Kontrola dokumentów i archiwizacja

Uczestnik szkolenia “Kontrola dokumentów i archiwizacja” zyska wiedzę i umiejętności niezbędne do skutecznego zarządzania dokumentacją w organizacji. Dzięki temu szkoleniu będzie w stanie skutecznie kontrolować przepływ dokumentów, zachować porządek w archiwach oraz zapewnić zgodność z przepisami prawnymi, co przyczyni się do efektywności i legalności działań firmy.

wyślij zapytanie

Grupa docelowa i idea szkolenia: Kontrola dokumentów i archiwizacja

Grupa docelowa szkolenia “Kontrola dokumentów i archiwizacja” to przede wszystkim pracownicy księgowości, kadra zarządzająca oraz specjaliści ds. zgodności prawnej. Szkolenie jest skierowane do tych, którzy odpowiedzialni są za zarządzanie dokumentacją, procesami archiwizacji oraz utrzymanie porządku w tym obszarze.

Idea szkolenia “Kontrola dokumentów i archiwizacja” polega na dostarczeniu uczestnikom wiedzy i umiejętności niezbędnych do skutecznego i zgodnego z przepisami zarządzania dokumentacją oraz archiwizacją. Głównym celem szkolenia jest pomoc uczestnikom w organizacji i utrzymaniu porządku w dokumentach, zapewnienie dostępu do nich w sposób efektywny oraz zapobieganie problemom związanym z utratą czy nielegalnym dostępem do poufnych informacji. Szkolenie koncentruje się na praktycznych aspektach zarządzania dokumentami, wykorzystaniu narzędzi i procedur, a także zapoznanie uczestników z aktualnymi przepisami i normami dotyczącymi archiwizacji. Dzięki temu uczestnicy będą mogli poprawić efektywność pracy swojej organizacji oraz zachować zgodność z wymogami prawno-regulacyjnymi.

wyślij zapytanie

Kontrola dokumentów i archiwizacja – korzyści ze szkolenia

  • Optymalizacja zasobów: Lepsze wykorzystanie przestrzeni i zasobów materiałowych (np. miejsce na przechowywanie dokumentów) może przynosić oszczędności dla organizacji.
  • Zwiększenie bezpieczeństwa informacji: Lepsze zarządzanie dokumentami pomaga w ochronie wrażliwych informacji i danych przed nieautoryzowanym dostępem lub utratą.
  • Ułatwienie działań audytowych: Skuteczne archiwizowanie dokumentów i prawidłowe prowadzenie rejestrów ułatwia przeprowadzanie audytów i inspekcji, co może zmniejszyć stres związanego z tym procesu.
  • Minimalizacja ryzyka błędów: Poprawa kontroli dokumentów może pomóc w unikaniu błędów, niedoprecyzowań i nieporozumień w organizacji.

Korzyści dla organizacji

  • Zgodność z przepisami: Uczestnicy zdobywają wiedzę na temat aktualnych przepisów i norm związanych z archiwizacją, co pozwala organizacji zachować zgodność z wymogami prawnymi i uniknąć potencjalnych kar i konsekwencji.
  • Ochrona informacji: Dzięki szkoleniu pracownicy zostają przeszkoleni w zakresie właściwego przechowywania dokumentów, co zapobiega utracie ważnych informacji oraz nielegalnemu dostępowi do poufnych danych.
  • Zoptymalizowane procesy: Uczestnicy szkolenia uczą się optymalizować procedury archiwizacji, co może przyczynić się do oszczędności czasu i zasobów organizacji.
  • Podniesienie zaufania klientów i partnerów: Organizacja, która skutecznie zarządza dokumentacją, buduje reputację jako rzetelny partner biznesowy, co może przyciągać nowych klientów i inwestorów.
  • Udoskonalenie raportowania: Szkolenie pomaga pracownikom w tworzeniu czytelnych i dokładnych raportów, co ułatwia podejmowanie decyzji opartych na danych.
  • Redukcja ryzyka: Poprawa zarządzania dokumentami zmniejsza ryzyko błędów oraz nieprawidłowego wykorzystania informacji, co może chronić organizację przed potencjalnymi stratami finansowymi i reputacyjnymi.

Korzyści dla pracowników

  • Świadomość rygorów przepisów: Szkolenie pomaga pracownikom zrozumieć i przestrzegać obowiązujących przepisów i norm związanych z dokumentacją i archiwizacją, co pozwala uniknąć konsekwencji prawnych.
  • Zdolność do udziału w audytach: Po szkoleniu pracownicy mogą być przygotowani do udziału w audytach wewnętrznych lub zewnętrznych, co jest istotne dla zapewnienia zgodności i kontroli w organizacji.
  • Optymalizacja zasobów: Posiadanie umiejętności zarządzania dokumentacją pozwala pracownikom bardziej efektywnie wykorzystywać zasoby organizacji, takie jak miejsce przechowywania i czas.
  • Rozwój umiejętności interpersonalnych: Szkolenie może pomóc w rozwijaniu umiejętności komunikacji i współpracy, ponieważ zarządzanie dokumentami często wymaga współpracy z innymi pracownikami.
  • Zrozumienie technologii: Uczestnictwo w szkoleniu może pomóc pracownikom zrozumieć narzędzia i technologie związane z zarządzaniem dokumentami, co może być przydatne w pracy z nowoczesnymi systemami.
  • Zadowolenie klientów: Lepsze zarządzanie dokumentacją może wpłynąć na lepszą obsługę klientów i partnerów biznesowych, co przyczynia się do zwiększenia ich zadowolenia.
wyślij zapytanie

