Jak zyskać więcej czasu?

Jak zyskać więcej czasu?

Jak zyskać więcej czasu? To pytanie zadaje sobie wiele osób, niezależnie od szczebla zarządzania i charakteru wykonywanej pracy. Prawda jest jednak taka, że w ciągu doby każdy z nas ma do wykorzystania 86 400 sekund i ani jednej więcej. Wiele osób ma jednak poczucie, że dni „przeciekają między palcami”. Ba! Na liście zadań wciąż więcej rzeczy do zrobienia, niż tych wykonanych. Jak więc zarządzać sobą w czasie, by mieć poczucie większej efektywności?

Przyjrzyj się priorytetom

Brak wyznaczonych priorytetów to źródło chaosu w naszych działaniach. Mnóstwo aktywności, wielozadaniowość i powiedzmy sobie otwarcie – nieograniczone właściwie niczym możliwości współczesnego świata sprawiają, że działamy w poczuciu permenentnego niepokoju. Koncentrując się na jednej rzeczy często czujemy, że zaniedbujemy inne. Tymczasem warto sobie odpowiedzieć, jakie 3 cele są dla mnie najważniejsze? Jakie 3 zadania w tym tygodniu są najbardziej kluczowe? Określenie i koncentracja na priorytetach pozwala odzyskać poczucie kontroli, spokój i sprawczość.

Zrób inwentaryzację

Wykorzystaj okazję i wraz z początkiem tygodnia zacznij notować WSZYSTKO, co robisz w ciągu kolejnych 7 dni. Zarówno zawodowo, jak i na gruncie prywatnym. Zapisuj każde wykonywane zadanie. Taka inwentaryzacja pozwoli Ci po kilku dniach obiektywnie przyjrzeć się wykonywanym zadaniom. Być może część z nich powinna być oddelegowana? A część w ogóle nie powinna absorbować Twojej uwagi?

Deleguj zadania

Znaczącym blokerem w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie jest brak delegowania zadań. Wynika on często z syndromu niezastąpionego („nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja”) lub z pozornej ekonomii czasu („będzie szybciej jak zrobię to sam”). Tymczasem to właśnie skuteczne oddelegowanie zadań, których wcale nie musimy wykonywać samodzielnie lub które będą lepiej wykonywane po oddelegowaniu,  jest jednym z najlepszych sposobów na uwolnienie czasu.

Ogranicz rozpraszacze

Czym są rozpraszacze? Przychodzące maile, na które czujemy się zobowiązani natychmiast odpowiedzieć, wiadomości na komunikatorach, media społecznościowe, inne osoby przychodzące z „tylko z jednym pytaniem”, telefony przychodzące, szukanie niezbędnych informacji– to wszystko szatkuje nasz dzień i sprawia, że nawet nie wiemy, kiedy mija 8 godzin. Wyznacz stałe pory, w których odpowiadasz na wiadomości, monitoruj swój czas spędzamy w mediach społecznościowych, zadbaj o to, by po skończonej pracy nazywać pliki, tak, by móc je później bez problemu odnaleźć. Uporządkowanie tych drobnych spraw, pozwala zapanować nad chaosem i odzyskać możliwość koncentracji nad tym, co naprawdę ważne.

Pracuj w blokach

Często zadania planujemy w sposób ciągły – zakładamy na przykład, że wykonanie czegoś zajmie nam godzinę i planujemy tę czynność na przykład od 10.00 do 11.00. Tymczasem z wielu przyczyn często nie ma możliwości by przez godzinę skupić się tylko i wyłącznie na jednym zadaniu. Jeśli pojawiają się w naszym otoczeniu rozpraszacze, nieprzewidziane okoliczności, działamy w warunkach dużej zmienności – warto pracować w blokach. Wyznaczenie zadania z założeniem, że możemy nad nim pracować po 5,10 minut, kilka razy w ciągu dnia może być bardzo skutecznym sposobem, dzięki któremu stwierdzimy, że zadanie zostało wykonane.

Nie planuj 100% czasu

Częstym błędem jest planowanie 100 % czasu, niezależnie od tego czy plan dotyczy tygodnia, dnia czy godziny. Nigdy nie mamy pełnego wpływu na to co się wydarzy i jakie czynniki niezależne od nas spowodują, że jednak nie będziemy w stanie wykonać założonego zadania. To poczucie sypiącego się domina zadaniowego powoduje frustrację i poczucie braku efektywności. Dlatego warto ustalać plan jedynie na 60% czasu, pozostawiając margines na to, co pojawi się niespodziewanie lub po prostu wyniknie z bieżącego biegu wydarzeń.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zarządzać sobą w czasie, zmienić strukturę wykonywanych zadań, czy skutecznie delegować odpowiedzialność pracownikom – zapraszamy, by zapoznać się z ofertą naszych szkoleń.

Jeśli chcesz otrzymywać na bieżąco informacje odnośnie możliwości rozwoju Twojej firmy, poznać praktyczne narzędzia i być na bieżąco z biznesowymi trendami, dołącz do naszego newslettera!

[mailerlite_form form_id=1]

 

Przeczytaj również:

Ostatnie realizacje, Wiedza i rozwój

Marketing cyfrowy w branży wędliniarskiej – relacja ze szkolenia

Marketing cyfrowy w branży wędliniarskiej – relacja ze szkolenia Branża wędliniarska, choć korzystająca z tradycji sięgających wieków, nie unika wpływu nowoczesnego, cyfrowego świata. Zmieniające się trendy konsumenckie, rosnąca konkurencja i dynamiczne otoczenie biznesowe wymagają od producentów wędlin elastyczności i nowoczesnych rozwiązań. W takim kontekście marketing cyfrowy staje się nieodzownym narzędziem, pozwalającym na przetrwanie i rozwój wędliniarni w erze digitalizacji. Z naszych usług skorzystała firma,…
dowiedz się więcej
Ostatnie realizacje, Wiedza i rozwój

Zarządzanie projektami w firmie produkcyjnej – relacja ze szkolenia

Zarządzanie projektami w firmie produkcyjnej – relacja ze szkolenia Zarządzanie projektami w firmie produkcyjnej stanowi kluczowy element skutecznego funkcjonowania i konkurencyjności w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym. Firmy produkcyjne, niezależnie od swojej wielkości, często zmierzyć się muszą z różnorodnymi projektami, takimi jak wdrażanie nowych produktów, optymalizacja procesów produkcyjnych czy też dostosowywanie się do zmieniających się regulacji i standardów. Sukces w tych przedsięwzięciach zależy w dużej mierze od umiejętności…
dowiedz się więcej
Ostatnie realizacje, Wiedza i rozwój

AI w sprzedaży – relacja ze szkolenia

AI w sprzedaży – relacja ze szkolenia W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, w którym konkurencja stale rośnie, przedsiębiorstwa muszą wykorzystać nowoczesne narzędzia i technologie, aby odnieść sukces. Jednym z najważniejszych aspektów, którym należy poświęcić uwagę, jest skuteczność procesów sprzedażowych. W tym kontekście sztuczna inteligencja (AI) staje się kluczowym elementem transformacji biznesowej, pozwalając firmom osiągnąć wyższy poziom personalizacji.…
dowiedz się więcej