Grupa docelowa i idea szkolenia: Organizacja i podnoszenie efektywności pracy
Grupa docelowa szkolenia “Organizacja i podnoszenie efektywności pracy” obejmuje szeroki zakres specjalistów, którzy chcą poprawić swoje umiejętności zarządzania czasem i efektywności pracy. Są to między innymi menedżerowie na różnych szczeblach zarządzania, pracownicy biurowi oraz przedsiębiorcy. Szkolenie jest również odpowiednie dla osób, które stawiają pierwsze kroki na drodze kariery i chcą od samego początku wprowadzić dobre praktyki organizacyjne. Dodatkowo, każdy, kto chce lepiej zarządzać swoim czasem i zasobami w życiu osobistym, również znajdzie w tym szkoleniu wartościową wiedzę.
Idea szkolenia “Organizacja i podnoszenie efektywności pracy” opiera się na przekonaniu, że poprawa organizacji pracy i efektywnego zarządzania czasem jest kluczem do sukcesu zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym. Głównym celem jest wyposażenie uczestników w konkretne narzędzia, techniki i metody, które pomogą im optymalizować swoje codzienne zadania, zwiększyć produktywność i osiągnąć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Szkolenie ma na celu nie tylko nauczyć, jak efektywniej wykorzystywać czas, ale również jak identyfikować i eliminować czynniki zaburzające efektywność, co przyczynia się do zwiększenia satysfakcji z wykonywanej pracy i poprawy ogólnego samopoczucia.
Organizacja i podnoszenie efektywności pracy – korzyści ze szkolenia
- Wzrost innowacyjności: Dzięki lepszej organizacji pracy i efektywniejszemu zarządzaniu czasem, pracownicy mogą znaleźć więcej przestrzeni na kreatywne myślenie i innowacje. To z kolei może prowadzić do generowania nowych pomysłów i rozwiązań, które wspierają rozwój organizacji.
- Poprawa komunikacji wewnętrznej: Szkolenie podkreśla znaczenie efektywnej komunikacji jako elementu organizacji pracy. Lepsza komunikacja w zespole przyczynia się do szybszego rozwiązywania problemów i efektywniejszej współpracy.
- Zwiększenie elastyczności organizacji: Kiedy pracownicy są lepiej zorganizowani i potrafią efektywnie zarządzać swoim czasem, organizacja jako całość staje się bardziej elastyczna i zdolna do adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych.
- Budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej: Szkolenie promuje wartości takie jak współpraca, wzajemne wsparcie i ciągły rozwój, co przyczynia się do budowania silnej i pozytywnej kultury organizacyjnej.
- Podniesienie standardów etycznych i profesjonalnych: Pracownicy świadomi znaczenia efektywności i dobrej organizacji pracy częściej działają zgodnie z najwyższymi standardami etycznymi i profesjonalnymi, co buduje zaufanie klientów i partnerów biznesowych.
Korzyści dla organizacji
- Zwiększenie produktywności pracowników: Poprzez nauczenie pracowników, jak lepiej zarządzać swoim czasem i organizować pracę, organizacja może doświadczyć wzrostu ogólnej produktywności. Efektywniej wykorzystany czas pracy przekłada się na szybsze realizowanie projektów i zadań.
- Poprawa jakości pracy: Kiedy pracownicy są dobrze zorganizowani, popełniają mniej błędów i są w stanie skupić się na jakości swojej pracy. To przyczynia się do poprawy standardów wykonywanych zadań i projektów.
- Zmniejszenie poziomu stresu wśród pracowników: Szkolenie może pomóc pracownikom w lepszym zarządzaniu obciążeniem pracą i terminami, co z kolei zmniejsza poziom stresu. Zadowoleni i mniej zestresowani pracownicy są bardziej zaangażowani i lojalni wobec firmy.
- Lepsze wykorzystanie zasobów: Nauka efektywniejszego planowania i organizacji pracy pomaga w optymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów, takich jak czas pracy, materiały czy sprzęt, co może prowadzić do obniżenia kosztów operacyjnych.
- Zwiększenie konkurencyjności firmy: Organizacja, która posiada wydajnych i zorganizowanych pracowników, jest lepiej przygotowana do szybkiego reagowania na zmiany na rynku i wykorzystywania nowych możliwości, co wzmacnia jej pozycję konkurencyjną.
