Grupa docelowa i idea szkolenia: Chat GPT dla sekretarek
Grupa docelowa szkolenia “Chat GPT dla sekretarek” to osoby pełniące funkcje administracyjne, takie jak sekretarki, asystentki biura, oraz pracownicy wsparcia administracyjnego, którzy chcą zwiększyć swoją efektywność i umiejętności zawodowe. Szkolenie jest również skierowane do osób, które zarządzają codziennymi obowiązkami biurowymi i szukają nowoczesnych narzędzi do automatyzacji oraz usprawnienia pracy. Ponadto, może być przydatne dla tych, którzy chcą lepiej zrozumieć i wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji w swojej roli zawodowej.
Idea szkolenia “Chat GPT dla sekretarek” polega na wprowadzeniu pracowników administracyjnych do świata nowoczesnych technologii, w szczególności sztucznej inteligencji, w celu usprawnienia codziennych zadań biurowych. Szkolenie ma na celu pokazanie, jak narzędzie GPT może automatyzować i wspierać procesy takie jak tworzenie dokumentów, zarządzanie korespondencją, organizowanie spotkań czy odpowiadanie na zapytania, co pozwala na zwiększenie efektywności i oszczędność czasu. Dodatkowo, idea szkolenia zakłada rozwój umiejętności analitycznych i kreatywnego myślenia, aby sekretarki i asystentki mogły lepiej wspierać swoich przełożonych i zespoły w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy.
Chat GPT dla sekretarek – korzyści ze szkolenia
- Zwiększona produktywność: Zarówno organizacja, jak i pracownicy zyskują na zwiększonej wydajności, ponieważ GPT automatyzuje rutynowe zadania, pozwalając na bardziej efektywne wykorzystanie czasu i zasobów.
- Poprawa komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej: GPT może usprawnić komunikację w organizacji, umożliwiając szybkie i spójne tworzenie wiadomości, raportów i dokumentów, co przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i całemu przedsiębiorstwu.
- Zwiększenie innowacyjności i adaptacji technologicznej: Zarówno pracownicy, jak i organizacja rozwijają kulturę innowacji poprzez wspólne korzystanie z nowoczesnych narzędzi, co sprzyja lepszej adaptacji do zmieniającego się środowiska biznesowego.
- Redukcja stresu i obciążenia: Automatyzacja zadań przez GPT może zmniejszyć obciążenie pracowników, co prowadzi do lepszej atmosfery pracy i zmniejszenia poziomu stresu, co z kolei pozytywnie wpływa na ogólną kondycję organizacji.
- Wzrost elastyczności operacyjnej: GPT umożliwia organizacji i pracownikom szybsze reagowanie na zmiany oraz dostosowywanie się do nowych wyzwań, co sprzyja elastyczności i konkurencyjności na rynku.
Korzyści dla organizacji
- Zwiększenie efektywności pracy: Dzięki szkoleniu, pracownicy administracyjni nauczą się, jak szybciej i bardziej precyzyjnie realizować zadania, co prowadzi do lepszej organizacji pracy i oszczędności czasu w całym przedsiębiorstwie.
- Optymalizacja procesów biurowych: Wprowadzenie narzędzia GPT do codziennych zadań biurowych umożliwia automatyzację rutynowych czynności, takich jak zarządzanie korespondencją czy tworzenie dokumentów, co zmniejsza ryzyko błędów i pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich.
- Wzrost innowacyjności: Szkolenie wspiera rozwój kompetencji cyfrowych pracowników, co sprzyja tworzeniu kultury innowacyjności w organizacji. Pracownicy są bardziej otwarci na wdrażanie nowych technologii i rozwiązań, co może przynieść organizacji przewagę konkurencyjną.
- Lepsza obsługa klienta i partnerów biznesowych: Dzięki zdobytym umiejętnościom, pracownicy administracyjni mogą skuteczniej i szybciej reagować na potrzeby klientów i partnerów, co przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku firmy oraz zadowolenia klientów.
- Redukcja kosztów operacyjnych: Automatyzacja procesów biurowych za pomocą GPT może prowadzić do znaczącej redukcji kosztów, zarówno poprzez oszczędność czasu, jak i zmniejszenie potrzeby na zewnętrzne usługi administracyjne.
Korzyści dla pracowników
- Szybsze i bardziej precyzyjne wykonywanie zadań: Dzięki GPT pracownicy mogą generować dokumenty, odpowiadać na e-maile oraz tworzyć raporty w krótszym czasie, z większą dokładnością i mniejszym ryzykiem błędów.
