W tym artykule opowiemy Wam jak ważne jest odpowiednie zarządzanie zespołem. Pokażemy, że rozdzielenie obowiązków pomiędzy podwładnych to dopiero połowa sukcesu 🙂 A jaka jest druga połowa? Czytajcie dalej:
- dowiecie się jak pozyskiwać najlepszych pracowników i jak wygrać walkę o najlepszych konkurując na rynku pracy z największymi korporacjami;
- opowiemy Wam kilka słów o znaczeniu okresowej ewaluacji pracowników pod kątem rozwoju firmy;
- postaramy się wyjaśnić, dlaczego tak ważna jest inwestycja w rozwój pracowników;
- jak najlepiej, i oczywiście, z korzyścią dla całej firmy, motywować swoich pracowników;
- jak delegowanie zadań i uprawnień może wpłynąć na rozwój firmy, oraz jakie dodatkowe korzyści wyniesie wasza firma jeżeli zastosujecie odpowiednie techniki rozdzielania obowiązków.
Na temat zarządzania zespołem powstało wiele przeróżnych publikacji, gdyż jest to kompetencja wymagająca nie tylko wysokich zdolności interpersonalnych ale również myślenia analitycznego oraz znajomości technik np. doboru pracowników. W skład grupy kompetencyjnej zarządzania zespołem wchodzą takie umiejętności jak pozyskiwanie pracowników, ocena pracowników, rozwój pracowników, motywowanie pracowników, delegowanie zadań i uprawnień.
Zarządzanie kapitałem ludzkim
Zapewne zauważyliście, że część wymienionych kompetencji wiąże się z rekrutacją oraz zarządzaniem kapitałem ludzkim w bardzo szerokim tego słowa znaczeniu – dlaczego więc kompetencje te są zaliczane do podstawowych umiejętności menadżerskich w projekcie Akademii Menadżera? Otóż w sektorze MSP, z naciskiem na małe i mikro przedsiębiorstwa, często zminimalizowana struktura firmy nie pozwala na stworzenie działu HR – przez co wszystkie obowiązki związane z zarządzaniem pracownikami, spadają na barki osób na stanowiskach kierowniczych, w tym nierzadko na samego właściciela. Jak już wielokrotnie wspominaliśmy, rola menadżera w sektorze MSP to zbiór kompetencji, które w większych korporacjach są podzielone na wiele osób, a nawet działów. Jednak, dążąc do rozwinięcia firmy, nie dysponując rozbudowaną strukturą, to właśnie menadżer odpowiada za większość procesów, stąd tak istotnym jest doskonalenie umiejętności menadżerskich.
Wracając do meritum – zarządzanie zespołem jest wielką odpowiedzialnością, a umiejętności menadżerskie w tym zakresie często zahaczają o konieczność posiadania kompetencji opisanych w poprzednich artykułach z cyklu grup kompetencyjnych w projekcie Akademii Menadżera link. Dlatego też, żadnej z wcześniej opisywanych grup kompetencyjnych nie można traktować jako osobny byt – one wszystkie miejscami zazębiają się ze sobą – podział ten został wszak skonstruowany w taki sposób, aby całościowo opisać profil menadżera idealnego i umożliwić stworzenie szkoleń, które pomogą wam wyszkolić niezastąpionych pracowników wyższego szczebla, co znacząco wpłynie na szybszy i bardziej efektywny rozwój Waszego przedsiębiorstwa.
Pozyskiwanie pracowników
Potocznie ten termin nazywamy rekrutacją. Zapewne wiecie, jak trudne jest zatrudnienie osoby, która nie tylko zostanie w firmie dłużej, ale również wniesie do niej pewne wartości. Pozyskanie kompetentnych pracowników, w obecnej, mocno konkurencyjnej, sytuacji rynkowej jest coraz trudniejsze. Niestety, firmy z sektora MSP konkurują z korporacjami o najlepszych pracowników – a jak wiadomo, korporacje mają nie tylko silny, ugruntowany wizerunek rynkowy, ale także oferują zazwyczaj wyższe stawki (zarówno godzinowe jak i korzystniejsze systemy premiowe). Jak więc wygrać walkę, która wydaje się być z góry na straconej pozycji?
Odpowiedź na to pytanie jest wbrew pozorom bardzo prosta – możemy wszak wskazać plusy, jakie daje praca w mniejszej firmie. Postawić na elastyczność managmentu, swobodną atmosferę i realny wpływ na przyszłość firmy. Jednym słowem – w korporacjach mimo lepszych warunków, każdy jest jedynie trybikiem w wielkiej maszynie, podczas gdy w sektorze MSP istnieje możliwość realnego rozwoju, nauki oraz stania się częścią szeroko pojętego sukcesu danej firmy.
