Program szkolenia
- Zrozumienie istoty zarządzania czasem
- Czym naprawdę jest efektywne planowanie
- Różnica między byciem zajętym a produktywnym
- Najczęstsze pułapki i błędy w planowaniu
- Przeładowany kalendarz i brak elastyczności
- Przekładanie zadań i brak priorytetów
- Diagnoza własnych nawyków
- Autodiagnoza stylu zarządzania czasem
- Identyfikacja „złodziei czasu”
- Określanie tego, co naprawdę ważne
- Zasada Pareto (80/20) w praktyce
- Matryca Eisenhowera: pilne vs ważne
- Wyznaczanie celów krótko- i długoterminowych
- Technika SMART i jej zastosowanie
- Rozbijanie celów na konkretne działania
- Planowanie zgodne z wartościami
- Spójność celów z życiem osobistym i zawodowym
- Motywacja jako siła napędowa działania
- Przegląd praktycznych narzędzi
- Kalendarze (papierowe i cyfrowe)
- Listy zadań (to-do, kanban, checklista)
- Tworzenie planu tygodnia i dnia
- Budowanie harmonogramu tygodniowego
- Codzienne planowanie z uwzględnieniem priorytetów
- Organizacja pracy własnej
- System „Inbox Zero” i GTD (Getting Things Done)
- Techniki grupowania zadań (batching, time blocking)
- Efektywne wykorzystanie energii i koncentracji
- Wykorzystywanie rytmów dobowych (chronotypy)
- Dobór zadań do poziomu energii w ciągu dnia
- Techniki zwiększające efektywność
- Technika Pomodoro
- Metoda ALPEN i time blocking w praktyce
- Budowanie dobrych nawyków
- Nawyki wspierające organizację dnia
- Strategie utrzymania konsekwencji
- Prokrastynacja – jak ją rozpoznać i przełamać
- Mechanizmy odkładania na później
- Małe kroki i techniki aktywizujące
- Zarządzanie rozproszeniami i przerywnikami
- Źródła zakłóceń – jak je ograniczać
- Techniki koncentracji i pracy w skupieniu
- Delegowanie i asertywność w zarządzaniu czasem
- Jak skutecznie delegować zadania
- Sztuka mówienia „nie” bez poczucia winy
- Tworzenie indywidualnego systemu planowania
- Dobór narzędzi do własnego stylu pracy
- Utrwalanie nawyków i automatyzacja
- Ćwiczenia i symulacje
- Planowanie dnia z wykorzystaniem poznanych metod
- Analiza przypadków i scenariusze „z życia”
- Opracowanie planu działania po szkoleniu
- Podsumowanie kluczowych wniosków
- Indywidualna mapa rozwoju i utrzymania efektów
Grupa docelowa i idea szkolenia: Techniki efektywnego planowania czasu
Grupa docelowa szkolenia “Techniki efektywnego planowania czasu” to osoby, które chcą lepiej zarządzać swoim czasem w życiu zawodowym. Szkolenie jest skierowane do pracowników biurowych, specjalistów, menedżerów oraz wszystkich, którzy mają wiele obowiązków, mierzą się z natłokiem zadań, brakiem czasu, odkładaniem spraw na później lub trudnościami w utrzymaniu koncentracji i systematyczności.
Idea szkolenia “Techniki efektywnego planowania czasu” opiera się na przekonaniu, że efektywne zarządzanie czasem nie polega na robieniu więcej, ale na robieniu właściwych rzeczy we właściwy sposób. Szkolenie ma na celu wyposażenie uczestników w praktyczne narzędzia i techniki planowania, które pozwalają nie tylko lepiej organizować zadania, ale także zwiększać produktywność bez przeciążenia. Kładziemy nacisk na rozwój świadomych nawyków, dopasowanie metod do indywidualnego stylu pracy oraz budowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Szkolenie łączy teorię z praktyką, wspierając uczestników w trwałym wdrożeniu zmian.
Techniki efektywnego planowania czasu – korzyści ze szkolenia
- Jasna komunikacja i lepsza współpraca: Dzięki lepszemu zarządzaniu czasem i zadaniami, komunikacja w zespole staje się bardziej przejrzysta, a współpraca – efektywniejsza i mniej stresująca.