- Wsparcie w rozwiązywaniu problemów: GPT może służyć jako narzędzie doradcze, pomagając pracownikom w rozwiązywaniu skomplikowanych problemów, udzielając szybkich odpowiedzi na pytania oraz oferując różnorodne propozycje rozwiązań.
- Personalizacja pracy: GPT można dostosować do indywidualnych potrzeb, co umożliwia pracownikom personalizowanie odpowiedzi, stylu komunikacji oraz treści tworzonych dokumentów, co zwiększa ich skuteczność i zadowolenie z pracy.
- Nauka i rozwój poprzez interakcję: Używanie GPT w codziennej pracy pozwala pracownikom na ciągłe uczenie się nowych rzeczy, odkrywanie nowych sposobów komunikacji i rozwijanie umiejętności analitycznych, co sprzyja ich rozwojowi zawodowemu.
- Zwiększona dostępność wsparcia: GPT może służyć jako narzędzie dostępne 24/7, co pozwala pracownikom na uzyskiwanie pomocy i wsparcia w dowolnym momencie, niezależnie od dostępności innych zasobów, co jest szczególnie cenne w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji.
Program szkolenia
- Czym jest GPT? – Omówienie podstawowych informacji o GPT, jego działaniu i zastosowaniach.
- Podstawy sztucznej inteligencji – Krótkie wprowadzenie do AI i jej roli w nowoczesnych narzędziach biurowych.
- Przegląd dostępnych narzędzi – Prezentacja różnych aplikacji i platform wykorzystujących GPT.
- Podstawy użytkowania – Jak korzystać z GPT, logowanie, nawigacja po interfejsie.
- Personalizacja ustawień – Dostosowywanie GPT do indywidualnych potrzeb i preferencji użytkownika.
- Bezpieczeństwo i prywatność – Zasady bezpiecznego korzystania z narzędzi opartych na GPT.
- Tworzenie dokumentów – Jak wykorzystać GPT do szybkiego tworzenia i edycji dokumentów, raportów i notatek.
- Zarządzanie korespondencją – Automatyzacja pisania e-maili, odpowiedzi na zapytania i tworzenie szablonów.
- Organizacja spotkań i zarządzanie kalendarzem – Jak GPT może pomóc w planowaniu spotkań, przypominaniu o terminach i zarządzaniu kalendarzem.
- Generowanie odpowiedzi i treści – Użycie GPT do tworzenia spójnych, profesjonalnych odpowiedzi na zapytania i komunikaty.
- Ton i styl komunikacji – Jak dostosować styl komunikacji GPT do różnych odbiorców (formalny, nieformalny, neutralny).
- Obsługa trudnych sytuacji – Wykorzystanie GPT w rozwiązywaniu problemów i trudnych rozmowach z klientami lub partnerami biznesowymi.
- Optymalizacja zadań – Jak GPT może pomóc w priorytetyzacji i szybszym wykonywaniu codziennych obowiązków.
- Tworzenie list zadań i zarządzanie nimi – Automatyczne tworzenie i aktualizowanie list zadań z pomocą GPT.
- Skracanie procesów decyzyjnych – Wsparcie w szybszym podejmowaniu decyzji dzięki analizie danych przez GPT.
Metody wykorzystywane podczas szkolenia
Wykład interaktywny
Tradycyjny sposób przekazywania wiedzy, wzbogacony o interaktywne elementy, takie jak pytania do uczestników, quizy, czy ankiety na żywo. Prowadzący przedstawia teoretyczne aspekty związane z GPT i jego zastosowaniem, a uczestnicy mają możliwość zadawania pytań i angażowania się w dyskusję.
Demonstracje na żywo
Prowadzący pokazuje na żywo, jak korzystać z narzędzia GPT w różnych kontekstach, np. przy tworzeniu dokumentów, zarządzaniu korespondencją, czy organizowaniu spotkań. Uczestnicy mogą na bieżąco śledzić, jak działa narzędzie i zobaczyć jego zastosowanie w praktyce.
Praktyczne ćwiczenia
Uczestnicy mają możliwość samodzielnego wykonywania ćwiczeń. Ćwiczenia obejmują zadania takie jak tworzenie dokumentów, odpowiadanie na e-maile, czy zarządzanie kalendarzem za pomocą GPT.
Sesje Q&A
Prowadzący organizuje sesje pytań i odpowiedzi, podczas których uczestnicy mogą zadawać pytania dotyczące treści szkolenia, problemów napotkanych podczas ćwiczeń, czy możliwości zastosowania GPT w ich pracy.