Metody rekrutacji kandydatów
Pozostaje jednak temat dobrania odpowiedniego pracownika. Jeżeli już zainteresowaliśmy potencjalnych kandydatów naszą firmą, musimy wyselekcjonować najlepszą osobę, co do której będziemy mieli pewność, że odpowiednio wykona powierzone jej zadania. Niezbędna jest tutaj wiedza o metodach selekcji kandydatów – chętnie przybliżymy Wam te metody podczas naszych szkoleń realizowanych w ramach Akademii Menadżera. Ważna jest także wiedza menadżera na temat aktualnych przepisów prawa pracy, mających znaczenie dla organizacji, i przebiegu całego procesu rekrutacji.
A jak powinna przebiegać rozmowa o pracę? W momencie, gdy mamy już wyselekcjonowaną grupę kandydatów oraz umówione terminy spotkań, warto się przygotować do rozmów. Idealny menadżer powinien przeprowadzać rozmowę, skupiając się na diagnozie kompetencji kandydata, które są kluczowe dla danego stanowiska. Ważne jest, aby rozmowa przebiegała w atmosferze wzajemnego szacunku, a osoba rekrutująca potrafiła oddzielić własne emocje od obiektywnej oceny kandydata. Warto jest także przygotować zadanie rekrutacyjne w formie próbki pracy, adekwatnej do przyszłych obowiązków. Co ważne, już na tym etapie, osoba rekrutująca powinna umieć ocenić jak przebiegnie proces integracji nowej osoby z resztą zespołu oraz posiadać odpowiednio opracowany plan wdrożenia wybranego kandydata w strukturę firmy i zapoznanie go z obowiązkami oraz zasadami obowiązującymi w firmie.
W Akademii Menadżera, a konkretnie podczas naszych szkoleń, skupiamy się również na pogłębieniu waszej wiedzy z zakresu umiejętności tworzenia ogłoszeń o pracę, wybierania odpowiednich kanałów rekrutacji oraz wyszukiwania i oceny informacji na temat lokalnego rynku pracy. Wszak rekrutacja, jak każde inne działanie decyzyjne w pracy menadżera, powinna być poprzedzona odpowiednią analizą.
Ocena pracownika
Ocena pracownika, zwana inaczej ewaluacją, to proces, który zazwyczaj odbywa się w firmach cyklicznie. Jest on bardzo ważny w kontekście zarówno rozwoju firmy jak i obierania odpowiednich kierunków rozwoju czy także wytyczenia celów. Proces ewaluacji pomaga zidentyfikować ewentualne braki czy obszary w działaniach pracowników wymagające poprawy, a także ocenić skuteczność menadżerską oraz wartość działań motywujących oraz inspiracji (o tym pisaliśmy w poprzednim artykule: Przywództwo – jak stać się najlepszym liderem dzięki Akademii Menadżera?). Menadżer zazwyczaj dokonuje oceny pracowników, aby móc kontrolować pracę osób zatrudnionych oraz dokonywać ewentualnych korekt – często również ewaluacja jest jednym z kluczowych elementów decydujących o awansach, premiach, zwolnieniach, etc.
Obiektywizm
Warto pamiętać, że wszystkie czynniki/kryteria, które oceniamy w związku z ewaluacją powinny być odpowiednio skonstruowane, przejrzyste i zrozumiałe także dla pracowników, gdyż jednym z kluczowych elementów ewaluacji jest feedback, jakiego udzielamy ocenianemu pracownikowi. Aby zadbać o najwyższą jakość pracy naszych podwładnych, musimy udzielić im jasnej i konkretnej informacji na temat ich „postępów” w danym okresie czasu.
Ważna także jest umiejętność wskazania kierunków działania – nie wystarczy powiedzieć pracownikowi, że popełnia błędy – należy wskazać gdzie te błędy popełnia i pokazać sposoby, dzięki którym może uniknąć ich powielania, a także wskazać obszary, na poprawie których dany pracownik powinien się skupić. Idealny menadżer nie powinien być tylko przełożonym, ale także pewnego rodzaju mentorem, który pomaga innym jeszcze lepiej wykonywać swoją pracę. Wszak na stanowiskach kierowniczych pracujemy głównie z ludźmi, i to właśnie od tych ludzi zależy sukces naszej firmy. Niemniej, ważne jest również zachowanie obiektywizmu w ocenie podwładnych oraz umiejętność wyciągania odpowiednich konsekwencji.
