Zarządzanie priorytetami czyli nieznana twarz Dwighta Eisenhowera
Dwight D. Eisenhower, urodzony w 1890 roku w Denison amerykański dowódca wojskowy zasłynął na całym świecie jako trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych. Znany był z wspierania militaryzacji i… doskonałego zarządzania własnym czasem.
To właśnie on jest twórcą klasycznej koncepcja planowania zadań, nazywanej macierzą Eisenhowera lub matrycą priorytetów. Stanowi ona jedno z najprostszych i najbardziej przyjaznych rozwiązań w zarządzaniu czasem.
Wyglądem macierz Eisenhowera przypomina klasyczny układ współrzędnych, w których osie opatrzone są nazwami: ‘ważność’ i ‘pilność’. Może także przybrać wygląd czteropolowej tabeli. Jednak nie wygląd macierzy jest najważniejszy, lecz założenia i zastosowanie.
Koncepcja matrycy priorytetów zakłada podział zadań na ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne oraz nieważnie i niepilne. Zajmują one miejsce w odpowiednich ćwiartkach w układzie współrzędnych lub tabeli. Należy zdecydować, które z zadań do wykonania są ważna lub pilne, a które niekoniecznie. Należy pamiętać, że kategoryzacja nie jest ostateczna – zadanie, które wcześniej nie zostało przez nas uznane za pilne może takie się stać jeśli np. zmienią się ustalenia z klientem.
Zadania ważne i pilne to takie, które wymagają wykonania w jak najszybszym czasie. Ich niewykonanie, czy też odroczenie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami. Przykładem takiego zadania jest np. rozwiązanie sytuacji kryzysowej.
Zadania ważne, ale niepilne to wszystkie czynności, których wykonanie ma duże znaczenie dla funkcjonowania pracy lub życia osobistego. Można jednak odroczyć lub rozłożyć w czasie ich wykonanie bez narażania się na dodatkowe negatywne konsekwencje. Są to takie zadania, jak np. podjęcie przygotowań do realizacji projektu, który jest odległy w czasie lub nauka języka.
Zadania nieważne, ale pilne wykonywać będziemy zaraz po zadaniach ważnych i pilnych. Czynności te nie są istotne z punktu widzenia priorytetów, ale posiadają bardzo bliski termin wykonania. Do takich zadań zaliczamy np. konieczność opłacenia rachunków.
Zadania nieważne i niepilne jednocześnie to zadania, które w istocie tak naprawdę kradną tylko nasz czas. Ich wykonanie w żaden sposób nie zbliża nas do naszych priorytetów, ani też nie posiada terminu wymagalności. Dlatego tą grupę zadań najlepiej zdiagnozować, spisać i… zignorować.
Jeśli w grupie zadań ważnych i pilnych mamy dużo więcej zadań niż w innych, może warto zastanowić się, czy dokonaliśmy właściwej klasyfikacji. Być może część z tych zadań nie jest aż taka istotna lub można rozłożyć ich wykonanie w czasie?
Podobnie, jeśli mamy bardzo wąską grupę spraw nieważnych i niepilnych, prawdopodobnie część zadań z innych grup powinna do niej należeć. Jedyna problemy związane z stosowaniem macierzy Eisenhowera wynikają właśnie z błędnej klasyfikacji.
Matryca priorytetów jest narzędziem zarządzania czasem powszechnie stosowanym w biznesie i nie tylko. Pozwala ona racjonalnie planować swoje zadania wg indywidualnie i samodzielnie wybranych priorytetów.
Przeczytaj również:
Szkolenia, Wiedza i rozwój
Jak zarządzać czasem w biznesie? – praktyczny przewodnik
Dlaczego zarządzanie czasem w pracy to fundament sukcesu w biznesie? Współczesny biznes wymaga od nas coraz więcej: lepszych wyników, szybszych decyzji, większej elastyczności. W takim środowisku zarządzanie czasem w pracy staje się nie tyle przydatną umiejętnością, co podstawą efektywności i zdrowego funkcjonowania. Właściwe gospodarowanie czasem wpływa na wszystko: od jakości realizowanych projektów, przez poziom stresu, po rozwój kariery zawodowej. Jeśli chcesz osiągać ambitne cele,…
Szkolenia, Wiedza i rozwój, Wywiad
Jak wykorzystać potencjał social mediów w firmie ochroniarskiej? Wywiad z Angeliką Kuczyńską.
Social media w branży ochroniarskiej – szansa czy ryzyko? Social media w branży ochroniarskiej odgrywają dziś kluczową rolę w budowaniu wizerunku firmy – równie istotną, co skuteczność działań w terenie. Współczesny rynek usług ochrony wymaga nie tylko profesjonalizmu w realnym świecie, ale także przemyślanej obecności w przestrzeni online. Media społecznościowe stały się jednym z najważniejszych kanałów komunikacji, umożliwiając tworzenie wizerunku opartego na zaufaniu,…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Wyzwania marketingu cyfrowego w firmie transportowej – relacja ze szkolenia
Marketing cyfrowy w firmie transportowej – spojrzenie na komunikację online z nowej perspektywy Marketing cyfrowy to dziedzina, która z roku na rok zyskuje na znaczeniu. W dynamicznie rozwijającym się środowisku biznesowym obecność w przestrzeni internetowej to nie tylko nowoczesność – to fundament skutecznego zarządzania relacjami z klientem, przewagą konkurencyjną oraz sposobem na zwiększenie przychodów. Firmy transportowe, niezależnie od swojej wielkości, muszą zrozumieć, że marketing cyfrowy w firmie transportowej nie jest…