Zastosowania MS Excel w księgowości

Ostatnio pisaliśmy na naszym blogu, jak można efektywnie wykorzystywać MS Excel w życiu codziennym. W tym i kilku kolejnych artykułach, przedstawimy Wam możliwości, jakie daje to narzędzie w różnych działach firmy.  Zaczynamy od najważniejszego zastosowania MS Excel: w księgowości.

Dział księgowy jest jednym z najważniejszych działów w firmie. Ciąży na nim wręcz gigantyczna odpowiedzialność – zwłaszcza w dobie coraz częstszych kontroli skarbowych. Każda faktura musi zostać bezbłędnie zaksięgowana i  rozliczona.

Dlaczego akurat w księgowości?

Wiele systemów księgowych, w tym jeden z najpopularniejszych, Sage Symfonia, umożliwia bezproblemową integrację ze środowiskiem Microsoft Office. Nie tylko zapewnia eksport wyników finansowych czy raportów i zestawień do formatu XLS, ale również import (np. informacji o towarach) z MS Excel do programu rozliczeniowego. Zazwyczaj importować można i ceny, marże, VAT… Jednym słowem wszystko, czego dusza zapragnie. Dla księgowych trzymanie danych „roboczych” właśnie w Excelu jest sporym ułatwieniem. Za jednym kliknięciem mogą gotowe dane zaimportować do odpowiedniego oprogramowania.

Liczenie i marżowość

Dzięki MS Excel w łatwy sposób można gromadzić, przechowywać i obliczać dane. Jest to niezawodny sposób również pod kątem rozliczania – czyli obliczania podatku CIT, PIT oraz VAT. Dzięki integracji pakietu Office z programami do obsługi księgowości niesamowicie łatwo można przenosić dane w obie strony.

Sektor małych, mikro i średnich firm

W firmach, w których działu księgowości brak lub jest niewielki, inwestycja w programy płatne, typu wcześniej wspominana Symfonia, odpadają. Zazwyczaj księgowością zajmuje się jedna osoba lub sam szef (jeżeli rozliczanie faktur jest outsourcingowane, to własnie na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek kontaktów z wybranym biurem). W takich przypadkach Excel staje się niezastąpionym narzędziem. Przecież nikt nie będzie trzymał wszystkich faktur w osobnym folderze i osobno ich przeglądał (np. próbując znaleźć te nieopłacone). Dlatego też narzędzie z pakietu MS Office umożliwia nam tworzenie rejestrów przychodów oraz zysków, poprzez katalogowanie faktur. Łatwo wtedy trzymać szacowany budżet w jednym miejscu. Także w przypadku samego katalogowania faktur – wystarczy zmienić w danej tabeli status (nieopłacona-opłacona) przy użyciu specjalnych symboli (lub, dla mniej zaawansowanych, opcji kolorystycznych). Ułatwia to także windykację Waszych klientów – bez problemu sortując dane wg konkretnej kolumny, od razu widać, kto powinien otrzymać wezwanie do zapłaty.

Tak stworzone zestawienia dają nam możliwość wglądu w nasze wydatki i przychody, bez czekania na rozliczenia od księgowości. Z wyprzedzeniem wiemy, ile musimy w danym miesiącu zapłacić VAT-u czy CIT-u, a ile musimy składek odprowadzić za naszych pracowników. Tutaj również jest niezwykle istotnie, aby każdą kolumnę odpowiednio opisać, a każde dane możliwie rozdzielić. Przykładem dla produktów jest: koszt netto, VAT, marża, całkowity stan sprzedanych/na stanie – pozwala to także oszacować spodziewany zysk i lepiej zaplanować działania sprzedażowe. O tych jednak napiszemy już niedługo w osobnym artykule, omawiającym zastosowania MS Excel w dziale sprzedażowym.

Priorytety płatności i wydatków

Dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu MS Excel w swojej firmie oraz w dziale księgowości będziecie mogli na bieżąco obserwować także swoje wydatki. Możecie stworzyć arkusz z fakturami do zapłaty. Stosując odpowiednie funkcje, te zapłaty, których termin mija, zostaną wyróżnione, abyście zawsze wiedzieli co należy opłacić w pierwszej kolejności. Nie mówiąc już o tym, że będziecie mieć pełną kontrolę nad tym, ile i na co wydaje się środki w Waszej firmie. Pozwoli to z całą pewnością na wdrożenie pewnych działań w celu optymalizacji wydatków.

