Zamawianie towarów i przyjmowanie dostaw na stoisku warzywno owocowym

Każdy przedsiębiorca powinien zdawać sobie sprawę, jak istotną rolę pełni odpowiednie składanie zamówień oraz odbiór dostaw w sklepie bądź w sieci sklepów. Te tematy zostały pokrótce wspomniane w tym artykule. To właśnie umiejętne dokonanie zamówienia pomoże Wam, jako przedsiębiorcom, zminimalizować straty powstałe np. w wyniku nadmiaru towaru (a co za tym idzie, „zepsuciu” się, nadwyżki produktów). Bądź niedostatku produktów, co powoduje, że mimo chęci, klienci wydali mniej pieniędzy, tym samym generując mniejsze przychody sklepu. Jak wiadomo, zamówienia na dziale warzywno-owocowym powinny być robione codziennie. Co jest kolejnym argumentem podnoszącym konieczność dopracowania procesu zamówień i dostaw.

Towary na dziale „owoce i warzywa” odznaczają się bardzo wysoką rotacją. Wynika to z sezonowości tego typu produktów – oraz relatywnie krótkiego terminu przydatności. Niezbędne dla poprawnego wykonywania zamówień są  dokładne aktualizacje stanów towarowych. Jak wspominaliśmy, zamówienia i dostawy są codziennością w tym dziale. Dlatego też dokumentacja powinna być aktualna, a co za tym idzie pozwalać na dokładną analizę całego procesu zakupowego.

Jak poprawnie dokonać zamówienia towaru, aby nie generować strat?

Należy zwrócić uwagę na kilka czynników, niezbędnych w doborze poszczególnych ilości produktów w zamówieniu. Tutaj jest jedno słowo klucz: analiza. Analiza, analiza i jeszcze raz analiza. Należy na bieżąco monitorować sprzedaż, zestawiając poszczególne okresy czasowe (tydzień do tygodnia, miesiąc do miesiąca), jednocześnie uwzględniając poszczególne dni tygodnia (w tym także niedziele niehandlowe), weekendy, dni przedświąteczne. Czasami warto jest zrobić nawet analizę rok do roku, na przykład przed świętami Bożego Narodzenia. Pamiętajmy także o długich weekendach, sezonach komunijnych, etc.

Analiza poszczególnych okresów czasu to jedno – kolejną rzeczą przy zamawianiu towaru jest wspomniana wcześniej sezonowość. Konsumenci uwielbiają sezonowe warzywa i owoce, oczywiście nie bez powodu – w sezonie są one najlepsze. Dlatego zawsze składając zamówienie należy mieć na uwadze konkretną porę roku, a czasem (np. w przypadku szparagów, na które sezon jest wyjątkowo krótki) nawet dany miesiąc. Najłatwiej tu wspomnieć zimę, święta Bożego Narodzenia i porównać sprzedaż pomarańczy i mandarynek w tym okresie, z okresem letnim. Co ciekawe, warto też brać pod uwagę temperaturę powietrza w ciągu dnia oraz warunki pogodowe – zwłaszcza podczas dłuższych, letnich weekendów. Tu nie musimy chyba wyjaśniać, że w sezonach wyjazdowych tracą miejskie sklepiki osiedlowe a zyskują te, położone w miejscowościach nieco bardziej „turystycznych”. Zwróćmy też uwagę na preferencje naszych klientów – jak pisaliśmy tu, należy poznać swojego klienta, aby wyjść z ofertą naprzeciw jego oczekiwaniom. Tak, to także ma zastosowanie w przypadku stoisk owocowo warzywnych.

Wróćmy do przykładu wspomnianych wcześniej mandarynek i pomarańczy. Jeżeli przez cały rok nasi klienci ich nie kupują, to czy przy sezonowym wzroście popytu, zaczną nagle kupować kilogramami? Oczywiście, że nie. Sprzedaż wzrośnie, jednak nie będzie to wzrost na poziomie tysiąca procent. Warto to uwzględnić. Jeżeli na co dzień konsumenci nie lubili tego typu cytrusów, to „w sezonie” kupią symboliczną ilość.

