Wywiad z trenerem Robertem Kopjasem

Skorzystaj z naszych szkoleń Excel i skróć dwugodzinne zadanie do … dwóch minut.

Robert Kopjas: wieloletnie doświadczenie jako specjalisty z branży IT. Wdrażał systemy informatyczne w międzynarodowych korporacjach, w działach controlingu, finansów i księgowości. Od ponad dziesięciu lat dzieli się swoim doświadczeniem, prowadząc szkolenia z zakresu Excela, Worda, MS Access, MS Project oraz Power Pointa/Prezi. Ostatni rok to również szkolenia dostosowujące do zmian RODO.

WS (Warto Szkolić): Dzień dobry, dziękujemy za spotkanie Panie Robercie. Zakres Pańskich szkoleń jest bardzo jasny: nauka i poprawa obsługi danego oprogramowania takich jak m.in. Excel i Word. Ale przecież większość z nas potrafi w stopniu podstawowym obsługiwać te programy. Zapytamy więc przewrotnie: po co szkolenia z obsługi tak dobrze znanych programów?

RK (Robert Kopjas): Pytając młode osoby o znajomość oprogramowania MS EXCEL,  często odpowiadają, że „znają program na 40-50%”. Hm… 850 funkcji statystycznych , finansowych, inżynierskich, do tego tabele przestawne, nagrywanie makr i pisanie kodu VBA, a na koniec Solver – dodatek programu, nad stworzeniem którego pracowało ponad 30 matematyków z tytułem profesora. Ja bym tutaj sugerował znajomość przeciętnego użytkownika na poziomie 3-5% oczywiście pod warunkiem, że osoba przeszła szkolenie co najmniej średnio zaawansowane.

Większość osób wykorzystuje Excela do uzupełniania danych w tabelkach i prostych kalkulacji, filtrowania danych. Jednak gdy dochodzi do sytuacji w której klient/przełożony zleca im nietypową analizę danych sprzedażowych z podziałem załóżmy na lata, miesiące, czy według produktów, to robi się problem, bo jak to zrobić? Kto mi w tym pomoże?  A jeśli już uda się jakoś stworzyć raport, to czas jego wykonania można liczyć w godzinach.

Przypominam sobie szkolenie z grupą przedstawicieli handlowy – osób wiecznie zabieganych.

Raz w tygodniu dokonywali analizy wartości sprzedaży według metody Pareto, tj. mieli wydobyć z tabel 20% produktów, które stanowią o 80% wartości sprzedaży. Dokonywali tego poprzez  filtrowanie danych i przeliczaniem wskaźników za pomocą prostych formuł. Wystarczyło pokazać im zastosowanie raportu tabeli przestawnej, by cotygodniową analizę skrócić z 2 godzin do … 2 minut.

WS: Dodamy tylko jeszcze, że nasze szkolenia Excel dofinansowane są z UE, pomagamy również w rozliczaniu środków, a więcej informacji znajdziecie Państwo tutaj. Panie Robercie, kolejne pytanie: oferuje Pan szkolenia z Excela na różnych poziomach. Proszę powiedzieć, ile czasu należy poświęcić, aby z osoby, która obsługuje program na poziomie podstawowym wejść na poziom zaawansowany?

RK: Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Wszystko zależy od wielu czynników m.in. zdolności intelektualnych, predyspozycji, motywacji, wieku, cykliczności pracy z komputerem, a nawet piastowanego stanowiska. Z moich doświadczeń wynika, że przykładowo młodszy specjalista ds. kontrolingu finansowego, aby przejść  całą ścieżkę, tj. podstawy – poziom średni – poziom zaawansowany, potrzebuje około jednego roku codziennej pracy z programem. Dla osoby 60+ pracującej od wielu lat na jednym stanowisku niższego szczebla, gdzie czas wykorzystania komputera to dwie, trzy godziny dziennie, poziom zaawansowany to czysta abstrakcja, niestety nie do opanowania. Jak widać, opanowanie programu Excel w stopniu ponadpodstawowym to długotrwały proces, ale warto podjąć się jego realizacji, bo wyniki znacząco skrócą czas naszej pracy i pozwolą na awans zawodowy. Inaczej sytuacja wygląda np. z program MS Project.

WS: No właśnie, chciałam teraz zapytać właśnie o ten program. Komu poleciłby Pan rozpoczęcie korzystania z zarządzania projektami MS Project? Kadrze zarządzającej, managerom, szeregowym pracownikom? Kto odniesie największe korzyści z używania tego oprogramowania?

RK: MS PROJECT to fantastyczne narzędzie do harmonogramowania zadań, ale nie tylko. Sam go wykorzystuję przy planowaniu i kontroli wdrożeń projektów informatycznych, w tym RODO. Bez niego nie byłbym w stanie monitorować stanu zadań, finansów oraz postępu prac w danym przedsięwzięciu.