Program szkolenia

  • Cel i znaczenie zarządzania dokumentami w organizacji
  • Koncepcja cyklu życia dokumentów
  • Rodzaje dokumentów i ich klasyfikacja
  • Wymogi prawne i regulacje dotyczące dokumentacji
  • Proces przyjmowania, rejestrowania i rozpowszechniania dokumentów
  • Zasady identyfikacji i oznaczania dokumentów
  • Monitorowanie i śledzenie dokumentów
  • Zarządzanie dostępem do dokumentów
  • Strategie przechowywania dokumentów: tradycyjne i elektroniczne
  • Systemy archiwizacji i ich rodzaje
  • Bezpieczeństwo dokumentów i ochrona przed utratą danych
  • Przechowywanie i niszczenie dokumentów
  • Proces digitalizacji dokumentów
  • Zastosowanie technologii OCR (rozpoznawania znaków) i automatyzacji
  • Bezpieczeństwo i zgodność w kontekście digitalizacji
  • Zarządzanie elektroniczną dokumentacją (EDM)
  • Krajowe i międzynarodowe regulacje dotyczące archiwizacji
  • Konsekwencje niewłaściwego zarządzania dokumentami
  • Audyty i kontrole związane z dokumentacją
  • Zachowanie zgodności i ryzyko prawne
  • Tworzenie i wdrażanie planu zarządzania dokumentami
  • Określenie hierarchii dokumentów i kategorii
  • Wybór odpowiednich narzędzi i systemów do zarządzania dokumentami
  • Strategie ochrony danych i dokumentów
  • Proces doskonalenia zarządzania dokumentami
  • Zarządzanie zmianą w organizacji w kontekście dokumentów
  • Ocena efektywności i efektywności systemu zarządzania dokumentami
  • Długoterminowe strategie rozwoju

Metody wykorzystywane podczas szkolenia

1

Studia przypadków

Praktyczne przykłady i studia przypadków pozwalają uczestnikom zobaczyć, jak teoria może być zastosowana w praktyce. Uczestnicy analizują rzeczywiste sytuacje związane z zarządzaniem dokumentami i archiwizacją oraz próbują znaleźć rozwiązania.

2

Ćwiczenia praktyczne

Podczas ćwiczeń praktycznych uczestnicy mają okazję wykorzystać zdobytą wiedzę w praktyce. Mogą to być symulacje zarządzania dokumentami, tworzenie planów archiwizacji lub analiza przykładowych dokumentów.

3

Dyskusje grupowe

Uczestnicy mogą brać udział w dyskusjach grupowych, podczas których dzielą się swoimi doświadczeniami i pomysłami na temat zarządzania dokumentami. To pozwala na wymianę wiedzy i praktycznych wskazówek między uczestnikami.

4

Praca w parach lub zespołach

Współpraca w parach lub zespołach jest wykorzystywana do rozwiązywania problemów związanych z dokumentami i archiwizacją oraz do wymiany pomysłów i doświadczeń.

Opinie

Współpraca

Jesteśmy bardzo zadowoleni ze skorzystania z usług firmy Warto Szkolić. Z całą odpowiedzialnością mogę przyznać, że jest to firma godna zaufania. Bardzo mili pracownicy, którzy przeprowadzili nas przez cały proces dotyczący dofinansowania, realizacji i rozliczenia projektu. Najważniejsze jest to, że firma dopasowała się do naszych potrzeb, a szkolenie przerosło nasze oczekiwania.

Szkolenie

Osoby z którymi się kontaktowaliśmy wykazały się profesjonalizmem. Szkolenie było bardzo interesujące, jednak żałuje, że nasza firma wybrała tylko jeden dzień szkoleniowy. Wydaje mi się, że większa ilość dni przyniosłaby jeszcze więcej korzyści, a przekazana wiedza nie musiałaby być tak bardzo skondensowana jak miało to miejsce podczas jednego dnia.

Profesjonalizm Warto Szkolić

Dużym atutem firmy jest jej zaangażowanie w otrzymane zlecenie i to, że dopasowuje się do indywidualnych potrzeb klienta. Szkolenie bardzo podobało się wszystkim pracownikom i na pewno jeszcze skorzystamy z usług szkoleniowych tej firmy.
więcej opinii