Komunikacja i efektywne wykorzystanie informacji w zarządzaniu przedsiębiorstwem

Oto ostatni z cyklu artykułów o grupach kompetencyjnych w projekcie Akademii Menadżera. Dzisiaj dowiecie się:

• o skutkach efektywnej komunikacji, oczywiście w znaczeniu pozytywnym;
• o negocjacjach prowadzonych bez użycia negatywnej manipulacji;
• przedstawimy Wam ABC skutecznej  prezentacji;
• jak wyszukiwanie, analiza i wykorzystanie informacji wpływa na procesy decyzyjne;
• jak ułatwić sobie pracę, czyli kilka słów o wykorzystaniu technologii ICT w procesie komunikacji.

Sprawna komunikacja

Wiadomo, że sprawna komunikacja przyspiesza realizację zadań i sprawia, że cała firma funkcjonuje coraz lepiej, stąd też zdolności komunikacyjne zostały wyodrębnione jako osobna grupa kompetencyjna w Akademii Menadżera. Wszak osoba zarządzająca firmą, powinna umieć doskonale komunikować się zarówno z podwładnymi, pracodawcami jak i kontrahentami. Musi umieć budować długofalowe relacje ze wszystkimi interesariuszami, a jak wiadomo, podstawą relacji jest właśnie komunikacja.

Wiele osób, które starają się o pracę, w swoim CV zamieszczają określenie jakoby były osobami „komunikatywnymi”. Jednak, gdyby rzeczywiście każdy posiadał doskonałe umiejętności komunikacyjne, projekt Akademia Menadżera byłby zdecydowanie bardziej okrojony. A tematu omawianej w tym artykule grupy kompetencyjnej nie musielibyśmy poruszać. Jednak, patrząc przez pryzmat umiejętności menadżerskich, komunikacja polega zgoła na czymś innym niż tylko na umiejętności poprawnego „porozumiewania się” z innymi. W skład tej grupy wchodzą następujące umiejętności:

• efektywna komunikacja,
• negocjowanie,
• prezentacja,
• wyszukiwanie, analiza i wykorzystanie informacji
• wykorzystanie technologii ICT w procesie komunikacji.

Tak więc, komunikacja, postrzegana poprzez pryzmat pracy menadżerskiej polega między innymi na umiejętnym pozyskaniu oraz wykorzystaniu danych informacji, ukierunkowanych na przyniesienie korzyści całemu przedsiębiorstwu. Osoba na stanowisku kierowniczym powinna umieć nie tylko pozyskać ale również przeanalizować dane informacje, nierzadko uzupełniając je poprzez inne źródła wiedzy, aby móc przekazać zespołowi kompletne dane niezbędne do realizacji konkretnego zadania.

Warto także wspomnieć o wpływie rosnącego poziomu cyfryzacji, który sprawia, że ilość kanałów informacyjnych nieustannie wzrasta, a informacje powinny być coraz dokładniej weryfikowane. Żyjemy w świecie, gdzie nawet ogólnokrajowym mediom zdarza się przekazywanie niepełnych bądź nieprawdziwych informacji, właśnie przez brak odpowiedniej ich weryfikacji. Jako przedsiębiorcy czy osoby na stanowiskach kierowniczych powinniśmy tego błędu unikać i każdą zdobytą informację konfrontować z różnymi źródłami.

Efektywna komunikacja

Efektywna komunikacja pozwala na przekazanie danej informacji w sposób umożliwiający jej odpowiednią interpretację. Mówiąc prościej – musimy przekazać komunikat tak, aby odbiorca zrozumiał go w odpowiedni, zakładany przez nas sposób. Wbrew pozorom nie jest łatwe, gdyż często brzmienie danego komunikatu zostaje odebrane zupełnie inaczej niż zamierzaliśmy, lub pojawia się brak zrozumienia. Należy też pamiętać, aby brać pod uwagę emocje. Każdy komunikat należy starać się wystosować w nienacechowany emocjonalnie sposób, ułatwiając tym samym jego odbiór. Tylko taki sposób komunikacji jest w stanie pomóc nam w osiągnięciu zamierzonych celów lub otrzymania informacji zwrotnych, które mogą nam pomóc w procesie decyzyjnym. Rezultatem efektywnego komunikowania się jest porozumienie i współdziałanie oraz tworzenie klimatu współpracy, niezbędnego do osiągania celów organizacji.

