Zastosowania MS Excel w księgowości

Ostatnio pisaliśmy na naszym blogu, jak można efektywnie wykorzystywać MS Excel w życiu codziennym. W tym i kilku kolejnych artykułach, przedstawimy Wam możliwości, jakie daje to narzędzie w różnych działach firmy.  Zaczynamy od najważniejszego zastosowania MS Excel: w księgowości.

Dział księgowy jest jednym z najważniejszych działów w firmie. Ciąży na nim wręcz gigantyczna odpowiedzialność – zwłaszcza w dobie coraz częstszych kontroli skarbowych. Każda faktura musi zostać bezbłędnie zaksięgowana i  rozliczona.

Dlaczego akurat w księgowości?

Wiele systemów księgowych, w tym jeden z najpopularniejszych, Sage Symfonia, umożliwia bezproblemową integrację ze środowiskiem Microsoft Office. Nie tylko zapewnia eksport wyników finansowych czy raportów i zestawień do formatu XLS, ale również import (np. informacji o towarach) z MS Excel do programu rozliczeniowego. Zazwyczaj importować można i ceny, marże, VAT… Jednym słowem wszystko, czego dusza zapragnie. Dla księgowych trzymanie danych „roboczych” właśnie w Excelu jest sporym ułatwieniem. Za jednym kliknięciem mogą gotowe dane zaimportować do odpowiedniego oprogramowania.

Liczenie i marżowość

Dzięki MS Excel w łatwy sposób można gromadzić, przechowywać i obliczać dane. Jest to niezawodny sposób również pod kątem rozliczania – czyli obliczania podatku CIT, PIT oraz VAT. Dzięki integracji pakietu Office z programami do obsługi księgowości niesamowicie łatwo można przenosić dane w obie strony.

Sektor małych, mikro i średnich firm

W firmach, w których działu księgowości brak lub jest niewielki, inwestycja w programy płatne, typu wcześniej wspominana Symfonia, odpadają. Zazwyczaj księgowością zajmuje się jedna osoba lub sam szef (jeżeli rozliczanie faktur jest outsourcingowane, to własnie na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek kontaktów z wybranym biurem). W takich przypadkach Excel staje się niezastąpionym narzędziem. Przecież nikt nie będzie trzymał wszystkich faktur w osobnym folderze i osobno ich przeglądał (np. próbując znaleźć te nieopłacone). Dlatego też narzędzie z pakietu MS Office umożliwia nam tworzenie rejestrów przychodów oraz zysków, poprzez katalogowanie faktur. Łatwo wtedy trzymać szacowany budżet w jednym miejscu. Także w przypadku samego katalogowania faktur – wystarczy zmienić w danej tabeli status (nieopłacona-opłacona) przy użyciu specjalnych symboli (lub, dla mniej zaawansowanych, opcji kolorystycznych). Ułatwia to także windykację Waszych klientów – bez problemu sortując dane wg konkretnej kolumny, od razu widać, kto powinien otrzymać wezwanie do zapłaty.

Tak stworzone zestawienia dają nam możliwość wglądu w nasze wydatki i przychody, bez czekania na rozliczenia od księgowości. Z wyprzedzeniem wiemy, ile musimy w danym miesiącu zapłacić VAT-u czy CIT-u, a ile musimy składek odprowadzić za naszych pracowników. Tutaj również jest niezwykle istotnie, aby każdą kolumnę odpowiednio opisać, a każde dane możliwie rozdzielić. Przykładem dla produktów jest: koszt netto, VAT, marża, całkowity stan sprzedanych/na stanie – pozwala to także oszacować spodziewany zysk i lepiej zaplanować działania sprzedażowe. O tych jednak napiszemy już niedługo w osobnym artykule, omawiającym zastosowania MS Excel w dziale sprzedażowym.

Priorytety płatności i wydatków

Dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu MS Excel w swojej firmie oraz w dziale księgowości będziecie mogli na bieżąco obserwować także swoje wydatki. Możecie stworzyć arkusz z fakturami do zapłaty. Stosując odpowiednie funkcje, te zapłaty, których termin mija, zostaną wyróżnione, abyście zawsze wiedzieli co należy opłacić w pierwszej kolejności. Nie mówiąc już o tym, że będziecie mieć pełną kontrolę nad tym, ile i na co wydaje się środki w Waszej firmie. Pozwoli to z całą pewnością na wdrożenie pewnych działań w celu optymalizacji wydatków.

