Grupa docelowa i idea szkolenia: Rozwój umiejętności organizacyjnych i zarządzania czasem
Grupa docelowa szkolenia “Rozwój umiejętności organizacyjnych i zarządzania czasem” obejmuje pracowników na różnych szczeblach hierarchii organizacyjnej, liderów zespołów i managerów oraz pracowników z obszarów, gdzie czas ma szczególne znaczenie. Szkolenie jest skierowane do tych, którzy chcą doskonalić swoje umiejętności zarządzania czasem, niezależnie od ich stanowiska czy specjalizacji zawodowej.
Idea szkolenia “Rozwój umiejętności organizacyjnych i zarządzania czasem” opiera się na zapewnieniu uczestnikom praktycznych narzędzi i strategii umożliwiających skuteczne zarządzanie czasem oraz organizację pracy. Poprzez różnorodne moduły skupiające się na autodiagnozie, wyznaczaniu celów, eliminacji barier oraz efektywnej współpracy z innymi, szkolenie ma na celu rozwój umiejętności organizacyjnych i podniesienie efektywności zawodowej uczestników, niezależnie od ich stanowiska czy specjalizacji.
Rozwój umiejętności organizacyjnych i zarządzania czasem – korzyści ze szkolenia
- Większa zdolność adaptacji: Nabyte umiejętności pozwalają pracownikom szybciej reagować na zmieniające się warunki i wymagania, co zwiększa elastyczność i adaptacyjność organizacji.
- Zwiększona innowacyjność: Lepsze zarządzanie czasem sprzyja wydajniejszej pracy, co może stworzyć warunki dla większej kreatywności i innowacyjności w organizacji.
- Poprawa relacji w zespole: Skuteczniejsze zarządzanie czasem może przyczynić się do lepszej koordynacji działań w zespole oraz budowania silniejszych relacji między pracownikami.
- Zwiększenie satysfakcji pracowników: Poprawa organizacji pracy i umiejętności zarządzania czasem może przyczynić się do większej satysfakcji pracowników z wykonywanych obowiązków oraz związania z organizacją.
- Poprawa wizerunku organizacji: Skuteczne zarządzanie czasem może przyczynić się do lepszej reputacji organizacji jako miejsca pracy, co może przyciągać nowych talentów i klientów.
- Optymalizacja procesów: Nabyte umiejętności mogą prowadzić do identyfikacji i eliminacji nieefektywności w procesach organizacyjnych, co przyczynia się do optymalizacji działań i osiągania lepszych wyników.
Korzyści dla organizacji
- Zwiększona produktywność i efektywność: Poprawa umiejętności zarządzania czasem przekłada się na lepszą organizację pracy, co skutkuje zwiększoną produktywnością całego zespołu lub organizacji.
- Lepsze wykorzystanie zasobów: Dzięki identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa czasu oraz efektywniejszemu planowaniu zadań, organizacja może lepiej wykorzystywać dostępne zasoby ludzkie i czasowe.
- Poprawa jakości pracy: Zwiększenie świadomości w zakresie priorytetyzacji zadań i eliminacji nieistotnych czynników wpływa na jakość wykonywanych zadań oraz produktywność pracowników.
- Wzrost zaangażowania pracowników: Szkolenie umożliwia pracownikom lepsze zrozumienie swoich obowiązków i celów, co może przyczynić się do zwiększenia ich zaangażowania w wykonywanie zadań.
- Redukcja stresu i lepsze zarządzanie czasem: Pracownicy, którzy potrafią skutecznie zarządzać swoim czasem, często radzą sobie lepiej ze stresem i presją w pracy, co przekłada się na ogólną atmosferę w miejscu pracy.
- Rozwój liderów: Liderzy i managerowie uczestniczący w szkoleniu mogą zdobyć nowe umiejętności zarządzania zespołem oraz efektywnego delegowania zadań, co przyczynia się do ich rozwoju jako liderów.
Korzyści dla pracowników
- Zwiększona efektywność osobista: Pozwala na lepsze wykorzystanie czasu oraz zwiększenie produktywności poprzez skuteczniejsze planowanie i priorytetyzację zadań.
- Lepsze zarządzanie stresem: Dzięki nabytej wiedzy i umiejętnościom w zakresie radzenia sobie ze stresem i presją czasu, pracownicy mogą lepiej kontrolować swoje reakcje i utrzymać spokój w sytuacjach wymagających.
- Rozwój zawodowy: Szansa na zdobycie nowych umiejętności zarządzania czasem oraz organizacji pracy przyczynia się do rozwoju osobistego i zawodowego pracowników, co może wpływać pozytywnie na ich karierę zawodową.
- Zwiększone zaangażowanie: Świadomość własnych celów i umiejętność efektywnego zarządzania czasem motywują pracowników do zaangażowania się w wykonywanie zadań oraz osiąganie wyników.
- Lepsza równowaga praca-życie osobiste: Odpowiednie zarządzanie czasem pozwala pracownikom na lepszą organizację swoich obowiązków zawodowych i osobistych, co sprzyja utrzymaniu zdrowej równowagi między pracą a życiem prywatnym.
- Zwiększona pewność siebie: Nabyte umiejętności pozwalają pracownikom podejmować lepsze decyzje i działać bardziej świadomie, co przyczynia się do zwiększenia ich pewności siebie w środowisku zawodowym.
