Grupa docelowa i idea szkolenia: Proces od zapytania ofertowego do negocjacji
Grupa docelowa szkolenia “Proces zapytania ofertowego a negocjacje” przede wszystkim pracownicy działów zakupów w przedsiębiorstwach, w tym specjaliści ds. zakupów, menedżerowie zakupów oraz osoby odpowiedzialne za zarządzanie dostawcami. Szkolenie jest również skierowane do osób, które chcą zdobyć wiedzę na temat procesów zakupowych i ich optymalizacji, w tym przyszłych negocjatorów, audytorów dostawców oraz pracowników innych działów (np. produkcji czy logistyki), którzy współpracują z działem zakupów i chcą lepiej zrozumieć jego funkcjonowanie oraz wyzwania.
Idea szkolenia “Proces zapytania ofertowego a negocjacje” skupia się na przekazaniu uczestnikom wszechstronnej wiedzy i praktycznych umiejętności niezbędnych do efektywnego zarządzania procesami zakupowymi w przedsiębiorstwie. Szkolenie ma na celu zwiększenie kompetencji pracowników działów zakupów poprzez zapoznanie ich z nowoczesnymi strategiami wyboru i zarządzania dostawcami, metodami tworzenia precyzyjnych specyfikacji oraz skutecznego przeprowadzania zapytań ofertowych i negocjacji. Poprzez interaktywne moduły i praktyczne ćwiczenia, uczestnicy będą mogli lepiej zrozumieć rolę działu zakupów, poprawić swoje umiejętności negocjacyjne i audytowe, a także optymalizować procesy zakupowe, co przyczyni się do zwiększenia efektywności i redukcji kosztów w ich organizacjach.
Proces zapytania ofertowego a negocjacje – korzyści ze szkolenia
- Zwiększona skuteczność zapytań ofertowych: Dzięki szkoleniu, pracownicy uczą się, jak tworzyć dokładne i przejrzyste zapytania ofertowe, co prowadzi do uzyskiwania bardziej precyzyjnych i korzystnych ofert od dostawców. Organizacja zyskuje na lepszej jakości zapytań, co wpływa na efektywność całego procesu zakupowego.
- Lepsze przygotowanie do negocjacji: Pracownicy zdobywają umiejętności i wiedzę niezbędną do skutecznego przygotowania i prowadzenia negocjacji, co zwiększa szanse na uzyskanie lepszych warunków współpracy z dostawcami. To z kolei przekłada się na bardziej korzystne umowy dla organizacji.
- Podniesienie jakości dostaw: Dobrze skonstruowane zapytania ofertowe oraz umiejętne negocjacje pozwalają na wybór dostawców oferujących najwyższą jakość produktów i usług. Pracownicy uczą się, jak oceniać oferty nie tylko pod kątem ceny, ale także jakości, co prowadzi do lepszych wyników dla organizacji.
- Budowanie długoterminowych relacji: Proces zapytania ofertowego i negocjacje są okazją do nawiązywania i rozwijania długoterminowych relacji z dostawcami. Pracownicy uczą się, jak budować zaufanie i współpracę, co prowadzi do stabilnych i korzystnych relacji biznesowych dla organizacji.
- Zwiększenie przejrzystości procesów: Dzięki szkoleniu, zarówno pracownicy, jak i organizacja, zyskują na bardziej przejrzystych i uporządkowanych procesach zapytań ofertowych i negocjacji. Przejrzystość ta ułatwia monitorowanie i kontrolę procesów, co zwiększa efektywność zarządzania zakupami.
Korzyści dla organizacji
- Zwiększenie efektywności zakupów: Pracownicy zdobędą wiedzę na temat najlepszych praktyk i strategii zarządzania zakupami, co pozwoli na bardziej efektywne planowanie i realizowanie zakupów, minimalizując marnotrawstwo i redukując koszty operacyjne.
- Poprawa relacji z dostawcami: Dzięki nauce budowania i utrzymywania trwałych relacji z dostawcami, organizacja może liczyć na lepsze warunki współpracy, w tym korzystniejsze ceny, lepszą jakość produktów i terminowość dostaw, co przekłada się na stabilność operacyjną.
- Optymalizacja kosztów: Umiejętność tworzenia dokładnych kosztorysów (CBD) oraz prowadzenia skutecznych negocjacji ofertowych pozwoli na dokładniejsze szacowanie wydatków i negocjowanie lepszych warunków, co bezpośrednio wpłynie na obniżenie kosztów zakupów i zwiększenie zyskowności.
- Lepsza współpraca między działami: Zrozumienie wyzwań działu zakupów oraz jego roli w organizacji poprawi komunikację i współpracę między działami, co przełoży się na płynność procesów biznesowych i lepszą koordynację działań.
- Podniesienie kompetencji zespołu: Uczestnictwo w szkoleniu rozwija kluczowe umiejętności i kompetencje pracowników, takie jak negocjacje, audytowanie dostawców, tworzenie specyfikacji i zapytań ofertowych, co zwiększa ich profesjonalizm i przygotowanie do pracy.
Korzyści dla pracowników
- Zwiększenie kompetencji negocjacyjnych: Szkolenie dostarcza narzędzi i technik negocjacyjnych, które pozwolą pracownikom skuteczniej negocjować warunki z dostawcami, co może prowadzić do lepszych wyników zarówno dla nich, jak i dla organizacji.
