Negocjacje twarde, miękkie i rzeczowe

Negocjacje to proces lekki, łatwy i przyjemny, jeśli obie strony “z grubsza” zgadzają się co do finalnego stanowiska, a do przedyskutowania są tylko mniej znaczące szczegóły. Kiedy jednak do stołu zasiadają wytrawni negocjatorzy, stawka rozmów jest wysoka, a strony mają rozbieżne interesy, sytuacja się komplikuje. Zarówno w teorii, jak i praktyce zarządzania wyróżnia się negocjacje twarde, miękkie i rzeczowe. Poznaj je i dowiedz się, w jakich sytuacjach warto je stosować!

Negocjacje twarde, miękkie i rzeczowe – rola w biznesie

Negocjacje w wielu branżach stanowią kluczowy czynnik powodzenia przedsiębiorstwa na rynku, najczęściej występując jako negocjacje handlowe, przy podpisywaniu umów sprzedaży czy kontraktów. Mogą być prowadzone z zewnętrznymi podmiotami (np. potencjalnym klientem), kandydatami do pracy (np. negocjacje dotyczące wynagrodzenia) czy pracownikami (np. warunki awansu). Im większa odpowiedzialność za końcowy efekt takich rozmów, tym większe znaczenie mają umiejętności negocjacyjne, stąd szkoły i kursy negocjacji oraz profesja zawodowego negocjatora.

Podstawowe style negocjacji

Negocjacje to narzędzie szeroko wykorzystywane zarówno w praktyce biznesowej, polityce, jak również w życiu prywatnym. Kto choć raz w życiu sprzedawał lub kupował używany samochód, ten doskonale zna rolę negocjacji w tym procesie. Wyróżnia się liczne klasyfikacje stylów i rodzajów negocjacji. Zanim omówimy dokładniej rodzaje prowadzenia negocjacji, przyjrzyjmy się najpopularniejszej klasyfikacji stylów negocjacji. Wyróżnia się w tym zakresie:

• styl aktywno-korporacyjny: negocjacje są rzeczowe, oparte na dogłębnej analizie, pozbawione emocji,
• styl pasywno-współpracujący: obie strony negocjacji są w pewnym stopniu uległe, dążąc do współpracy i osiągnięcia porozumienia,
• styl aktywno-walczący: negocjacje są impulsywne, emocjonalne, a osoby biorące udział w negocjacjach są aktywne i spontaniczne,
• styl pasywno-walczący: strony negocjacji zachowują się w sposób dyplomatyczny i stronią od przejmowania nadmiernej inicjatywy.

Jakie wyróżniamy rodzaje prowadzenia negocjacji?

Powyższa klasyfikacja obejmowała style negocjacji, natomiast drugim, częściej przytaczanym podziałem negocjacji, jest rozróżnienie na trzy rodzaje prowadzenia negocjacji:

• negocjacje miękkie,
• negocjacje twarde,
• negocjacje rzeczowe (oparte na zasadach).

Negocjacje miękkie — na czym polegają?

Negocjacje miękkie określane są również jako negocjacje oparte na uleganiu. Strony negocjacji rzeczywiście cechują się dużą dozą uległości, nie chcąc prowadzić do konfrontacji czy agresywnych metod perswazji. Negocjatorzy ufają sobie nawzajem, są empatyczni, próbują zrozumieć stanowisko drugiej strony i ponad wszystko — chcą osiągnąć porozumienie. W przypadku negocjacji miękkich jedna strona jest w stanie nawet ponieść stratę. Byle tylko doprowadzić do wspólnego stanowiska i zbudować dobre relacje na przyszłość.

Negocjacje twarde — charakterystyka

Negocjacje twarde stanowią w dużym stopniu przeciwieństwo negocjacji miękkich. Strony traktują się nawzajem w kategoriach przeciwników, z którymi należy wygrać. Kluczowym celem jest odniesienie zwycięstwa w negocjacjach, bez względu na konsekwencje dla “pokonanej” strony. Negocjatorzy są nieustępliwi, żądają ustępstw, a nawet posuwają się do takich praktyk jak manipulowanie, wprowadzanie w błąd, szantaż czy zastraszanie. O ile w przypadku negocjacji miękkich można mówić o dążeniu do realizacji zasady “win-win” (wygrany-wygrany), tak w przypadku negocjacji twardych, na ogół wygrać może tylko jedna strona.