W Akademii Menadżera, podczas prowadzonych szkoleń, szczególnie skupiamy się na przedstawieniu Wam kluczowych zasad efektywnej komunikacji, prawidłowego formułowania wypowiedzi oraz przekazaniu wiedzy dotyczącej znaczenia komunikacji niewerbalnej w procesie przepływu informacji. Warto wiedzieć dwie rzeczy – poprawna gramatyka, ortografia oraz brak błędów logicznych w zdaniu jest niezwykle ważna. I nie chodzi tu o czystość językową czy wykształcenie polonistyczne. Czytając szybko, pobieżnie, zazwyczaj wyłapujemy sens zdania także po np. przecinkach. Powstało wiele humorystycznych przykładów, jak bardzo interpunkcja jest w stanie zmienić sens zdania. Oto jeden z nich: „Do chaty wszedł myśliwy na głowie, miał czapkę na nogach, nowe buty, z cholewkami w zębach, papieros w oczach, groźny błysk” – zupełnie inny sens ma to zdanie gdy poprawimy przecinki: „Do chaty wszedł myśliwy, na głowie miał czapkę, na nogach nowe buty z cholewkami, w zębach, papieros, w oczach groźny błysk”. Jest to mocno przerysowany przykład, jednak idealnie oddaje on sens tego akapitu.

Komunikacja niewerbalna

Kolejna kwestia to komunikacja niewerbalna – podczas rozmowy, nasze ciało wysyła sygnały, które są odbierane i instynktownie interpretowane przez naszych rozmówców. Najwięcej mówiło się o tak zwanej „postawie zamkniętej”, czyli pozycji w której krzyżujemy ręce na piersiach. Często również siadamy ze skrzyżowanymi nogami. Przybierając taką pozycję, jesteśmy zazwyczaj odbierani jako zamknięci na rozmowę, nowe pomysły oraz nieprzystępni bądź niechętni danym działaniom. Co ciekawe, zaobserwowano, że człowiek w tej pozycji jest tak odbierany bez względu na komunikaty werbalne. Wynika z tego, że nasza mowa ciała ma o wiele większy wpływ na komunikację niż semantyczne znaczenie naszej wypowiedzi. Dlatego też, w Akademii Menadżera, na doskonalenie mowy ciała kładziemy szczególny nacisk.

Idealny menadżer powinien wypowiadać się w sposób wyraźny, zrozumiały i poprawny, rozumieć potrzeby komunikowane przez rozmówcę oraz wykazywać wobec niego empatię i postawę otwartości. Ważna jest też umiejętność parafrazowania, dzięki niej upewniamy się, że poprawnie zrozumieliśmy sens wypowiedzi rozmówcy, nie prosząc go o powtórzenie. Co bardzo ważne, umiejętności komunikacyjne u menadżera powinny być na wysokim poziomie zarówno w rozmowach personalnych jak i korespondencji pisanej. Osoba zarządzająca powinna umieć swobodnie się porozumiewać z wykorzystaniem wszystkich dostępnych kanałów komunikacyjnych.

Negocjowanie

O negocjacjach pisaliśmy wielokrotnie – prowadziliśmy także szkolenia w całości im poświęcone. Wszak umiejętność negocjowania jest kluczowa niemal we wszystkich zawodach na rynku oraz zdecydowanie przydaje się także w życiu prywatnym. O czym warto wspomnieć, w pracy menadżera nie wolno wykorzystywać technik negatywnej manipulacji (pisaliśmy o tym w poprzednim artykule <link>). Celem negocjacji w pracy menadżera jest wypracowywanie rozwiązań korzystnych dla stron negocjacji i utrzymania pozytywnych kontaktów. Dotyczy to zarówno negocjacji z kontrahentami (na zewnątrz organizacji) jak i z pracownikami czy współpracownikami (wewnątrz organizacji).

