Spotkania firmowe - totalna strata czasu? Marcin Grzelak radzi
Prawie 90% procent uczestników spotkań firmowych śni na jawie, a prawie ¾ pracuje – ale nad zupełnie czymś innym, jedynie udając, że uczestniczy w dyskusji. Czy spotkania firmowe marnują więcej czasu pracowników niż wszystkie inne biurowe „rozpraszacze”?
Badanie poświęcone pracy w grupach przeprowadzone przez University of Arizona przynosi niezbyt optymistyczne wnioski odnośnie spotkań firmowych. W samych Stanach Zjednoczonych codziennie odbywa się ich ponad 11 milionów. Większość z nich to … strata czasu. 9 z 10 godzin tygodniowo, które na spotkaniach spędzają na przykład menedżerowie, jest zupełnie bezproduktywnych.
U nas bywa podobnie. Andrzej, pracownik działu IT w jednej z warszawskich firm narzeka, że podczas każdego ze spotkań dotyczących wdrożenia nowego projektu nudzi się jak mops: – Zerkam na zegarek i czekam aż szef skończy swoje przemówienie. Potem muszę zostawać w pracy po godzinach, aby wyrobić się z bieżącą pracą. Badania pokazują także, że im młodsze pokolenie pracowników, tym gorsze ma zdanie o spotkaniach w pracy.
Czy aby pracować efektywnie powinniśmy odwołać wszystkie nasze spotkania firmowe? A może są sposoby, aby znienawidzone przez wielu długie dyskusje prowadzące donikąd przynosiły zamierzony efekt?
Marcin Grzelak, coach i właściciel firmy Warto Szkolić przekonuje, że da się zorganizować spotkanie grupowe tak, by było efektywne.
W pierwszej kolejności należy zastanowić się czy spotkanie w większej grupie jest konieczne. Czasami lepiej spotkać się tylko z poszczególnymi członkami działu, a o wynikach pracy poinformować pozostałą część zespołu notatką ze spotkania – twierdzi coach.
Przed każdym spotkaniem koordynator zespołu powinien przygotować i rozesłać uczestnikom agendę, czyli plan określające cel, miejsce, termin narady, zarys projektu, proponowane tematy do dyskusji. – Ważne, by w agendzie znalazła się też sugestia, by uczestnicy przesłali jeszcze przed spotkaniem swoje uwagi. Dzięki temu będą mieli poczucie, że ich wnioski są równie ważne co postulaty koordynatora i chętniej będą zabierać głos podczas spotkania, a także angażować się w proces – mówi Marcin Grzelak.
By spotkanie było atrakcyjne i motywujące uczestników do współpracy, można sięgnąć po różne formy pracy, np. burzę mózgów, prace w podgrupach, prezentacje.
A jakich błędów należy unikać? Oto kilka rad Marcina Grzelaka:
Nie zapraszaj na spotkanie zbyt wielu osób, jeśli nie jest to absolutnie konieczne. Spotkanie w wąskim gronie przynosi zdecydowanie lepsze rezultaty.
Nie przeciągaj spotkania w nieskończoność. Zaczynaj i kończ zebrania punktualnie. Pilnuj też czasu poświęconego na poszczególne wątki, bo możesz nie zdążyć z omówieniem wszystkich istotnych punktów
Jeśli spotkanie ma trwać dłużej (np. 4-5 godzin), nie prowadź go bez przerwy. W przeciwnym razie znudzeni prelekcją uczestnicy zaczną wychodzić ze spotkania lub – w najlepszym razie – nie zapamiętają nawet połowy przedstawionych kwestii.
Spotkanie musi zakończyć się jakąś konkluzją. Bez konstruktywnych wniosków, większość zaproszonych gości uzna, że twój wywód był jałowy.
Przeczytaj również:
Szkolenia, Wiedza i rozwój
Jakie szkolenia dla pracowników uczelni wybrać? – porady i programy
Nowoczesny rozwój kadry – jak skutecznie wspierać pracowników uczelni? Współczesny sektor szkolnictwa wyższego przechodzi dynamiczne zmiany, które sprawiają, że pracownicy uczelni muszą nieustannie aktualizować swoje kompetencje, by sprostać wymaganiom nowoczesnej edukacji. Tradycyjny model nauczania ustępuje miejsca interaktywnym metodom pracy, a każdy pracownik akademicki staje przed wyzwaniem nie tylko przekazywania wiedzy, ale także budowania trwałych relacji ze studentami…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Zarządzanie zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie usług inżynieryjno-komunalnych
Znaczenie skutecznego zarządzania kadrami w sektorze komunalnym Zarządzanie pracownikami to jedno z kluczowych wyzwań, przed którymi stoją współczesne firmy operujące w sektorze inżynieryjno-komunalnym. Wymaga ono nie tylko umiejętności organizacyjnych, ale także doskonałego zrozumienia dynamiki pracy zespołowej, kompetencji technicznych pracowników oraz regulacji prawnych obowiązujących w branży. Zarządzanie zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie o takim profilu wiąże się z koniecznością łączenia efektywności operacyjnej z wysokimi standardami…
Ostatnie realizacje, Szkolenia
Komunikacja cyfrowa w środowisku pracy w branży produkcyjnej – relacja ze szkolenia
Nowoczesna komunikacja cyfrowa – fundament efektywnego działania zakładów przemysłowych Współczesne środowisko produkcyjne stawia przed pracownikami i menedżerami zupełnie nowe wyzwania. Coraz więcej procesów odbywa się z udziałem zaawansowanych systemów informatycznych, a dane przepływają między zespołami i maszynami w czasie rzeczywistym. W tym kontekście komunikacja cyfrowa w środowisku pracy staje się nie tyle opcją, co koniecznością. To właśnie ona pozwala zachować spójność działania,…