Telefoniczna obsługa klienta – na co warto zwrócić uwagę?
O telemarketingu, odbieraniu połączeń oraz obsłudze klienta przez telefon, napisano dziesiątki poradników. Zasady są klarowne i zwykle dobrze znane – mimo tego odsetek klientów niezadowolonych z obsługi przez telefon utrzymuje się na wysokim poziomie. Tymczasem do podniesienia standardu komunikacji niebezpośredniej wystarczy dbałość o kilka podstawowych zasad.
Odbieranie wszystkich telefonów
Wydaje się to względnie oczywiste, jednak każdemu chyba zdarzało się „wisieć” na infolinii lub wielokrotnie dzwonić pod ten sam numer, choć teoretycznie powinien odpowiadać natychmiast. Jeżeli osoba odpowiadająca za dzwoniący telefon nie może go odebrać, powinien to zrobić ktoś ze współpracowników siedzących najbliżej. Jeśli telefon odbierze osoba nie posiadająca kompetencji do rozwiązania problemu klienta, warto poprosić go o dane kontaktowe i zaznaczyć kiedy oddzwoni właściwy pracownik. Klient nie frustruje się, nie traci czasu i czuje, że traktowany jest poważnie. Brak odpowiedzi na telefon klienta jest niedopuszczalny. Złotą zasadą savoir vivre w kontakcie telefonicznym jest podniesienie słuchawki do trzeciego sygnału.
Przedstawianie się
Jest to fundamentalna zasada pracy z telefonem. Po odebraniu klient powinien usłyszeć imię i nazwisko respondenta, a także nazwę firmy. Uprzejme: „W czym mogę pomóc” jest zawsze mile widziane i wzbudzi w kliencie poczucie zaufania.
Ton głosu
Preferowany jest ton spokojny, mowa wyraźna, tempo umiarkowane. Ważne, by mówić z uśmiechem na ustach. Klient nie widzi, ale słyszy pogodny ton, co daje nadzieję na pomyślne rozwiązanie sprawy. Z takich technik korzystają zresztą nie tylko telemarketerzy, ale również prezenterzy radiowi.
Rozwiązywanie problemów
Kontakt telefoniczny zastępuje rozmowę bezpośrednią i buduje relację z klientem. Słuchanie i zrozumienie klienta jest kluczem do profesjonalnej obsługi. Należy zawsze wysłuchać problemu i udzielać odpowiedzi wyczerpujących merytorycznie. W przypadku gdy nie mamy wystarczającej wiedzy w przedmiocie rozmowy, sugerujemy konieczność zgłębienia tematu i wyznaczamy termin kolejnej rozmowy. Pozostawienie klienta z niedostatkiem jest nie do zaakceptowania. Podczas rozmowy nie tylko udzielamy informacji, ale również wychodzimy z inicjatywą, składamy propozycje, sugerujemy możliwości i oferujemy pomoc.
Pytanie o czas
Nawet najlepiej poprowadzona rozmowa telefoniczna w złym momencie nie spełni swojej funkcji. Budowanie relacji z klientem w biegu lub podczas wykonywania innych czynności po każdej ze stron, nie przyniesie oczekiwanych efektów. Umawianie się na rozmowy jest profesjonalne i dobrze odbierane.
O tym czego należy unikać podczas rozmowy telefonicznej a o czym pamiętać pisaliśmy także tutaj.
Strategia budowania długotrwałych relacji biznesowych przez telefon wymaga przede wszystkim poświęcenia czasu, zaangażowania i realnej chęci kooperacji. Wdrożenie tych kilku prostych zasad pozwoli zwiększyć satysfakcję klientów i poprawić jakość obsługi. Nie jest to jednak łatwą sztuką, stąd liczne szkolenia z tego obszaru, jakie możemy znaleźć na rynku. Warto się na nie zdecydować jeśli zależy nam na kompleksowej obsłudze klienta.
Przeczytaj również:
Szkolenia, Wiedza i rozwój
Jak się komunikować? Kluczowe zasady komunikacji, które warto znać i stosować
Dlaczego warto uczyć się, jak się komunikować? – najważniejsze zasady komunikacji W świecie, w którym tempo życia nieustannie rośnie, a codzienne relacje zawodowe i prywatne stają się coraz bardziej złożone, zrozumienie, jak się komunikować, staje się kluczową kompetencją XXI wieku. Komunikacja nie jest już wyłącznie wymianą informacji – to sztuka budowania relacji, rozwiązywania konfliktów, zarządzania emocjami i tworzenia przestrzeni do współpracy. Niezależnie od tego, czy jesteś…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Profesjonalna współpraca z klientem w branży produkcyjnej – relacja ze szkolenia
Dlaczego profesjonalna współpraca z klientem w branży produkcyjnej jest kluczowa dla sukcesu? Współczesna branża produkcyjna stawia przed firmami ogromne wyzwania. Konkurencja rośnie, a wymagania klientów stają się coraz bardziej rygorystyczne. Klienci oczekują nie tylko wysokiej jakości produktów, ale także sprawnej i profesjonalnej obsługi, terminowych dostaw oraz elastyczności w dopasowaniu do ich potrzeb. W takim środowisku współpraca z klientem w branży produkcyjnej musi opierać się na precyzyjnie zaplanowanych…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Profesjonalna obsługa reklamacji w firmie budowlanej – relacja ze szkolenia
Profesjonalna obsługa reklamacji w branży budowlanej – klucz do satysfakcji klienta i ochrony reputacji firmy W branży budowlanej jakość usług i dostarczanych materiałów ma kluczowe znaczenie dla zadowolenia klientów i reputacji przedsiębiorstw. Jednak nawet w najlepiej zarządzanych firmach zdarzają się sytuacje, w których klient zgłasza problem, a profesjonalna obsługa reklamacji w firmie budowlanej staje się niezbędnym elementem procesu zarządzania relacjami. Skuteczne i profesjonalne podejście…