Narzędzie jest na tyle uniwersalne, że możemy go wykorzystywać bez względu na zastosowaną metodykę projektową i branżę. I to bez względu czy w dany projekt jest zaangażowana jedna osoba z budżetem 1000 złotych, czy też międzynarodowe konsorcjum z zasobem 700 pracowników. Wielokrotnie prowadziłem szkolenia z MS Project dla menadżerów projektów budowlanych,  pracowników branży IT, czy nawet szeregowych pracowników firm marketingowych organizujących eventy dla swoich klientów.

Wszyscy podkreślali, że są zaskoczeni, że po dwudniowym szkoleniu opanowują MS Projekt niemalże od A do Z.

Zawsze powtarzam swoim kursantom, że praca na MS PROJEKT jest intuicyjna i prosta jednak na początku pracy z programem jest wymagane wsparcie trenera, który wyjaśni np. pojęcie kalendarz, tworzenia zadań i relacji, bilansowanie zasobów, zakładanych metodyk projektowych. Przy asyście trenera naukę MS Projekt można skrócić z wielu tygodni do właśnie dwóch dni – inwestycja godna uwagi.

WS: Wiemy, że przed każdym szkoleniem bada Pan poziom wiedzy uczestników tak, aby jak najlepiej dostosować program do potrzeb danej grupy. Jak to wygląda w praktyce?

RK:  Bezwzględnie każdy uczestnik szkolenia musi wypełnić test wiedzy z Excela, składający się z 25 zadań do samodzielnego wykonania, czas na wykonanie testu to zazwyczaj 30-40 minut. Przyszli kursanci wykonują go samodzielnie bez pomocy „przyjaciela”, czy wujka Googla. Zależy nam, aby wynik testu odzwierciedlał rzeczywisty poziom wiedzy uczestników, dzięki czemu możemy rzetelnie przypisać osoby do danego poziomu. Test zawiera również rubrykę z zapytaniem o oczekiwania co do szkolenia. Często klienci decydują się na wysłanie nam plików, na których codziennie pracują, z propozycją zagadnień, które chcą poruszyć podczas szkolenia. Wówczas możemy przygotować program pod potrzeby klienta, to jest krok, który polecam wszystkim, którzy chcą wziąć udział w szkoleniu.

Standardową procedują jest również kontakt trenera z organizatorem szkolenia celem ustalenia ramowego zakresu spotkania. Jednak często go modyfikujemy, dopasowując go do rzeczywistych predyspozycji i potrzeb uczestników szkolenia. No bo jak tu nie zapytać na początku szkolenia kursantów „Po co tu przyszliście i czego chcielibyście się nauczyć?”.

WS: Zawód, który Pan wykonuje, bycie trenerem, to profesja, w której ciągle trzeba się doskonalić. Co Pan robi w tym kierunku? I czy wiąże Pan swoją przyszłość z tym zawodem?

RK: Jestem zwolennikiem filozofii KAIZEN praktyki ciągłego doskonalenia. Dla mnie podstawą ciągłego doskonalenia jest metoda małych kroków. Nie wyobrażam sobie wieczoru bez dobrej lektury i nie mam tu na myśli wyłącznie lektur technicznych, ale również pozycji z zakresu kompetencji społecznych. Bo jak można być trenerem/wykładowcą mającym znakomitą wiedzę, ale z nieczytelnym i niezrozumiałym przekazem? Tak się nie da.

WS: Na koniec jeszcze pytanie ogólne, prośba o poradę dla czytelników naszego bloga. Co wspomaga, a co szkodzi procesowi poznawania nowego oprogramowania? Czy może Pan udzielić kilku skutecznych rad, na podstawie swojego doświadczenia trenerskiego?

RK:  Często spotykam się z osobami, które nazywają się „samoukami”, sami próbowali coś poeksperymentować z programem metodą prób i błędów. Z perspektywy czasu uważam, że to zbyt dług droga. Warto poprosić osobę bardziej doświadczoną o pomoc i pokazanie choćby sztuczek  z programu. W firmie, w której pracujemy, zawsze znajdzie się ktoś, kto nam pomoże. Warto zapisać się na kurs specjalistyczny i koniecznie systematycznie pracować nad programem choćby z książką/skryptem – najlepiej codziennie!

WS: Bardzo dziękujemy za rozmowę.

RK: Dziękuję i zapraszam wszystkich na prowadzone przeze mnie szkolenia.

Relacja ze szkolenia z Excela zrealizowanego przez trenera Roberta Kopjasa:

https://wartoszkolic.pl/ostatnie-realizacje/szkolenie-z-zaawansowanej-obslugi-programu-excel-dla-ogolnopolskiej-sieci-sklepow-spozywczych-euro/