Zbyt dużo zadań w pracy - Od czego zacząć? Co jest najważniejsze? - Matryca Eisenhowera!

Transkrypcja

Cześć! Ja się nazywam Agnieszka Rogówka. Jestem trenerem. Prowadzę szkolenia dla zespołów sprzedażowych i menadżerów, a dzisiaj chciałabym z Wami się podzielić taką informacją jak radzić sobie z układaniem priorytetów i zadań. Często na moich szkoleniach jak prowadzę warsztaty z tematów zarządzania sobą w czasie czy planowania to słyszę od uczestników, że wiesz co? Ok, ale my mamy tyle pracy i wszystkie są ważne i wszystkie są na wczoraj. Jak w tym całym worze tych zadań wyłuskać te, które są najważniejsze? Jak układać sobie priorytety? No i tutaj mam nadzieję, że pomoże Wam tym osobom, które podobnie czują i podobne mają gdzieś tam wrażenia, że często nie wiedzą jak wybrać zadanie, którym powinni się w pierwszej kolejności zająć. No to mam taką dobrą informację, że jest narzędzie, metoda, która może Wam w tym pomóc. Taką metodą jest tzw. matryca Eisenhowera. Co to takiego jest? Często bywa tak, że zadania ważne nie są pilne, a te, które są pilne, z reguły nie są ważne. I fajnie o tym pamiętać, bo to daje taką perspektywę, żeby właśnie odróżniać te zadania, które dla nas są istotne. Na czym polega ta matryca Eisenhowera? Polega na tym, że jeżeli sobie wyobrazimy taką oś, która będzie oznaczała ważność, a druga oś, która będzie oznaczała pilność, bo matryca Eisenhowera. Obserwujemy ją i czytamy ją poprzez te dwie kategorie właśnie ważności i pilności. Jak rozpoznawać te zadania? Ważne Co to znaczy, że zadanie jest ważne. Zadanie jest ważne, jeżeli to, co robimy, ta czynność znacząco wpływa na realizację moich zadań, moich celów. Zadanie jest ważne jeszcze, jeżeli ja je zidentyfikuje. Kto mi je zlecił? Zadanie jest ważne. Jeżeli ja się po przyglądam temu zadaniu pod kątem konsekwencji, jakie będą konsekwencje, jeżeli ja tego nie wykonam? I zadanie jest jeszcze ważne.
Jeżeli ja się przyglądam z punktu widzenia, czy tylko ja jestem w stanie to zadanie zrealizować? Jeżeli odpowiemy sobie na te pytania i po przyglądamy się poprzez ten pryzmat, no to jesteśmy w stanie ocenić, na ile rzeczywiście to zadanie jest ważne. Tutaj takim głównym wyznacznikiem niech będzie to, żeby się przyglądać, na ile to zadanie, na ile ta czynność wpływa i przybliża mnie do realizacji moich celów. To jest ta jedna oś właśnie ważności zadań, druga pilności. I tutaj kryterium jest w zasadzie tylko czas, czynność, zadanie. Potrzebne jest, żeby zrobić to szybko, najlepiej na wczoraj. Bardzo istotne jest to, żeby nie mylić tych zadań, które są ważne, a które są pilne. Sporo osób wpada w taką pułapkę, że jeżeli ocenia zadanie, że jest pilne, to ono też jest ważne. Przyglądamy się zatem matrycy Eisenhowera. Tak jak już powiedzieliśmy, jest oś zadań ważnych i pilnych. I jak byśmy to podzielili na cztery ćwiartki, to w pierwszej ćwiartce będą zadania ważne i pilne. Co to są za zadania? No, najczęściej to są zadania takie, które kiedyś były nie pilne, ale z jakiś powodów, że zostały gdzieś tam odkładane na dalszy plan, wpadły nam do tej ćwiartki właśnie pierwszej. I tymi zadaniami powinniśmy się zająć w pierwszej kolejności, bo są to zadania ważne, czyli tak jak mówiliśmy z punktu widzenia moich zadań i celów, ale też czas, data ich realizacji właśnie mija. Zajmijmy się tymi zadaniami w pierwszej kolejności. Niestety tutaj przy tego typu zadaniach często odczuwać możemy taki stres związany z tym. Z tym czasem, z tą pilnością, że je trzeba zrobić szybko.
