Budowanie struktury organizacji w firmie transportowej – relacja ze szkolenia

Budowanie struktury organizacji w firmie transportowej odnosi się do procesu projektowania i implementacji odpowiedniego układu hierarchii, funkcji i zadań w ramach firmy transportowej. To jest kluczowy element, który decyduje o efektywności operacyjnej, zdolności do adaptacji i rozwoju organizacji. Sektor transportu, jako niewątpliwy filar gospodarki, stanowi nierozerwalny element łańcucha dostaw dla wielu branż, zarówno na skalę lokalną, jak i globalną. Dlatego budowanie efektywnej i sprawnej struktury organizacji w firmie transportowej to klucz do sukcesu, zarówno w kontekście bieżącej operacyjności, jak i długofalowego rozwoju. Szkolenie, które przygotowaliśmy dla jednej z firm transportowych, stanowiło doskonałą okazję do zgłębienia tego tematu. Poprowadziła je nasza ekspertka Agnieszka Olszewska – Benewiat.

Budowanie struktury organizacji w firmie transportowej

Przed rozpoczęciem szkolenia trenerka Agnieszka Olszewska – Benewiat, przeprowadzała szczegółową diagnozę potrzeb szkolącej się u nas firmy. Zbadała obszary, które należy poruszyć w kontekście budowania struktury organizacyjnej. Wśród nich znalazły się:

• Definiowanie ról i odpowiedzialności: W każdej firmie, niezależnie od branży, ważne jest, aby każdy pracownik znał swoje zadania i rozumiał, jak przyczyniają się do ogólnych celów firmy. W firmie transportowej, role mogą obejmować kierowców, dyspozytorów, pracowników logistyki, pracowników obsługi klienta, menedżerów floty i wiele innych.
• Hierarchia i linie dowodzenia: Określenie, kto zarządza kim, jest kluczowe dla utrzymania porządku i efektywnego przepływu informacji. W firmie transportowej, ta struktura może być pionowa (z menedżerem na czele, a potem kolejnymi poziomami zarządzania i personelu), lub może być bardziej płaska, z większą ilością pracowników na tym samym poziomie.
• Procesy i procedury: W firmie transportowej, standardowe procedury operacyjne są niezwykle ważne dla utrzymania efektywności, bezpieczeństwa i zgodności z przepisami. Może to obejmować procedury dotyczące załadunku i rozładunku, przepisy dotyczące godzin pracy kierowców, procedury w przypadku awarii pojazdu i wiele innych.
• Komunikacja: Skuteczna komunikacja jest kluczem do sprawnej operacji. To obejmuje komunikację między kierowcami a centralą, między zespołem zarządzającym a pracownikami, a także komunikację z klientami i partnerami.

Właściwie zbudowana struktura organizacji pozwala firmie transportowej skutecznie zarządzać swoimi zasobami, szybko reagować na zmiany i problemy oraz zapewniać wysoką jakość usług. Dlatego szczegółowe zbadanie obszarów istotnych do pogłębienia na szkoleniu, stanowiło jego fundament.

System stawiania celów

Stawianie celów jest niezwykle istotnym elementem prowadzenia jakiejkolwiek firmy, w tym również firmy transportowej. Dlatego stał się on drugim etapem przeprowadzanego szkolenia. Agnieszka Olszewska – Benewiat wyjaśniła pracownikom, że system stawiania celów musi być jasny, mierzalny i konkretny. Tak, aby móc efektywnie kierować działaniami firmy i motywować zespół do osiągania wyznaczonych wyników. Podała i omówiła również przykłady takich celów, wśród, których znalazły się:

• zwiększenie efektywności transportu
• zredukowanie czasu przestoju floty
• poprawa bezpieczeństwa kierowców
• zwiększenie satysfakcji klientów
• redukcja kosztów operacyjnych

Podczas szkolenia wyjaśniono również, aby cele były realistyczne, ale jednocześnie ambitne, stymulujące do ciągłego rozwoju i poprawy. Ponieważ, poprzez regularne monitorowanie postępów i dostosowywanie celów w odpowiedzi na zmiany na rynku i wewnętrznych możliwości firmy. System stawiania celów, umożliwia firmie transportowej stałe podążanie ku doskonałości operacyjnej i sukcesowi biznesowemu. Dodatkowo, omówiono również kwestię rozliczania pracowników z przyjętych celów, jak i system premiowy, zgodny z ilością osiągniętych przez pracowników celów.