Pamiętajmy także o czynniku asortymentowym. Jeżeli korzystamy z pełnej oferty produktów – ważne, aby wprowadzać w małych ilościach nowe gatunki owoców czy warzyw – w ramach „eksperymentów”. To czy na stałe zagoszczą w ofercie sklepu będzie zależało głównie od preferencji naszych klientów. Jeżeli towar się przyjmie i popyt będzie wzrastał, to naturalnie musimy zacząć zwiększać podaż. Jeżeli jednak nie, to nie wypełniajmy na siłę ekspozycji np. 20 gatunkami jabłek, jeżeli sprzedają się regularnie tylko 3.

Czasami więcej nie oznacza lepiej, zwłaszcza jeżeli prowadzimy sklep osiedlowy, a większość naszych klientów to „stali klienci”. Tu także się odwołamy do zasady poznawania klientów. Jeżeli mamy dużo stałych bywalców, kupujących na ogół te same produkty, warto spytać o ich opinii. Zadziała tu prosty mechanizm psychologiczny – klient poczuje się wyróżniony, „ważny”, a my otrzymamy opinię. To, czy zdecydujemy się z niej skorzystać, jest osobną kwestią, gdyż należy ją poddać bardziej szczegółowej analizie i zestawić z wieloma innymi opiniami.

Pamiętajmy także o promocjach . Zarówno tych stałych/okresowych jak i tych planowanych bądź gazetkowych. Jak wiadomo, reklama jest dźwignią handlu, także promując przecenę danego towaru, zyskujemy pewność, że sprzeda się go więcej. Zadbajmy więc, aby go nie zabrakło na stanie magazynowym. Stan magazynowy jest również czynnikiem, który należy tu omówić. Zawsze pamiętajmy, że zafakturowane zamówienie będzie istniało w systemie, ale fizycznie go nie będzie – dojedzie wraz z planowaną dostawą. Jak wspominaliśmy, dostawy są codziennie, więc nie należy (a wręcz nie wolno) zamawiać towaru na zapas. To grozi nadwyżką, a jak wiadomo nadwyżka = dłuższe przechowywanie = obniżenie jakości/niezdatność do sprzedaży = strata finansowa. Kolejną, ostatnią już złotą zasadą jest składanie zamówień zawsze o tej samej porze, aby ułatwić późniejszą analizę i usystematyzować grafik zamówień/dostaw oraz grafik pracy naszych pracowników.

Przyjęcie dostawy – jak powinno się ono odbywać?

Podstawą odpowiedniego funkcjonowania działu warzyw i owoców jest, jak wspominaliśmy, najwyższa jakość sprzedawanych towarów. Dlatego też każda dostawa, przyjeżdżająca do naszego sklepu musi podlegać ścisłej kontroli. Nie możemy ryzykować odbioru i wyłożenia nieświeżych towarów . Na tę kwestię każdy przedsiębiorca powinien wyczulić pracownika, w którego kompetencjach leży przyjęcie dostawy.

Co ważne, wybór dostawcy także nie powinien być dziełem przypadku. Tu pisaliśmy, jakie kompetencje powinien mieć dział zakupów w firmie. Te kompetencje powinna również posiadać osoba wybierająca danego dostawcę. Należy dodać, że zwłaszcza w dziale owocowo – warzywnym bardzo ważna jest dbałość o jakość. Dlatego cena nie powinna być kluczowym elementem przy wyborze. Jednak, nie odchodźmy od tematu – wszystko o poprawie funkcjonowania działów zakupów znajdziecie u naszych trenerów, którzy są specjalistami w tej dziedzinie.