- Większa elastyczność i gotowość na zmiany: Dobrze zorganizowane osoby szybciej adaptują się do nowych warunków, co wzmacnia zdolność całej organizacji do działania w zmiennym środowisku.
- Realizacja celów strategicznych i indywidualnych: Sprawne planowanie zadań wspiera osiąganie zarówno celów firmy, jak i celów osobistych pracowników, tworząc spójność i zaangażowanie.
- Zwiększenie satysfakcji i zaangażowania: Pracownicy, którzy mają poczucie kontroli nad swoim czasem i pracą, są bardziej zmotywowani i lojalni wobec firmy.
- Budowanie kultury efektywności i rozwoju: Szkolenie promuje postawę ciągłego doskonalenia i odpowiedzialności, która staje się wspólną wartością w organizacji i motorem rozwoju dla wszystkich.
Korzyści dla organizacji
- Większa efektywność zespołów: Pracownicy uczą się lepiej planować i organizować swoją pracę, co przekłada się na szybszą realizację zadań, lepsze wykorzystanie zasobów i wzrost wydajności w całej organizacji.
- Zmniejszenie liczby błędów i chaosu operacyjnego: Usystematyzowane działania i jasne priorytety pozwalają unikać nieporozumień, pomyłek i stresu wynikającego z pracy pod presją czasu.
- Lepsze zarządzanie projektami i terminami: Pracownicy potrafią trafniej szacować czas potrzebny na realizację zadań, co umożliwia sprawniejsze planowanie i terminową realizację projektów.
- Mniejsze ryzyko wypalenia zawodowego w zespołach: Poprzez lepsze gospodarowanie czasem i świadome planowanie przerw, pracownicy utrzymują wyższy poziom energii i zaangażowania, co przekłada się na długofalową efektywność.
- Wzrost kultury odpowiedzialności i samodzielności: Uczestnicy szkolenia uczą się samodzielnie organizować swoją pracę i brać odpowiedzialność za efekty, co wspiera rozwój kultury opartej na zaufaniu i kompetencjach.
Korzyści dla pracowników
- Lepsze panowanie nad codziennymi obowiązkami: Uczestnicy uczą się planować zadania w sposób realistyczny, dzięki czemu unikają uczucia przytłoczenia i odzyskują kontrolę nad swoim harmonogramem.
- Większa koncentracja i skupienie: Pracownicy poznają metody eliminowania rozpraszaczy, co pozwala im pracować w większym skupieniu i z mniejszą liczbą błędów.
- Zmniejszenie stresu i napięcia: Świadome zarządzanie czasem wpływa na lepsze samopoczucie psychiczne i fizyczne, ponieważ zmniejsza presję i poczucie ciągłego „gaszenia pożarów”.
- Poprawa organizacji życia prywatnego i zawodowego: Dzięki wypracowanym technikom pracownicy potrafią skuteczniej oddzielać życie zawodowe od prywatnego, zachowując większą równowagę.
- Rozwój samodyscypliny i dobrych nawyków: Szkolenie wspiera rozwój nawyków takich jak planowanie, kończenie zadań i konsekwencja w działaniu, co przekłada się na większą satysfakcję z pracy.
Metody wykorzystywane podczas szkolenia
Ćwiczenia indywidualne
Uczestnicy wykonują zadania odnoszące się bezpośrednio do ich własnej pracy i codziennych wyzwań – np. analiza dnia pracy, plan tygodniowy, mapa priorytetów. Pomaga to przełożyć teorię na praktykę i zbudować osobisty system zarządzania czasem.
Praca w parach i małych grupach
Zadania wykonywane wspólnie z innymi uczestnikami sprzyjają wymianie doświadczeń, inspirują do spojrzenia na własne nawyki z innej perspektywy i rozwijają umiejętność wspólnego planowania.
Studium przypadku
Analiza realistycznych scenariuszy związanych z zarządzaniem czasem. Uczestnicy podejmują decyzje, rozwiązują problemy i omawiają możliwe strategie działania w konkretnych sytuacjach.
Mini-wykłady interaktywne
Forma krótkich, dynamicznych prezentacji, które wprowadzają uczestników w kluczowe zagadnienia. Prowadzone są w sposób angażujący, z przestrzenią na pytania i refleksję, co sprzyja aktywnemu przyswajaniu wiedzy.