Czym są negocjacje oparte na zasadach (rzeczowe)?

Negocjacje rzeczowe, czyli negocjacje oparte na zasadach, stanowią w pewnym stopniu połączenie stylu miękkiego i twardego. Obie strony koncentrują się przede wszystkim na problemie, jaki mają rozwiązać, odrzucając osobiste sympatie czy uprzedzenia. Negocjatorzy nadmiernie ulegają i nie przywiązują się do swojego stanowisko. Nadrzędnym zadaniem jest efektywna współpraca w celu znalezienia stanowiska korzystnego dla obu stron. Bazując na obiektywnych kryteriach, nie osobistym stosunku do drugiej strony negocjacji.

Typy Negocjatorów

Negocjacje to nie tylko wybór odpowiedniego stylu czy techniki, ale przede wszystkim interakcja między ludźmi o różnych charakterach i sposobach działania. Osobowość i podejście drugiej strony mogą znacząco wpłynąć na przebieg rozmów oraz ich ostateczny wynik. Dlatego warto znać cechy charakterystyczne negocjatorów Dominujących, Racjonalnych i Relacyjnych, aby móc dostosować swoją strategię i komunikację. Warto więc poznać analizę tych typów oraz praktyczne wskazówki, jak efektywnie z nimi negocjować.

1. Negocjator Dominujący
   • Charakterystyka: Osoba ta jest asertywna, często dąży do kontrolowania przebiegu rozmowy. Może być agresywna i nie zwraca uwagi na potrzeby drugiej strony.
   • Wyzwanie: Taki negocjator często stosuje agresywne techniki, aby uzyskać przewagę, co może prowadzić do napięć i konfliktów. Mogą stosować taktyki manipulacyjne, takie jak wywieranie presji czasowej lub zmiana warunków umowy w trakcie rozmowy.
   • Jak negocjować: Ustal jasne granice i bądź stanowczy w swoich żądaniach. Przygotuj się na argumentację opartą na faktach i danych, co pomoże w obronie swojego stanowiska. Używaj technik aktywnego słuchania, aby zrozumieć ich perspektywę, ale nie pozwól na manipulację.
2. Negocjator Racjonalny
   • Charakterystyka: Przygotowany, oparty na twardych danych, z jasno określonymi celami. Dąży do rozwiązania korzystnego dla obu stron (win-win).
   • Wyzwanie: Ten typ negocjatora może być zbyt skupiony na danych i logice, co czasami prowadzi do pomijania emocji i relacji między stronami. Może to skutkować brakiem elastyczności w podejściu do kompromisów.
   • Jak negocjować: Staraj się wzbogacić rozmowę o emocje i relacje. Podkreśl znaczenie współpracy i otwartości na różne rozwiązania. Przygotuj argumenty oparte na danych, ale także bądź gotów do dostosowania swojego podejścia w odpowiedzi na ich potrzeby.
3. Negocjator Relacyjny
   • Charakterystyka: Osoba otwarta i przyjaźnie nastawiona, która stawia na budowanie relacji. Dąży do osiągnięcia porozumienia, które zadowoli obie strony.
   • Wyzwanie: Negocjatorzy relacyjni mogą być zbyt skłonni do ustępstw, aby utrzymać dobre relacje, co może prowadzić do sytuacji, w której ich interesy są pomijane.
   • Jak negocjować: Buduj zaufanie i otwartość w rozmowie, ale jednocześnie jasno komunikuj swoje potrzeby i granice. Wspieraj ich dążenie do utrzymania relacji, ale nie bój się wskazać na istotne kwestie, które wymagają rozwiązania.

Jak ton głosu może wpłynąć na negocjacje?

W negocjacjach nie tylko słowa mają znaczenie, ale również sposób, w jaki są one przekazywane. Ton głosu, intonacja i tempo mowy mogą znacząco wpłynąć na odbiór naszych komunikatów przez drugą stronę. Umiejętne operowanie głosem pozwala budować zaufanie, wywierać wpływ i skuteczniej przekonywać do swoich racji. . Przyjrzyjmy się więc, jakie typy głosu można wykorzystać w negocjacjach i jak wpływają one na przebieg rozmowy.

