Grupa docelowa i idea szkolenia: Skuteczne zarządzanie zadaniami
Grupa docelowa szkolenia “Skuteczne zarządzanie zadaniami” to menedżerowie, liderzy zespołów, specjaliści oraz wszyscy pracownicy, którzy chcą zwiększyć swoją efektywność w zarządzaniu zadaniami i lepiej organizować swoją pracę. Szkolenie jest również dedykowane osobom pracującym w dynamicznych środowiskach, gdzie skuteczne planowanie i realizacja zadań mają kluczowe znaczenie dla osiągania celów.
Idea szkolenia “Skuteczne zarządzanie zadaniami” opiera się na przekazaniu uczestnikom praktycznych narzędzi i technik zarządzania zadaniami, które pozwolą efektywnie planować, priorytetyzować oraz realizować zadania w sposób uporządkowany i skuteczny. Szkolenie skupia się na rozwijaniu umiejętności organizacji pracy, zarządzania czasem i eliminowania rozpraszaczy, co bezpośrednio przekłada się na zwiększenie produktywności i osiąganie lepszych wyników zawodowych.
Skuteczne zarządzanie zadaniami – korzyści ze szkolenia
- Lepsza komunikacja i współpraca w zespołach: Jasne określenie zadań i priorytetów sprzyja efektywniejszej wymianie informacji i współpracy między pracownikami, co poprawia atmosferę pracy i przyspiesza realizację projektów.
- Większe zaangażowanie i motywacja: Pracownicy, którzy widzą sens i uporządkowanie w swojej pracy, są bardziej zmotywowani do działania, co bezpośrednio wpływa na wyniki całej organizacji.
- Sprawniejsze zarządzanie projektami: Skuteczne zarządzanie zadaniami ułatwia koordynację działań zespołów projektowych, co przekłada się na terminowe i jakościowe realizowanie celów biznesowych.
- Podniesienie jakości pracy: Zarówno organizacja, jak i pracownicy zyskują na wzroście standardów pracy, co przekłada się na lepszą jakość produktów i usług, a także na większe zadowolenie klientów.
- Budowanie kultury efektywności: Wdrożenie sprawdzonych metod zarządzania zadaniami kształtuje w organizacji kulturę pracy nastawioną na efektywność, odpowiedzialność i ciągłe doskonalenie, co wzmacnia pozycję firmy na rynku.
Korzyści dla organizacji
- Zwiększona efektywność operacyjna: Uporządkowane zarządzanie zadaniami pozwala na szybsze i sprawniejsze realizowanie projektów oraz codziennych obowiązków, co przekłada się na lepsze wyniki biznesowe i wyższą produktywność całej organizacji.
- Optymalne wykorzystanie zasobów: Dzięki skutecznemu planowaniu i priorytetyzacji zadań, organizacja może efektywniej zarządzać czasem, budżetem i personelem, minimalizując koszty operacyjne i unikając przeciążenia pracowników.
- Lepsza realizacja celów strategicznych: Sprawne zarządzanie zadaniami wspiera osiąganie kluczowych celów biznesowych poprzez skoncentrowanie działań na najważniejszych priorytetach i eliminowanie zbędnych procesów.
- Zwiększenie elastyczności i szybkości reakcji: Organizacja staje się bardziej adaptacyjna do zmian rynkowych i wewnętrznych wyzwań, co umożliwia szybsze wdrażanie innowacji i reagowanie na potrzeby klientów.
- Redukcja ryzyka błędów i opóźnień: Jasno określone zadania i odpowiedzialności minimalizują ryzyko pomyłek, niedopatrzeń oraz opóźnień w realizacji projektów, co wpływa na terminowe dostarczanie wysokiej jakości usług i produktów.
Korzyści dla pracowników
- Lepsza organizacja pracy: Uczestnicy szkolenia nauczą się skutecznie planować i układać harmonogramy, co pozwoli im lepiej zarządzać codziennymi obowiązkami i unikać chaosu.
- Zmniejszenie stresu i presji czasu: Dzięki umiejętnościom priorytetyzacji i lepszemu rozplanowaniu zadań, pracownicy odczują mniejsze obciążenie psychiczne i będą spokojniejsi w realizacji swoich obowiązków.
- Większa efektywność osobista: Opanowanie narzędzi i metod zarządzania zadaniami pozwoli wykonywać pracę szybciej i z większą dokładnością, co przełoży się na poczucie satysfakcji z osiągniętych wyników.
- Poprawa równowagi między życiem zawodowym a prywatnym: Lepsze zarządzanie czasem umożliwi pracownikom efektywne wykonywanie obowiązków w godzinach pracy, co pozwoli im wygospodarować więcej czasu na życie prywatne i odpoczynek.
- Rozwój kompetencji organizacyjnych: Pracownicy zdobędą praktyczne umiejętności planowania, monitorowania postępów i rozwiązywania problemów, co wzmocni ich samodzielność i odpowiedzialność za powierzone zadania.
