Polepszenie jakości obsługi klienta, zwiększenie efektywności pracy, poprawa relacji w zespole – często takie określenia słyszymy, gdy mowa o korzyściach płynących ze szkoleń. Dla wielu osób te „miękkie” rezultaty pozostają jednak niewymierne, a w głowie pojawia się pytanie: „Czy naprawdę warto szkolić?”

W odpowiedzi na to pytanie przeprowadźmy nieco uproszczoną symulację. Możemy założyć, że zarówno dla pracowników w początkowym okresie pracy, jak i dla osób o dłuższym stażu pracy, szkolenia są jednakowo istotne. Oczywiście różne są potrzeby, a tym samym odmienny zakres i charakter działań szkoleniowych, niemniej jednak odgrywają one równie ważną rolę.

Nie można zapominać, że jednym z kluczowych czynników zmiany pracy przez pracowników jest brak zadowolenia z pracy, będący konsekwencją m.in. braku możliwości rozwoju i podnoszenia kwalifikacji. Co więcej, znaczenie możliwości samorozwoju i dokształcania wzrasta wraz ze stażem pracy. W pierwszych miesiącach pracy kluczowa staje się natomiast kwestia adaptacji, odnalezienia się w nowych warunkach przez pracownika oraz doskonalenie kompetencji niezbędnych do efektywnego wykonywania nowych obowiązków.

Według światowych badań najczęściej do zmiany pracy dochodzi właśnie w ciągu tych pierwszych 12 miesięcy zatrudnienia, podczas których pracownik odnajduje się (z sukcesem bądź nie) w nowych warunkach.

W obu przypadkach - zarówno w sytuacji pracowników z dłuższym stażem, jak i osób nowozatrudnionych, warto zainwestować w szkolenia - warto szkolić!

Czy naprawdę WARTO szkolić?

No właśnie - zastanówmy się teraz, ile kosztuje odejście pracownika po zaledwie pół roku?

Załóżmy, że całkowity koszt pracownika wynosi 3500 zł brutto, a przeciętny czas wdrożenia się nowego pracownika w zakres obowiązków, aż do w pełni efektywnego, samodzielnego wykonywania swojej pracy to około 6 miesięcy (minimum zakładane przy dobrze prowadzonym procesie adaptacyjnym).

W trakcie pierwszego miesiąca przynajmniej jedna bardziej doświadczona osoba z dłuższym stażem pracy w firmie musi wprowadzić nową osobę w obowiązki i kontrolować wykonywaną przez nią pracę - na co poświęca około 50% swojego czasu pracy. Jednocześnie wydajność nowego pracownika kształtuje się na poziomie 20%.

Efektywniej o efektywności

Jak nietrudno obliczyć, taki nowy pracownik w pierwszym miesiącu pracy kosztuje firmę (mierząc nakładem pracy innych) 80% niedostarczonej pracy plus 50% pracy wdrażającego go współpracownika. W konsekwencji, w porównaniu z doświadczanym pracownikiem, nowa osoba kosztuje nas więc 130% płacy, co przy założonym na początku poziomie wynagrodzenia oznacza dodatkowe 4550 zł kosztów w pierwszym miesiącu zatrudnienia. Oprócz wynagrodzenia oczywiście! W drugim miesiącu efektywność nowego pracownika kształtuje się na poziomie 40%- można założyć, iż związana z nim praca innych osób również wynosi jeszcze około 40%. W sumie daje to dodatkowe 3500 zł w drugim miesiącu. Licząc w ten sposób, nowy pracownik, którego całkowite wdrożenie w swoje obowiązki będzie trwało średnio wspomnianych 6 miesięcy, kosztuje- oprócz należnego mu wynagrodzenia, dodatkowe 13 825 zł.

Prowadząc działania szkoleniowe, zarówno na poziomie adaptacji nowych pracowników, jak i adresowane do pracowników z długoletnim stażem, można zakładać zmniejszenie fluktuacji kadry.

Oznacza to, że odpadną wysokie koszty 13 825 zł wdrożenia do pracy każdej nowej osoby. A teraz załóżmy, że w firmie X pracuje 20 osób. Wspomniana fluktuacja na poziomie 20% oznaczałaby 4 nowe osoby w skali roku… Oznacza to, że inwestując w działania szkoleniowe, można zaoszczędzić 55 300 zł!

Miękkie korzyści- twarde rezultaty

Powyższa uproszczona symulacja ma na celu ukazanie, że to, co często wydaje się niemożliwe- czyli bezpośrednie przełożenie miękkich celów szkoleniowych na twarde rezultaty finansowe, jest wykonalne. Warto mieć świadomość tego, że w dobrze zaprojektowanym i przeprowadzonym projekcie szkoleniowym, niemal każdą „miękką korzyść” można przełożyć na wymierny rezultat dla organizacji- pozostaje to kwestią sformułowania odpowiednich wskaźników. Przyjmijmy np. kwestię poprawy jakości obsługi klienta. Można przyjąć, iż wskaźnikami ekonomicznymi będzie w tym przypadku wartość zmniejszenia liczby reklamacji oraz wartość wzrostu sprzedaży dotychczasowym klientom firmy. W obydwóch przypadkach nietrudno wykazać, iż są to wymierne kwoty zaoszczędzone dzięki realizacji szkoleń.

Oczywiście wykorzystywanie modelu ROI (Return-on-Investment) do analizy efektywności kosztowej projektów szkoleniowych jest procesem wymagającym, wieloczynnikowym i dość skomplikowanym. I ma niewiele wspólnego z hipotetyczną symulacją. Co nie oznacza, że ROI jest czymś niewykonalnym, Mamy świadomość, jak ważne dla naszych Klientów są wymierne korzyści z projektów szkoleniowych, w które inwestują. Szczególnie, gdy są to projekty długoterminowe, bądź dotyczące kluczowych dla funkcjonowania firmy obszarów.

Jeśli chcesz otrzymywać na bieżąco informacje odnośnie możliwości rozwoju Twojej firmy, poznać praktyczne narzędzia i być na bieżąco z biznesowymi trendami, dołącz do naszego newslettera!