Zarządzanie priorytetami czyli nieznana twarz Dwighta Eisenhowera

Dwight D. Eisenhower, urodzony w 1890 roku w Denison amerykański dowódca wojskowy zasłynął na całym świecie jako trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych. Znany był z wspierania militaryzacji i… doskonałego zarządzania własnym czasem.

To właśnie on jest twórcą klasycznej koncepcja planowania zadań, nazywanej macierzą Eisenhowera lub matrycą priorytetów. Stanowi ona jedno z najprostszych i najbardziej przyjaznych rozwiązań w zarządzaniu czasem.

Wyglądem macierz Eisenhowera przypomina klasyczny układ współrzędnych, w których osie opatrzone są nazwami: ‘ważność’ i ‘pilność’. Może także przybrać wygląd czteropolowej tabeli. Jednak nie wygląd macierzy jest najważniejszy, lecz założenia i zastosowanie.

Koncepcja matrycy priorytetów zakłada podział zadań na ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne oraz nieważnie i niepilne. Zajmują one miejsce w odpowiednich ćwiartkach w układzie współrzędnych lub tabeli. Należy zdecydować, które z zadań do wykonania są ważna lub pilne, a które niekoniecznie. Należy pamiętać, że kategoryzacja nie jest ostateczna – zadanie, które wcześniej nie zostało przez nas uznane za pilne może takie się stać jeśli np. zmienią się ustalenia z klientem.

Zadania ważne i pilne to takie, które wymagają wykonania w jak najszybszym czasie. Ich niewykonanie, czy też odroczenie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami. Przykładem takiego zadania jest np. rozwiązanie sytuacji kryzysowej.

Zadania ważne, ale niepilne to wszystkie czynności, których wykonanie ma duże znaczenie dla funkcjonowania pracy lub życia osobistego. Można jednak odroczyć lub rozłożyć w czasie ich wykonanie bez narażania się na dodatkowe negatywne konsekwencje. Są to takie zadania, jak np. podjęcie przygotowań do realizacji projektu, który jest odległy w czasie lub nauka języka.

Zadania nieważne, ale pilne wykonywać będziemy zaraz po zadaniach ważnych i pilnych. Czynności te nie są istotne z punktu widzenia priorytetów, ale posiadają bardzo bliski termin wykonania. Do takich zadań zaliczamy np. konieczność opłacenia rachunków.

Zadania nieważne i niepilne jednocześnie to zadania, które w istocie tak naprawdę kradną tylko nasz czas. Ich wykonanie w żaden sposób nie zbliża nas do naszych priorytetów, ani też nie posiada terminu wymagalności. Dlatego tą grupę zadań najlepiej zdiagnozować, spisać i… zignorować.

Jeśli w grupie zadań ważnych i pilnych mamy dużo więcej zadań niż w innych, może warto zastanowić się, czy dokonaliśmy właściwej klasyfikacji. Być może część z tych zadań nie jest aż taka istotna lub można rozłożyć ich wykonanie w czasie?

Podobnie, jeśli mamy bardzo wąską grupę spraw nieważnych i niepilnych, prawdopodobnie część zadań z innych grup powinna do niej należeć. Jedyna problemy związane z stosowaniem macierzy Eisenhowera wynikają właśnie z błędnej klasyfikacji.

Matryca priorytetów jest narzędziem zarządzania czasem powszechnie stosowanym w biznesie i nie tylko. Pozwala ona racjonalnie planować swoje zadania wg indywidualnie i samodzielnie wybranych priorytetów.

Przeczytaj również:

Szkolenia, Wiedza i rozwój, Wywiad

Jak obsługiwać gości hotelowych, by zapewnić im niezapomniany pobyt? Wywiad z Anną Możdżyńską

Branża hotelarska to sektor, w którym jakość obsługi gościa odgrywa kluczową rolę. W dzisiejszych czasach, gdy goście mają do wyboru wiele opcji, standard obsługi może przesądzić o sukcesie lub porażce danego hotelu. Co sprawia, że obsługa jest doskonała? Jakie elementy są niezbędne, aby goście czuli się wyjątkowo i chcieli wracać? Na te i inne pytania w naszym wywiadzie odpowiada ekspertka i trenerka w dziedzinie hotelarstwa – Anna…
dowiedz się więcej
Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jak zostać ekspertem na dziale owoców i warzyw?

Zdrowe odżywianie staje się coraz bardziej popularne, rola eksperta na dziale owoców i warzyw nabiera szczególnego znaczenia. Konsumenci poszukują świeżych, wysokiej jakości produktów, a także profesjonalnych porad dotyczących ich wyboru, przechowywania i przygotowania. Dlatego właśnie umiejętności i wiedza specjalistów w tej dziedzinie są nieocenione. Zostanie ekspertem na dziale owoców i warzyw to nie tylko kwestia znajomości różnych odmian produktów, ale także zrozumienia sezonowości, najnowszych…
dowiedz się więcej
Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jak skutecznie prowadzić marketing internetowy?

W dobie dynamicznego rozwoju technologii i cyfryzacji, marketing internetowy stał się nieodzownym elementem strategii każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa. Obecność w sieci oraz skuteczne dotarcie do potencjalnych klientów poprzez różnorodne kanały online to klucz do sukcesu. Właściwe zastosowanie narzędzi i technik marketingu internetowego pozwala na zwiększenie zasięgu oraz zaangażowania klientów, a także na maksymalizację zwrotu z inwestycji. W tym artykule przedstawimy kluczowe kroki, które pomogą…
dowiedz się więcej

Cenimy prywatność użytkowników

Używamy plików cookie, aby poprawić jakość przeglądania, wyświetlać reklamy lub treści dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz analizować ruch na stronie. Kliknięcie przycisku „Akceptuj wszystkie” oznacza zgodę na wykorzystywanie przez nas plików cookie.