Program szkolenia
- Reguły jako fundament pracy każdego managera
- Zespół podążający za managerem – exposé szefa
- Zrozumienie roli zarządzania zadaniami w osiąganiu celów organizacji
- Dlaczego warto delegować? Przełamywanie mitów o „robieniu wszystkiego samemu”
- Komunikacja managerska w przydziale zadań
- Jasne komunikowanie oczekiwań: co, dlaczego i kiedy ma być zrobione
- Ustalanie odpowiedzialności i zakresu decyzyjności pracownika
- Zasady udzielania informacji zwrotnej
- Skuteczna rozmowa dyscyplinująca
- Docenienie pracownika a „pochwała”
Pracownik
- Etapy rozwoju pracownika pod kątem różnych kryteriów gotowości i dojrzałości
- Matryca kompetencji członków zespołu
- Analiza zadań vs etap rozwoju pracownika
Przywództwo sytuacyjne
- Diagnoza preferowanego stylu zarządzania
- Koncepcja przywództwa sytuacyjnego
- Efektywne zachowania szefa w stylu S1, S2, S3, S4
- Uważność lidera na sygnały werbalne i niewerbalne pracownika na R2
- Warunki skutecznego wykorzystywania przywództwa sytuacyjnego
- Zasady prawidłowego delegowania zadań zgodne z etapem rozwoju pracownika
- Klarowność procesów i odpowiedzialności
- Wspieranie pracowników w rozwoju zawodowym
- Angażowanie i motywowanie pracowników
- Kontrolowanie i egzekwowanie wyznaczonych zadań na danym etapie rozwoju pracownika
- Diagnoza osobistego stylu zarządzania sobą w czasie – gra symulacyjna „Twój czas”
- Delegowanie zadań, wytyczanie celów i priorytetów
- Praca pod presją czasu i pilnością zadań
- Rola harmonogramów i śledzenia postępów w realizacji zadań
- Radzenie sobie z obiekcjami pracowników wobec nowych zadań
- Monitorowanie postępów delegowanych zadań – narzędzia i strategie
- Gospodarowanie czasem, czyli eliminowanie tzw. złodziei czasu
- Dlaczego zadania są opóźniane? Najczęstsze przyczyny i jak ich unikać
- Budowanie odpowiedzialności w zespole za realizację powierzonych zadań
- Jak reagować na brak postępów? Rozmowy korygujące z pracownikami
- Stosowanie systemów nagród i konsekwencji w zarządzaniu zadaniami
- Eliminowanie „przeciągających się” projektów poprzez wyznaczanie etapów kontrolnych
Metody wykorzystywane podczas szkolenia
Warsztaty praktyczne
Uczestnicy rozwiązują rzeczywiste problemy związane z zarządzaniem zadaniami poprzez praktyczne ćwiczenia i case studies. Pozwala to na bezpośrednie przełożenie teorii na praktykę i wypracowanie konkretnych rozwiązań do zastosowania w codziennej pracy.
Symulacje i gry szkoleniowe
Interaktywne symulacje i gry, takie jak gra „Twój czas”, pozwalają uczestnikom doświadczyć różnych scenariuszy zarządzania zadaniami i sprawdzić, jak podejmowane decyzje wpływają na efektywność zespołu. Uczy to szybkiego reagowania na zmieniające się warunki i efektywnego planowania.
Dyskusje moderowane
Otwarte dyskusje pod okiem trenera pozwalają uczestnikom dzielić się swoimi doświadczeniami, wymieniać pomysłami i analizować różne podejścia do zarządzania zadaniami. Umożliwia to wspólne poszukiwanie najlepszych rozwiązań oraz budowanie nowych perspektyw.
Ćwiczenia indywidualne i zespołowe
Zadania wykonywane indywidualnie lub w grupach pomagają uczestnikom rozwijać umiejętności planowania, delegowania i priorytetyzacji zadań. Ćwiczenia zespołowe sprzyjają także budowaniu współpracy i efektywnej komunikacji w zespole.
Trenerzy
Angelika Kuczyńska
Ponad 15 lat doświadczenia w sprzedaży, zarządzaniu oraz budowaniu programów rozwojowych. Praktyk biznesu, trener, coach z szerokim doświadczeniem od dużej międzynarodowej korporacji FMCG, administracji publicznej po prowadzenie własnych działalności gospodarczych. Jako praktyk i przedsiębiorca skupia się na wdrażaniu skutecznych narzędzi dających wymierne efekty. Wspiera treningowo i konsultacyjnie firmy od obszarów związanych z kompetencjami menadżerskimi, sprzedażowymi po rozwój kompetencji miękkich. Wspiera przyszłych przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą poprzez praktyczne warsztaty obejmujące kwestie podatkowe, organizacyjne oraz zobowiązań wobec aparatów administracji publicznej.