Także i w zakresie tej kompetencji, niezbędna jest duża dawka wiedzy teoretycznej, której z przyjemnością dostarczymy Wam podczas naszych szkoleń w projekcie Akademia Menadżera. Powiemy Wam wszystko, co powinniście wiedzieć na temat metod prowadzenia ewaluacji, planowania procesu oceny okresowej zarówno pojedynczych osób jak i zespołów. Nauczymy Was, jak powiązać ocenianie pracowników z innymi podsystemami zarządzania zespołem oraz prowadzić analizy pracy (wyników, jakości wykonania zadań, postaw, postępów w rozwoju kompetencji) osób zatrudnionych. Nie zapomnimy także o kwestiach komunikacyjnych, czyli o tym, jak powinna być przekazywana ocena (wspomniany powyżej feedback) oraz pokażemy Wam dlaczego warto być także otwartym na opinie pracowników, nawet jeżeli są one sprzeczne z naszymi.
Rozwój pracowników
O tym, że należy się rozwijać i podnosić kompetencje zarówno własne jak i całego zespołu napisaliśmy już niezliczoną ilość artykułów. Jednak, dzisiaj zajmiemy się rozwojem waszych podwładnych, patrząc przez pryzmat umiejętności menadżerskich. Wiecie przecież, że nie wystarczy wybrać pierwszego lepszego szkolenia i wysłać na nie zespół, aby móc mówić o rozwoju. Prawdziwy rozwój następuje wtedy, gdy uda Wam się trafnie zdiagnozować wszystkie obszary wymagające poprawy i dobrać program szkoleniowy, który właśnie na nich się skupia. Takie podejście zagwarantuje Wam najlepsze efekty (jeżeli nie jesteście przekonani, zapraszamy do lektury relacji z naszych szkoleń – kliknijcie i przekonajcie się jakie cele udało się osiągnąć firmom, które zaufały naszym trenerom.
Podnoszenie kompetencji pracowników wpływa pozytywnie nie tylko na zwiększenie konkurencyjności na rynku czy zysków finansowych waszego przedsiębiorstwa. Pomaga ono też zdobyć „lojalność pracowników”. Wiecie, że to właśnie od jakości ich pracy, zależy sukces waszej firmy, warto więc tę jakość nieustannie podnosić. Co więcej, przytoczone korzyści są w pełni mierzalne – menadżer potrafi ocenić wzrost efektywności pracowników, analizując ich pracę sprzed i po szkoleniu.
Motywowanie pracowników
Czyli temat, który poruszaliśmy w niemalże każdym z artykułów traktujących o projekcie Akademii Menadżera. Każdy, odpowiednio zmotywowany, pracownik swoimi działaniami przynosi mierzalne korzyści dla naszej firmy. Wraz z odpowiednią motywacją wzrasta także szansa na stworzenie innowacyjnych rozwiązań oraz na wykształcenie pro aktywnej postawy wśród naszych pracowników. Jednak motywować także trzeba umiejętnie – i z głową.
Odpowiednie dobranie metod motywacyjnych może znacząco wpłynąć na poprawę wyników osiąganych przez jednostki i zespoły pracownicze, podnoszenie jakości realizacji zadań czy stopienia identyfikacji pracowników z celami i wartościami firmy. Z systemów motywacyjnych płynie także korzyść wizerunkowa – rośnie szansa na przyciągnięcie do naszego zespołu kolejnych, wartościowych pracowników. Jest to duża wartość, zwłaszcza w kontekście trudności rekrutacyjnych, o których pisaliśmy powyżej.
Narzędzia motywacyjne
Odpowiednia motywacja ma na celu podniesienie kompetencji pracowników, ich wiedzy czy umiejętności oraz podnoszenia konkurencyjności. Warto również zachęcać podwładnych do rozwoju poza miejscem pracy. Idealny menadżer potrafi rozróżnić metody rozwoju pracowników i ocenić ich wartość dla rozwoju kompetencji pracowników zatrudnionych w danej organizacji. Szuka on także obszarów do rozwoju. Jak zapewne zauważyliście, ta kompetencja jest ściśle powiązana z oceną pracowników. Menadżer potrafi też bezbłędnie wskazać korzyści i koszty wynikające z zaproponowanej metody motywacyjnej oraz, co jest oczywiste, dobrać metodę tak, aby korzyści z jej stosowania znacznie przewyższały koszty. Do tego zadania jest niezbędna wiedza z wyszukiwania ofert szkoleniowych, porównywania ich, analiz finansowych wynagrodzeń w firmie. Narzędzia motywacyjne powinny być jednak odpowiednio dopasowane do konkretnych stanowisk pracowników a cały system motywacyjny powinien być jasny i przejrzysty, aby każdy z podwładnych wiedział, co może zyskać zwiększając swoje zaangażowanie w pracę.