Umiejętnie przeprowadzone negocjacje skutkują zadowoleniem obu stron, oraz wypracowaniem najkorzystniejszego rozwiązania dla firmy. Idealny menadżer zna zarówno podstawowe techniki negocjacyjne, style negocjowania, wie jak przygotować się do tego typu rozmów oraz potrafi kontrolować własne emocje. Niezbędna tu jest podstawowa wiedza psychologiczna, która pozwoli menadżerowi na odpowiednie nazwanie własnych emocji oraz zarządzanie nimi, tak, aby negocjacje prowadzone były w sposób obiektywny a używane argumenty nie były nacechowane emocjonalnie.

Przygotowanie do negocjacji

Kolejnym ważnym krokiem jest odpowiednie przygotowanie do negocjacji. Menadżer powinien posiadać podstawowe informacje na temat zarówno rozmówcy jak i problemu, który będzie poruszany. Pozwala to na wstępne określenie możliwej puli argumentów drugiej strony oraz przygotować własne. Również samo słuchanie „oponenta” powinno być słuchaniem aktywnym. Menadżer powinien w pełni skupić się na tym, co próbuje przekazać druga osoba, zadawać pytania i maksymalnie uszczegółowić wszystkie kwestie, by móc precyzyjnie określić stanowisko rozmówcy oraz lepiej zrozumieć jego intencje, obawy czy także potrzeby. Mimo, że emocje należy trzymać na wodzy, empatia jest niezwykle pożądana, gdyż potrafimy na daną sytuację spojrzeć oczami naszego rozmówcy. Im więcej informacji na temat drugiej strony posiadamy, tym lepiej jesteśmy w stanie nadać rozmowie najlepszy dla siebie kierunek, a tym samym osiągnąć korzyść.

Tak jak wspominaliśmy, negocjacje powinny jednak być zupełnie pozbawione negatywnej manipulacji. Menadżer powinien stosować jedynie pozytywne techniki wywierania wpływu oraz działać w zgodzie z wartościami, etyką oraz kodeksem moralnym firmy, którą reprezentuje. O etyce zawodowej jak i również o wywieraniu wpływu, pisaliśmy we wcześniejszych naszych artykułach. Wszystkie treści dotyczące rozwoju kompetencji w Akademii Menadżera, dostępne są pod tym linkiem.

Prezentacja

W branży handlowej mówi się, że aby sprzedać swój produkt/usługę, należy najpierw  dobrze sprzedać samego siebie. A jak sprzedaje się „siebie”? Oczywiście za pomocą odpowiedniego zaprezentowania swojej osoby, a w przypadku menadżerów, także całej firmy. Mimo, że w opisywanej grupie kompetencyjnej, umiejętność prezentacji dotyczy wystąpień publicznych i przygotowywania prezentacji (np. w formie slajdów), to prezentacja własnej osoby w tym kontekście wcale nie jest mniej ważna.

Jak już wspominaliśmy poruszając temat komunikacji, większe znaczenie od tego co mówimy ma to, jak mówimy. Naszą postawą, oraz tonem głosu, powinniśmy oddziaływać na słuchaczy, zaciekawiając ich tematem naszej prezentacji. To kolejna kompetencja, w której niezwykle znacząca jest umiejętność zarządzania własnymi emocjami. Aby nie miały one wpływu na jakość naszych wystąpień. Idealnego menadżera cechuje profesjonalizm w kontaktach interpersonalnych, a to oznacza pełne skupienie na celu prezentacji. Tu także, jak w przypadku prowadzenia negocjacji, konieczne jest zdobycie jak największej wiedzy o grupie, przed którą będziemy „występować”, aby móc dostosować komunikaty w prezentacji do grona odbiorców.