Obliczanie podatków i kosztów prowadzenia działalności

Od zasad, którymi kieruje się księgowość, skrupulatnie rozliczając Wasze wydatki, koszty prowadzenia firmy, etc. może aż głowa rozboleć.

 

Przykładowo – jeżeli chcesz policzyć VAT, to od sprzętów możesz odliczyć cały, od paliwa z niezarejestrowanego na firmę samochodu połowę, a od usług gastronomicznych nie możesz (liczą się tylko do podatku CIT)*.

 

Skomplikowane, prawda? Mając wyłącznie rachunki, ciężko byłoby wszystko obliczyć, aby się nie pomylić. Jednak w tej kwestii po raz kolejny z pomocą przychodzi MS Excel – wraz ze swoimi formułami i tabelami przestawnymi :). Dzięki odpowiednio stworzonemu arkuszowi kalkulacyjnemu oraz zastosowanym formułom, przypisując wydatek do danej kategorii wszystko będzie obliczało się automatycznie.

* Dotyczy to oczywiście niektórych form prawnych i szczególnych PKD.

Odkryjcie zastosowania MS Excel w księgowości razem z nami!

Aż ciężko uwierzyć, że ogólnie nielubiany MS Excel może przynosić aż tyle korzyści i znacząco ułatwiać pracę, prawda? 🙂 Zastosowania MS Excel w księgowości daje naprawdę wielkie możliwości, ograniczając wydatki na specjalistyczne programy. Zapraszamy Was na szkolenie z obsługi MS Excel, w którym przybliżymy wszystkie „triki”, które ułatwią życie w dziale księgowości (oraz będą także niezwykle przydatne w innych działach). Na każdym naszym szkoleniu udowadniamy, że Excel „nie gryzie”, a jego obsługa nie musi być ani trudna, ani skomplikowana. Napiszcie do nas, a nasz doradca pokaże, jak umiejętność obsługi tego narzędzia pozwoli oszczędzić Wasz czas.

 

 

 

Przeczytaj również:

Blog, Szkolenia, Wiedza i rozwój

Zarządzanie sprzedażą – wszystko co trzeba o nim wiedzieć. Wywiad z Angeliką Kuczyńską.

Sprzedaż jest sercem każdej organizacji, motorem napędowym wzrostu i rentowności. Aby jednak proces sprzedaży był skuteczny, niezbędne jest zastosowanie odpowiednich strategii, narzędzi i technik zarządzania. W wywiadzie z naszą ekspertką – Angeliką Kuczyńską, przyjrzymy się bliżej, czym jest zarządzanie sprzedażą, dlaczego jest tak ważne i jakie są najlepsze praktyki, które mogą pomóc firmom w osiąganiu lepszych wyników sprzedażowych. Zapraszamy…
dowiedz się więcej
Blog, Szkolenia, Wiedza i rozwój

Pewność siebie – jak ją zbudować?

W obliczu ciągłych wyzwań, jakie stawia przed nami współczesny świat, pewność siebie wyłania się jako kluczowa cecha, umożliwiająca osiąganie sukcesów w życiu osobistym i zawodowym. To nie tylko umiejętność stawiania czoła przeciwnościom, ale także zdolność do podejmowania śmiałych decyzji i realizowania marzeń. Pewność siebie pozwala nam przekroczyć granice własnych ograniczeń, otwierając drzwi do świata pełnego możliwości. Jednak nie dla każdego jest…
dowiedz się więcej
Blog, Szkolenia, Wiedza i rozwój

Na czym polega telemarketing?

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, firmy nieustannie poszukują nowych i efektywnych metod dotarcia do swoich potencjalnych klientów. Wśród różnorodnych strategii marketingowych, telemarketing wyłania się jako jedno z najbardziej bezpośrednich i osobistych narzędzi komunikacji. Mimo że czasami może być postrzegany jako metoda kontrowersyjna lub nachalna, jego skuteczność w budowaniu relacji z klientami i generowaniu sprzedaży jest niezaprzeczalna. Telemarketing, wykorzystując potęgę słowa…
dowiedz się więcej

Cenimy prywatność użytkowników

Używamy plików cookie, aby poprawić jakość przeglądania, wyświetlać reklamy lub treści dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz analizować ruch na stronie. Kliknięcie przycisku „Akceptuj wszystkie” oznacza zgodę na wykorzystywanie przez nas plików cookie.