Jakie umiejętności należy posiadać, aby efektywnie zarządzać przedsiębiorstwem?

W tym artykule opiszemy grupę kompetencji „zarządzanie przedsiębiorstwem”, zaliczaną do uniwersalnych umiejętności menadżerskich, oto jakie zagadnienia poruszymy w tym artykule:

• powiemy Wam dlaczego menadżer powinien umieć prowadzić działalność gospodarczą w obszarze prawnym i administracyjnym
• co oznacza pojęcie „zarządzanie jakością”
• jaka odpowiedzialność wiąże się z zarządzaniem finansami
• jak sprawnie zarządzać procesami
• dlaczego zmiany w firmie są tak ważne?
• jak najlepiej zarządzać wiedzą
• powiemy Wam kilka słów o zarządzaniu relacjami z klientami
• dlaczego wyżej wymienione kompetencje są tak ważne?

Większość osób, podejmujących lekturę poniższego artykułu, to osoby które posiadają własną firmę z sektora MSP (dla przypomnienia – skrót MSP oznacza „małych i średnich przedsiębiorstw”). Jak wiadomo, zarządzanie jakimkolwiek projektem to zadanie obarczone gigantyczną odpowiedzialnością. To my, jako osoby którym powierzono szereg zadań do wykonania bądź nadzorowania, jesteśmy rozliczani za końcowe efekty, nawet jeżeli to nie my bezpośrednio realizowaliśmy dane cele.

Zarządzanie projektowe

Ma to przełożenie nie tylko na zarządzanie projektowe, ale także na zarządzanie firmą. Mając własną firmę, możemy to śmiało porównać do dużego projektu, który jest wyłącznie naszą odpowiedzialnością, gdyż to my albo zwiększamy zysk albo generujemy straty i w ostatecznym rozrachunku zyskujemy bądź tracimy. Zazwyczaj już na wczesnych etapach prowadzenia przedsiębiorstwa, orientujemy się jak bardzo wymagające jest to zadanie. Zwyczaj właśnie wtedy decydujemy się na zatrudnienie osoby, której zadaniem będzie wspieranie naszych działań i skierowanie firmy na drogę najszybszego rozwoju. Jednym słowem szukamy menadżera. W sektorze MSP, na takiej osobie ciąży szereg zadań, a do jej obowiązków należy zarządzanie wieloma procesami jednocześnie.

Jako przedsiębiorcy zapewne wiecie, że zatrudnienie odpowiedniej osoby nie jest rzeczą łatwą. Wszak w danym kandydacie będziemy pokładać duże zaufanie. Idealny menadżer zwiększy nasze szanse na odniesienie sukcesu – aby właśnie takich, idealnych menadżerów móc mieć w swojej firmie, powstał projekt Akademia Menadżera, który umożliwia podnoszenie kompetencji osób na wyższych stanowiskach. Inwestując w odpowiednie szkolenie, zyskujecie pewność, że Wasi pracownicy rozwiną umiejętności, które pozwolą im ukierunkować działania na nieustanny rozwój firmy. Jak pisaliśmy tu, menadżer powinien umieć zauważać i analizować szanse rynkowe oraz podejmować działania, aby wychodzić naprzeciw potrzebom waszych klientów, dążąc do zwiększenia konkurencyjności waszej marki.

Zarządzanie przedsiębiorstwem – co ono właściwie oznacza?

Wspomnieliśmy, z czym wiąże się zarządzanie, jednak nie wyjaśniliśmy jakie konkretnie umiejętności powinna posiadać osoba zarządzająca. Menadżer powinien umieć zarządzać takimi procesami jak: działania finansowe, budowa i utrzymywanie długotrwałych relacji z klientami. Powinien być także obeznany z przepisami prawa, podejmować odpowiednie działania zapewniające płynność finansową firmy (takie jak przykładowo pozyskiwanie finansowania). W ramach grupy kompetencyjnej, nazwanej w Akademii Menadżera zarządzaniem, wyróżniamy następujące kompetencje: Prowadzenie działalności gospodarczej (obszar prawny i administracyjny), zarządzanie jakością, zarządzanie finansami, zarządzanie procesami, zarządzanie zmianą, zarządzanie wiedzą oraz zarządzanie relacjami z klientami. Ale po kolei:

Prowadzenie działalności gospodarczej

W ramach tej kompetencji szczególną uwagę należy poświęcić zdobyciu obszernej wiedzy o działaniach administracyjnych, księgowych oraz o obowiązkach pracodawcy względem pracowników. Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga również podejmowania współpracy z różnymi instytucjami kontrolnymi, urzędami i organami gminnymi.