Wyznaczanie priorytetów

Wyznaczanie priorytetów jest kluczowym procesem zarządzania, który pozwala organizacji na skupienie się na najważniejszych zadaniach i celach, jednocześnie minimalizując rozpraszanie zasobów. W firmie transportowej, gdzie dynamika operacji jest na wysokim poziomie, umiejętność właściwego ustalania priorytetów jest niezbędna. Podczas szkolenia omówiono i wybrano priorytet wśród których wymieniono:

• terminowość dostaw,
• obsługę konkretnych klientów
• wprowadzenie nowych technologii
• zmniejszenie kosztów

Proces wyznaczania priorytetów powinien być transparentny i oparty na rzetelnych danych, aby wszystkie strony zaangażowane w proces – od zarządu, przez pracowników, po klientów i partnerów – miały jasność co do kierunku, w którym dąży organizacja. Właściwe ustalanie priorytetów pozwala na efektywne alokowanie zasobów, zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia osiągnięcie wyznaczonych celów.

Schemat działań dla pracowników obsługi klienta

Trenerka wraz z pracownikami skupiła się również a tym jakie działania należy podjąć w zakresie obsługi klienta. Ponieważ w szkolącej się u nas firmie doszło do nieoczekiwanych zmian, większość pracowników realizujących zadania spedytora, czy operatora spedycyjnego nie posiadała żadnego doświadczenia związanego z obsługą klienta. Dlatego bardzo ważnym punktem stało się poznanie nowych kompetencji dotyczących obsługi klienta. A także to jak pracować z klientem, jak rozpoznawać i odpowiadać na jego potrzeby oraz jak opracować klienta do momentu ofertowania.

Schemat działań – etapy

Przybliżono również schemat działań w obsłudze klienta, który przedstawia się następująco:

• Przyjęcie zgłoszenia: Klient składa zapytanie, zamówienie lub reklamację. Może to być wykonane telefonicznie, drogą elektroniczną (e-mail, formularz internetowy) lub osobiście.
• Rejestracja zgłoszenia: Przyjęte zgłoszenie jest zarejestrowane w systemie obsługi klienta. Powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak dane klienta, rodzaj zgłoszenia, szczegóły zamówienia, itp.
• Ocena i analiza zgłoszenia: Pracownik obsługi klienta analizuje zgłoszenie, starając się zrozumieć potrzeby klienta oraz ewentualne problemy, które należy rozwiązać. W przypadku zamówienia sprawdza się dostępność pojazdów, trasę, koszt transportu, itp.
• Odpowiedź na zgłoszenie: Pracownik kontaktuje się z klientem, aby udzielić odpowiedzi na zgłoszenie. Może to być wykonane telefonicznie, pisemnie (e-mail) lub za pomocą komunikatora internetowego. Odpowiedź powinna być profesjonalna, dokładna i zawierać wszystkie niezbędne informacje.
• Rozwiązanie problemu: Jeśli zgłoszenie dotyczy problemu lub reklamacji, pracownik obsługi klienta podejmuje działania mające na celu rozwiązanie problemu. Może to obejmować współpracę z innymi działami firmy, koordynację działań związanych z naprawą, zwrotu towaru lub innych niezbędnych kroków.
• Monitorowanie postępu: Pracownik obsługi klienta monitoruje postępy w rozwiązywaniu zgłoszenia i utrzymuje regularny kontakt z klientem, informując go o aktualnym statusie i planowanych działaniach.
• Zakończenie zgłoszenia: Po zakończeniu zgłoszenia pracownik informuje klienta o jego rozwiązaniu i sprawdza, czy klient jest zadowolony z otrzymanej obsługi. Jeśli klient nie jest zadowolony, podejmuje się dodatkowe kroki, aby rozwiązać problem.
• Analiza i raportowanie: Po zakończeniu zgłoszenia firma transportowa przeprowadza analizę, aby zidentyfikować powtarzające się problemy lub obszary wymagające ulepszeń. Przygotowuje się również raporty dotyczące obsługi klienta, takie jak wskaźniki satysfakcji klientów, czas obsługi zgłoszeń, itp.
• Szkolenie pracowników: Firma transportowa organizuje szkolenia dla pracowników obsługi klient

Budowanie struktury organizacji w firmie transportowej – podsumowanie

Każde nasze szkolenie dopasowane jest do potrzeb naszych klientów. Dlatego też ten aspekt został bardzo mocno doceniony przez naszego klienta. Szkolenie pomogło firmie stanąć na nogi i poprawić wiele kluczowych elementów, które przestały funkcjonować po nieoczekiwanym i nagłym zdarzeniu. Możemy również poprawić Twoja strukturę organizacyjną! Sprawdź naszą ofertę szkoleń i zyskaj pomoc w procesie dofinansowania szkolenia! Nie czekaj, wyślij zapytanie!