Przygotowanie do efektywnej rozmowy oceniającej – wskazówki

Rozmowa oceniająca może wyglądać bardzo różnie, zależnie od procedur obowiązujących w danej firmie. W większości przedsiębiorstw to jednak już rutynowy rytuał, który niewiele wnosi do funkcjonowania firmy. A szkoda, bo prawidłowo i skutecznie przeprowadzona rozmowa oceniająca może zmotywować pracownika do jeszcze lepszej pracy (o tym jak zwiększyć zaangażowanie pracownika pisaliśmy tutaj), a władzom firmy pomóc w znalezieniu potencjalnych problemów w jej funkcjonowaniu.

Jak się przygotować do rozmowy oceniającej?

Załóżmy jednak, że chcesz przełamać ten impas i przygotować się rzetelnie do rozmowy oceniającej. Jeśli to możliwe, wybierz się na jakieś szkolenie, które naświetli Ci temat i pomoże w ustaleniu, jakie będziesz miał podejście do takiej rozmowy. Liczne kursy mogą pomóc w opanowaniu sztuki przeprowadzania takich spotkań i jednocześnie pokazać, jak mogą one przebiegać. Gdy przyjdzie Ci w udziale zorganizować taką rozmowę oceniającą, przede wszystkim wyznacz sobie cele konwersacji z pracownikiem, zastanów się, na jakiej informacji zwrotnej Ci zależy i o czym chciałbyś wiedzieć. W ten sposób podczas rozmowy się nie zagubisz i nie będziesz miał poczucia, że nie wiesz, o czym teraz chcesz mówić.

Informacja dla pracownika

To nie sprawdzian w szkole podstawowej, a rozmowa oceniająca – i pracownik powinien o tym wiedzieć. Poinformuj go na minimum dwa tygodnie przed spotkaniem o zamiarze przeprowadzenia takiej konwersacji. Powiedz mu, jakiej wiedzy oczekiwałbyś od niego – które zakresy jego pracy czy funkcjonowania firmy Cię interesują. Jeśli chciałbyś sprawdzić wiedzę swojego podwładnego lub zapytać o coś, co wymagałoby paru godzin kompletowania dokumentów, również o tym uprzedź. Pracownik nie powie na przykład w ciągu minuty z głowy, ilu klientów obsłużył w danym roku czy jaki przychód w ten sposób wygenerował. Nie zapomnij także o sprawdzeniu jak podwładny odnajduje się w miejscu pracy i jak wyglądają jego stosunki służbowe ze współpracownikami.

Przygotuj pomieszczenie do rozmowy

Istotnym elementem rozmowy oceniającej jest przygotowanie miejsca spotkania. Nie powinna to być kawiarenka, w której pracownicy chodzą na lunch, ani też sala konferencyjna na sto osób, w której będziesz tylko Ty oraz Twój pracownik. Jednym słowem, nie powinny to być ani zbyt głośne przestrzenie, ani też zbyt duże. Nie powinny to też być pokoje, do których ktoś wpada co minutę z pytaniem np. o to, gdzie się podziały spinacze. To tylko dekoncentruje Ciebie oraz Twojego rozmówcę. Nie zapomnij także o tym, że sala, w której odbędzie się konwersacja, powinna być odpowiednio wyciszona, aby nikt nie mógł przypadkowo usłyszeć, w jaki sposób przebiega spotkanie.

Podczas rozmowy oceniającej

Staraj się trzymać planu rozmowy i poproś pracownika o zwięzłe oraz konkretne wypowiedzi. Nie przerywaj, jeśli ma coś ważnego do powiedzenia, ale poproś o to, aby nie odbiegał zbytnio od tematu. Zwracaj uwagę na to, co mówi podwładny, ale jeszcze bardziej zauważaj, czego nie mówi. Jeśli na przykład pracuje z dwiema osobami i chwali jedną z nich, a o drugiej nic nie wspomina, dopytaj, jak ocenia pracę danego człowieka. Jeśli, opowiadając o swoich osiągnięciach czy samoocenie, pomija aspekty, które uważasz za ważne, zapytaj, jak one wypadły w jego ocenie. Uściślaj kwestie, których nie do końca rozumiesz lub które wydają Ci się dziwne. Pamiętaj jednocześnie, że pracownik musi być przekonany, że szczerość mu się opłaci – inaczej cała rozmowa oceniająca nie ma sensu. Na bieżąco rób notatki.

Po rozmowie oceniającej postaraj się podsumować przebieg spotkania dla siebie i przeanalizować, czy coś mogło pójść lepiej. Wykonując raport z rozmowy oceniającej, pamiętaj, że prawdopodobnie zależą od niego czyjeś losy w firmie, dlatego potraktuj to zadanie poważnie.