Techniki negocjacji – Jak z nich skorzystać?

Negocjacje to nie tylko teoria, ale przede wszystkim praktyka i umiejętność zastosowania skutecznych narzędzi w realnych sytuacjach. Chris Voss, były negocjator FBI oraz autor książki „Negocjuj jakby od tego zależało twoje życie” proponuje zestaw strategii opartych na psychologii i precyzyjnej analizie zachowań drugiej strony. Poznaj pięć kluczowych technik: „Bądź lustrem”, Empatię taktyczną, Kontrolowane „nie”, Iluzję kontroli oraz Poszukiwanie „czarnych łabędzi” i przekonaj się, że podniesienie efektywności negocjacji i osiągnięcie lepszych rezultatów to tylko kwestia praktyki.

Bądź lustrem

• Definicja: Strategia ta opiera się na dokładnym naśladowaniu tonu i słów drugiej strony. Poprzez „odbijanie” zachowań negocjatora można zbudować zaufanie i wzmocnić więź. Ta technika jest szczególnie skuteczna, gdy chcemy zdobyć więcej informacji od partnera negocjacyjnego.
• Zastosowanie: Naśladowanie tonu i mowy ciała drugiej strony może pomóc w stworzeniu atmosfery zaufania, co jest kluczowe w negocjacjach, gdzie relacje odgrywają dużą rolę.
• Przykład: W sytuacji, gdy partner biznesowy wyraża obawy dotyczące ceny, negocjator może odpowiedzieć w podobny sposób: „Rozumiem, że cena jest dla Ciebie ważna. Co moglibyśmy zrobić, aby to zredukować?” Taki sposób komunikacji może prowadzić do odkrycia dodatkowych informacji o budżecie lub oczekiwaniach partnera.

Empatia taktyczna

• Definicja: Voss odrzuca tradycyjne podejście „oddzielania ludzi od problemów” na rzecz „empatii taktycznej”. Polega ona na aktywnym etykietowaniu emocji rozmówcy, co pomaga zmniejszyć napięcie i ułatwia porozumienie. Stosowanie empatii w negocjacjach pozwala nam nie tylko rozumieć emocje drugiej strony, ale i świadomie na nie wpływać.
• Zastosowanie:Empatia taktyczna jest użyteczna w sytuacjach konfliktowych, gdzie emocje mogą przesłonić racjonalne myślenie. Pomaga w deeskalacji napięcia oraz lepszym zrozumieniu drugiej strony.
• Przykład: Jeśli druga strona wydaje się sfrustrowana, negocjator może powiedzieć: „Widzę, że to dla Ciebie frustrujące. Jak możemy to rozwiązać?” Taki komunikat nie tylko pokazuje zrozumienie, ale także otwiera drzwi do konstruktywnej dyskusji.

Kontrolowane „nie”

• Definicja: Wbrew powszechnemu przekonaniu, słowo „nie” może być cenne. Pozwala nam lepiej zrozumieć prawdziwe intencje drugiej strony i przetestować, jakie są jej rzeczywiste priorytety. Zamiast za wszelką cenę dążyć do „tak”, Voss sugeruje przyjmowanie „nie” jako punktu wyjścia do pogłębionych rozmów.
• Zastosowanie: Ta technika jest przydatna, gdy chcemy uzyskać więcej informacji o prawdziwych intencjach drugiej strony lub przetestować ich priorytety. Może być stosowana w sytuacjach, gdzie strona przeciwna ma tendencję do wycofywania się z ustaleń.
• Przykład: Negocjator może powiedzieć: „Rozumiem, że nie jesteś gotów na tę propozycję. Czy są inne aspekty umowy, które mogłyby Cię zainteresować?” To podejście pozwala na eksplorację alternatywnych rozwiązań i lepsze zrozumienie potrzeb drugiej strony.

