Jak zyskać więcej czasu?

Jak zyskać więcej czasu?

Jak zyskać więcej czasu? To pytanie zadaje sobie wiele osób, niezależnie od szczebla zarządzania i charakteru wykonywanej pracy. Prawda jest jednak taka, że w ciągu doby każdy z nas ma do wykorzystania 86 400 sekund i ani jednej więcej. Wiele osób ma jednak poczucie, że dni „przeciekają między palcami”. Ba! Na liście zadań wciąż więcej rzeczy do zrobienia, niż tych wykonanych. Jak więc zarządzać sobą w czasie, by mieć poczucie większej efektywności?

Przyjrzyj się priorytetom

Brak wyznaczonych priorytetów to źródło chaosu w naszych działaniach. Mnóstwo aktywności, wielozadaniowość i powiedzmy sobie otwarcie – nieograniczone właściwie niczym możliwości współczesnego świata sprawiają, że działamy w poczuciu permenentnego niepokoju. Koncentrując się na jednej rzeczy często czujemy, że zaniedbujemy inne. Tymczasem warto sobie odpowiedzieć, jakie 3 cele są dla mnie najważniejsze? Jakie 3 zadania w tym tygodniu są najbardziej kluczowe? Określenie i koncentracja na priorytetach pozwala odzyskać poczucie kontroli, spokój i sprawczość.

Zrób inwentaryzację

Wykorzystaj okazję i wraz z początkiem tygodnia zacznij notować WSZYSTKO, co robisz w ciągu kolejnych 7 dni. Zarówno zawodowo, jak i na gruncie prywatnym. Zapisuj każde wykonywane zadanie. Taka inwentaryzacja pozwoli Ci po kilku dniach obiektywnie przyjrzeć się wykonywanym zadaniom. Być może część z nich powinna być oddelegowana? A część w ogóle nie powinna absorbować Twojej uwagi?

Deleguj zadania

Znaczącym blokerem w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie jest brak delegowania zadań. Wynika on często z syndromu niezastąpionego („nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja”) lub z pozornej ekonomii czasu („będzie szybciej jak zrobię to sam”). Tymczasem to właśnie skuteczne oddelegowanie zadań, których wcale nie musimy wykonywać samodzielnie lub które będą lepiej wykonywane po oddelegowaniu,  jest jednym z najlepszych sposobów na uwolnienie czasu.

Ogranicz rozpraszacze

Czym są rozpraszacze? Przychodzące maile, na które czujemy się zobowiązani natychmiast odpowiedzieć, wiadomości na komunikatorach, media społecznościowe, inne osoby przychodzące z „tylko z jednym pytaniem”, telefony przychodzące, szukanie niezbędnych informacji– to wszystko szatkuje nasz dzień i sprawia, że nawet nie wiemy, kiedy mija 8 godzin. Wyznacz stałe pory, w których odpowiadasz na wiadomości, monitoruj swój czas spędzamy w mediach społecznościowych, zadbaj o to, by po skończonej pracy nazywać pliki, tak, by móc je później bez problemu odnaleźć. Uporządkowanie tych drobnych spraw, pozwala zapanować nad chaosem i odzyskać możliwość koncentracji nad tym, co naprawdę ważne.

Pracuj w blokach

Często zadania planujemy w sposób ciągły – zakładamy na przykład, że wykonanie czegoś zajmie nam godzinę i planujemy tę czynność na przykład od 10.00 do 11.00. Tymczasem z wielu przyczyn często nie ma możliwości by przez godzinę skupić się tylko i wyłącznie na jednym zadaniu. Jeśli pojawiają się w naszym otoczeniu rozpraszacze, nieprzewidziane okoliczności, działamy w warunkach dużej zmienności – warto pracować w blokach. Wyznaczenie zadania z założeniem, że możemy nad nim pracować po 5,10 minut, kilka razy w ciągu dnia może być bardzo skutecznym sposobem, dzięki któremu stwierdzimy, że zadanie zostało wykonane.

Nie planuj 100% czasu

Częstym błędem jest planowanie 100 % czasu, niezależnie od tego czy plan dotyczy tygodnia, dnia czy godziny. Nigdy nie mamy pełnego wpływu na to co się wydarzy i jakie czynniki niezależne od nas spowodują, że jednak nie będziemy w stanie wykonać założonego zadania. To poczucie sypiącego się domina zadaniowego powoduje frustrację i poczucie braku efektywności. Dlatego warto ustalać plan jedynie na 60% czasu, pozostawiając margines na to, co pojawi się niespodziewanie lub po prostu wyniknie z bieżącego biegu wydarzeń.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zarządzać sobą w czasie, zmienić strukturę wykonywanych zadań, czy skutecznie delegować odpowiedzialność pracownikom – zapraszamy, by zapoznać się z ofertą naszych szkoleń.

Jeśli chcesz otrzymywać na bieżąco informacje odnośnie możliwości rozwoju Twojej firmy, poznać praktyczne narzędzia i być na bieżąco z biznesowymi trendami, dołącz do naszego newslettera!

[mailerlite_form form_id=1]

 

Przeczytaj również:

Szkolenia, Wiedza i rozwój

Komunikacja z klientem - jak rozmawiać przez telefon, by przynosić zyski dla firmy?

Komunikacja z klientem – jak rozmawiać przez telefon, by przynosić zyski dla firmy? Od przebiegu rozmowy z potencjalnym klientem zależy, czy uda się doprowadzić do jego pozyskania. Odpowiednia komunikacja to również wizytówka działalności. Przekonaj się, jak rozmawiać, aby przynieść zyski swojej firmie. Dowiedz się również, czego się wystrzegać. Szkolenie z komunikacji pozwala podnieść swoje kompetencje także w sytuacjach, gdy rozmówca początkowo jest sceptycznie nastawiony.…
dowiedz się więcej
Blog, Szkolenia

Szkolenia gastronomiczne — jak wybrać?

Szkolenia gastronomiczne — jak wybrać? Gastronomia wymaga ciągłej nauki i systematycznej pracy. Nic nie daje bowiem tak dobrych rezultatów, jak praktyka pod czujnym okiem ekspertów. Dzięki dobrym szkoleniom można nie tylko poprawić standard restauracji, ale również jakość własnej pracy w kuchni. Warto pamiętać, że kursy dla gastronomii dotyczą także obsługi oraz zarządzania finansami. Wszystkie te aspekty mają wpływ na zyski, które generuje restauracja. W tym…
dowiedz się więcej
Wiedza i rozwój

Merchandising w praktyce — sposób na większe zyski sklepu

Merchandising w praktyce — sposób na większe zyski sklepu Pojęcia takie jak  merchandising oraz visual merchandising są ostatnio coraz częściej spotykane. Nic dziwnego, gdyż walka o klienta decyduje o rezultatach osiąganych przez sklepy. Poniżej dowiesz się, czym jest merchandising i na czym polega. Wskażemy również przykłady wykorzystania merchandisingu przez marki, które notują doskonałe wyniki sprzedażowe. Czym jest visual…
dowiedz się więcej