Oczywiście, tworząc prezentacje, niezbędna jest wiedza „techniczna”, mamy tu na myśli obsługę programów typu PowerPoint czy także urządzeń prezentacyjnych (rzutniki, etc.). Przygotowanie dobrej prezentacji multimedialnych wraz z dostosowaniem komunikatów werbalnych i niewerbalnych, tworzących jasny i spójny przekaz to klucz do sukcesu.

Wyszukiwanie, analiza i wykorzystanie informacji

Czyli kompetencja zawarta niemal we wszystkich wyżej opisanych umiejętnościach. Jak łatwo się domyślić, dotyczy ona umiejętności pozyskania, weryfikacji, analizy i przedstawienia danych informacji. Informacje, które posiada menadżer powinny być zawsze pełne i aktualne, co wymaga nieustannego poszerzania wiedzy. Umiejętne pozyskiwanie dobrych informacji, wraz z trafną oceną ich przydatności w przedsiębiorstwie ma kluczowe znaczenie dla podejmowanych decyzji. Wszak każda decyzja jest podejmowana na podstawie konkretnych informacji, prawda? Zawsze staramy się oddzielać emocje i osobiste odczucia, przy podejmowaniu decyzji, starając się nasz wybór opierać na faktach. Bądź na tym, co w danym  momencie za fakt uważamy. Zdajecie sobie więc sprawę, że nieumiejętność zarządzania informacjami, może skutkować błędnymi decyzjami… a te z kolei mają duży wpływ na zyski i dalszy rozwój Waszej firmy.

Przepływ informacji

Idealny menadżer powinien być świadom zasad przepływu informacji w środowisku pracy, znać i korzystać wyłącznie z wiarygodnych źródeł wiedzy. A także umieć zarządzać wiedzą w przedsiębiorstwie. W ramach projektu Akademii Menadżera staramy się przekazać Wam wszystkie zasady związane zarówno z bezpieczeństwem przekazywania informacji, aktualizacji posiadanych danych oraz aktywnego słuchania i analizowania pozyskanych informacji. Wiemy, jak wiele procesów w każdej firmie opiera się właśnie na przepływie wiadomości. Dlatego też nie umniejszamy wagi tym umiejętnością, dokładając wszelkich starań, abyście mogli je rozwijać. Warto także pamiętać, ż menadżer jest zobligowany do etycznego postępowania z uzyskanymi informacjami i uczciwego wykorzystania posiadanej wiedzy (tyczy się to także danych wewnątrz firmowych, np. wiedzy o współpracownikach). Wszak to właśnie management bierze pełną odpowiedzialność za przekazywane przez siebie informacje i powinien także zapewnić bezpieczeństwo danym, które posiada w jakiejkolwiek fizycznej formie.

Tutaj warto zahaczyć o konieczność posiadania aktualnej wiedzy z zakresu prawa oraz przepisów. W związku z niedawno obostrzonymi przepisami dotyczącymi danych osobowych (tak, mamy na myśli RODO), kary za nieprawidłowe przechowywanie danych osobowych, bądź niewłaściwe ich wykorzystywanie, są ogromne. Ale, wierzymy, że jako specjaliści, wiecie o tak ważnych zmianach w prawie i odpowiednio zabezpieczyliście posiadane informacje 🙂

Wykorzystanie technologii ICT w procesie komunikacji

O postępie technicznym oraz rosnącej cyfryzacji Polaków, pisaliśmy na samym początku tego artykułu. Z racji istnienia wielu kanałów komunikacyjnych oraz informacyjnych, również rozwinęły się metody pozyskiwania informacji. Teraz, jako menadżerowie XXI wieku, macie dostęp do technologii informatycznych, które pozwalają Wam usprawnić waszą pracę w wielu obszarach. Także w kontekście pozyskiwania informacji.

