkowej Współczesna sprzedaż detaliczna nie może funkcjonować skutecznie bez odpowiedniego wsparcia technologicznego. Jednym z kluczowych elementów, które wpływają na rozwój, lojalność klientów oraz wzrost sprzedaży, jest skuteczne zarządzanie relacjami z klientem. W dobie cyfrowej transformacji, systemy CRM w sieci handlowej stają się nieodzownym narzędziem codziennej pracy. Ich rola nie ogranicza się jedynie do gromadzenia danych, ale obejmuje całościowe…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Strategiczne zarządzanie handlem w sieci sklepów – relacja ze szkolenia
Zarządzanie handlem w sieci sklepów – klucz do przewagi konkurencyjnej Zarządzanie handlem to obecnie jeden z najważniejszych obszarów strategicznych dla firm działających w środowisku wielokanałowym. W realiach silnej konkurencji, rosnących oczekiwań konsumentów oraz dynamicznego rozwoju technologii, umiejętność skutecznego zarządzania handlem staje się kluczowa dla utrzymania rentowności, budowania wartości marki i efektywnej ekspansji. Sieci handlowe, niezależnie od skali działalności, muszą rozwijać kompetencje w zakresie…