Zarządzanie sobą w czasie z wykorzystaniem Matrycy Eisenhovera
Transkrypcja
Dzień dobry. Nazywam się Paweł Głowacki. Jestem menedżerem. Jestem trenerem. Jestem też coachem. A teraz w tym filmiku chciałbym poruszyć temat zarządzania czasem, chyba bardziej zarządzania sobą w czasie i planowania, organizowania, wyznaczania priorytetów. Jako manager, jako po prostu pracownik jako człowiek ciągle borykam się z tematem jak zarządzić sobą, jak zorganizować swój dzień pracy, tydzień pracy, miesiąc pracy. Jak zmieścić te wszystkie rzeczy, które mam do zrealizowania w ciągu tygodnia czy w ciągu miesiąca pracy? Nie wiem jak Wy, ale ja dość często mam taki niedosyt czasowy i widzę często, że tych zadań jest zbyt dużo. To jak sobie z nimi poradzić? To jak tu wybrać, które z nich powinienem realizować? Którego dnia? Metod jest pewnie dużo i możecie wiele na ten temat poczytać. Mnie bardzo mocno urzekła matryca Eisenhowera. Tak, tego właśnie prezydenta, tego generała, który właśnie taką matrycę stworzył, opierając się o dwa proste elementy. Ważność i pilność zadań. Jeżeli sobie to ładnie narysuję, to powstaną cztery ćwiartki, które bardzo ciekawie mogą sklasyfikować wszystkie zadania, które przed Wami stoją. Może się okazać, że macie dużą ilość zadań, które są ważne i jednocześnie pilne. Moglibyśmy je nazwać pożarami, w zasadzie takimi, które trzeba natychmiast realizować. Ale popatrzcie, co jest dalej. Jest jeszcze ćwiartka. Ważne, ale nie pilne, czyli tematy bardzo istotne, ale które dzisiaj nie są pożarami, nad którymi możecie trochę więcej czasu spędzić. Przemyślcie je bardziej dokładnie i doprowadzając z lepszym efektem ich realizację. I popatrzcie jeszcze trzecia ćwiartka zadania, które są pilne, ale nie ważne.
Nieważne z waszej perspektywy. Chociażby ktoś Wasz przełożony wysyła do Was maile na tzw. CC, ktoś z innego działu tego typu maile mailami Was zasypuje wielki mejl, który żeby się przekonać, że nie jest dla Was istotne, musicie poświęcić 10 15 minut czasu, żeby się wgryźć w ogóle w tą treść. Może spotkania, które są tak naprawdę w ogóle nieistotne dla Waszej pracy, a na które jesteście zapraszani i na które tracicie godziny? I popatrzcie jeszcze na czwartą ćwiartkę. Zadania nieważne i nie pilne. Powiecie tak ich nie ma. Zastanówcie się dobrze. To, że na chwilę jednak zerkają na jakieś powiadomienia z Facebooka, chociażby w telefonie. To, że przy okazji obejrzycie 2 3 śmieszne filmiki. Jakie ma znaczenie dla Waszej pracy czy dla Waszego komfortu? Jeżeli byliście zaangażowani w jakiś temat i rozproszyli się na chwilę taką poboczną sprawą, to jak długo zajmie Wam powrót i praca znowu dokładnie w tym sednie, na którym byliście? To są takie proste cztery ćwiartki. To jest pierwszy prosty podział. Kolejnym etapem może być to, że w ramach każdej z ćwiartek możecie mieć jeszcze małe balony i duże balony na zasadzie coś, co przyniesie mały efekt, zadanie i zadanie, które przyniesie bardzo duży efekt. To, którymi zadaniami się zająć w pierwszej kolejności? To na którą z tych czterech ćwiartek poświęcać najwięcej czasu? Jak tym wszystkim zarządzać? Powiem Wam prostą receptę. Najistotniejsze jest, aby być w tej drugiej ćwiartce w tematach ważnych, ale nie pilnych.
Żeby w sposób spokojny, zaplanowany na tą ćwiartkę poświęcać najwięcej Waszego czasu. Zwróćcie uwagę, że wszystko, czym się z tej ćwiartki nie zajmiecie, przeniesie się do ćwiartki pierwszej. Czyli ważne i pilne tematy, nie pilne stają się pilnymi. Zaczynacie je robić bardzo pobieżnie, bardzo chaotycznie, wręcz w pewnym poziomie stresu, bo już są po prostu naglące albo bardzo palące. Oczywiście więcej na ten temat możemy powiedzieć na szkoleniu, które prowadzę w tej tematyce, ale powiem Wam o jeszcze innych prostych narzędziach np. plan dnia czy robicie sobie dziś wieczorem plan na następny dzień? Co dokładnie zrobicie w następnym dniu? Czy robicie sobie plan tygodnia? Co w danym tygodniu? Jakie zadania będziecie? Jakimi zadaniami będziecie się zajmowali? Czy analizują to, co jest w Waszym koszyku zadań i układają te priorytety? Czym zajmiecie się rano, Czym zajmiecie się trochę później? Czy zostawiacie sobie w ciągu dnia luki czasowe, czy planujecie po prostu 100% swojego czasu? A potem pojawiają się nowe, bardzo ważne, pilne tematy i Wasz plan po prostu gubi, całkowicie się gubi. Może właśnie warto usiąść i na takim warsztacie przejść przez swoje planowanie, przejść przez priorytety, zadania swoich zadań? Ułożyć to zupełnie od nowa. Może warto zacząć od np. gry szkoleniowej Twój czas, którą prowadzę i zobaczyć jaką macie tendencję, W jaki sposób lubicie na co dzień planować swoje życie, swoje zadania. Zapraszam Was bardzo serdecznie do szkolenia. Każdy może lepiej zarządzać sobą w czasie. Warto na pewno z tego skorzystać. Dziękuję.