Zarządzanie priorytetami czyli nieznana twarz Dwighta Eisenhowera

Dwight D. Eisenhower, urodzony w 1890 roku w Denison amerykański dowódca wojskowy zasłynął na całym świecie jako trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych. Znany był z wspierania militaryzacji i… doskonałego zarządzania własnym czasem.

To właśnie on jest twórcą klasycznej koncepcja planowania zadań, nazywanej macierzą Eisenhowera lub matrycą priorytetów. Stanowi ona jedno z najprostszych i najbardziej przyjaznych rozwiązań w zarządzaniu czasem.

Wyglądem macierz Eisenhowera przypomina klasyczny układ współrzędnych, w których osie opatrzone są nazwami: ‘ważność’ i ‘pilność’. Może także przybrać wygląd czteropolowej tabeli. Jednak nie wygląd macierzy jest najważniejszy, lecz założenia i zastosowanie.

Koncepcja matrycy priorytetów zakłada podział zadań na ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne oraz nieważnie i niepilne. Zajmują one miejsce w odpowiednich ćwiartkach w układzie współrzędnych lub tabeli. Należy zdecydować, które z zadań do wykonania są ważna lub pilne, a które niekoniecznie. Należy pamiętać, że kategoryzacja nie jest ostateczna – zadanie, które wcześniej nie zostało przez nas uznane za pilne może takie się stać jeśli np. zmienią się ustalenia z klientem.

Zadania ważne i pilne to takie, które wymagają wykonania w jak najszybszym czasie. Ich niewykonanie, czy też odroczenie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami. Przykładem takiego zadania jest np. rozwiązanie sytuacji kryzysowej.

Zadania ważne, ale niepilne to wszystkie czynności, których wykonanie ma duże znaczenie dla funkcjonowania pracy lub życia osobistego. Można jednak odroczyć lub rozłożyć w czasie ich wykonanie bez narażania się na dodatkowe negatywne konsekwencje. Są to takie zadania, jak np. podjęcie przygotowań do realizacji projektu, który jest odległy w czasie lub nauka języka.

Zadania nieważne, ale pilne wykonywać będziemy zaraz po zadaniach ważnych i pilnych. Czynności te nie są istotne z punktu widzenia priorytetów, ale posiadają bardzo bliski termin wykonania. Do takich zadań zaliczamy np. konieczność opłacenia rachunków.

Zadania nieważne i niepilne jednocześnie to zadania, które w istocie tak naprawdę kradną tylko nasz czas. Ich wykonanie w żaden sposób nie zbliża nas do naszych priorytetów, ani też nie posiada terminu wymagalności. Dlatego tą grupę zadań najlepiej zdiagnozować, spisać i… zignorować.

Jeśli w grupie zadań ważnych i pilnych mamy dużo więcej zadań niż w innych, może warto zastanowić się, czy dokonaliśmy właściwej klasyfikacji. Być może część z tych zadań nie jest aż taka istotna lub można rozłożyć ich wykonanie w czasie?

Podobnie, jeśli mamy bardzo wąską grupę spraw nieważnych i niepilnych, prawdopodobnie część zadań z innych grup powinna do niej należeć. Jedyna problemy związane z stosowaniem macierzy Eisenhowera wynikają właśnie z błędnej klasyfikacji.

Matryca priorytetów jest narzędziem zarządzania czasem powszechnie stosowanym w biznesie i nie tylko. Pozwala ona racjonalnie planować swoje zadania wg indywidualnie i samodzielnie wybranych priorytetów.

Przeczytaj również:

Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jak wspierać rozwój pracowników w obszarze logistyki? Przewodnik po kluczowych szkoleniach

Rozwój kompetencji w obszarze logistyki jako motor przewagi konkurencyjnej Przez dekady logistyka była postrzegana jako dziedzina precyzyjnych schematów i powtarzalnych procesów, gdzie kluczem do sukcesu była optymalizacja i standaryzacja. Dziś, w erze nieustannych zakłóceń, gwałtownych zmian rynkowych i rosnącej presji na elastyczność, samo trzymanie się procedur przestaje wystarczać. Prawdziwą przewagę konkurencyjną budują zespoły, które potrafią myśleć nieszablonowo, adaptować…
dowiedz się więcej
Ostatnie realizacje, Szkolenia

Zrozumienie podstaw psychologii sprzedaży w firmie handlowo-usługowej – relacja ze szkolenia

Dlaczego zrozumienie podstaw psychologii sprzedaży zmienia oblicze biznesu? W dzisiejszym, przepełnionym informacjami świecie, gdzie klienci mają dostęp do nieograniczonej liczby ofert i opinii, sama znajomość produktu przestała być kluczem do sukcesu. Klienci oczekują czegoś więcej niż tylko transakcji – pragną spersonalizowanych doświadczeń i relacji opartych na zaufaniu. To właśnie zrozumienie podstaw psychologii sprzedaży jest fundamentem, który pozwala…
dowiedz się więcej
Ostatnie realizacje, Szkolenia

Wdrażanie ESG w branży tekstylnej - relacja ze szkolenia

ESG w branży tekstylnej – od teorii do praktyki Współczesny świat biznesu coraz mocniej akcentuje potrzebę działania w zgodzie z zasadami zrównoważonego rozwoju, a strategia ESG (Environmental, Social, Governance) staje się fundamentem długoterminowej wartości i odporności przedsiębiorstw. Koncepcja ta, łącząca w sobie troskę o środowisko, odpowiedzialność społeczną oraz wysokie standardy ładu korporacyjnego, przestaje być jedynie wizerunkowym dodatkiem, a staje się kluczowym elementem strategii, który…
dowiedz się więcej

Cenimy prywatność użytkowników

Używamy plików cookie, aby poprawić jakość przeglądania, wyświetlać reklamy lub treści dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz analizować ruch na stronie. Kliknięcie przycisku „Akceptuj wszystkie” oznacza zgodę na wykorzystywanie przez nas plików cookie.