- Poprawa satysfakcji klientów: Efektywna praca i wysoka jakość wykonania projektów przyczyniają się do zwiększenia satysfakcji klientów, co jest kluczowe dla budowania długotrwałych relacji i utrzymania dobrej reputacji na rynk
Korzyści dla pracowników
- Lepsza organizacja czasu pracy: Pracownicy nauczą się efektywnie planować i zarządzać swoim czasem, co pozwoli im na realizację zadań w ustalonych terminach i zmniejszenie pośpiechu oraz stresu związanego z ostatnią chwilą.
- Zwiększenie produktywności: Dzięki nabytym umiejętnościom organizacji pracy, pracownicy będą w stanie wykonywać więcej zadań w krótszym czasie, co przekłada się na osobiste poczucie efektywności i satysfakcji z wykonywanej pracy.
- Poprawa zarządzania priorytetami: Szkolenie pomoże pracownikom w lepszym rozpoznawaniu, które zadania są najważniejsze i wymagają natychmiastowego działania, a które mogą poczekać, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku pracy.
- Redukcja stresu: Nauka technik zarządzania czasem i eliminacji przeszkód w pracy pomoże zmniejszyć poziom stresu, co przyczynia się do lepszego samopoczucia i zdrowia psychicznego.
- Zwiększenie satysfakcji z pracy: Kiedy pracownicy czują, że mają kontrolę nad swoją pracą i mogą efektywnie ją organizować, ich ogólna satysfakcja z pracy rośnie, co wpływa pozytywnie na ich motywację i zaangażowanie.
- Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: Efektywne zarządzanie czasem w pracy pozwala na wygospodarowanie więcej czasu na życie prywatne, hobby, odpoczynek i rodzinę, co jest istotne dla utrzymania dobrej równowagi życiowej.
Program szkolenia
- Gra symulacyjna „Mój czas” – praktyczne ćwiczenie organizacji czasu pracy i zadań, weryfikacja efektywnego wykorzystania dostępnych zasobów czasowych i energetycznych + omówienie wyników symulacji
- Mój dzień pracy – identyfikowanie indywidualnych problemów związanych z zarządzaniem czasem
- Świadomość obecnych nawyków i rutyn w zarządzaniu czasem
- Diagnoza indywidualnych złodziei czasu
- Zachowania, wiedza i postawa wyróżniająca ludzi efektywnych
- Nastawienie i zaangażowanie: muszę czy chcę?
- Wpływ motywacji na zmianę nawyków i zachowań
- Psychologiczne determinanty motywacji do zmiany negatywnych nawyków hamujących efektywność osobistą
- Rozpoznanie własnych motywacji i celów związanych z efektywnym zarządzaniem czasem
- Strategia mini nawyków- jak wykorzystać mechanizmy naszego mózgu do wdrożenia zmian zwiększających efektywność osobistą
- Kształtowanie automotywacji i budowanie nawyków wspierających naszą efektywność
- Metody zwiększające efektywność pracy
- Sztuka stawiania celu – SMARTER
- Zasada Pareta – 20/80 – jak ustalić priorytety?
- Matryca Eisenhowera – gdzie powinno być nasze serce?
