Praca zdalna – jak dobrze zorganizować sobie pracę w domowym biurze?
Transkrypcja
Cześć! Ja się nazywam Agnieszka Rogowska. Jestem trenerem i na co dzień pracuję z zespołami sprzedażowymi. Wspieram ich poprzez szkolenia, warsztaty, coaching właśnie w tematach związanych ze sprzedażą I drugą moją specjalnością, w której bardzo dobrze się czuję, to są szkolenia menedżerskie, szkolenia z zarządzania. Natomiast to, co dzisiaj dla Was przygotowałam, to jest taki temat bardzo modny, bym powiedziała ostatnimi czasy, czyli praca zdalna, a konkretnie jak sobie poukładać to takie domowe biuro. Bywa z tym różnie. Od jakiegoś czasu niektóre firmy są w tej pracy zdalnej, niektóre już wracają do biur, jeszcze inne postanowiły wdrożyć taką formę hybrydową. No i okazuje się, że większość pracowników jest zadowolona z tej pracy zdalnej. Warto o tym mówić, jak fajnie sobie tę pracę organizować i jak to domowe biuro przystosować, żeby zadbać też w tym wszystkim o siebie, nie tylko o realizację zadań i celów. Praca zdalna ma takie dwa oblicza. Z jednej strony bardzo łatwo jesteśmy narażeni na takie rozpraszacze. Jesteśmy w domu i są albo inni domownicy, albo zwierzęta i gdzieś tam jesteśmy łatwo narażeni, żeby tą naszą uwagę skupić na innych osobach czy zwierzętach, albo w ogóle na czynnościach takich domowych. Ale z drugiej strony te drugie oblicze pracy zdalnej jest takie, że też czasami bardzo łatwo popadamy w tę taką otchłań pracy, czyli nie oddzielamy tego życia zawodowego, tej pracy naszej od czynności domowych, od tego odpoczynku. I jesteśmy zbyt długo po prostu w pracy cały czas możemy być w pracy, nie chowając tego komputera, nie kończąc formalnie pracy i jesteśmy narażeni na to, że mamy poczucie, że jesteśmy od rana do samego wieczora, ciągle w pracy.
Co zrobić, żeby zadbać o siebie i dobrze zaplanować ten czas pracy? Pierwszą taką wskazówką, z którą ja bym się podzieliła i i też rekomendowała. Pierwszą rzeczą to jest to, żeby wyznaczyć sobie konkretne godziny pracy i też godziny przerwy. Jeżeli wyznaczysz sobie godziny pracy i godziny przerwy, gdzie pracujesz i później idziesz na odpoczynek, to najlepiej jest po prostu wstać od komputera, zrobić kilka sobie nawet jakichś takich skłonów, fizycznych ćwiczeń, otworzyć okno czy napić się kawy, wody. Ale ważne jest, żeby podczas tej przerwy nie robić rzeczy związanych z pracą. To jest taka moja pierwsza rada, pierwsza wskazówka, która się rzeczywiście sprawdza, bo nawet podczas krótkiej przerwy jesteśmy w stanie bardzo dobrze naładować te swoje baterie i zregenerować się, żeby za chwilę wrócić znowu do do swoich zadań. Kolejną ważną rzeczą jest to, żeby planować efektywnie planować dzień, najlepiej dzień wcześniej. Bo jeżeli my zaczynamy dzień bez planu, no to zdarza się tak, że te zadania, które są takie najgłośniejsze, które gdzieś tam nam pokazują, że są w pierwszej kolejności do wykonania, one mogą zabrać nam czas. Natomiast idąc za teorią Eisenhowera, gdzie też o tej matrycy Eisenhowera mówiłam w innym filmie, często jest tak, że rzeczy ważne niekoniecznie są pilne, a pilne nie zawsze są ważne. Także jak mamy zaplanowany świadomie dzień, no to mamy te rzeczy zapisane w kalendarzu, które rzeczywiście są dla nas ważne. Przy pracy zdalnej ważne jest też to, żeby nie zapominać o kontaktach z innymi ludźmi, czyli planuj spotkania, nawet te online, ze swoim zespołem, z osobami, z którymi współpracujesz, praca z ludźmi, spotkania też dodają nam dużo energii i takiej świeżości też do tego, co robimy na co dzień.