Jako, że wszyscy zdajemy sobie sprawę, że prawo nieustannie się zmienia, wiedza menadżera powinna być nieustannie aktualizowana. Warto pamiętać, aby cyklicznie uzupełniać posiadane informacje. Niestety, ale w kwestii przepisów nawet drobny błąd w formalnościach, może przedsiębiorcę wiele kosztować. Dlatego też, jest to pierwsza wyróżniona kompetencja menadżerska. Zdajemy sobie sprawę, że w sektorze MSP, często funkcję osoby zarządzającej pełni sam właściciel (jest to częsta praktyka w małych i mikro przedsiębiorstwach), dlatego też warto śledzić wszystkie zmiany w przepisach, podatkach, etc..

Zazwyczaj „zarządca” wie, z czym wiąże się założenie działalności, jakie ograniczenia i korzyści są znamienne dla konkretnych form działalności oraz posiada odpowiednią wiedzę niemalże o wszystkim, co dotyczy podatków, rozliczeń z urzędem skarbowym czy składek na zakład ubezpieczeń społecznych. Ważne jest także wprowadzenie odpowiednich przepisów BHP, oraz natychmiastowa reakcja na ich naruszanie przez pracowników. Wszak, jak wspominaliśmy w pierwszym akapicie, za naruszanie przepisów, to właściciel ponosi pełna odpowiedzialność. Dlatego też warto wyćwiczyć w sobie skrupulatność oraz nieustannie poszukiwać najnowszej wiedzy w wymienionych powyżej obszarach.

Zarządzanie jakością

„Jakość” to ulubione słowo wielu przedsiębiorców. W mediach oraz ofertach zawsze szafuje się pojęciem „najwyższej jakości usług”. Warto jednak spojrzeć nieco głębiej i przeanalizować kwestię jakości jako zakres pewnych kompetencji. Gdyż, aby świadczyć naprawdę „najwyższą jakość usług”, trzeba zadbać, o to aby spełniać pewne, jasno wskazane normy, między innymi Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO), programów kompleksowego zarządzania przez jakość (Total Quality Management – TQM) i innych.

Wszystko powyżej sprowadza się do konieczności uporządkowania wielu działań – wprowadzenia rozwiązań systemowych, opartych o międzynarodowe standardy. Szczególnie widoczne jest to w przedsiębiorstwach działających na rynku logistycznym. Nie jest to łatwe zadanie, gdyż do przestrzegania pewnych zasad należy również przekonać zespół pracowników oraz monitorować ich działania a także wprowadzić okresową ewaluację pracy, co zazwyczaj nie jest niestety dla pracowników przyjemną procedurą (choć, dzięki naszym szkoleniom może się to zmienić – przeczytajcie relacje z warsztatów tutaj :))

Planowanie, testowanie, zabezpieczanie

Zarządzanie jakością w dużej mierze opiera się na planowaniu, testowaniu, zabezpieczaniu, dokumentowaniu oraz, oczywiście, doskonaleniu działań menadżerskich. Różnica jest zauważalna, jeżeli poddamy analizie wyniki z czasu pracy sprzed i po wprowadzeniu odpowiednich procedur. Kluczem jest odpowiednia struktura – nie tylko firmy jako takiej, ale również działań. Idealny menadżer, oprócz wyżej wymienionych kompetencji zna również oczekiwania społeczne i wymogi rynkowe w zakresie podnoszenia jakości w firmie oraz zna podstawowe efekty ekonomiczne, organizacyjne i społeczne wdrażania zarządzania jakością w danej organizacji. A jak już wspominaliśmy, analiza jest niezbędna, więc menadżer powinien umieć przeprowadzić odpowiedni audyt, wyciągnąć wnioski i wdrożyć działania zmierzające do optymalizacji procesów związanych z jakością.