Wracając więc do przyjęcia dostawy – należy bezwzględnie skontrolować ilość, jakość i zgodność towarów z zamówieniem. I, o ile przy ilości sprawa jest dość prosta (wystarczy bowiem spojrzeć na dany owoc/warzywo i sprawdzić czy wagowo się zgadza), o tyle przy zgodności z zamówieniem może wystąpić problem. Wiadomo, że każdy odróżni cebulę czerwoną od białej, ale w przypadku poszczególnych odmian jabłek, może być już nieco trudniej. To kolejny element, który potwierdza konieczność podnoszenia kompetencji pracowników 🙂 Pozostaje nam jakość. Wiadomo, że trudno byłoby przy dostawie oglądać każdą sztukę danego gatunku oddzielnie, dlatego wyróżniamy cztery główne kryteria oceny jakościowej produktów:

• wygląd (tu poddajemy ocenie kolor i kształt typowy dla danego produktu i/lub jego odmiany. Jest to dość proste,
  zważywszy na to, że zazwyczaj na ekspozycji w sklepie mamy przykład do porównania);
• nieskazitelność – czy produkty znajdujące się w skrzyniach nie mają widocznych pęknięć lub nakłuć, oznak choroby (plamy, różne przebarwienia, nietypowe wklęśnięcia, etc) czy także starzenia się (takich jak pomarszczona skórka, wyraźna wiotkość);
• jednolitość – jednolite wybarwienie, wielkość i kształt. Ważne jest, aby sprawdzić, czy w każdej partii produktów, owoce/warzywa danego gatunku są w mniej więcej podobnych rozmiarach. Jeżeli nie, może to oznaczać, że do danej partii dostawca „dorzucił” resztki innej partii bądź innej odmiany. Jest to bardzo znaczące, gdyż konsumenci kupując dane produkty, często wybierają kilka tej samej wielkości (np. do gotowania). Jeżeli przyjmiemy niejednolitą partię, istnieje duża szansa, że na koniec dnia zostaniemy z resztką gatunku zawierającą przeróżne kształty, których nikt już nie kupi. To jest szczególnie ważne w przypadku towarów takich jak ziemniaki, bakłażany, etc.
• dojrzałość, czyli kolor, soczystość i twardość. Świeże warzywa są zazwyczaj twarde i soczyste. Jeżeli biorąc do ręki marchewkę czy jabłko wyczuwamy wyraźną miękkość, nie powinniśmy przyjmować takiej partii produktów. Oznacza to bowiem, że marchewka może być przejrzała, starsza bądź była źle przechowywana. Ten stan będzie się tylko pogarszał na naszej ekspozycji.

Jeżeli kontrola przebiegła sprawnie i wszystko okazało się być w porządku – możemy spokojnie rozładować towar prosto do naszego magazynu i zająć się towarowaniem ekspozycji. Pamiętajcie także aby zawsze sprawdzić rejestr temperatury w części ładowniczej pojazdu dostawczego. Jeżeli wystąpią wątpliwości co do jego prawidłowości, macie prawo dokonać w obecności kierowcy fizycznego pomiaru temperatury.

Ten proces, który opisaliśmy powyżej odbywa się codziennie na każdym dziale warzywno owocowym. Zawsze kierownik sklepu powinien mieć bezpośredni nadzór nad pracownikiem, który wykonuje te czynności, bądź nawet zatwierdzać osobiście zarówno zamówienia i dostawy, gdyż jak pisaliśmy na początku, są to kluczowe elementy procesu sprzedażowego w sklepie. Co najważniejsze, ich odpowiednia optymalizacja przyniesie Wam, jako przedsiębiorcom realny dochód, w postaci zwiększających się obrotów sklepu.

Zdajemy sobie sprawę, że te obowiązki to wielka odpowiedzialność, a wszystkie zasady ekspozycji to bardzo duża dawka wiedzy. Nierzadko dość opornej do przyswojenia, dlatego też chętnie Wam w tym pomożemy. Zapraszamy na cykl szkoleń dedykowanych działowi zakupów, czy także przedsiębiorcom, zarządzającymi sklepem bądź sieciami sklepów. Jesteśmy pewni, że dzięki naszym szkoleniom możecie realnie wspomóc rozwój swojej firmy, wprowadzając ją na wyższy szczebel. Jeżeli nie jesteście pewni, czy nasza oferta odpowiada Waszym potrzebom, zachęcamy do kontaktu z nami. Z przyjemnością, zbadamy obszary w waszej firmie, które wymagają dopracowania. I opracujemy indywidualny program szkoleniowy dla Was i waszych pracowników.