Zarządzanie priorytetami czyli nieznana twarz Dwighta Eisenhowera
Dwight D. Eisenhower, urodzony w 1890 roku w Denison amerykański dowódca wojskowy zasłynął na całym świecie jako trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych. Znany był z wspierania militaryzacji i… doskonałego zarządzania własnym czasem.
To właśnie on jest twórcą klasycznej koncepcja planowania zadań, nazywanej macierzą Eisenhowera lub matrycą priorytetów. Stanowi ona jedno z najprostszych i najbardziej przyjaznych rozwiązań w zarządzaniu czasem.
Wyglądem macierz Eisenhowera przypomina klasyczny układ współrzędnych, w których osie opatrzone są nazwami: ‘ważność’ i ‘pilność’. Może także przybrać wygląd czteropolowej tabeli. Jednak nie wygląd macierzy jest najważniejszy, lecz założenia i zastosowanie.
Koncepcja matrycy priorytetów zakłada podział zadań na ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne oraz nieważnie i niepilne. Zajmują one miejsce w odpowiednich ćwiartkach w układzie współrzędnych lub tabeli. Należy zdecydować, które z zadań do wykonania są ważna lub pilne, a które niekoniecznie. Należy pamiętać, że kategoryzacja nie jest ostateczna – zadanie, które wcześniej nie zostało przez nas uznane za pilne może takie się stać jeśli np. zmienią się ustalenia z klientem.
Zadania ważne i pilne to takie, które wymagają wykonania w jak najszybszym czasie. Ich niewykonanie, czy też odroczenie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami. Przykładem takiego zadania jest np. rozwiązanie sytuacji kryzysowej.
Zadania ważne, ale niepilne to wszystkie czynności, których wykonanie ma duże znaczenie dla funkcjonowania pracy lub życia osobistego. Można jednak odroczyć lub rozłożyć w czasie ich wykonanie bez narażania się na dodatkowe negatywne konsekwencje. Są to takie zadania, jak np. podjęcie przygotowań do realizacji projektu, który jest odległy w czasie lub nauka języka.
Zadania nieważne, ale pilne wykonywać będziemy zaraz po zadaniach ważnych i pilnych. Czynności te nie są istotne z punktu widzenia priorytetów, ale posiadają bardzo bliski termin wykonania. Do takich zadań zaliczamy np. konieczność opłacenia rachunków.
Zadania nieważne i niepilne jednocześnie to zadania, które w istocie tak naprawdę kradną tylko nasz czas. Ich wykonanie w żaden sposób nie zbliża nas do naszych priorytetów, ani też nie posiada terminu wymagalności. Dlatego tą grupę zadań najlepiej zdiagnozować, spisać i… zignorować.
Jeśli w grupie zadań ważnych i pilnych mamy dużo więcej zadań niż w innych, może warto zastanowić się, czy dokonaliśmy właściwej klasyfikacji. Być może część z tych zadań nie jest aż taka istotna lub można rozłożyć ich wykonanie w czasie?
Podobnie, jeśli mamy bardzo wąską grupę spraw nieważnych i niepilnych, prawdopodobnie część zadań z innych grup powinna do niej należeć. Jedyna problemy związane z stosowaniem macierzy Eisenhowera wynikają właśnie z błędnej klasyfikacji.
Matryca priorytetów jest narzędziem zarządzania czasem powszechnie stosowanym w biznesie i nie tylko. Pozwala ona racjonalnie planować swoje zadania wg indywidualnie i samodzielnie wybranych priorytetów.
Przeczytaj również:
Szkolenia, Wiedza i rozwój
Jakie są najlepsze szkolenia dla muzeum? – ranking
Współczesne muzeum to znacznie więcej niż przestrzeń wystawowa i zbiór cennych eksponatów. To żywa instytucja, której sukces w coraz większym stopniu zależy od kompetencji, energii i odporności ludzi, którzy ją tworzą. Edukatorzy, kuratorzy, przewodnicy, pracownicy obsługi i kadra zarządzająca każdego dnia mierzą się z presją frekwencji, oczekiwaniami zwiedzających oraz koniecznością nadążania za cyfrową transformacją sektora kultury. Dlatego coraz więcej instytucji świadomie…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Zarządzanie zespołem w nadleśnictwie — relacja ze szkolenia
Zarządzanie zespołem w nadleśnictwie – rozwój kompetencji kierowniczych Praca w jednostce Lasów Państwowych to nieustanne łączenie zadań merytorycznych z odpowiedzialnością za ludzi. Kierowanie pracownikami rozproszonymi terenowo, sezonowość prac, hierarchiczna struktura oraz konieczność realizacji celów gospodarczych przy ograniczonych zasobach sprawiają, że umiejętności kierownicze stają się równie istotne jak wiedza leśna. Współczesny przełożony — czy to leśniczy, czy nadleśniczy — musi nie tylko nadzorować wykonanie…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Przeciwdziałanie mobbingowi w przedsiębiorstwie drobiarskim — relacja ze szkolenia
Bezpieczne i kulturalne środowisko pracy zaczyna się od świadomości Mobbing w miejscu pracy to zjawisko, które przez długi czas pozostawało tematem przemilczanym, a jego skutki zarówno dla pojedynczych pracowników, jak i całych zespołów bywają poważne i długotrwałe. Uporczywe nękanie, izolowanie, ośmieszanie czy nieuzasadniona krytyka prowadzą do obniżenia poczucia własnej wartości, problemów zdrowotnych oraz spadku zaangażowania, a w skali całej organizacji przekładają się na wysoką rotację, absencję i pogorszenie…