Taką wiedzę zapewnia właśnie udział w Akademii Menadżera oraz korzystanie z odpowiednio dobranych szkoleń. Jeżeli Wy, bądź wasz menadżer, odpowiednio ustalicie priorytety oraz poprawnie zidentyfikujecie podstawowe zjawiska i procesy w firmie, to dzięki swojej wiedzy będziecie w stanie pokierować tak działaniami, aby firma przynosiła jeszcze większy zysk, co pomoże także zwiększyć poziom zaufania klientów do marki.

Zarządzanie wiedzą

Wiedza waszych pracowników (oraz wasza) to jedna z najcenniejszych wartości w waszej firmie. Moglibyśmy powiedzieć, że wysoki poziom wiedzy to bezcenny zasób 🙂 Dlatego też, zarówno pozyskiwanie wiedzy, jak i wykorzystywanie jej w działaniach na rzecz firmy przyczynia się do tworzenia stałej i silnej przewagi konkurencyjnej na rynku. Warto więc zadbać o to, aby wasi pracownicy aktywnie dążyli do pozyskania i rozwijania nowej wiedzy oraz aby umieli aktywnie ją wykorzystywać w swojej codziennej pracy. Posuniemy się nawet o krok dalej – to właśnie ta wiedza jest w większości katalizatorem pojawiania się innowacyjnych rozwiązań na rynku.

Każdy przedsiębiorca oraz menadżer powinien umieć nie tylko zachęcać pracowników do nabywania wiedzy i jej wykorzystywania, ale także odpowiednio ich motywować. To znacznie zwiększa szanse na stworzenie unikatowych rozwiązań oraz zmniejsza szanse na odejście pracownika. Doceniajmy więc osoby, które pracują dla nas i chcą, aby firma odnosiła sukcesy, nie ma bowiem większej straty niż odejście osoby, której kompetencje były poniekąd motorem napędowym naszego sukcesu. Dlatego właśnie przygotowaliśmy szkolenie, mające na celu podniesienie umiejętności przywództwa, bycia tak zwanym liderem. Zapraszamy na szkolenia w ramach projektu Akademii Menadżera.

Zarządzanie finansami oraz zarządzanie procesowe

Zarządzanie finansami w firmie to duża odpowiedzialność. Skuteczny menadżer powinien umieć odpowiednio planować wydatki i dążyć do zmniejszenia kosztów przy jednoczesnej kontroli wykorzystywania środków finansowych. To również do menadżera należy zapewnianie stałego wpływu, czyli inaczej mówiąc zysku. Oczywiście to nie menadżer bezpośrednio odpowiada za pozyskiwanie klientów, jednak to w jego gestii leży takie zarządzanie personelem, aby klientów (zwłaszcza tych stałych) nieustannie przybywało. Warto więc zadbać, aby przy jednoczesnej kontroli finansów, menadżer również miał nadzór nad procesami dążącymi do zwiększenia zysku czy pozyskania nowego źródła finansowania.

Idealny menadżer

Dobrze wyszkolonemu menadżerowi nieobce są wskaźniki finansowe i umie się on odnaleźć w bilansach zysków i strat czy tez wszelkich dokumentacjach. Idealny menadżer bardzo dobrze ocenia realność budżetu, sprawnie weryfikuje przyjęte założenia. Dostrzega ukryte koszty, sprawnie potrafi oszacować koszty i korzyści niematerialne, a także zwrot z planowanych inwestycji w dalszej perspektywie, co pozwala mu zapewnić stały wzrost przychodów.

