Obsługa reklamacji, czyli jak przekuć porażkę w sukces

Niezależnie od tego, czy prowadzimy firmę usługową czy handlową, stacjonarnie lub przez Internet, prędzej czy później będziemy mieć do czynienia z reklamacjami. Wbrew pozorom, ta część działalności jest niezmiernie ważna i ma duży wpływ na wizerunek firmy oraz to, jak jest postrzegana przez klientów – dlatego warto wybrać się na szkolenie w temacie profesjonalnej obsługi reklamacji. Panuje przekonanie, że klient, który reklamuje towar lub usługę, jest klientem straconym. Nic bardziej mylnego – profesjonalna i uprzejma obsługa procesu reklamacyjnego potrafi zdziałać cuda i ze zawiedzionego, często zdenerwowanego kupującego, zrobić stałego klienta, który dodatkowo napędzi sprzedaż, opowiadając znajomym o otwartym podejściu firmy do sytuacji spornych.

Istnieje kilka podstawowych zasad, które warto wprowadzić w procesie obsługi skarg i reklamacji.

Nie unikaj kontaktu

Jednym z podstawowych i niestety często popełnianych błędów, jest nie odpowiadanie na reklamacje. Takie negatywne podejście do klienta gwarantuje jego utratę i zapewnia złą opinię o firmie w jego najbliższym środowisku. Pamiętajmy, że rozczarowana i zawiedziona osoba chętniej opisze nieprzyjemną sytuację na portalach społecznościowych i wystawi opinię, niż taka, która była z naszych usług zadowolona. A stąd już tylko krok do poważnego kryzysu wizerunkowego – zwłaszcza w dobie błyskawicznie rozprzestrzeniających się informacji.

Stwórz procedurę obsługi reklamacji

Określ w niej możliwe sposoby rozwiązania sporu, dopuszczalny czas odpowiedzi na reklamację oraz ogólny schemat procesu reklamacyjnego. Procedura ta powinna być stworzona w taki sposób, by stać się pomocnym narzędziem dla konsultantów, którzy będą odpowiedzialni za kontakt z klientem. Pozwól pracownikowi wysłuchać niezadowolonego kupującego, wsłuchać się w jego oczekiwania i dopiero wtedy podjąć działanie. Jeśli jest to możliwe i konieczne, stwórz kilka scenariuszy załatwiania takich spraw.

Zadbaj o odpowiednie przeszkolenie konsultantów

Już wiesz, że profesjonalne podejście do procesu reklamacyjnego może przysporzyć firmie lojalnego klienta. Warto więc zadbać o to, by pracownicy potrafili zapewnić obsługę sporów na najwyższym poziomie. Możecie być pewni, że takie podejście do klienta zapewni dobrą opinię o firmie i zaprocentuje w przyszłości. Nie wiesz czy sam zdołasz odpowiednio nakierować swoich pracowników? Skorzystaj ze szkoleń, których na rynku nie brakuje! Tutaj przyczytasz relację ze szkolenia w zakresie obsługi reklamacji dla jednego z naszych klientów.

Pozwól pracownikowi decydować

W procesie obsługi reklamacji niezwykle ważny jest czas. Aby nie wydłużać procesu reklamacyjnego, daj konsultantowi pole do samodzielnego decydowania o rozwiązaniu sporu. Odpowiednio przeszkolony pracownik z pewnością zrobi to asertywnie, ale z korzyścią dla firmy. Tym bardziej, że pozostawienie mu pewnej swobody i odpowiedzialności, zmobilizuje go do skuteczniejszego działania. O różnicy w obsłudze reklamacji pisaliśmy tutaj.

Współczesny sprzedawca wie, że nie może sobie pozwolić na utratę nawet jednego klienta, bo to tylko pierwszy element domina, które właśnie zaczęło się przewracać. Niezadowolony kupujący nie jest już wrogiem, a partnerem, który pomoże zbudować przyszłość firmy. Procesu obsługi reklamacji nie wolno więc lekceważyć, a upatrywać w niej szansy na zbudowanie bazy stałych klientów.

Przeczytaj również:

Szkolenia, Wiedza i rozwój

Doradca klienta – kim jest, co go cechuje i jak wygląda jego praca?

Doradca klienta – kim jest, co go cechuje i jak wygląda jego praca? Wiele osób zastanawia się, kim tak naprawdę jest doradca klienta. Polecane oferty pracy, które wyświetlają się użytkownikom mediów społecznościowych, często wskazują, że poszukiwany jest pracownik na takie stanowisko. Dobry doradca klienta to skarb dla firmy, która sprzedaje produkty lub usługi. Jednak kim jest doradca klienta? Jak powinien się prezentować?…
dowiedz się więcej
Blog, Wiedza i rozwój

Otwarcie własnej działalności. Jakie są przeszkody i kto może ją otworzyć?

Otwarcie własnej działalności. Jakie są przeszkody i kto może ją otworzyć? W naszym kraju otwarcie własnej działalności gospodarczej jest stosunkowo proste i nie wymaga posiadania specjalnych pozwoleń czy uprawnień. Są jednak określone przypadki, gdy należy spełnić dodatkowe warunki, o których opowiemy dziś nieco więcej. Otwarcie własnej działalności – proces założenia Sam proces otwierania własnej firmy jest w Polsce…
dowiedz się więcej
Blog, Szkolenia, Wiedza i rozwój

Szkolenia online – plusy i minusy. Czy są tak samo wartościowe jak szkolenia stacjonarne?

Szkolenia online – plusy i minusy. Czy są tak samo wartościowe jak szkolenia stacjonarne? Kursy online cieszą się z roku na rok coraz większą popularnością. W dobie pandemii wiele osób przekonało się, że bezpośredni kontakt nie jest koniecznością ani w pracy, ani w szkole. Nowe umiejętności można nabywać oraz rozwijać również za pomocą internetowego szkolenia. Uczestnik nabywa wtedy w pełni realną wiedzę. Poniżej wskażemy Ci, skąd…
dowiedz się więcej