Telefoniczna obsługa klienta – na co warto zwrócić uwagę?
O telemarketingu, odbieraniu połączeń oraz obsłudze klienta przez telefon, napisano dziesiątki poradników. Zasady są klarowne i zwykle dobrze znane – mimo tego odsetek klientów niezadowolonych z obsługi przez telefon utrzymuje się na wysokim poziomie. Tymczasem do podniesienia standardu komunikacji niebezpośredniej wystarczy dbałość o kilka podstawowych zasad.
Odbieranie wszystkich telefonów
Wydaje się to względnie oczywiste, jednak każdemu chyba zdarzało się „wisieć” na infolinii lub wielokrotnie dzwonić pod ten sam numer, choć teoretycznie powinien odpowiadać natychmiast. Jeżeli osoba odpowiadająca za dzwoniący telefon nie może go odebrać, powinien to zrobić ktoś ze współpracowników siedzących najbliżej. Jeśli telefon odbierze osoba nie posiadająca kompetencji do rozwiązania problemu klienta, warto poprosić go o dane kontaktowe i zaznaczyć kiedy oddzwoni właściwy pracownik. Klient nie frustruje się, nie traci czasu i czuje, że traktowany jest poważnie. Brak odpowiedzi na telefon klienta jest niedopuszczalny. Złotą zasadą savoir vivre w kontakcie telefonicznym jest podniesienie słuchawki do trzeciego sygnału.
Przedstawianie się
Jest to fundamentalna zasada pracy z telefonem. Po odebraniu klient powinien usłyszeć imię i nazwisko respondenta, a także nazwę firmy. Uprzejme: „W czym mogę pomóc” jest zawsze mile widziane i wzbudzi w kliencie poczucie zaufania.
Ton głosu
Preferowany jest ton spokojny, mowa wyraźna, tempo umiarkowane. Ważne, by mówić z uśmiechem na ustach. Klient nie widzi, ale słyszy pogodny ton, co daje nadzieję na pomyślne rozwiązanie sprawy. Z takich technik korzystają zresztą nie tylko telemarketerzy, ale również prezenterzy radiowi.
Rozwiązywanie problemów
Kontakt telefoniczny zastępuje rozmowę bezpośrednią i buduje relację z klientem. Słuchanie i zrozumienie klienta jest kluczem do profesjonalnej obsługi. Należy zawsze wysłuchać problemu i udzielać odpowiedzi wyczerpujących merytorycznie. W przypadku gdy nie mamy wystarczającej wiedzy w przedmiocie rozmowy, sugerujemy konieczność zgłębienia tematu i wyznaczamy termin kolejnej rozmowy. Pozostawienie klienta z niedostatkiem jest nie do zaakceptowania. Podczas rozmowy nie tylko udzielamy informacji, ale również wychodzimy z inicjatywą, składamy propozycje, sugerujemy możliwości i oferujemy pomoc.
Pytanie o czas
Nawet najlepiej poprowadzona rozmowa telefoniczna w złym momencie nie spełni swojej funkcji. Budowanie relacji z klientem w biegu lub podczas wykonywania innych czynności po każdej ze stron, nie przyniesie oczekiwanych efektów. Umawianie się na rozmowy jest profesjonalne i dobrze odbierane.
Strategia budowania długotrwałych relacji biznesowych przez telefon wymaga przede wszystkim poświęcenia czasu, zaangażowania i realnej chęci kooperacji. Wdrożenie tych kilku prostych zasad pozwoli zwiększyć satysfakcję klientów i poprawić jakość obsługi. Nie jest to jednak łatwą sztuką, stąd liczne szkolenia z tego obszaru, jakie możemy znaleźć na rynku. Warto się na nie zdecydować jeśli zależy nam na kompleksowej obsłudze klienta.
Przeczytaj również:
Szkolenia, Wiedza i rozwój
Jakie są najlepsze szkolenia z automatyzacji? – ranking
W świecie biznesu, w którym tempo zmian wyznaczają technologia i rosnące oczekiwania klientów, przewagę budują firmy potrafiące mądrze odciążyć ludzi od powtarzalnej pracy. Coraz częściej rezygnujemy z ręcznego wykonywania żmudnych czynności na rzecz inteligentnych rozwiązań, które przejmują rutynę i uwalniają czas na zadania naprawdę wymagające ludzkiego myślenia. Wybór właściwego programu rozwojowego to decyzja strategiczna — wpływa na wydajność zespołów,…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Współpraca zespołu w nadleśnictwie – relacja ze szkolenia
Praca w jednostkach zarządzających lasami opiera się przede wszystkim na ludziach, którzy każdego dnia muszą sprawnie dzielić się informacjami, planować zadania w terenie oraz reagować na zmieniające się warunki przyrodnicze i organizacyjne. Specyfika tego środowiska jest wyjątkowa — łączy obowiązki biurowe, administracyjne i finansowe z pracą w lesie, często rozproszoną na dużym obszarze i wymagającą szybkiego podejmowania decyzji. W takim środowisku to nie pojedyncze kompetencje, lecz dobrze…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Obsługa klienta w sektorze pożyczek – relacja ze szkolenia
Branża finansowa, a w szczególności firmy udzielające pożyczek, działa w środowisku, w którym zaufanie klienta jest jednym z najcenniejszych zasobów. Sposób, w jaki pracownicy rozmawiają z klientami, tłumaczą warunki umów oraz reagują na trudne i nietypowe sytuacje, bezpośrednio przekłada się na reputację instytucji i jej wyniki finansowe. Dlatego obsługa klienta w sektorze pożyczek wymaga nie tylko solidnej wiedzy produktowej, lecz także rozwiniętych kompetencji komunikacyjnych, empatii…