Program szkolenia
- Gra symulacyjna „Mój czas” – praktyczne ćwiczenie organizacji czasu pracy i zadań, weryfikacja efektywnego wykorzystania dostępnych zasobów czasowych i energetycznych
- Omówienie wyników symulacji
- Mój dzień pracy – identyfikowanie indywidualnych problemów związanych z zarządzaniem czasem
- Świadomość obecnych nawyków i rutyn w zarządzaniu czasem
- Diagnoza indywidulanych złodziei czasu
- Metody zwiększające efektywność pracy
- Sztuka stawiania celu – SMARTER
- Zasada Pareta – 20/80 – jak ustalić priorytety?
- Matryca Eisenhowera – gdzie powinno być nasze serce?
- Budowanie efektywności osobistej w praktyce
- Dzielenie zadań według zasady Eisenhowera:
Kwadrant 1: Ważne i Pilne
- Opis zadań kwalifikujących się do tego kwadrantu
- Skutki ignorowania tych zadań i konsekwencje
- Gaszenie pożarów – jak je minimalizować
- Określenie priorytetów w tym kwadrancie
- Utrzymywanie balansu między reaktywnym podejściem a skutecznym działaniem
- Trzymanie emocji na wodzy
- Techniki radzenia sobie ze stresem i presją czasu
Kwadrant 2: Ważne i Niepilne
- Charakterystyka zadań wpadających w tę kategorię
- Niewykorzystany potencjał ćwiartki II
- Moje cele, wartości, role – odkładane na później
- Rozwinięcie umiejętności formułowania długoterminowych celów i punktów kontrolnych
- Zarządzanie sobą z pozycji ćwiartki II
- Motywacja do ciągłego doskonalenia się
- Odpowiedzialność za ćwiartkę II
Kwadrant 3: Nieistotne i Pilne
- Identyfikacja zadań, które są pilne, ale nieistotne
- Przyczyny i sposoby minimalizacji tych zadań
- Co wymaga powiedzenia „NIE”
- Techniki radzenia sobie z nagłymi, ale nieistotnymi kryzysami
- Wyważenie reaktywności i proaktywności
- Sztuka delegowania w praktyce
Kwadrant 4: Nieistotne i Niepilne
- Zrozumienie charakterystyki zadań, które nie są ani pilne, ani ważne
- Strategie eliminacji lub automatyzacji tych zadań
- Unikanie rozpraszaczy i marnotrawstwa czasu
- Kiedy należy planować zadania?
- 10 barier na drodze do planowania czasu własnego
- Organizacja dnia w pracy, biologiczne rytmy wydajności: dlaczego pora dnia ma znaczenie dla produktywności?
- Efekt piły – czyli gdzie tracimy 28% czasu?
- Prawo Parkinsona w praktyce, czyli wszyscy o tym wiedzą a nie działa
- Diagnoza indywidulanych barier w planowaniu czasu własnego
- Diagnoza nieefektywnych obszarów współpracy z innymi i barier utrudniających sprawną organizację pracy
- Rola efektywnej komunikacji i współpracy w osiąganiu celów firmowych i zespołowych
- Standaryzacja pracy, dokumentów i procedur
- Narzędzia wspierające przekazywanie informacji i zadań
- Opracowanie rozwiązań zdiagnozowanych barier we współpracy z innymi
- Tworzenie zespołowych reguł budujących efektywność w pracy
- Jak rozplanować czas mój i moich pracowników?
- Opracowanie zespołowej Matrycy Eisenhowera z podziałem zadaniowym
- Zasady skutecznego delegowania zadań w poszczególnych ćwiartkach matrycy
- Techniki organizacji przestrzeni pracy – 5 S w praktyce
- Jakie działania wdrożyć z pracownikami generującymi straty czasu i „puste przebiegi”?
- Monitoring i kontrola przydzielonych zadań
Metody wykorzystywane podczas szkolenia
Gra symulacyjna
Metoda ta polega na symulowaniu sytuacji biznesowych i umożliwieniu uczestnikom szkolenia podjęcia decyzji i prześledzenia skutków ich działań. Ta metoda jest skuteczna w rozwijaniu umiejętności podejmowania decyzji i kreatywnego myślenia.
Wykład
Metoda ta polega na przekazywaniu wiedzy przez trenera lub eksperta w formie prezentacji. Wykład jest skuteczny w przekazywaniu informacji teoretycznych.
Studium przypadku
Metoda ta polega na omawianiu konkretnych przypadków zmiany w organizacji i analizie sposobu ich przeprowadzenia. Ta metoda jest szczególnie przydatna dla menedżerów, którzy mogą uczyć się na błędach i sukcesach innych organizacji.
Warsztaty
Metoda ta polega na łączeniu wykładów, dyskusji i ćwiczeń praktycznych. Warsztaty pozwalają na rozwijanie umiejętności praktycznych i interakcję między uczestnikami.
Symulacje
Metoda ta polega na symulowaniu konkretnych sytuacji, w których uczestnicy muszą podejmować decyzje i działać. Symulacje są szczególnie przydatne w rozwijaniu umiejętności podejmowania decyzji w sytuacjach stresowych.
Trenerzy
Angelika Kuczyńska
Ponad 15 lat doświadczenia w sprzedaży, zarządzaniu oraz budowaniu programów rozwojowych. Praktyk biznesu, trener, coach z szerokim doświadczeniem od dużej międzynarodowej korporacji FMCG, administracji publicznej po prowadzenie własnych działalności gospodarczych. Jako praktyk i przedsiębiorca skupia się na wdrażaniu skutecznych narzędzi dających wymierne efekty. Wspiera treningowo i konsultacyjnie firmy od obszarów związanych z kompetencjami menadżerskimi, sprzedażowymi po rozwój kompetencji miękkich. Wspiera przyszłych przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą poprzez praktyczne warsztaty obejmujące kwestie podatkowe, organizacyjne oraz zobowiązań wobec aparatów administracji publicznej.