Ta kompetencja to także umiejętność tworzenia środowiska pracy zdalnej, opartej na wymianie informacji z wykorzystaniem technologii ICT. Żadna organizacja nie może sprawnie funkcjonować bez kompetentnych, w tym zakresie, menadżerów. Jest to szczególnie zauważalne w branży IT, w której praca zdalna staje się już normą. Jednak przepływ informacji pomiędzy pracownikami zdalnymi również może być szybki i efektywny. Powstają coraz to nowsze programy usprawniające pracę zdalną, zadaniową a także metody i techniki prowadzenia projektów nastawione na wymianę informacji on-line. Wystarczy spojrzeć na zwinne zarządzanie projektami (Agile) czy metodologię PRINCE2. Aby zobaczyć, że praktycznie nie ma różnicy w jakości komunikacji między pracownikami stacjonarnymi a zdalnym. Dlaczego? Głównie dzięki dobraniu odpowiednich narzędzi, umożliwiających pracę zespołową z wykorzystaniem danego systemu. Ustalanie sprintów czy harmonogramów oddania wykonanych zadań, również odbywa się za pośrednictwem  danych programów.

Narzędzia on-line

Wiadomo, że aby móc zarządzać przepływem informacji w całej firmie oraz móc posługiwać się narzędziami online, niezbędna jest podstawowa wiedza dotycząca obsługi komputera, przeglądarek oraz konkretnego oprogramowania. Wiemy, że w dzisiejszych czasach, jest to raczej oczywistością. Niemniej jednak, należy zwrócić uwagę, aby wszyscy nasi pracownicy jednakowo biegle posługiwali się najnowszymi technologiami. Jest to niezbędne aby móc zarządzać pracą wirtualnego zespołu. Nawet jeżeli nie korzystacie z metodologii zwinnego zarządzania projektami (wspomnianego Agile), to warto zadbać o to, aby przepływ informacji był jak najszybszy i możliwie najbardziej efektywny. Przypominamy: im lepsza komunikacja – tym lepsze efekty pracy zespołu.

Możemy pójść nawet o krok dalej, stwierdzając, że nowoczesnemu menadżerowi potrzebna jest umiejętność komunikacji przy wykorzystaniu aktywności społecznościowej w nowych mediach oraz umiejętność budowania treści przy użyciu form typowych dla nowych mediów. Jest to zrozumiałe – innej formy użyjemy pisząc list, a innej porozumiewając się za pomocą wewnętrznego komunikatora firmowego.

Jak zauważyliście, temat komunikacji jest niezwykle ważny, nie tylko na stanowiskach menadżerskich. Na tematy komunikacyjne powstała niezliczona ilość publikacji, w tym poradniki „jak rozmawiać (…)”, etc. Świadczy to tylko o konieczności ciągłego doskonalenia swoich umiejętności komunikacyjnych, gdyż niestety, ale rzadko są one tak dobre, jak by nam się to wydawało. Co więcej, komunikacja jest podstawowym fundamentem każdej firmy. To ona pozwala skrócić (lub wydłużyć) czas realizacji konkretnych zadań, wpływa na procesy decyzyjne a nawet na szeroko pojętą atmosferę w pracy. Warto więc zadbać o wykształcenie zdolności komunikacyjnych. Wszak na kiepskich fundamentach nie postawicie wytrzymałej konstrukcji.

Niestety, jest to już ostatni z serii artykułów dotyczących kompetencji menadżerskich w ujęciu Akademii Menadżera. Udzieliliśmy Wam wielu rad, jak usprawnić niektóre procesy. Mamy nadzieję, że zaszczepiliśmy w Was zainteresowanie uczestnictwem w projekcie. Wszak dobry menadżer może stanowić o sukcesie każdej firmy. Nawet, jeżeli uważacie że sukces jest Wam pisany, zapewniamy, że inwestycja w kompetencje menadżerskie znacznie ten sukces przyspieszy.