Zastosowania MS Excel w dziale sprzedaży - 6 praktycznych sposobów!

Na temat możliwości wykorzystywania Excela pisaliśmy już kilkakrotnie, zarówno biorąc pod uwagę możliwość używania arkuszy kalkulacyjnych przy domowych budżetach, planowaniu lub nawet prowadzeniu finansów firmowych. Wszystkie poprzednie publikacje znajdziecie w tym linku. Dzisiaj jednak chcielibyśmy jeszcze raz poddać Wam pod rozwagę wykorzystania tego narzędzia, z naciskiem na pokazanie sposobów zastosowania MS Excel w dziale sprzedaży.

Dział ten, to miejsce, w którym arkusze MS Excel są wykorzystywane wyjątkowo często. A jeżeli w Twojej firmie nie są, to czas to zmienić :). Mamy dla Was 6 praktycznych sposobów zastosowania MS Excel w dziale sprzedaży!

1. Kontakty z klientami

Każdy handlowiec korzysta z narzędzia, które pozwala mu uporządkować kolejność spotkań czy listę klientów.  W tym celu większe firmy korzystają z systemów CRM, w których znajdują się wszystkie dane, niezbędne osobom generującym sprzedaż.

Jednak małe przedsiębiorstwa, które chcą ograniczyć koszty związane z wykupieniem drogich narzędzi on-line, mogą z powodzeniem wykorzystywać w tym celu MS Excel.

Dzięki temu narzędziu możemy stworzyć wygodną w obsłudze i czytelną bazę klientów – korzystając dodatkowo z Google Drive, możemy zapewnić całemu działowi sprzedaży, dostęp do wszystkich klientów, informować, do którego specjalisty jest przypisany dany klient czy obserwować status ofertowania. Taką funkcję ma także stacjonarny program, który eksportuje dane do chmury za pomocą OneNote. Możemy dowolnie modyfikować nasz „mini CRM”, dołączać daty wstępnych rozmów, follow-upów czy też status końcowy lub nastawienie klienta. Przy użyciu odpowiednich możliwości sortowania, każdy handlowiec, może szybko znaleźć informacje, które są mu potrzebne, nawet jeżeli nasz „system” zawiera tysiące klientów. Możemy sortować po nazwisku w kolejności alfabetycznej, rozmieszczać kolumny wg klientów przypisanych do danego opiekuna sprzedaży. Możliwości jest naprawdę wiele.

2. Budżety i prowizje

Tak, zdecydowanie MS Excel może służyć do zarządzania sprzedażą, pod kątem czysto budżetowym. Możemy tworzyć rankingi naszych handlowców, pokazując, kto w danym miesiącu osiągnął najlepszy wynik sprzedażowy.

Każdy handlowiec może również tworzyć swój własny wykaz sprzedaży, który automatycznie będzie przeliczał wartość prowizji oraz służył do raportowania wyników prosto do pracodawcy.

Dzięki możliwości zobrazowania danych w jasnych i czytelnych wykresach można też tworzyć zestawienia. Jak sprzedaż wyglądała w każdym kwartale: czy obserwujemy wzrost, spadek sprzedaży, oraz możemy łatwo porównać poszczególne tendencje (wzrostowe i spadkowe). Tutaj jednak kluczem jest systematyczne wprowadzanie danych oraz rzetelne uzupełnianie okresów rozliczeniowych. Jest to doskonałe narzędzie zarówno dla samych handlowców, jak i dla ich pracodawców.

3. Rankingi i zestawienia

Czyli poniekąd kontynuacja punktu drugiego. Tworząc miesiąc w miesiąc rankingi skuteczności sprzedaży w odniesieniu do poszczególnych handlowców, w bardzo prosty sposób możemy (jako pracodawcy) zobaczyć, kto jest najsłabszym, a kto najsilniejszym ogniwem naszego zespołu sprzedażowego. Dla samych handlowców również może być to motywujące. Znając swoje wyniki na tle innych pracowników, będą bardziej skłonni do pracy nad ich podniesieniem. Możemy także pójść o krok dale i proponować premie za najlepszą sprzedaż miesięczną czy kwartalną.

4. Analiza marży

To mniej oczywista funkcja MS Excel. Dzięki temu narzędziu nasz dział sprzedaży może zobaczyć, jaka jest marżowość poszczególnych produktów w naszej firmie. Co za tym idzie – handlowiec widzi co najbardziej „opłaca” mu się sprzedawać.

5. Plan a rzeczywistość

Czyli raportowanie idące o krok dalej. Dzięki wykorzystaniu MS Excel kilkoma kliknięciami przedstawimy stopień realizacji założonego planu sprzedaży.

Dzięki dynamicznym wykresom z łatwością odniesiemy faktyczną sprzedaż do planu oraz symulacji.

Poznamy procentowy udział danej grupy produktowej w całym dochodzie, popyt na konkretne produkty (które sprzedawały się lepiej niż pozostałe) czy także…. wcześniej wspomniany udział naszych pracowników w realizacji planu sprzedażowego.

6. Symulacje sprzedaży

Jeżeli spędzacie godziny na analizach dokumentów i faktur, to również w tym zakresie waszą pracę przyspieszy MS Excel. Dzięki odpowiedniemu wprowadzeniu danych i znajomości formuł oraz użycia wykresów, możemy łatwo symulować poziom sprzedaży danego produktu. Zakładając jej poziom, porównujemy symulację z rzeczywistymi wynikami za poprzednie okresy.

I jeszcze na koniec: dostępność danych Excel w chmurze

To na tyle z ważniejszych zastosowań Excela w dziale sprzedaży. Na koniec jednak chcielibyśmy jeszcze wspomnieć o czymś jeszcze: łatwości przesyłania danych. Tworząc arkusze w Dokumentach Google, możecie nie tylko udostępniać je wybranym osobom, ale także mieć do nich stały dostęp, bez względu na to, gdzie aktualnie przebywacie. Dane możecie także zmodyfikować bezpośrednio za pomocą swojego smartfona czy notebooka.Jeżeli jednak jesteście fanami korzystania wyłącznie z desktopowych aplikacji MS Office (nie w GoogleDocs), w najnowszych wersjach jest możliwość eksportu danych do chmury, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba, o czym wspominaliśmy na początku artykułu.

Jest jeden haczyk – aby móc czerpać odpowiednie korzyści z MS Excel niezbędna jest systematyczność – trzeba usiąść i rzetelnie dane wprowadzić. Jednak ani się nie spostrzeżecie, a stanie się to codziennym nawykiem. Wystarczy dobrze poznać ten program, a wiele zadań zautomatyzujecie, skracając czas konieczny na wykonanie tych zadań.

Pokażemy Ci najprzydatniejsze zastosowania MS Excel w dziale sprzedaży!

Dlatego też z tego miejsca serdecznie zapraszamy Was do skorzystania z naszych szkoleń z zakresu obsługi MS Excel oraz całego pakietu Office. Poznacie zastosowania MS Excel w dziale sprzedaży, księgowości, czy codziennej pracy biurowej. Większość osób, które brały udział w naszych szkoleniach z MS Excel, były zdziwione szerokimi możliwościami, które daje ten program oraz … brakiem nudy na szkoleniu 🙂 Zobaczcie sami relacje z jednego z prowadzonych przez nas warsztatów. A my serdecznie zapraszamy do kontaktu z nami i rozmowy z naszymi doradcami!