Iluzja kontroli

• Definicja: Jednym z najważniejszych narzędzi w negocjacjach jest dawanie drugiej stronie poczucia kontroli. Voss rekomenduje stosowanie pytań otwartych, które pozwalają negocjowanemu partnerowi poczuć się pewnie i „na swoim terenie”, podczas gdy faktyczna kontrola spoczywa w naszych rękach.
• Zastosowanie: Technika ta sprawdza się w sytuacjach, gdzie druga strona może czuć się dominująca. Umożliwia to zachowanie kontroli nad przebiegiem negocjacji, jednocześnie dając partnerowi poczucie wpływu.
• Przykład: Zamiast proponować konkretne rozwiązanie, negocjator może zapytać: „Jakie są Twoje myśli na temat tego podejścia?” Daje to drugiej stronie poczucie wpływu, podczas gdy negocjator nadal kontroluje temat rozmowy.

Poszukiwanie „czarnych łabędzi”

• Definicja: Ta strategia polega na odkrywaniu mało oczywistych, lecz kluczowych informacji, które mogą wpłynąć na wynik negocjacji. „Czarne łabędzie” mogą dotyczyć motywacji, nieznanych ograniczeń lub osobistych przekonań partnera. Ich odkrycie pozwala na bardziej precyzyjne i trafne argumentowanie, co zwiększa szansę na korzystne porozumienie. Czarny Łabędź to informacja, która ma potencjał do wywołania dużego wpływu na proces negocjacyjny lub realizację umowy.
• Zastosowanie: Po odkryciu Czarnego Łabędzia, negocjatorzy mogą używać tej wiedzy do lepszego argumentowania swoich propozycji oraz do przewidywania reakcji drugiej strony.
• Przykład: Jeśli negocjator dowie się, że druga strona ma ograniczenia finansowe, może dostosować swoją ofertę, aby uwzględnić elastyczne warunki płatności, co może być bardziej atrakcyjne dla klienta

Jak umiejętnie dobrać styl i rodzaj negocjacji?

Jak nietrudno się domyślić, nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie o to, który rodzaj negocjacji jest najlepszy. Wydaje się, że w większości przypadków najlepszy będzie styl rzeczowy. Są to negocjacje oparte na zasadach, gdzie celem jest wypracowanie rozwiązania typu wygrana – wygrana. Odbywa się to bez uciekania się do emocji i osobistych sympatii czy antypatii.

Wybierając styl negocjacji, musimy wziąć jednak pod uwagę pozycję obu stron, wzajemne relacje, długoterminowe perspektywy i wiele innych czynników. Może się bowiem okazać, że decydując się na twardy styl negocjacji, osiągniemy krótkoterminowy cel. Zamkniemy sobie jednak drogę do współpracy z drugą stroną w przyszłości. Z kolei wybierając miękki styl negocjacji, możemy mieć poczucie, że druga strona wykorzystuje naszą uległość. Zyskując tym samym więcej niż naszym zdaniem powinna.

O ile w biznesie, wybór twardego lub rzeczowego stylu negocjacji jest w pełni zrozumiały i zasadny, tak w przypadku negocjacji z bliskimi nam osobami, np. rodziną, częściej dąży się do porozumienia. Nawet kosztem pewnych strat i ustępstw. W takim przypadku miękki styl negocjacji może okazać się najlepszy, gdyż obu stronom najczęściej zależy na satysfakcjonującym rozwiązaniu bez nieporozumień i pogorszenia relacji w przyszłości.

Jak wybrać najlepsze szkolenia z negocjacji?

Aby wybrać najlepsze szkolenie z negocjacji, warto wziąć pod uwagę kilka kluczowych czynników. Zastanów się, jakie konkretne umiejętności z tego zakresu są potrzebne Tobie lub Twojemu zespołowi oraz na jakim etapie kariery znajdują się jego członkowie. Dobre szkolenie powinno nie tylko dostarczać wiedzy teoretycznej, ale również motywować do działania i rozwijać praktyczne umiejętności, które natychmiast przełożą się na skuteczniejsze oddziaływanie i efektywność w codziennej pracy.

Chcesz poznać skuteczne techniki negocjacji, które realnie działają? Wybierz nasze szkolenie z negocjacji lub skontaktuj się z nami, a zaprojektujemy dla Ciebie dopasowane szkolenie od podstaw.