Istnieje wiele różnych teorii motywacji, stosowanych w zarządzaniu. Istnieje jednak jedna, która stanowi bazę dla budowania relacji i traktowania pracowników. Została ona stworzona przez amerykańskiego psychologa społecznego, Douglasa McGregora.
Teorie X i Y to podejścia, które zawierają założenia dotyczące postawy podwładnych wobec pracy oraz wynikające z nich wskazówki z zakresu zarządzania i motywowania personelu. Należy zaznaczyć, że podejścia te całkowicie się od siebie różnią.
Podstawowym założeniem teorii X jest przekonanie o tym, iż pracownicy są z natury leniwi i niechętni do pracy, a do działania zachęcić ich może wyłącznie wynagrodzenie. Podejście zakłada także, że podwładni nie są zdolni do samodzielnego i kreatywnego działania i gorliwie unikają jakiejkolwiek odpowiedzialności, a ich praca winna być poddawana bieżącej i skrupulatnej kontroli na każdym poziomie.
Z tego też powodu teoria X optuje za silnie zhierarchizowanym i autorytarnym systemem zarządzania, w którym nie ma miejsca na pochwały i nagrody. W przypadku błędów należy zatem znaleźć winnego i odpowiednio go ukarać. Menedżer w tym podejściu jest nieufny wobec pracowników i całkowicie samodzielnie organizuje ich pracę, nie pozostawiając miejsca na indywidualność.
Zupełnie odmienna teoria Y głosi, że podwładni mogą lubić swoją pracę i chętnie podejmują się wykonywania samodzielnych i ambitnych zadań. Są także w stanie podejmować odpowiedzialność oraz się z niej wywiązywać. Jeśli pracownicy nie są tłamszeni przez kadrę zarządzającą, mogą wykazać się kreatywnością podczas realizowania wyzwań zawodowych.
Menedżer wyznający teorię Y nie powinien więc nakładać na pracowników ścisłego rygoru, aby pozostawić miejsce dla ich indywidualności i własnej inicjatywy. Dba za to o stworzenie warunków i atmosfery pracy, która wspierają wykorzystanie i rozwój potencjału podwładnych. Podejście to zakłada bowiem, że czynnikiem motywującym pracownika jest satysfakcja, jaką odczuwa z pracy. Dlatego tak ważne jest, aby umożliwić mu nieskrępowane dążenie do samorealizacji.
Teoria Y cechuje się większą efektywnością, gdyż postuluje szacunek wobec pracownika oraz zaufanie w jego możliwości. Zauważa i wspiera potencjał pracownika oraz umożliwia jego rozwój.
Menedżer w teorii X, który nadmiernie kontroluje podwładnych stwarza zagrożenie dla atmosfery w zespole. Pracownicy są stłamszeni oraz zastraszeni. Dochodzi do realizacji samospełniającej się przepowiedni: menedżer uważa, że podwładni są leniwi i nie nadają się do ambitnych zadań, a co za tym idzie ściśle ich kontroluje. W efekcie pracownicy faktycznie stają się wycofani i nie przykładają się do swoich obowiązków Tylko że nie wynika to z ich osobistych słabości, a z słabości systemu zarządzania.
Choć wydaje się, że teoria X jest raczej echem zamierzchłych czasów, to nadal jest stosowana przez menedżerów w niektórych firmach. Dlatego warto pamiętać, że dobry menedżer to ten, który potrafi wydobyć z pracowników ich mocne strony.
