Jak zmienić równowagę sił w relacjach z agresywnym klientem?
Jednym z zadań standardów obsługi klienta, wprowadzanych w różnego rodzaju placówkach, które świadczą usługi i mają bezpośredni kontakt z klientem, jest sformułowanie zasad postępowania w przypadku natrafienia na „trudnego” klienta, który staje się agresywny. W jaki sposób radzić sobie z takimi osobami? Jaki schemat działania należy przyjąć?
Po pierwsze – nie podnoś głosu
Trudny, roszczeniowy klient z pewnością zdenerwuje każdego, nawet najbardziej opanowanego pracownika. Nie wolno jednak tracić zimnej krwi i podnosić głosu. Takie zachowanie bowiem tylko rozjuszy naszego rozmówcę. Należy rozmawiać spokojnie i rzeczowo. Dzięki temu agresywny klient nie przejmie nad nami kontroli, a dyskusja nie przerodzi się w zupełnie niepotrzebną kłótnię.
Po drugie – bądź asertywny
Pamiętajmy, że reprezentujemy naszą firmę i dbamy o jej interes. Klient chce osiągnąć jak najkorzystniejsze dla siebie rozwiązanie, ale niekoniecznie musi to oznaczać pozytywny rezultat dla naszej firmy. Możemy mieć w tym zakresie zupełnie rozbieżne plany. Właśnie dlatego istotna jest asertywność. Odmawiajmy spokojnie, rzeczowo i stanowczo. Klient musi zrozumieć, że jest to nasze ostateczne stanowisko i nie zmienimy zdania. Dzięki temu w którymś momencie dyskusji stwierdzi, że dalsza polemika nie ma najmniejszego sensu.
Po trzecie – postaraj się zrozumieć
Nie możemy jednak zbyt ostro traktować klienta. Przyjmijmy postawę zrozumienia i współczucia. Podkreślajmy, że rozumiemy problem naszego rozmówcy, ale niestety polityka firmy oraz panujące w niej reguły, nie pozwalają nam na zachowanie się w inny sposób. Takie działanie najprawdopodobniej pozwoli nam na wzbudzenie nuty sympatii w naszym rozmówcy, przez co powinien stać się mniej agresywny i zapalczywy.
Po czwarte – nie przerzucaj odpowiedzialności na innych
Nie jest również skutecznym działaniem przerzucanie odpowiedzialności na inne osoby. Jako pracownik firmy, przed klientem bierzemy odpowiedzialność za całokształt jej funkcjonowania. Nawet jeżeli nie my, personalnie, mieliśmy wpływ na określone działanie lub zaniechanie, musimy dyplomatycznie załatwić tę sprawę, nie obwiniając za to wszystkich na około.
Po piąte – spróbuj znaleźć złoty środek
Nawet najbardziej agresywny klient jest zdolny do kompromisu, dlatego postarajmy się wspólnie znaleźć satysfakcjonujące dla obu stron rozwiązanie. To zawsze jest możliwe. Niekiedy wystarczy przedstawić drugiej stronie możliwe scenariusze, schematy postępowania, a wspólnie uda się znaleźć satysfakcjonujący kompromis.
Szkolenia z profesjonalnej obsługi klienta
Specjaliści Warto Szkolić prowadzą szkolenia z zakresu komunikacji interpersonalnej, pozwalające na profesjonalną obsługę klienta. Dzięki naszym kursom uczestnicy zdobywają praktyczne umiejętności prowadzenia rozmów z klientami oraz zostają wyposażeni w odpowiednie do tego narzędzia. Dodatkowo prowadzimy warsztaty, dzięki którym uczestnicy mają okazję zastosować zdobytą wiedzę w praktyce.
Nasze realizacje:
https://wartoszkolic.pl/ostatnie-realizacje/jak-negocjowac-w-swiecie-agresywnego-biznesu-szkolenie-dla-firmy-m-a-s-ze-starachowic/
Inne artykuły na blogu, które mogą Cię zainteresować:
Przeczytaj również:
Szkolenia, Wiedza i rozwój
Jak się komunikować? Kluczowe zasady komunikacji, które warto znać i stosować
Dlaczego warto uczyć się, jak się komunikować? – najważniejsze zasady komunikacji W świecie, w którym tempo życia nieustannie rośnie, a codzienne relacje zawodowe i prywatne stają się coraz bardziej złożone, zrozumienie, jak się komunikować, staje się kluczową kompetencją XXI wieku. Komunikacja nie jest już wyłącznie wymianą informacji – to sztuka budowania relacji, rozwiązywania konfliktów, zarządzania emocjami i tworzenia przestrzeni do współpracy. Niezależnie od tego, czy jesteś…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Profesjonalna współpraca z klientem w branży produkcyjnej – relacja ze szkolenia
Dlaczego profesjonalna współpraca z klientem w branży produkcyjnej jest kluczowa dla sukcesu? Współczesna branża produkcyjna stawia przed firmami ogromne wyzwania. Konkurencja rośnie, a wymagania klientów stają się coraz bardziej rygorystyczne. Klienci oczekują nie tylko wysokiej jakości produktów, ale także sprawnej i profesjonalnej obsługi, terminowych dostaw oraz elastyczności w dopasowaniu do ich potrzeb. W takim środowisku współpraca z klientem w branży produkcyjnej musi opierać się na precyzyjnie zaplanowanych…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Profesjonalna obsługa reklamacji w firmie budowlanej – relacja ze szkolenia
Profesjonalna obsługa reklamacji w branży budowlanej – klucz do satysfakcji klienta i ochrony reputacji firmy W branży budowlanej jakość usług i dostarczanych materiałów ma kluczowe znaczenie dla zadowolenia klientów i reputacji przedsiębiorstw. Jednak nawet w najlepiej zarządzanych firmach zdarzają się sytuacje, w których klient zgłasza problem, a profesjonalna obsługa reklamacji w firmie budowlanej staje się niezbędnym elementem procesu zarządzania relacjami. Skuteczne i profesjonalne podejście…