Jak zyskać więcej czasu?

Jak zyskać więcej czasu?

Jak zyskać więcej czasu? To pytanie zadaje sobie wiele osób, niezależnie od szczebla zarządzania i charakteru wykonywanej pracy. Prawda jest jednak taka, że w ciągu doby każdy z nas ma do wykorzystania 86 400 sekund i ani jednej więcej. Wiele osób ma jednak poczucie, że dni „przeciekają między palcami”. Ba! Na liście zadań wciąż więcej rzeczy do zrobienia, niż tych wykonanych. Jak więc zarządzać sobą w czasie, by mieć poczucie większej efektywności?

Przyjrzyj się priorytetom

Brak wyznaczonych priorytetów to źródło chaosu w naszych działaniach. Mnóstwo aktywności, wielozadaniowość i powiedzmy sobie otwarcie – nieograniczone właściwie niczym możliwości współczesnego świata sprawiają, że działamy w poczuciu permenentnego niepokoju. Koncentrując się na jednej rzeczy często czujemy, że zaniedbujemy inne. Tymczasem warto sobie odpowiedzieć, jakie 3 cele są dla mnie najważniejsze? Jakie 3 zadania w tym tygodniu są najbardziej kluczowe? Określenie i koncentracja na priorytetach pozwala odzyskać poczucie kontroli, spokój i sprawczość.

Zrób inwentaryzację

Wykorzystaj okazję i wraz z początkiem tygodnia zacznij notować WSZYSTKO, co robisz w ciągu kolejnych 7 dni. Zarówno zawodowo, jak i na gruncie prywatnym. Zapisuj każde wykonywane zadanie. Taka inwentaryzacja pozwoli Ci po kilku dniach obiektywnie przyjrzeć się wykonywanym zadaniom. Być może część z nich powinna być oddelegowana? A część w ogóle nie powinna absorbować Twojej uwagi?

Deleguj zadania

Znaczącym blokerem w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie jest brak delegowania zadań. Wynika on często z syndromu niezastąpionego („nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja”) lub z pozornej ekonomii czasu („będzie szybciej jak zrobię to sam”). Tymczasem to właśnie skuteczne oddelegowanie zadań, których wcale nie musimy wykonywać samodzielnie lub które będą lepiej wykonywane po oddelegowaniu,  jest jednym z najlepszych sposobów na uwolnienie czasu.

Ogranicz rozpraszacze

Czym są rozpraszacze? Przychodzące maile, na które czujemy się zobowiązani natychmiast odpowiedzieć, wiadomości na komunikatorach, media społecznościowe, inne osoby przychodzące z „tylko z jednym pytaniem”, telefony przychodzące, szukanie niezbędnych informacji– to wszystko szatkuje nasz dzień i sprawia, że nawet nie wiemy, kiedy mija 8 godzin. Wyznacz stałe pory, w których odpowiadasz na wiadomości, monitoruj swój czas spędzamy w mediach społecznościowych, zadbaj o to, by po skończonej pracy nazywać pliki, tak, by móc je później bez problemu odnaleźć. Uporządkowanie tych drobnych spraw, pozwala zapanować nad chaosem i odzyskać możliwość koncentracji nad tym, co naprawdę ważne.

Pracuj w blokach

Często zadania planujemy w sposób ciągły – zakładamy na przykład, że wykonanie czegoś zajmie nam godzinę i planujemy tę czynność na przykład od 10.00 do 11.00. Tymczasem z wielu przyczyn często nie ma możliwości by przez godzinę skupić się tylko i wyłącznie na jednym zadaniu. Jeśli pojawiają się w naszym otoczeniu rozpraszacze, nieprzewidziane okoliczności, działamy w warunkach dużej zmienności – warto pracować w blokach. Wyznaczenie zadania z założeniem, że możemy nad nim pracować po 5,10 minut, kilka razy w ciągu dnia może być bardzo skutecznym sposobem, dzięki któremu stwierdzimy, że zadanie zostało wykonane.

Nie planuj 100% czasu

Częstym błędem jest planowanie 100 % czasu, niezależnie od tego czy plan dotyczy tygodnia, dnia czy godziny. Nigdy nie mamy pełnego wpływu na to co się wydarzy i jakie czynniki niezależne od nas spowodują, że jednak nie będziemy w stanie wykonać założonego zadania. To poczucie sypiącego się domina zadaniowego powoduje frustrację i poczucie braku efektywności. Dlatego warto ustalać plan jedynie na 60% czasu, pozostawiając margines na to, co pojawi się niespodziewanie lub po prostu wyniknie z bieżącego biegu wydarzeń.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zarządzać sobą w czasie, zmienić strukturę wykonywanych zadań, czy skutecznie delegować odpowiedzialność pracownikom – zapraszamy, by zapoznać się z ofertą naszych szkoleń.

Jeśli chcesz otrzymywać na bieżąco informacje odnośnie możliwości rozwoju Twojej firmy, poznać praktyczne narzędzia i być na bieżąco z biznesowymi trendami, dołącz do naszego newslettera!

[mailerlite_form form_id=1]

 

Przeczytaj również:

Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jak rozwiązywać konflikty w zespole? - praktyczny przewodnik

Dlaczego warto nauczyć się rozwiązywać konflikty w zespole Rozwiązywanie konfliktów w zespole to nieodłączny element skutecznego zarządzania organizacją. W każdej firmie – niezależnie od branży czy wielkości – pojawiają się różnice zdań, napięcia i sytuacje, które mogą przerodzić się w poważne konflikty. Dlatego coraz więcej menedżerów, liderów i specjalistów HR zadaje sobie pytanie: jak rozwiązywać konflikty, by nie niszczyły relacji, nie wpływały negatywnie na atmosferę pracy i nie obniżały…
dowiedz się więcej
Wiedza i rozwój, Wywiad

Jak skutecznie rekrutować i przeprowadzać selekcję pracowników – wywiad z Angeliką Kuczyńską

Rekrutacja przyszłości: jak budować strategie dopasowane do realiów rynku i potrzeb organizacji W świecie, w którym rynek pracy zmienia się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, dobra rekrutacja przestaje być tylko działaniem operacyjnym – staje się elementem strategicznym, wpływającym bezpośrednio na rozwój i konkurencyjność organizacji. Dzisiejsi kandydaci nie tylko szukają pracy – oni oceniają, porównują i wybierają pracodawców, którzy oferują coś więcej niż…
dowiedz się więcej
Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jakie szkolenia z komunikacji zwiększają skuteczność współpracy zespołowej?

Skuteczna komunikacja w zespole – jakie szkolenia zwiększają efektywność i jakość współpracy? Współpraca zespołowa to jeden z najważniejszych filarów sprawnie działającej organizacji. Nawet najlepszy zespół ekspertów nie osiągnie pełni swojego potencjału, jeśli nie potrafi się skutecznie komunikować. Brak jasnych ustaleń, nieporozumienia, błędna interpretacja intencji czy konflikty wynikające z różnic stylów komunikacyjnych – to codzienne wyzwania, które znacząco obniżają efektywność pracy.…
dowiedz się więcej

Cenimy prywatność użytkowników

Używamy plików cookie, aby poprawić jakość przeglądania, wyświetlać reklamy lub treści dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz analizować ruch na stronie. Kliknięcie przycisku „Akceptuj wszystkie” oznacza zgodę na wykorzystywanie przez nas plików cookie.