Motywowanie jest jednym z naszych ulubionych tematów, gdyż wiemy jak może ono wpłynąć na całościowy rozwój firmy. Jest to stosunkowo jedna z „najtańszych” strategii maksymalizacji zysków. W pracy kierowniczej jest bardzo ważne postrzeganie rozwoju jako wartości dla organizacji i docenianie wkładu podwładnych w sukces firmy – mamy nadzieję, że udało nam się Was przekonać 🙂
Delegowanie zadań i uprawnień
Większość dotychczasowych artykułów z cyklu Akademii Menadżera traktowało o zdolnościach organizacyjnych, interpersonalnych, podnoszeniu poziomu wiedzy czy zarządzaniu ludźmi. Wiadomo więc, że menadżer, to osoba, której sukces zależy tak naprawdę od jakości pracy innych osób w przedsiębiorstwa. Dlatego też, powinniście już na tym etapie zdawać sobie sprawę, jak istotne jest odpowiednie delegowanie obowiązków. Nakazać komuś wykonie danego zadania nie jest niczym trudnym, zwłaszcza dla osoby, znajdującej się na jednym z najwyższych, o ile nie najwyższym, stanowisku w firmie. Warto jednak wiedzieć, że w delegowaniu zadań jest pewien „haczyk”. Im lepiej dobierzemy zadania pod kątem umiejętności i kompetencji pracowników, tym lepiej owe zadania zostaną wykonane.
Odpowiedzialność
Sukces każdej firmy w dużej mierze zależy od tego czy podział zadań i odpowiedzialności jest jednoznacznie zdefiniowany i sprawiedliwy a pracownicy posiadają uprawnienia do podejmowania decyzji. Tak, dobrze czytacie – podejmowania decyzji. Wszak co z tego, jeżeli idealnie rozdzielimy zadania, jak na pewnym etapie i tak cała procedura wróci do nas, gdyż nikt nie będzie posiadał uprawnień do podejmowania decyzji. Wtedy stoimy w sytuacji, w której nie dość, że musimy przeanalizować obecny progres prac i zagłębić się w każdy temat, to jeszcze podjąć odpowiednie decyzje. Pod względem czasowym nie ma więc znaczenia czy oddelegowaliśmy zadania czy wykonaliśmy je sami.
Dzieląc obowiązki pomiędzy podwładnych, musimy w pewnym stopniu zaufać ich kompetencjom i nadać odpowiednie uprawnienia, by wrócili oni z w pełni wykonanym zadaniem. Jeżeli zadbamy o odpowiednie wyszkolenie pracowników, o motywację czy inspirację (wcześniej opisywane w tym artykule), usprawnimy cały proces, unikając konfliktów oraz zmniejszając obciążenie nas samych (w tym momencie zapraszamy do przeczytania artykułu, w którym opisujemy jak bardzo nadmierne obciążenie, napięcie i stres może zaszkodzić pracy menadżera.)
Delegowanie zadań a motywacja
Co ciekawe, delegowanie odpowiedzialności, nijako pełni także funkcję motywacyjną, dając pracownikom poczucie nie tylko decyzyjności, ale także realnego wpływu na rozwój firmy. Buduje to zaufanie (obustronne) oraz sprawia, że podwładni czują, że menadżer okazuje im szacunek. A tak doceniony i szanowany pracownik, to zaangażowany pracownik. Z kolei zaangażowany pracownik…. Cóż, nie będziemy już powtarzać, jeżeli śledzicie nasze artykuły doskonale zdajecie sobie sprawę, jak wielka to korzyść i wartość dla waszej firmy.
Menadżer posiadający kompetencję delegowania zadań na wysokim poziomie posiada wiedzę o potencjale i predyspozycjach swoich podwładnych i potrafi odpowiednio rozdzielić zadania, stosując jednocześnie jasną i otwarta komunikację na etapie ich realizacji. Jest on również świadomy wagi jaką przypisuje się umiejętności delegowania zadań. Co więcej, potrafi on zbudować pełną zaufania atmosferę oraz zachęcić pracowników do podejmowania inicjatywy w powierzonych im działaniach.
Przepis na idealnego menadżera?
Tym właśnie jest cykl artykułów zachęcający do wzięcia udziału w Akademii Menadżera. Jednak, jak w przypadku każdego przepisu, o efekcie końcowym decyduje w ogromnej mierze jakość użytych składników. Zachęcamy więc do zapoznania się z naszym programem szkoleniowym oraz do aktywnego uczestnictwa w całym projekcie.
