Ostatnio pisaliśmy na naszym blogu, jak można efektywnie wykorzystywać MS Excel w życiu codziennym. W tym i kilku kolejnych artykułach, przedstawimy Wam możliwości, jakie daje to narzędzie w różnych działach firmy. Zaczynamy od najważniejszego zastosowania MS Excel: w księgowości.
Dział księgowy jest jednym z najważniejszych działów w firmie. Ciąży na nim wręcz gigantyczna odpowiedzialność – zwłaszcza w dobie coraz częstszych kontroli skarbowych. Każda faktura musi zostać bezbłędnie zaksięgowana i rozliczona.
Dlaczego akurat w księgowości?
Wiele systemów księgowych, w tym jeden z najpopularniejszych, Sage Symfonia, umożliwia bezproblemową integrację ze środowiskiem Microsoft Office. Nie tylko zapewnia eksport wyników finansowych czy raportów i zestawień do formatu XLS, ale również import (np. informacji o towarach) z MS Excel do programu rozliczeniowego. Zazwyczaj importować można i ceny, marże, VAT… Jednym słowem wszystko, czego dusza zapragnie. Dla księgowych trzymanie danych „roboczych” właśnie w Excelu jest sporym ułatwieniem. Za jednym kliknięciem mogą gotowe dane zaimportować do odpowiedniego oprogramowania.
Liczenie i marżowość
Dzięki MS Excel w łatwy sposób można gromadzić, przechowywać i obliczać dane. Jest to niezawodny sposób również pod kątem rozliczania – czyli obliczania podatku CIT, PIT oraz VAT. Dzięki integracji pakietu Office z programami do obsługi księgowości niesamowicie łatwo można przenosić dane w obie strony.
Sektor małych, mikro i średnich firm
W firmach, w których działu księgowości brak lub jest niewielki, inwestycja w programy płatne, typu wcześniej wspominana Symfonia, odpadają. Zazwyczaj księgowością zajmuje się jedna osoba lub sam szef (jeżeli rozliczanie faktur jest outsourcingowane, to własnie na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek kontaktów z wybranym biurem). W takich przypadkach Excel staje się niezastąpionym narzędziem. Przecież nikt nie będzie trzymał wszystkich faktur w osobnym folderze i osobno ich przeglądał (np. próbując znaleźć te nieopłacone). Dlatego też narzędzie z pakietu MS Office umożliwia nam tworzenie rejestrów przychodów oraz zysków, poprzez katalogowanie faktur. Łatwo wtedy trzymać szacowany budżet w jednym miejscu. Także w przypadku samego katalogowania faktur – wystarczy zmienić w danej tabeli status (nieopłacona-opłacona) przy użyciu specjalnych symboli (lub, dla mniej zaawansowanych, opcji kolorystycznych). Ułatwia to także windykację Waszych klientów – bez problemu sortując dane wg konkretnej kolumny, od razu widać, kto powinien otrzymać wezwanie do zapłaty.
Tak stworzone zestawienia dają nam możliwość wglądu w nasze wydatki i przychody, bez czekania na rozliczenia od księgowości. Z wyprzedzeniem wiemy, ile musimy w danym miesiącu zapłacić VAT-u czy CIT-u, a ile musimy składek odprowadzić za naszych pracowników. Tutaj również jest niezwykle istotnie, aby każdą kolumnę odpowiednio opisać, a każde dane możliwie rozdzielić. Przykładem dla produktów jest: koszt netto, VAT, marża, całkowity stan sprzedanych/na stanie – pozwala to także oszacować spodziewany zysk i lepiej zaplanować działania sprzedażowe. O tych jednak napiszemy już niedługo w osobnym artykule, omawiającym zastosowania MS Excel w dziale sprzedażowym.
Priorytety płatności i wydatków
Dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu MS Excel w swojej firmie oraz w dziale księgowości będziecie mogli na bieżąco obserwować także swoje wydatki. Możecie stworzyć arkusz z fakturami do zapłaty. Stosując odpowiednie funkcje, te zapłaty, których termin mija, zostaną wyróżnione, abyście zawsze wiedzieli co należy opłacić w pierwszej kolejności. Nie mówiąc już o tym, że będziecie mieć pełną kontrolę nad tym, ile i na co wydaje się środki w Waszej firmie. Pozwoli to z całą pewnością na wdrożenie pewnych działań w celu optymalizacji wydatków.
Obliczanie podatków i kosztów prowadzenia działalności
Od zasad, którymi kieruje się księgowość, skrupulatnie rozliczając Wasze wydatki, koszty prowadzenia firmy, etc. może aż głowa rozboleć.
Przykładowo – jeżeli chcesz policzyć VAT, to od sprzętów możesz odliczyć cały, od paliwa z niezarejestrowanego na firmę samochodu połowę, a od usług gastronomicznych nie możesz (liczą się tylko do podatku CIT)*.
Skomplikowane, prawda? Mając wyłącznie rachunki, ciężko byłoby wszystko obliczyć, aby się nie pomylić. Jednak w tej kwestii po raz kolejny z pomocą przychodzi MS Excel – wraz ze swoimi formułami i tabelami przestawnymi :). Dzięki odpowiednio stworzonemu arkuszowi kalkulacyjnemu oraz zastosowanym formułom, przypisując wydatek do danej kategorii wszystko będzie obliczało się automatycznie.
* Dotyczy to oczywiście niektórych form prawnych i szczególnych PKD.
Odkryjcie zastosowania MS Excel w księgowości razem z nami!
Aż ciężko uwierzyć, że ogólnie nielubiany MS Excel może przynosić aż tyle korzyści i znacząco ułatwiać pracę, prawda? 🙂 Zastosowania MS Excel w księgowości daje naprawdę wielkie możliwości, ograniczając wydatki na specjalistyczne programy. Zapraszamy Was na szkolenie z obsługi MS Excel, w którym przybliżymy wszystkie „triki”, które ułatwią życie w dziale księgowości (oraz będą także niezwykle przydatne w innych działach). Na każdym naszym szkoleniu udowadniamy, że Excel „nie gryzie”, a jego obsługa nie musi być ani trudna, ani skomplikowana. Napiszcie do nas, a nasz doradca pokaże, jak umiejętność obsługi tego narzędzia pozwoli oszczędzić Wasz czas.