Natomiast w przypadku zarządzania procesowego najistotniejszą kwestią jest odpowiednie wykorzystanie posiadanej wiedzy, korzystanie z wypracowanych technik oraz udoskonalanie wszystkich działań mających na celu spełnienie potrzeb klienta. Jest to niezwykle szerokie zagadnienie, dlatego też kluczowym jest poprawne zidentyfikowanie najważniejszych procesów w firmie i dążenie do ich optymalizacji. Tu również niezbędna jest umiejętność analitycznego myślenia, gdyż bez mierzenia i analizy efektywności działań, niemożliwym jest poprawne zarządzanie procesami. W ramach projektu Akademii Menadżera szkolimy kierownictwo, aby wykorzystywało narzędzia informatyczne, czyli oprogramowanie wspierające zarządzanie procesami. Niezbędne tu jest oczywiście pozytywne podejście do zmian… ale o zarządzaniu zmianą będziemy pisać w dalszej części tego artykułu 😊.

Zarządzanie relacjami z Klientem

O relacjach pisaliśmy wielokrotnie, między innymi w temacie szkoleń dotyczących relacyjności, bądź mających w swoim programie elementy pozwalające udoskonalić umiejętności komunikacyjne. Jednak w zakresie projektu akademii menadżera, posiadamy tutaj dedykowaną ofertę, aby tę kompetencję rozwijać .

Wracając jednak do istoty relacyjności, dbanie o dobrą komunikację z klientami i zapewniając ich pozytywne nastawienie wobec naszej firmy, możemy stosunkowo niewielkim kosztem zwiększyć zysk. Jednak finanse to nie wszystko. Relacyjność jest także niezwykle przydatna w kontekście sytuacji kryzysowych, rozpatrywania wszelakich reklamacji czy też skarg. Dzięki odpowiednim umiejętnościom komunikacyjnym, możemy niemalże każdą porażkę przekuć w sukces, zostawiając pozytywny rys w pamięci klienta.

Na ten temat napisano wiele poradników i książek, gdyż w dzisiejszych czasach, w dobie mediów społecznościowych oraz stopniowej zmianie relacji między firmą a klientem na bardziej luźniejszą, mamy większą możliwość bezpośredniej interakcji z naszymi klientami, także tymi niezadowolonymi. Rozwiązując kryzys tak, aby obie strony były zadowolone, możemy zmienić swój wizerunek (jako pracodawcy) na bardziej pozytywny. Szczególnie gdy spór toczy się publicznie (np. we wspomnianych mediach społecznościowych – w temacie relacyjności oraz budowaniu pozytywnego wydźwięku w mediach, niekwestionowaną specjalistką jest nasza trenerka, Katarzyna Zych).

Jednak, relacyjność to nie tylko kompetencje „miękkie”. Jeżeli mówimy o idealnym menadżerze, nie wystarczą tu umiejętności marketingowe i komunikacyjne. W akademii menadżera uczymy także o obowiązujących przepisach, związanych z przechowywaniem danych klientów. Jest to bardzo istotne zwłaszcza mając na uwadze niedawno wprowadzone RODO, które bardzo obostrzyło wcześniejsze przepisy. Menadżer powinien także umieć wskazać czynniki ważne dla Klienta oraz znać narzędzia pomocne w kształtowaniu relacji czy także znać ofertę rynkową rozwiązań technologicznych typu CRM oraz potrafić wykorzystać narzędzia ICT i oprogramowanie wspierające zarządzanie relacjami z klientami. Tak więc, oprócz miękkich umiejętności, nadal na pierwszym miejscu stawiamy wiedzę oraz umiejętności analityczne (przydatne do sprecyzowania i identyfikacji potrzeb oraz dopasowania do nich oferty firmy).

Zarządzanie zmianą, czyli nieoczywista, lecz kluczowa kompetencja, którą doskonalimy w projekcie akademii menadżera

Jak mówi powiedzenie „jedyną pewną rzeczą jest zmiana”. A więc wiemy, że nie możemy tkwić cały czas w tym samym miejscu. Obecnie wiele słyszymy o wszelkiego rodzaju zmianach, popularny stał się coaching personalny, w ramach którego trenerzy zachwalają zmiany jako najlepsze co może każdego spotkać i szeroko promują tak zwane „wychodzenie ze swojej strefy komfortu”. Ma to podłoże psychologiczne – ludzie, z natury nie lubią stagnacji, a pojawia się ona w momencie, gdy codzienność staje się do bólu przewidywalna. Wychodząc ze strefy komfortu czują najpierw strach i niepewność, później dreszcz emocji, a na koniec zyskują bardzo cenne doświadczenie życiowe. Dlatego właśnie coaching personalny osiągnął w ostatnich czasach tak wielki sukces.