Dlatego w pierwszej kolejności dobrze się zająć tymi zadaniami w drugiej kolejności i. Ćwiartka. To są zadania ważne i nie pilne. I jest to bardzo taka wygodna ćwiartka, bo to są rzeczy, czynności, którymi się zajmujemy i one znacząco wpływają na realizację naszych zadań. Ale mamy taki komfort, że jeszcze mamy na to czas. Mamy zadanie nie pilne, czyli jeszcze możemy sobie spokojnie nad tymi zadaniami pracować. Często bywa tak, że one są oddalone, oddalone. No i w konsekwencji właśnie wpadają do tej ćwiartki pierwszej. Także zadbajmy o to, żeby te zadania z tej ćwiartki drugiej, czyli ważne, ale nie pilne, jeszcze nie wpadały nam do tej ćwiartki pierwszej. Ważne i pilne. Bo wtedy wkrada się już ten element takiego stresu i frustracji i gorzej nam się wtedy pracuje. Trzecią ćwiartka są i zadaniami, którymi powinniśmy zająć się w trzeciej kolejności. To są zadania nieważne, ale pilne. I co to nam mówi? Jakie to mogą być zadania? Tutaj uwaga na tę ćwiartkę, bo to są często zadania, gdzie tą ćwiartkę wypełniają nam inni ludzie, albo zadania tych innych ludzi. Bo zobaczcie, to są nieważne, czyli mało istotne najprawdopodobniej z punktu widzenia moich celów, ale są pilne. Czyli ktoś najczęściej mi chce delegować te zadania. I to mogą być zadania osób, których gdzie oni u siebie mają w tej ćwiartce pierwszej, czyli ważne i pilne i próbują, próbują te zadania zrealizować, być może poprzez delegowanie innym osób. Także warto sobie popatrzeć na te zadanie, bo one mogą, bo te czynności mogą być takie, gdzie my często chcemy się od razu zająć tymi rzeczami, tylko dobrze sobie przeciągnąć przez ten filtr i zobaczyć, na ile to mnie przybliży do realizacji moich zadań i celów.
Albo na ile mogę się tym rzeczywiście zająć, nie zaniedbując swoich tych tematów ważniejszych właśnie w tych dwóch pierwszych. Ćwiartka Ważne, pilne i ważne, Nie pilne. No i czwarta ćwiartka to są zadania nieważne i nie pilne. I co z nimi robić? No, najlepiej je gdzieś tam delegować. Albo jak się zajmować, to rzeczywiście dopiero w czwartej kolejności. Bo to mogą być czynności takie, gdzie czasami czytamy jakiegoś mejla, który niekoniecznie może nas dotyczyć, albo czytamy jakieś raporty, które też niekoniecznie mogą się wiązać z naszą pracą, ale może nam to sprawiać jakąś przyjemność. Są to też czynności właśnie takie związane z takim dbaniem o relacje z innymi, czyli spotkania na kawie ze współpracownikami czy jakieś niektóre rozmowy telefoniczne, takie luźne, które niekoniecznie też mają związek z pracą. Jeżeli są takie zadania, możemy sobie na nie pozwolić. One dobrze na nas wpływają. To jak najbardziej się nimi zajmujmy, ale dopiero w czwartej kolejności. I na koniec mam dla Was taką propozycję. Takie ćwiczenie, zadanie. Jeżeli macie chęć, gotowość do tego, to spróbujcie sobie poprzyglądać się swojemu jakiemuś jednemu dniu, np. jutrzejszego dniu pracy albo jakiemuś innemu w tygodniu. Co macie wpisane w kalendarzu? Jakie są zadania? I jakbyście spróbowali właśnie przyporządkować do poszczególnych ćwiartek, da to Wam obraz? Które czynności, które zadania powinniście wykonywać w pierwszej, drugiej, trzeciej? Czy czwartej kolejności? Zachęcam Was do korzystania z tego zadania. Z tego też narzędzia, jakim jest Matryca Eisenhowera do właśnie ustalania priorytetów. Dziękuję Wam za dzisiaj i zapraszam do kolejnych filmów w temacie zarządzania sobą w czasie.

Zapoznaj się z ofertą szkoleń z efektywności osobistej:

• Zarządzanie sobą w czasie i organizacja czasu pracy
• Jak efektywnie organizować pracę
• Sztuka prezentacji i zarządzanie czasem