Telefoniczna obsługa klienta – na co warto zwrócić uwagę?
O telemarketingu, odbieraniu połączeń oraz obsłudze klienta przez telefon, napisano dziesiątki poradników. Zasady są klarowne i zwykle dobrze znane – mimo tego odsetek klientów niezadowolonych z obsługi przez telefon utrzymuje się na wysokim poziomie. Tymczasem do podniesienia standardu komunikacji niebezpośredniej wystarczy dbałość o kilka podstawowych zasad.
Odbieranie wszystkich telefonów
Wydaje się to względnie oczywiste, jednak każdemu chyba zdarzało się „wisieć” na infolinii lub wielokrotnie dzwonić pod ten sam numer, choć teoretycznie powinien odpowiadać natychmiast. Jeżeli osoba odpowiadająca za dzwoniący telefon nie może go odebrać, powinien to zrobić ktoś ze współpracowników siedzących najbliżej. Jeśli telefon odbierze osoba nie posiadająca kompetencji do rozwiązania problemu klienta, warto poprosić go o dane kontaktowe i zaznaczyć kiedy oddzwoni właściwy pracownik. Klient nie frustruje się, nie traci czasu i czuje, że traktowany jest poważnie. Brak odpowiedzi na telefon klienta jest niedopuszczalny. Złotą zasadą savoir vivre w kontakcie telefonicznym jest podniesienie słuchawki do trzeciego sygnału.
Przedstawianie się
Jest to fundamentalna zasada pracy z telefonem. Po odebraniu klient powinien usłyszeć imię i nazwisko respondenta, a także nazwę firmy. Uprzejme: „W czym mogę pomóc” jest zawsze mile widziane i wzbudzi w kliencie poczucie zaufania.
Ton głosu
Preferowany jest ton spokojny, mowa wyraźna, tempo umiarkowane. Ważne, by mówić z uśmiechem na ustach. Klient nie widzi, ale słyszy pogodny ton, co daje nadzieję na pomyślne rozwiązanie sprawy. Z takich technik korzystają zresztą nie tylko telemarketerzy, ale również prezenterzy radiowi.
Rozwiązywanie problemów
Kontakt telefoniczny zastępuje rozmowę bezpośrednią i buduje relację z klientem. Słuchanie i zrozumienie klienta jest kluczem do profesjonalnej obsługi. Należy zawsze wysłuchać problemu i udzielać odpowiedzi wyczerpujących merytorycznie. W przypadku gdy nie mamy wystarczającej wiedzy w przedmiocie rozmowy, sugerujemy konieczność zgłębienia tematu i wyznaczamy termin kolejnej rozmowy. Pozostawienie klienta z niedostatkiem jest nie do zaakceptowania. Podczas rozmowy nie tylko udzielamy informacji, ale również wychodzimy z inicjatywą, składamy propozycje, sugerujemy możliwości i oferujemy pomoc.
Pytanie o czas
Nawet najlepiej poprowadzona rozmowa telefoniczna w złym momencie nie spełni swojej funkcji. Budowanie relacji z klientem w biegu lub podczas wykonywania innych czynności po każdej ze stron, nie przyniesie oczekiwanych efektów. Umawianie się na rozmowy jest profesjonalne i dobrze odbierane.
Strategia budowania długotrwałych relacji biznesowych przez telefon wymaga przede wszystkim poświęcenia czasu, zaangażowania i realnej chęci kooperacji. Wdrożenie tych kilku prostych zasad pozwoli zwiększyć satysfakcję klientów i poprawić jakość obsługi. Nie jest to jednak łatwą sztuką, stąd liczne szkolenia z tego obszaru, jakie możemy znaleźć na rynku. Warto się na nie zdecydować jeśli zależy nam na kompleksowej obsłudze klienta.
Przeczytaj również:
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Asertywność i radzenie sobie z krytyką w agencji marketingowej - relacja ze szkolenia
Asertywność i feedback w branży marketingowej — fundament skutecznej współpracy Branża marketingowa to środowisko dynamiczne, pełne napięć wynikających z wysokich oczekiwań klientów, skomplikowanych relacji wewnątrzteamowych i ciągłej presji na wyniki. W takim kontekście asertywność i radzenie sobie z krytyką przestają być tylko miękkimi kompetencjami — stają się fundamentem zdrowej kultury pracy. Umiejętność wyznaczania granic bez niszczenia relacji, reagowania na uwagi bez defensywności oraz komunikowania własnych…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Zastosowanie modeli językowych LLM w pracy wyjściowej i inżynierskiej – relacja ze szkolenia
LLM w przemyśle — praktyczne wykorzystanie sztucznej inteligencji w środowisku produkcyjnym Zastosowanie modeli językowych LLM w środowisku zawodowym staje się jednym z najważniejszych tematów transformacji cyfrowej w przemyśle. Technologie oparte na dużych modelach językowych przestają być domeną wyłącznie badaczy i programistów – wkraczają do działów operacyjnych, inżynierskich i utrzymaniowych, gdzie mogą realnie skrócić czas reakcji na incydenty, przyspieszyć tworzenie dokumentacji i wspierać podejmowanie…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Współpraca między kierownikami w firmie produkcyjnej - relacja ze szkolenia
Współpraca kadry kierowniczej w produkcji — klucz do efektywności operacyjnej Sprawna współpraca między kierownikami w firmie produkcyjnej to jeden z kluczowych warunków osiągania wysokiej efektywności operacyjnej i realizacji celów biznesowych. W środowiskach produkcyjnych, gdzie poszczególne działy — od zaopatrzenia i planowania, przez produkcję, po logistykę i kontrolę jakości — są ze sobą ściśle powiązane, brak koordynacji na poziomie kadry kierowniczej przekłada się bezpośrednio na straty: opóźnienia,…