- Budowanie efektywności osobistej w praktyce
- Dzielenie zadań według zasady Eisenhowera
Kwadrant 1: Ważne i Pilne
- Opis zadań kwalifikujących się do tego kwadrantu
- Skutki ignorowania tych zadań i konsekwencje
- Gaszenie pożarów – jak je minimalizować
- Określenie priorytetów w tym kwadrancie
- Utrzymywanie balansu między reaktywnym podejściem a skutecznym działaniem
- Trzymanie emocji na wodzy
- Techniki radzenia sobie ze stresem i presją czasu
Kwadrant 2: Ważne i Niepilne
- Charakterystyka zadań wpadających w tę kategorię
- Niewykorzystany potencjał ćwiartki II
- Moje cele, wartości, role – odkładane na później
- Rozwinięcie umiejętności formułowania długoterminowych celów i punktów kontrolnych
- Zarządzanie sobą z pozycji ćwiartki II
- Motywacja do ciągłego doskonalenia się
- Odpowiedzialność za ćwiartkę II
Kwadrant 3: Nieistotne i Pilne
- Identyfikacja zadań, które są pilne, ale nieistotne
- Przyczyny i sposoby minimalizacji tych zadań
- Co wymaga powiedzenia „NIE”
- Techniki radzenia sobie z nagłymi, ale nieistotnymi kryzysami
- Wyważenie reaktywności i proaktywności, sztuka delegowania w praktyce
Kwadrant 4: Nieistotne i Niepilne
- Zrozumienie charakterystyki zadań, które nie są ani pilne, ani ważne
- Strategie eliminacji lub automatyzacji tych zadań
- Unikanie rozpraszaczy i marnotrawstwa czasu
- Kiedy należy planować zadania? 10 barier na drodze do planowania
- Organizacja dnia w pracy, biologiczne rytmy wydajności: dlaczego pora dnia ma znaczenie dla produktywności?
- Efekt piły – czyli gdzie tracimy 28% czasu?
- Prawo Parkinsona w praktyce, czyli wszyscy o tym wiedzą a nie działa
- Diagnoza indywidualnych barier w planowaniu czasu własnego
- Diagnoza nieefektywnych obszarów współpracy z innymi i barier utrudniających sprawną organizację pracy
- Rola efektywnej komunikacji i współpracy w osiąganiu celów firmowych i zespołowych
- Standaryzacja pracy, dokumentów i procedur
- Narzędzia wspierające przekazywanie informacji i zadań
- Opracowanie rozwiązań zdiagnozowanych barier we współpracy z innymi
- Tworzenie zespołowych reguł budujących efektywność w pracy
- Jak rozplanować czas mój i moich pracowników?
- Opracowanie zespołowej Matrycy Eisenhowera z podziałem zadaniowym
- Zasady skutecznego delegowania zadań w poszczególnych ćwiartkach matrycy
- Techniki organizacji przestrzeni pracy – 5 S w praktyce
- Jakie działania wdrożyć z pracownikami generującymi straty czasu i „puste przebiegi”?
- Monitoring i kontrola przydzielonych zadań
Metody wykorzystywane podczas szkolenia
Warsztaty praktyczne
Uczestnicy mają możliwość bezpośredniego zastosowania nowo nabytych umiejętności w kontrolowanym środowisku. Warsztaty te skupiają się na realnych scenariuszach i problemach, z którymi pracownicy mogą się spotykać na co dzień.
Studia przypadków
Analiza konkretnych przykładów z życia zawodowego pomaga uczestnikom zrozumieć, jak teorie i metody organizacji pracy mogą być stosowane w praktyce. Studia przypadków ułatwiają również dyskusję i wymianę doświadczeń między uczestnikami.
Gry i symulacje
Interaktywne gry i symulacje są stosowane do naśladowania sytuacji biznesowych, co pozwala uczestnikom na eksperymentowanie z różnymi strategiami zarządzania czasem i organizacji pracy, a także uczy ich radzenia sobie ze stresem i niespodziewanymi zmianami.
Dyskusje grupowe
Dyskusje grupowe zachęcają uczestników do dzielenia się własnymi doświadczeniami i pomysłami. Jest to sposób na wspólne rozwiązywanie problemów, co sprzyja budowaniu umiejętności komunikacyjnych i pracy zespołowej.
Trenerzy
Angelika Kuczyńska
Ponad 15 lat doświadczenia w sprzedaży, zarządzaniu oraz budowaniu programów rozwojowych. Praktyk biznesu, trener, coach z szerokim doświadczeniem od dużej międzynarodowej korporacji FMCG, administracji publicznej po prowadzenie własnych działalności gospodarczych. Jako praktyk i przedsiębiorca skupia się na wdrażaniu skutecznych narzędzi dających wymierne efekty. Wspiera treningowo i konsultacyjnie firmy od obszarów związanych z kompetencjami menadżerskimi, sprzedażowymi po rozwój kompetencji miękkich. Wspiera przyszłych przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą poprzez praktyczne warsztaty obejmujące kwestie podatkowe, organizacyjne oraz zobowiązań wobec aparatów administracji publicznej.