Zarządzanie pracą zdalną i hybrydową. Co jest kluczowe z punktu widzenia firmy?

Jeszcze parę lat temu praca w trybie home office, czyli wykonywana z domu, była zarezerwowana dla wąskiego grona specjalistów oraz przedstawicieli tzw. wolnych zawodów. W ten sposób działali głównie programiści, dziennikarze, graficy, a także osoby prowadzące własną działalność. Z czasem do tego grona dołączyli również przedstawiciele innych branż. Różne okoliczności pokazały pracodawcom, że coś, co budziło obawy, jest korzystne zarówno dla firmy, jak i dla zatrudnionych w niej specjalistów. Obecnie praca zdalna nie jest już nowością, a pomału staje się standardem, który świadczy o tym, że organizacja podąża za trendami. Dowiedz się, jak skutecznie zarządzać pracą zdalną i hybrydową.

Co mówią przepisy o możliwości pracy zdalnej?

Już wiele lat temu w ustawach funkcjonowało pojęcie telepracy. Jednak dopiero upowszechnienie takiej formy wykonywania obowiązków sprawiło, że w przepisach pojawiły się nowe, precyzyjne regulacje.

Przede wszystkim jasno określono, że możliwość pracy zdalnej przysługuje kobietom w ciąży, rodzicom dzieci do lat 4. i osobom, które opiekują się dzieckiem z niepełnosprawnością lub innym członkiem rodziny wymagającym takiej opieki.

Oczywiście ta lista może być dłuższa, ponieważ pracodawca sam decyduje, czy zaoferuje taką możliwość także innym pracownikom. Dlatego, jeśli chcesz zająć się w Twojej firmie tematem organizacji pracy zdalnej, zastanów się, w jakich przypadkach możesz dać członkom swojego zespołu wybór, czy wolą przyjeżdżać do biura, czy też chcą pracować z domu.

Podstawą do tego, aby taka współpraca była efektywna i satysfakcjonującą dla obu stron, jest wewnętrzny regulamin. Mimo że ten krok może Ci się wydawać zbyt formalny, to warto go wykonać. W przypadku spornych sytuacji będzie wtedy istniała możliwość odwołania się do konkretnych zapisów.

Pierwszy etap planowania pracy zdalnej to także dobry moment, aby ustalić szczegóły dotyczące tego, czy firma zgadza się na wykonywanie obowiązków poza siedzibą w pełnym wymiarze, czy pracownik okresowo będzie musiał pojawiać się w biurze. Im więcej kwestii określisz na samym początku, tym mniej problematycznych punktów się pojawi, gdy proces zacznie już w pełni funkcjonować.

Jak zarządzać pracą zdalną i hybrydową?

Obowiązki zawodowe wykonywane przez pracowników poza siedzibą firmy wymagają od osób zarządzających zupełnie nowego podejścia zarówno do delegowania zadań, jak i późniejszego rozliczania z efektów.

Managerowie powinni polegać na innych sposobach niż tradycyjny osobisty nadzór nad realizacją projektów. Nie sprawdzą się również rozbudowane raporty czy spotkania video, które tak naprawdę odciągają od pracy i sprawiają, że powstaje problem z dotrzymaniem terminów.

Podstawą sprawnego zarządzania home office jest zawsze sprawna komunikacja. Dlatego kolejnym krokiem po stworzeniu regulaminu i ustaleniu szczegółów organizacyjnych, powinno być dokładne zaplanowanie tego, w jaki sposób i z jaką częstotliwością będziesz komunikować się ze swoimi pracownikami.

Nie warto jednak ulegać pokusie, aby wypełnić grafik kolejnymi rozmowami na komunikatorze lub serią wymienianiach między sobą maili. Dużo lepiej sprawdza się jasne ustalenie, w jakich przypadkach będziecie omawiać postępy prac. Wtedy pracownicy nie będą mieli wrażenia nadmiernej kontroli, a Ty nadal będziesz panować nad tym, jak są realizowane poszczególne zadania i na jakim etapie znajdują się aktualne projekty.

Korzyści z pracy zdalnej dla pracownika i organizacji

Wprowadzenie home office w firmie świadczy o tym, że idzie ona z duchem czasu i dostrzega to, że zmienia się środowisko pracy. Wszelkie badania wskazują, że coraz częściej odchodzi się od tradycyjnych form współpracy na rzecz bardziej nowoczesnych rozwiązań pasujących do wymogów współczesnego świata.

Dlatego, jeśli zależy Ci na tym, aby także Twoja organizacja była pod tym względem konkurencyjna, zastanów się nad wdrożeniem opcji pracy poza siedzibą firmy.

Aktywność zawodowa wykonywana z własnego domu dla wielu osób oznacza możliwość łatwiejszego pogodzenia tej sfery życia z prywatnymi sprawami. Pracownik ma poczucie, że firma darzy go zaufaniem, co przekłada się na większe zaangażowanie i lepsze wykonywanie obowiązków. To także sposób na zaoszczędzenie czasu oraz zredukowanie kosztów związanych z koniecznością dojazdów do biura.

Z kolei dla firmy praca zdalna to łatwiejsza rekrutacja i sposób na poszukiwanie wysokiej klasy specjalistów. Wiąże się ona bowiem z brakiem ograniczeń związanych z lokalizacją. Nie ma więc problemu z zapełnieniem vacatów czy znalezieniem kogoś o ściśle określonych kompetencjach. Nawet przy bardzo skomplikowanych projektach lub w okresach wzmożonego zainteresowania ze strony klientów organizacja jest w stanie realizować założone cele, a tym samym – efektywnie budować swoją pozycję.

Sposoby na przygotowanie firm do zarządzania pracą zdalną i hybrydową

Zanim wdrożysz w swojej organizacji pracę poza siedzibą firmy, zacznij od zaplanowania tego, jak ma wyglądać cały proces. Zadbaj zarówno o formalne ustalenie reguł współpracy, kwestie organizacyjne, jak i o wprowadzenie narzędzi, które będą pomocne przy realizacji zadań.

Równie ważne co przygotowanie logistyczne będzie wdrożenie liderów i managerów, przed którymi zostaną postawione zupełnie nowe wyzwania. Dlatego dobry pomysł to szkolenia z zarządzania pracą zdalną. Takie warsztaty pomagają zmodyfikować dotychczasowe działania i dostosować je do zupełnie nowych warunków.

Osoby odpowiedzialne za organizację codziennej pracy zyskują w ten sposób narzędzia, które pozwalają im swobodnie komunikować się z pracownikami i sprawnie działać mimo braku codziennego osobistego kontaktu z zespołem.

Duże znaczenie ma też poruszenie tego, jak praca na odległość wpływa na relacje między specjalistami, ich przełożonymi a firmą. Managerowie dowiadują się na szkoleniach o skutecznych technikach i sposobach na integrację zespołów rozproszonych. Dzięki takim działaniom organizacja jest dobrze przygotowana do wdrożenia pracy zdalnej i doskonale radzi sobie z tym wzywaniem.