Jak przeprowadzać skuteczne rekrutacje?

Z pozoru może się wydawać, że w przyjęciu do zespołu nowego pracownika nie ma nic skomplikowanego. Wystarczy dodać ogłoszenie, przejrzeć przesłane dokumenty i spotkać się z kilkoma osobami, które najlepiej pasują do przyjętych kryteriów. Wynika z tego, że jedynym kosztem, jaki trzeba ponieść, jest czas, który należy poświęcić na przeprowadzenie całego procesu.

W praktyce okazuje się jednak, że to dużo bardziej skomplikowane. Jako manager z pewnością doświadczyłeś takich sytuacji, gdy rekrutacja pracowników trwa bardzo długo, a finalnie vacaty nadal nie zostają uzupełnione. Co może być tego przyczyną?

W poszukiwaniu idealnego kandydata, czyli jak przygotować się do rekrutacji

Pierwsza kwestia, która często jest pomijana nawet przez doświadczone działy HR, to brak planowania tego, jak powinien przebiegać każdy etap związany z zatrudnianiem nowych osób. Takie podejście rzadko sprawdza się w praktyce. Zagrożenia, które się z nim wiążą, często są długofalowo odczuwane przez całą organizację.

Spontaniczna i wykonywana bez szerszego spojrzenia na cały proces rekrutacja pracowników często kończy się przyjęciem kogoś, kto już na samym początku współpracy nie do końca spełnia oczekiwania firmy. To skutkuje przedłużającym się okresem wdrażania. Nie brakuje też sytuacji, gdy nowo zatrudniona osoba dochodzi do wniosku, że podjęta współpraca nie jest satysfakcjonująca, co kończy się złożeniem wypowiedzenia.

Aby tego uniknąć, zanim opublikujesz ogłoszenie lub zaczniesz prowadzić rozmowy z kandydatami, poświęć czas na dokładne przygotowanie się do kwestii związanych z rekrutacją. Pomocne w tym będzie zarówno zastanowienie się nad kwestiami logistycznymi, jak i zautomatyzowanie całego procesu. To także najlepszy czas na to, aby określić profil kandydata, który uwzględnia zarówno jego konkretne kompetencje, jak i odnosi się do wartości, jakimi kieruje się Twoja organizacja.

Warto też sprecyzować, jaki konkretnie jest cel danej rekrutacji. Często firmy powielają jeden wypracowany schemat, który nie zawsze pasuje do konkretnej sytuacji. Inne będą wymagania, a nawet sam przebieg rozmowy kwalifikacyjnej, gdy celem jest znalezienie osoby do nowego projektu, inne zaś, kiedy szuka się kogoś, kto zajmie się wykonywaniem standardowych dla firmy zadań.

Przygotowanie ogłoszeń, selekcja dokumentów i prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych jako fundamenty procesu rekrutacyjnego

Im lepiej przygotujesz każdy etap związany z zatrudnianiem członków Twojego zespołu, tym większa szansa, że podejmiesz dobre decyzje. Dlatego przywiązuj taką samą wagę do każdej z tych kwestii. Już na etapie tworzenia ogłoszenia rekrutacyjnego oraz umieszczania go w konkretnych mediach możesz wpływać na to, jakie osoby będą odpowiadać na ogłoszenie.

Warto zadać sobie pytanie, jaki jest charakter stanowiska, na które planujesz przyjąć nową osobę. Czy będzie to praca kreatywna, związana z zarządzaniem, czy też może pozycja związana z wąską specjalizacją? 

Dobrze napisane ogłoszenie przyciąga właściwych kandydatów, a zatem skraca czas, jaki trzeba później poświęcić na selekcję dokumentów. Od tego, co umieścisz w treści, będzie zależeć to, kto zdecyduje się zaaplikować na stanowisko. Najlepiej podać jak najwięcej szczegółów takich jak forma zatrudnienia, widełki płacowe czy tryb wykonywania obowiązków. To także dobre miejsce, aby przedstawić krótko najważniejsze wartości, jakimi kieruje się firma. Dzięki temu nie tylko ułatwisz kandydatom przygotowanie się do spotkania, ale też skrócisz jego czas, bo wiele wątpliwości zostanie rozwianych już na samym początku.

Równie ważnym elementem jest sama rozmowa kwalifikacyjna. Zdecyduj, czy lepsza będzie jednoetapowa, czy też bardziej czasochłonna, ale za to wnikliwa rekrutacja składająca się z kilku spotkań. Przygotuj pytania o różnym charakterze, aby jak najlepiej poznać kandydata. Skup się zarówno na sprawdzeniu wiedzy niezbędnej do wykonywania pracy na określonym stanowisku, jak i cechach osobowości, które będą przydatne dla całego zespołu.

Czy przez dobrze prowadzoną rekrutację można budować wizerunek pracodawcy?

Firmy o ugruntowanej na rynku pozycji, dobrze postrzegane zarówno przez swoich klientów, jak i całą społeczność rzadko mają problem z zatrudnianiem nowych osób. Dzieje się tak, ponieważ przez świadome działania udało się im zbudować silną markę zaufanego pracodawcy. 

Employer branding można kreować także poprzez umiejętnie prowadzoną rekrutację. Jest to moment, gdy osoba zainteresowana współpracą po raz pierwszy styka się ze swoim potencjalnym pracodawcą. Warto więc zadbać o to, aby niezależnie od tego, jak finalnie zakończy się proces, pozostawić po sobie dobre wrażenie. 

Kandydaci wysoko cenią sobie kulturę prowadzenia rozmowy, konstruktywną informację zwrotną oraz podsumowanie całego procesu. Jeśli ich wrażenia będą pozytywne, staną się promotorami firmy wśród szerszej społeczności. Takie działania są często równie skuteczne, jak różnego rodzaju kampanie marketingowe budujące wizerunek firmy.

Z tych powodów warto, aby osoby zajmujące się rekrutacją dobrze poznały aktualne trendy oraz narzędzia wykorzystywane w tej dziedzinie. Praktyczne szkolenie ze skutecznej rekrutacji pozwoli przyjrzeć się temu, jak firma podchodzi do tej kwestii oraz wdrożyć niezbędne modyfikacje. 

To także dobry sposób, aby dzięki poznanym technikom, już na pierwszy etapie współpracy, budować lojalność pracowników wobec organizacji. Osoby, które identyfikują się z firmą i są zadowolone ze współpracy, nie czują potrzeby, aby szukać dla siebie innego miejsca. Dla biznesu oznacza to stabilny wzrost i kapitał w postaci zgranego, efektywnego zespołu.

Jakie problemy może stwarzać niewłaściwie prowadzona rekrutacja?

Skrócenie czasu potrzebnego na znalezienie nowego pracownika to dla firmy przede wszystkim znaczna oszczędność. Organizacja, która na co dzień nie boryka się z przedłużającymi się problemami kadrowymi, jest w stanie na bieżąco wykonywać zadania. To z kolei przekłada się na większe zyski oraz wzmocnienie pozycji na rynku.

Każda firma, która umie skutecznie budować swoje zasoby personalne, lepiej radzi sobie z wdrażaniem innowacji czy też przechodzeniem przez trudny proces zmian. Zadowoleni pracownicy częściej wykazują inicjatywę, ponieważ zależy im na tym, aby ich organizacja ciągle się rozwijała.

Te pozytywne aspekty mają swój początek w dobrze przeprowadzonej rekrutacji. Właśnie dlatego warto poświęcić jej uwagę i dostosować proces do profilu firmy oraz środowiska, w jakim działa.