Obliczanie podatków i kosztów prowadzenia działalności

Od zasad, którymi kieruje się księgowość, skrupulatnie rozliczając Wasze wydatki, koszty prowadzenia firmy, etc. może aż głowa rozboleć.

 

Przykładowo – jeżeli chcesz policzyć VAT, to od sprzętów możesz odliczyć cały, od paliwa z niezarejestrowanego na firmę samochodu połowę, a od usług gastronomicznych nie możesz (liczą się tylko do podatku CIT)*.

 

Skomplikowane, prawda? Mając wyłącznie rachunki, ciężko byłoby wszystko obliczyć, aby się nie pomylić. Jednak w tej kwestii po raz kolejny z pomocą przychodzi MS Excel – wraz ze swoimi formułami i tabelami przestawnymi :). Dzięki odpowiednio stworzonemu arkuszowi kalkulacyjnemu oraz zastosowanym formułom, przypisując wydatek do danej kategorii wszystko będzie obliczało się automatycznie.

* Dotyczy to oczywiście niektórych form prawnych i szczególnych PKD.

Odkryjcie zastosowania MS Excel w księgowości razem z nami!

Aż ciężko uwierzyć, że ogólnie nielubiany MS Excel może przynosić aż tyle korzyści i znacząco ułatwiać pracę, prawda? 🙂 Zastosowania MS Excel w księgowości daje naprawdę wielkie możliwości, ograniczając wydatki na specjalistyczne programy. Zapraszamy Was na szkolenie z obsługi MS Excel, w którym przybliżymy wszystkie „triki”, które ułatwią życie w dziale księgowości (oraz będą także niezwykle przydatne w innych działach). Na każdym naszym szkoleniu udowadniamy, że Excel „nie gryzie”, a jego obsługa nie musi być ani trudna, ani skomplikowana. Napiszcie do nas, a nasz doradca pokaże, jak umiejętność obsługi tego narzędzia pozwoli oszczędzić Wasz czas.

 

 

 

Przeczytaj również:

Blog, Szkolenia dofinansowane

Akademia Menadżera Cyfryzacji — Marketing cyfrowy Świat sprzedaży marketingu dynamicznie się zmienia. Klienci przed podjęciem kontaktu z firmą wyszukują informacji na temat przedsiębiorstwa, usług czy produktów w Internecie. Marketing cyfrowy jest działaniem, które pomaga nam w pozyskaniu klientów, bez większego działania z naszej strony. To dlatego ważne jest, by np. strona internetowa zbudowana była szczegółowo, profesjonalnie, a zarazem atrakcyjnie. Szkolenie…
dowiedz się więcej
Blog, Wiedza i rozwój

Otwarcie własnej działalności. Jakie są przeszkody i kto może ją otworzyć?

Otwarcie własnej działalności. Jakie są przeszkody i kto może ją otworzyć? W naszym kraju otwarcie własnej działalności gospodarczej jest stosunkowo proste i nie wymaga posiadania specjalnych pozwoleń czy uprawnień. Są jednak określone przypadki, gdy należy spełnić dodatkowe warunki, o których opowiemy dziś nieco więcej. Otwarcie własnej działalności – proces założenia Sam proces otwierania własnej firmy jest w Polsce…
dowiedz się więcej
Blog, Szkolenia, Wiedza i rozwój

Szkolenia online – plusy i minusy. Czy są tak samo wartościowe jak szkolenia stacjonarne?

Szkolenia online – plusy i minusy. Czy są tak samo wartościowe jak szkolenia stacjonarne? Kursy online cieszą się z roku na rok coraz większą popularnością. W dobie pandemii wiele osób przekonało się, że bezpośredni kontakt nie jest koniecznością ani w pracy, ani w szkole. Nowe umiejętności można nabywać oraz rozwijać również za pomocą internetowego szkolenia. Uczestnik nabywa wtedy w pełni realną wiedzę. Poniżej wskażemy Ci, skąd…
dowiedz się więcej