Zarządzanie priorytetami czyli nieznana twarz Dwighta Eisenhowera

Dwight D. Eisenhower, urodzony w 1890 roku w Denison amerykański dowódca wojskowy zasłynął na całym świecie jako trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych. Znany był z wspierania militaryzacji i… doskonałego zarządzania własnym czasem.

To właśnie on jest twórcą klasycznej koncepcja planowania zadań, nazywanej macierzą Eisenhowera lub matrycą priorytetów. Stanowi ona jedno z najprostszych i najbardziej przyjaznych rozwiązań w zarządzaniu czasem.

Wyglądem macierz Eisenhowera przypomina klasyczny układ współrzędnych, w których osie opatrzone są nazwami: ‘ważność’ i ‘pilność’. Może także przybrać wygląd czteropolowej tabeli. Jednak nie wygląd macierzy jest najważniejszy, lecz założenia i zastosowanie.

Koncepcja matrycy priorytetów zakłada podział zadań na ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne oraz nieważnie i niepilne. Zajmują one miejsce w odpowiednich ćwiartkach w układzie współrzędnych lub tabeli. Należy zdecydować, które z zadań do wykonania są ważna lub pilne, a które niekoniecznie. Należy pamiętać, że kategoryzacja nie jest ostateczna – zadanie, które wcześniej nie zostało przez nas uznane za pilne może takie się stać jeśli np. zmienią się ustalenia z klientem.

Zadania ważne i pilne to takie, które wymagają wykonania w jak najszybszym czasie. Ich niewykonanie, czy też odroczenie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami. Przykładem takiego zadania jest np. rozwiązanie sytuacji kryzysowej.

Zadania ważne, ale niepilne to wszystkie czynności, których wykonanie ma duże znaczenie dla funkcjonowania pracy lub życia osobistego. Można jednak odroczyć lub rozłożyć w czasie ich wykonanie bez narażania się na dodatkowe negatywne konsekwencje. Są to takie zadania, jak np. podjęcie przygotowań do realizacji projektu, który jest odległy w czasie lub nauka języka.

Zadania nieważne, ale pilne wykonywać będziemy zaraz po zadaniach ważnych i pilnych. Czynności te nie są istotne z punktu widzenia priorytetów, ale posiadają bardzo bliski termin wykonania. Do takich zadań zaliczamy np. konieczność opłacenia rachunków.

Zadania nieważne i niepilne jednocześnie to zadania, które w istocie tak naprawdę kradną tylko nasz czas. Ich wykonanie w żaden sposób nie zbliża nas do naszych priorytetów, ani też nie posiada terminu wymagalności. Dlatego tą grupę zadań najlepiej zdiagnozować, spisać i… zignorować.

Jeśli w grupie zadań ważnych i pilnych mamy dużo więcej zadań niż w innych, może warto zastanowić się, czy dokonaliśmy właściwej klasyfikacji. Być może część z tych zadań nie jest aż taka istotna lub można rozłożyć ich wykonanie w czasie?

Podobnie, jeśli mamy bardzo wąską grupę spraw nieważnych i niepilnych, prawdopodobnie część zadań z innych grup powinna do niej należeć. Jedyna problemy związane z stosowaniem macierzy Eisenhowera wynikają właśnie z błędnej klasyfikacji.

Matryca priorytetów jest narzędziem zarządzania czasem powszechnie stosowanym w biznesie i nie tylko. Pozwala ona racjonalnie planować swoje zadania wg indywidualnie i samodzielnie wybranych priorytetów.

Przeczytaj również:

Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jak zarządzać zmianami na rynku pracy?

Jak zarządzać zmianami wynikającymi z przeobrażeń na rynku pracy? Współcześni przedsiębiorcy zmagają się z różnymi wyzwaniami. Utrzymanie wysokiej pozycji w branży oraz stały rozwój wymagają elastycznego podejścia. Konieczne jest bowiem wdrażanie nowych rozwiązań i dostosowanie się do tego, co dzieje się na rynku pracy. Często od tego, jak firma radzi sobie z nowymi sytuacjami, zależy, czy jest w stanie się utrzymać. Dowiedz się zatem, na czym polega skuteczne zarządzanie zmianą…
dowiedz się więcej
Ostatnie realizacje, Szkolenia

Prospecting w firmie ogrodniczej - relacja ze szkolenia

Prospecting w firmie ogrodniczej Prospecting w firmie ogrodniczej, czyli pozyskiwanie potencjalnych klientów, jest kluczowym elementem skutecznej strategii sprzedażowej. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę ogrodniczą od lat, czy dopiero rozpoczynasz swoją przygodę w tym sektorze, umiejętność skutecznego prospectingu może mieć ogromne znaczenie dla rozwoju i sukcesu Twojego przedsiębiorstwa. W dzisiejszym konkurencyjnym świecie, gdzie branża ogrodnicza rozwija się w szybkim tempie, umiejętność…
dowiedz się więcej
Szkolenia, Wiedza i rozwój

Zarządzanie potencjałem firmy i pracowników. Jak robić to skutecznie?

Zarządzanie potencjałem firmy i pracowników. Jak robić to skutecznie? Każdy biznes to pewien rodzaj relacji. Zależności między pracodawcą a pracownikami mają olbrzymi wpływ na to, jak funkcjonuje cała organizacja. Dlatego też stworzenie zgranego zespołu to element, do którego dąży większość osób zarządzających tzw. zasobami ludzkimi. Świadomość potencjału zatrudnionych pozwala też skutecznie reagować w trudnych sytuacjach i znajdować satysfakcjonujące rozwiązania. Dowiedz się,…
dowiedz się więcej