- Lepsze zrozumienie procesów zakupowych: Dzięki dogłębnemu omówieniu procesów zakupowych, w tym tworzenia specyfikacji, audytów dostawców i zapytań ofertowych, pracownicy będą bardziej pewni siebie i skuteczni w swoich codziennych obowiązkach.
- Podniesienie umiejętności analitycznych: Pracownicy nauczą się przygotowywać i analizować kosztorysy oraz specyfikacje, co pozwoli im na dokładniejsze planowanie i zarządzanie budżetami zakupowymi.
- Umiejętność budowania relacji z dostawcami: Zrozumienie strategii budowania i utrzymywania relacji z dostawcami pomoże pracownikom nawiązywać i utrzymywać pozytywne i korzystne relacje biznesowe, co może przełożyć się na ich osobistą satysfakcję z pracy.
- Redukcja stresu związanego z wyzwaniami zakupowymi: Poznanie najlepszych praktyk oraz sposobów radzenia sobie z wyzwaniami w relacjach z innymi działami i dostawcami zmniejszy stres i poprawi efektywność w codziennych zadaniach.
Program szkolenia
- Czym jest dział zakupów
- Rola i znaczenie działu zakupów
- Cele i korzyści z efektywnego zarządzania zakupami
- Podział zakupów, proces P2P
- Największe wyzwania działu zakupów w relacjach z innymi działami
- Kluczowe kompetencje i cechy negocjatora
- Strategia budowania bazy dostawców
- Lista kwalifikowalnych dostawców
- Kwalifikacja, I kategoryzacja dostawców
- Audyty dostawców i wykorzystanie wiedzy
- Budowanie relacji z dostawcą, jak budować
- Sposoby rozmowy z dostawcami
- Incoterms
- Specyfikacja
- Przyszykowanie wzoru CBD (kosztorys) na bezpośrednio-produkcyjne rzeczy
- Przyszykowanie wzoru CBD (kosztorys) dot.pośrednio produkcyjnych
- Kwestia narzędzi do produkcji/ tabliczki znamionowe
- Problem z wydajnością narzędzia, jak nadzorować
- Jak szacować wydatki na przyszłe narzędzia
- Nadzorowowanie ilość realnie zamówionej a ilości nominowanej oraz wpływ ilości na narzędzie służące do produkcji części (tooling)
- Zapytanie ofertowe i ich rodzaje
- Najważniejsze pojęcia
- Co zawiera poprawne zapytanie ofertowe
- Co zrobić, gdy dostawca nie chce uzupełnić Twojego szablonu
- Podział odpowiedzialności przy kreowaniu zapytania ofertowego
- Warunki zapytania ofertowego, tak, by oferta była wiarygodna
- Lessons learned (najważniejsze punkty, na które zakupowiec zwraca uwagę)
- Czy warto poświęcać czas na zapytanie
- Największe błędy zakupowców
- Czym jest CBD (tj.kosztorys, robicie kosztowe), przykłady, analiza, ćwiczenia praktyczne
- Jak wykonać samemu CBD dla zakupów pośrednich i bezpośrednich
- Podsumowanie ofert
- Negocjacja ofert – jak odpowiednio się przygotować do negocjacji
Metody wykorzystywane podczas szkolenia
Wykład teoretyczny
Dostarcza uczestnikom niezbędnej wiedzy teoretycznej na temat procesów zakupowych, zapytań ofertowych i negocjacji.
Warsztaty praktyczne
Uczestnicy biorą udział w warsztatach, gdzie mają okazję zastosować zdobytą wiedzę w praktyce. Ćwiczenia mogą obejmować symulacje zapytań ofertowych, przygotowywanie specyfikacji, tworzenie kosztorysów (CBD) oraz prowadzenie negocjacji z dostawcami.
Role-playing
Uczestnicy wcielają się w różne role (np. kupujących i sprzedających) i przeprowadzają symulowane negocjacje lub inne procesy zakupowe.
Praca w grupach
Uczestnicy pracują w małych zespołach nad konkretnymi zadaniami lub projektami. Praca w grupach sprzyja rozwijaniu umiejętności współpracy, komunikacji i rozwiązywania problemów.
Trenerzy
Urszula Kowalska
Specjalizuje się w zarządzaniu zakupami, analizie i tworzeniu strategii zakupowych. Jest również doświadczonym coachem w dziedzinie motywacji i pewności siebie. Przeprowadziła około 600 godzin szkoleń z zakresu zakupów, obejmujących takie tematy jak profesjonalne negocjacje handlowe, zarządzanie i ocena dostawców oraz tworzenie strategii zakupowej. Dodatkowo, jako coach, zrealizowała cykl 10 spotkań po 60 minut, pomagając uczestnikom wzmocnić ich motywację do działania i pewność siebie. Ukończyła studia magisterskie na Uniwersytecie Ekonomicznym w specjalności rachunkowość oraz studia na Uniwersytecie Rolniczym w specjalności leśnictwo. Dodatkowo, ukończyła studia podyplomowe z zakresu dofinansowań unijnych, co poszerzyło jej wiedzę i umiejętności w zakresie zarządzania finansami i projektami. Dysponuje szeroką wiedzą i umiejętnościami w zakresie tworzenia i analizy strategii zakupowych, zarządzania zespołami i projektami, prowadzenia negocjacji handlowych oraz optymalizacji procesów zakupowych. Zdobyła bogate doświadczenie zawodowe pracując jako Purchasing Manager, Site Purchasing Manager, Senior Buyer, Chief Specialist oraz Interim Purchasing Manager.