Wprowadzanie zmian

patrząc pod kątem przedsiębiorstwa – zmiany oczywiście są dobre, jednak należy je wprowadzać w sposób zaplanowany, rozważny. Oczywiście bardzo ważna jest otwartość na zmiany i pozytywne nastawienie, gdyż w czasach rozwoju cyfryzacji. Aby odnosić sukces nie wystarczy adaptować się do aktualnych zmian – należy również je wprowadzać. Wiadomo, że każda zmiana napotyka opór (najczęściej ze strony pracowników), dobry menadżer jednak umie zidentyfikować źródła oporu wobec zmian i stosować techniki ich ograniczania. Potrafi przekonać innych do wprowadzanych zmian. Szkolenia prowadzone w ramach projektu Akademii Menadżera mają na celu między innymi przedstawienie zasad i narzędzi zarządzania zmianą w przedsiębiorstwie. Co ważne, w kwestii zarządzania zmianami w firmie kluczowa jest definicja kierunków i skutków zmian, oszacowanie ryzyka i korzyści a także poprawnej komunikacji zatwierdzonych zmian.

Warto wspomnieć, że osoba zarządzająca zmianami w firmie powinna być otwarta, kreatywna oraz powinno cechować ją pozytywne nastawienie do zmian. Mówiąc najbardziej wprost – idealny menadżer, dzięki dogłębnej analizie i zaplanowaniu zmian, ma stuprocentowa pewność, że to co robi, to najwłaściwszy kierunek działań. Na naszych szkoleniach staramy się przekazać kursantom naszą wiedzę z zakresu odpowiednich technik i zasad zarządzania zmianą. To jednak tylko jeden komponent. Poprawne zarządzanie zmianą nie jest możliwe bez odpowiedniego projektowania procesu zmian. Uczymy jak zdiagnozować gotowość przedsiębiorstwa na dane zmiany oraz jak zniwelować ewentualny opór, używając konkretnych strategii.

Dlaczego kompetencje z zakresu zarządzania są tak ważne?

Jak można wywnioskować z tej lektury, opisane w tym artykule kompetencje polegają głównie na zdobywaniu i wykorzystywaniu wiedzy. Zwłaszcza w kontekście pierwszego akapitu, w którym wspominaliśmy o konieczności znajomości prawa i obowiązujących przepisów 🙂 Jednak, jest to podłoże pozwalające wykształcić szereg pokrewnych kompetencji, takich jak przykładowo umiejętność dzielenia się wiedzą, wdrażanie danych rozwiązań. Warto także pamiętać, że im większą wiedzę posiada menadżer, tym większa jest szansa, że wprowadzi on do firmy nowe, unikatowe i innowacyjne rozwiązania, które pozwolą firmie rozwinąć skrzydła.

Zdajemy sobie sprawę, że w sektorze MSP, na menadżerach ciąży o wiele większa odpowiedzialności. Mają oni więcej obowiązków, niż osoby na podobnych stanowiskach w dużych firmach. Jednakże sytuacja ta ma swoje plusy, mając takiego pracownika, dajemy mu możliwość realnego wpływu na sytuację w firmie a także na przyszłość całego przedsiębiorstw. Wykwalifikowany menadżer to skarb każdej firmy, powinniście o tym pamiętać. Wszak wszystkie szkolenia, o których piszemy, a także cały projekt Akademii Menadżera pozwoli Wam wyjść z sektora MSP, poprzez nieustający, dynamiczny rozwój. Dlatego też szczerze zachęcamy do uczestnictwa zarówno w naszych szkoleniach jak i do samodzielnego pogłębienia wiedzy. Wierzymy, że dzięki projektowi Akademii Menadżera wiele firm wejdzie na kolejny poziom rozwoju. A więc… do zobaczenia na szkoleniu!