Oddziel swoje miejsce pracy. Ważne jest, żeby mieć. Nieważne, czy masz do wyboru cały pokój, albo tylko mały jakiś kącik dla siebie. Ważne, żeby to było wyznaczone miejsce do pracy. I jak kończysz ten dzień pracy, te swoje, powiedzmy 8 godzin, Zrób też takie formalne zakończenie, czyli zamknij. Komputer. Niektórzy wiem, że nawet chowają laptopa do torby, żeby ich nie kusiło, żeby tam zajrzeć jeszcze na pocztę, sprawdzić maila albo coś przyjdzie do głowy i żeby żeby jakieś zadanie wykonać. Także ważne jest też takie zamknięcie formalne dnia pracy. Staraj się zniwelować wszystkie rozpraszacze, które gdzieś tam w domu mogą być i też staraj się utrzymać porządek na swoim miejscu pracy. Słyszałam o takich badaniach, że które mówią, że takie rozłożone rzeczy na naszym biurku, dużo takich niepotrzebnych elementów może powodować, że nawet przez półtorej godziny dziennie my skupiamy wzrok, a co za tym idzie też naszą uwagę właśnie na te elementy. Największym wyzwaniem w pracy zdalnej jest komunikacja. I tutaj na koniec chciałabym to podkreślić, żeby zadbać o tę komunikację bez względu na to, na jakim jesteście stanowisku czy zarządzać zespołem, czy jesteście członkami zespołu, to ważne jest, żeby ta komunikacja była skuteczna. Co zrobić? Jakie wprowadzić dobre praktyki, żeby ta komunikacja była skuteczna w pracy zdalnej? Dobrze jest się umówić z zespołem na to, jakie formy komunikatów wybieracie i co one będą oznaczały.
Dostosować też sposób komunikacji do ważności informacji, dostosować sposób komunikacji do czasu otrzymania informacji zwrotnej czy odpowiedzi. Co mam na myśli? Np. jeżeli są informacje, które chcę przekazać i są one dość ważne, no to mogę to napisać mailem. Natomiast jeżeli są informacje, które chcę przekazać, ale one wymagają jakiejś np. burzy mózgów, no to tutaj zamiast pisać maila, dobrze zorganizować jakieś spotkanie na kamerach i się spotkać z zespołem. Tak samo jak mamy. Jak oczekujemy, że dostaniemy szybko odpowiedź, to ustalmy sobie umówmy się z zespołem, że np. mail nie jest w mojej ocenie do końca takim dobrym, dobrą formą komunikacji. Jeżeli ja oczekuję, że dostanę szybko odpowiedź, dlatego że jeżeli są inne osoby, które też pracują zdalnie i mają np. jakieś zadania, takie koncepcyjne, wymagające skupienia, to bycie ciągle dostępnym na poczcie może być takim trudnym sposobem do tego, żeby te zadania koncepcyjne realizować. Ale na przykład jak umówimy się z zespołem czy współpracownikami, że na pewnych komunikatorach, jeżeli wysyłamy wiadomość, to to oznacza, że ja potrzebuję dostać szybko odpowiedź. I takie pogrupowanie tych form komunikatów na pewno da Wam większy komfort pracy. Na koniec chcę Wam też powiedzieć o takich technicznych aspektach. Jeżeli pracujecie w domu, pracujecie zdalnie, zadbajcie o swoją wygodę, o to, żeby mieć wygodne krzesło, odpowiednie biurko, odpowiedni monitor czy też oświetlenie. Praca w takich wygodnych, komfortowych warunkach przekłada się naprawdę na efekty i Waszej pracy. Także wszystkiego dobrego i widzimy się w kolejnych odcinkach.