Jak zyskać więcej czasu?

Jak zyskać więcej czasu?

Jak zyskać więcej czasu? To pytanie zadaje sobie wiele osób, niezależnie od szczebla zarządzania i charakteru wykonywanej pracy. Prawda jest jednak taka, że w ciągu doby każdy z nas ma do wykorzystania 86 400 sekund i ani jednej więcej. Wiele osób ma jednak poczucie, że dni „przeciekają między palcami”. Ba! Na liście zadań wciąż więcej rzeczy do zrobienia, niż tych wykonanych. Jak więc zarządzać sobą w czasie, by mieć poczucie większej efektywności?

Przyjrzyj się priorytetom

Brak wyznaczonych priorytetów to źródło chaosu w naszych działaniach. Mnóstwo aktywności, wielozadaniowość i powiedzmy sobie otwarcie – nieograniczone właściwie niczym możliwości współczesnego świata sprawiają, że działamy w poczuciu permenentnego niepokoju. Koncentrując się na jednej rzeczy często czujemy, że zaniedbujemy inne. Tymczasem warto sobie odpowiedzieć, jakie 3 cele są dla mnie najważniejsze? Jakie 3 zadania w tym tygodniu są najbardziej kluczowe? Określenie i koncentracja na priorytetach pozwala odzyskać poczucie kontroli, spokój i sprawczość.

Zrób inwentaryzację

Wykorzystaj okazję i wraz z początkiem tygodnia zacznij notować WSZYSTKO, co robisz w ciągu kolejnych 7 dni. Zarówno zawodowo, jak i na gruncie prywatnym. Zapisuj każde wykonywane zadanie. Taka inwentaryzacja pozwoli Ci po kilku dniach obiektywnie przyjrzeć się wykonywanym zadaniom. Być może część z nich powinna być oddelegowana? A część w ogóle nie powinna absorbować Twojej uwagi?

Deleguj zadania

Znaczącym blokerem w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie jest brak delegowania zadań. Wynika on często z syndromu niezastąpionego („nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja”) lub z pozornej ekonomii czasu („będzie szybciej jak zrobię to sam”). Tymczasem to właśnie skuteczne oddelegowanie zadań, których wcale nie musimy wykonywać samodzielnie lub które będą lepiej wykonywane po oddelegowaniu,  jest jednym z najlepszych sposobów na uwolnienie czasu.

Ogranicz rozpraszacze

Czym są rozpraszacze? Przychodzące maile, na które czujemy się zobowiązani natychmiast odpowiedzieć, wiadomości na komunikatorach, media społecznościowe, inne osoby przychodzące z „tylko z jednym pytaniem”, telefony przychodzące, szukanie niezbędnych informacji– to wszystko szatkuje nasz dzień i sprawia, że nawet nie wiemy, kiedy mija 8 godzin. Wyznacz stałe pory, w których odpowiadasz na wiadomości, monitoruj swój czas spędzamy w mediach społecznościowych, zadbaj o to, by po skończonej pracy nazywać pliki, tak, by móc je później bez problemu odnaleźć. Uporządkowanie tych drobnych spraw, pozwala zapanować nad chaosem i odzyskać możliwość koncentracji nad tym, co naprawdę ważne.

Pracuj w blokach

Często zadania planujemy w sposób ciągły – zakładamy na przykład, że wykonanie czegoś zajmie nam godzinę i planujemy tę czynność na przykład od 10.00 do 11.00. Tymczasem z wielu przyczyn często nie ma możliwości by przez godzinę skupić się tylko i wyłącznie na jednym zadaniu. Jeśli pojawiają się w naszym otoczeniu rozpraszacze, nieprzewidziane okoliczności, działamy w warunkach dużej zmienności – warto pracować w blokach. Wyznaczenie zadania z założeniem, że możemy nad nim pracować po 5,10 minut, kilka razy w ciągu dnia może być bardzo skutecznym sposobem, dzięki któremu stwierdzimy, że zadanie zostało wykonane.

Nie planuj 100% czasu

Częstym błędem jest planowanie 100 % czasu, niezależnie od tego czy plan dotyczy tygodnia, dnia czy godziny. Nigdy nie mamy pełnego wpływu na to co się wydarzy i jakie czynniki niezależne od nas spowodują, że jednak nie będziemy w stanie wykonać założonego zadania. To poczucie sypiącego się domina zadaniowego powoduje frustrację i poczucie braku efektywności. Dlatego warto ustalać plan jedynie na 60% czasu, pozostawiając margines na to, co pojawi się niespodziewanie lub po prostu wyniknie z bieżącego biegu wydarzeń.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zarządzać sobą w czasie, zmienić strukturę wykonywanych zadań, czy skutecznie delegować odpowiedzialność pracownikom – zapraszamy, by zapoznać się z ofertą naszych szkoleń.

Jeśli chcesz otrzymywać na bieżąco informacje odnośnie możliwości rozwoju Twojej firmy, poznać praktyczne narzędzia i być na bieżąco z biznesowymi trendami, dołącz do naszego newslettera!

[mailerlite_form form_id=1]

 

Przeczytaj również:

Szkolenia, Wiedza i rozwój, Wywiad

Jak obsługiwać gości hotelowych, by zapewnić im niezapomniany pobyt? Wywiad z Anną Możdżyńską

Branża hotelarska to sektor, w którym jakość obsługi gościa odgrywa kluczową rolę. W dzisiejszych czasach, gdy goście mają do wyboru wiele opcji, standard obsługi może przesądzić o sukcesie lub porażce danego hotelu. Co sprawia, że obsługa jest doskonała? Jakie elementy są niezbędne, aby goście czuli się wyjątkowo i chcieli wracać? Na te i inne pytania w naszym wywiadzie odpowiada ekspertka i trenerka w dziedzinie hotelarstwa – Anna…
dowiedz się więcej
Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jak zostać ekspertem na dziale owoców i warzyw?

Zdrowe odżywianie staje się coraz bardziej popularne, rola eksperta na dziale owoców i warzyw nabiera szczególnego znaczenia. Konsumenci poszukują świeżych, wysokiej jakości produktów, a także profesjonalnych porad dotyczących ich wyboru, przechowywania i przygotowania. Dlatego właśnie umiejętności i wiedza specjalistów w tej dziedzinie są nieocenione. Zostanie ekspertem na dziale owoców i warzyw to nie tylko kwestia znajomości różnych odmian produktów, ale także zrozumienia sezonowości, najnowszych…
dowiedz się więcej
Szkolenia, Wiedza i rozwój

Jak skutecznie prowadzić marketing internetowy?

W dobie dynamicznego rozwoju technologii i cyfryzacji, marketing internetowy stał się nieodzownym elementem strategii każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa. Obecność w sieci oraz skuteczne dotarcie do potencjalnych klientów poprzez różnorodne kanały online to klucz do sukcesu. Właściwe zastosowanie narzędzi i technik marketingu internetowego pozwala na zwiększenie zasięgu oraz zaangażowania klientów, a także na maksymalizację zwrotu z inwestycji. W tym artykule przedstawimy kluczowe kroki, które pomogą…
dowiedz się więcej

Cenimy prywatność użytkowników

Używamy plików cookie, aby poprawić jakość przeglądania, wyświetlać reklamy lub treści dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz analizować ruch na stronie. Kliknięcie przycisku „Akceptuj wszystkie” oznacza zgodę na wykorzystywanie przez nas plików cookie.